Comité de Jumelage de Bois d'Arcy Conseil d'orientation pour l’année 2010

1. Comité de Jumelage de Bois d'ArcyConseil d'orientationpour l’année 2010 25 novembre 2009

2. Ordre du jour • Propositions activités année 2010 • Activités récurrentes • Activités spécifiques 2010 • Réception des Allemands et la fête de la bière • Participation des associations arcisiennes • Voyage à Mücheln • Aspects financiers • Fonctionnement récurrent du Comité • Réception à Bois d'Arcy • Voyage à Mücheln • Rappel : règles des participations financières aux associations • Synthèse : besoins de financement pour 2010 Cette version V3 de la présentation inclut les échanges pendant la réunion. Les modifications sont portées en bleu et italique. Ce document fait office de compte-rendu.

3. Activités sur 2010 • Activités récurrentes • Cours d’allemand : 2 cours pour la saison 2009-2010 (couplage avec Fontenay) • Cours « perfectionnement » du lundi : 7 participants (une adulte supplémentaire) • Cours « moyen » du jeudi : 7 participants (idem saison précédente) • Journée franco-allemande : vendredi 22 janvier 2010. • Vœux du Comité et galette de début d’année • Projection photos du voyage d’octobre 2009 • Participation du CJBA à l’inauguration de la salle de spectacle : mai ou juin 2010 (venue du maire de Mücheln souhaitée par M. Vuilliet). • Fête de fin des cours : juin 2010. • Forum des associations : septembre 2010 • Marché de Noël (participation s’il s’agit d’un véritable Marché de Noël, couvert) • Activités particulières • Avril 2010 : • Réception des allemands du 16 au 18 avril : • Accueil le vendredi soir • Visite à Chartres (cathédrale – ville – temps libre) : le samedi matin et après-midi • 6ème fête de la bière au COSEC le 17/04 au soir : orchestre allemand et bière allemande • Participation annoncée d’associations arcisiennes (JA Danse – Volley – AMBA – Karaté) • Décembre 2010 : voyage à Mücheln • À l’occasion des marchés de Noël allemands • Participation envisagée d’associations arcisiennes (chorale – Karaté – Colibris)

4. Participations envisagées des associations • Intentions d’associations arcisiennes • Pour réception d’avril et voyage à Mücheln de décembre • À la date de fin octobre 2009 • Sans engagement de leur part • Associations • Ateliers Arcisiens (avec échange d’œuvres) • Karaté : favorable • Les Colibris : favorables • Chorale : déplacement envisagé d’un chœur de 30 personnes en décembre • Danse (Jeunesse Arcisienne) : prestation en avril • AMBA : démonstration en avril • Volley Loisir : démonstration en avril • Basket (Jeunesse Arcisienne) : intéressé mais pas de confirmation

5. Aspects financiers : fonctionnement récurrent du Comité

6. Réception allemands avril 2010 • Le chiffre de 65 allemands sera à confirmer. • Si plus de 60 personnes (allemands + français), le CJBA ne peut pas prendre en charge un 2ème bus. Solutions possibles : voitures particulières françaises ou car pris en charge par la mairie comme en 2009. • Manque de visibilité pour les charges financières d’hébergement des musiciens  provision

7. Fête de la Bière 17 avril 2010 • NB : ce type de manifestation ne permet pas de solliciter une subvention européenne. • Proposition d’acquisition de 5 oriflammes (français – européen – allemand –Bois d’Arcy – Mücheln). • Le magicien ou autre animation n'est pas nécessaire : utilisation d’un fond musical pendant les pauses de l'orchestre ou démonstrations d’associations arcisiennes. • Location vaisselle : démarche à entreprendre auprès de la cuisine centrale (comme en 2008) pour prêt gratuit :accord de principe des Elus. Une demande est à faire auprès de la cuisine centrale par le CJBA.

8. Voyage Mücheln : décembre 2010Avion AR par Berlin + bus • Une analyse des coûts a été faite pour un trajet en train jusqu’à Leipzig (par SNCF ou par Deutsche Bahn) • Coût équivalent et même supérieur par train • Plus long – Correspondance à Frankfort – Nécessite quand même un bus Leipzig <-> Mücheln • Ne permet pas une visite à Berlin ou environs (il est prévu d’aller à Leipzig pour le marché de Noël)

9. Rappel : Participation financière aux associations • Règles : 4 cas de figure • Cas 1 : Réception organisée à Bois d'Arcy par le CJBA • Dépenses association : a priori rien. • Si repas pour quelques allemands (inclus dans les 65 prévus par le CJBA), à prendre sur budget nourriture/réception du CJBA (26 E / repas). • Si dépenses particulières : budget à produire. Plafond = 200 €. • Cas 2 : Voyage à Mücheln organisé par le CJBA • Participation financière pour chaque participant incluse dans budget CJBA, le reste est à charge du participant ou de l'association sans aide du CJBA. • Cas 3 : Réception d'allemands à BA organisée par l'association • Repas / visites / spectacles = aide maxi de 60 Euros par allemand pour le WE. • Autres dépenses : budget à produire par l'association. Plafond = 200 €. • Paiement de la participation selon budget accepté et à réception d'un CR de la réception. • Cas 4 : Voyage à Mücheln organisé par l'association • Aide du CJBA pour la logistique (contacts – hébergements). • Si petites dépenses, budget à produire par l’association. Plafond aide CJBA = 200 € (idem cas 3). • Si dépenses > 200 € , budget à faire et à présenter à la municipalité par l‘association (dans demande annuelle de subvention). • Versement directement par la municipalité si acceptation.

10. Participation 2010 aux associations

11. Synthèse des besoins de financement • Au 31/12/2009, il reste des liquidités = env. 3 700 € • Suite gestion économe de la visite des allemands en juin • Malgré la surcharge carburant du voyage d’octobre (Air France pour env. 900 €). • Pour une gestion sécurisée du Comité, les liquidités doivent être à minimum 2 000 € auto-financement possible de 3 700 – 2 000 = 1 700 €

12. Estimation demande de subvention 2010 • Estimation de la subvention 2010 = 17 750 € • Année 2010 non comparable avec 2009. • Pour mémoire, année comparable = 2008 (fête de la bière) : besoin = 16 045 € et demande de subvention de 14 500 € (dont 2 500 € de subvention européenne). • Lors du CO de novembre 2008, pour 2009 (sans fête de la bière) • un budget de rigueur avait été présenté • une subvention minimale avait été demandée (5 200 €), tenant compte d’un fort auto-financement (7 700 €) Seuil mini de fonctionnement 2000 € Auto-financement 1700 € Estimation subvention municipale 2010 17 750 € (pour mémoire 14 500 € en 2008) Liquidités au 1/1/10 : 3 700 € Besoins financement 2010 : 19 450 € • Echange avec les élus lors du Conseil d’Orientation du 25/11/2009 • Si la subvention demandée était plafonnée (en conseil municipal de mars 2010), les dépenses concernant la fête de la bière ne pourraient être réduites, car déjà engagées. La réduction se porterait sur le nombre de participants au voyage de fin d’année (sans doute, non participation des 30 membres de la Chorale). • Une orientation de cette décision avant mars permettrait de donner une réponse à la Chorale.