Présentation par Me Diane Bois dans le cadre d’une tournée provinciale de sensibilisation

1. L’informatisation du réseau de la santé et des services sociaux et la circulation de l’information clinique Projet de loi 83(2005, c. 32) Présentation par Me Diane Bois dans le cadre d’une tournée provinciale de sensibilisation Ministère de la Justice Direction des affaires juridiques Santé et Services sociaux Saguenay - Lac St-Jean et Nord du Québec 13 mars 2006

2. Objectif de la présentation Présenter les nouvelles dispositions de la LSSSS et les dispositions des autres lois modifiées par le Pl 83 qui concernent «l’informatisation du réseau de la santé et des services sociaux et la circulation de l’information clinique», afin de donner un aperçu de ces nouvelles dispositions aux principaux acteurs de ce réseau

3. Mise en contexte 3

4. Les mesures proposées par le projet de loi 83 Mission générale des établissements Mission spéciale des agences ou des établissements désignés Mission de la RAMQ Mission générale des agences • Attribution d’un numéro d’identification unique (NIU) • Gestion des • ressources • informationnelles des établissements situés sur leur territoire • Systèmes partagés d’archivage et de communication des examens d’imagerie (PACS) • Dossier de l’usager • Mise à jour des fichiers et des index locaux des établissements et de certains professionnels de la santé • Ententes de services • Services régionaux de conservation • Service de transmission des ordonnances électroniques • Nouvelles activités relatives aux services régionaux de conservation: • Services offerts en soutien aux services régionaux de conservation • Encadrement de la télésanté • Registre des dons d’organes et de tissus • Services de répertoire Services d’identification et d’authentification des personnes et des objets Prestation de services de certification Prestation de services de répertoire 4

5. Mission générale des établissements MESURES RELATIVES AU DOSSIER DE L’USAGER 5

6. Nouveaux cas de communication du dossier de l’usager sans son consentement LA RÈGLE relative à la communication (art.19 LSSSS) Obligation d’obtenir le consentement de l’usager à la communication de son dossier ou des renseignements qu’il contient à des tiers 6

7. Nouveaux cas de communication du dossier de l’usager sans son consentement DES EXCEPTIONS(art.19 LSSSS) à la règle du consentement à la communication du dossier de l’usager à des tiers, aux conditions suivantes: • la communication à des fins précises • le critère de nécessité • le respect des normes de sécurité prises par règlement du ministre 7

8. Nouveaux cas de communication du dossier de l’usager sans son consentement ► Mise à jour des fichiers et des index locaux (art.19.0.2 LSSSS) • Vérification de l’admissibilitédes usagers (art.19.0.2 LSSSS) • Exercice d’un mandat ou exécution d’un contrat de service(art. 27.1 et 27.2 LSSSS) • Réalisation de sondages par un organisme d’accréditation reconnu aux fins de l’émission d’un agrément d’un établissement(art. 107.1 LSSSS) • Dans le cadre du déploiement des systèmes partagés d’archivage et de communication des examens d’imagerie (PACS)(art. 520.3.2 LSSSS) 8

9. Nouveaux cas de communication du dossier de l’usager sans son consentement (suite) • Dans le cadre des ententes conclues par un établissement avec un autre établissement, un organisme ou toute autre personne • à des fins de dispensation de certains services de santé ou de services sociaux(art. 108, alinéa 3 LSSSS) • Dans le cadre des ententes conclues par un établissement avec un autre établissement • pour la distribution automatisée de médicaments(art. 108, alinéa 3 LSSSS) 9

10. Nouveaux cas d’utilisation de renseignements contenus au dossier de l’usager sans son consentement • Utilisation par un établissement des nom, prénom et adresse d’un usager pour inviter celui-ci à souscrire un don pour l’établissement ou la fondation de cet établissement, selon des règles éthiques adoptées à cette fin (art. 27.3 LSSSS) • Utilisation par un établissement des nom, prénom, adresse et numéro de téléphone d’un usager pour la réalisation de sondages(art. 107 LSSSS) 10

11. Nouveau cas d’accès au dossier de l’usager • Accès au dossier d’un usager décédé âgé de moins de 14ans par le titulaire de l’autorité parentale, à l’exception des renseignements de nature psychosociale (art. 23 LSSSS) 11

12. Mission générale des établissements ENTENTES DE SERVICES QUE PEUT CONCLURE UN ÉTABLISSEMENT 12

13. Ententes de services • Entente avec un autre établissement, un organisme ou toute autre personne pour la dispensation, pour le compte de cet établissement, de certains services de santé ou de services sociaux requis par un usager de cet établissement(art. 108, alinéa 1 LSSSS) • Entente avec un autre établissement concernant l’acquisition ainsi que la préparation et la distribution automatisée de médicaments(art. 108, alinéas 2 et 3 LSSSS) 13

14. Mission générale des établissements NOUVELLES ACTIVITÉS RELATIVES AUX SERVICES RÉGIONAUX DE CONSERVATION 14

15. Nouvelles activités relatives aux services régionaux de conservation Réception art. 520.14 , alinéa 4 LSSSS • du consentement des personnes à la conservation de certains de leurs renseignements par une agence ou par un établissement autorisé • de la révocation de leur consentement • et du renouvellement de leur consentement (art. 520.15 LSSSS) Et leur inscription auprès de la RAMQ (art. 520.16 LSSSS) Les personnes appelées à exercer ces fonctions au sein de l’établissement devront détenir un certificat confirmant leur identité et leurs droits (art. 520.22 LSSSS) 15

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17. Nouvelles activités relatives aux services régionaux de conservation Alimentation des services régionaux de conservation (art. 520.17 et 520.18 LSSSS) Les intervenants appelés à transmettre des renseignements aux services régionaux de conservation devront avoir le profil d’accès requis et détenir un certificat confirmant leur identité et leurs droits (art. 520.17 et 520.20 LSSSS) 17

18. Nouvelles activités relatives aux services régionaux de conservation Réception des renseignements conservés (art. 520.25 LSSSS) Les intervenants appelés à recevoir communication des renseignements conservés par une agence ou par un établissement autorisé, incluant les renseignements conservés ou détenus par la RAMQ en ce qui concerne les médicaments délivrés par un pharmacien exerçant en pharmacie communautaire, devront avoir le profil d’accès requis et détenir un certificat confirmant leur identité et leurs droits (art. 520.17 et 520.20 LSSSS) 18

20. Mission générale des établissements ENCADREMENT DE LA TÉLÉSANTÉ 20

21. Encadrement de la télésanté DÉFINITION «TÉLÉSANTÉ» Une activité, un service ou un système lié à la santé ou aux services sociaux, pratiqué au Québec, à distance, au moyen des technologies de l'information et des communications, à des fins éducatives, de diagnostic ou de traitement, de recherche, de gestion clinique ou de formation (art. 108.1 LSSSS) Cette expression ne comprend toutefois pas les consultations par téléphone 21

22. Encadrement de la télésanté DÉFINITION «PROFESSIONNEL DE LA SANTÉ OU DES SERVICES SOCIAUX» Tout professionnel, membre d’un ordre professionnel visé à l’annexe 1 du Code des professions, qui dispense au Québec des services de santé ou des services sociaux à un usager. Un candidat à l’exercice d’une profession, autorisé à exercer des activités professionnelles réservées aux membres d’un tel ordre, est assimilé à un professionnel de la santé ou des services sociaux (art. 108.2 LSSSS) 22

23. Encadrement de la télésanté Nécessité de conclure une entente Pour pouvoir offrir à un autre établissement, à un organisme ou à une autre personne ou obtenir de l’un d’eux des services de télésanté Cette entente doit prévoir (art. 108.1 LSSSS): • la nature précise des services • la description des responsabilités de chaque partie • les modalités d'échange d'information afin de permettre les démarches d'évaluation de la qualité de l'acte et de traitement des plaintes • les mesures qui doivent être prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements communiqués 23

24. Encadrement de la télésanté Règles relatives aux services de télésanté • Nécessité du consentement de l’usager à lacommunication de renseignements contenus à son dossier (n’est pas un cas d’exception prévu à l’article 19 LSSSS) • Les services de télésanté offerts ou obtenus limités à ceux dont la prestation est rendue sur le territoire du Québec(art. 108.1 LSSSS) • Obligation de tenir un dossier par chacun des intervenants qui participent à la prestation de services de télésanté (art. 108.2, alinéa 2 LSSSS) • L’endroit où exerce le professionnel de la santé ou des services sociaux consulté est présumé être l’endroit où les services de télésanté sont rendus (art. 108.2 LSSSS) 24

25. Mission générale des agences GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES DES ÉTABLISSEMENTS 25

26. Mission générale des agences Une agence peut offrir aux établissements de son territoire des services (art. 520.3.1 LSSSS): • de support aux utilisateurs • d’installation, d’entretien et de réparation de tout support technologique utilisé par les établissements • de gestion des ressources informationnelles de ces établissements L’agence peut offrir elle-même ces services ou en confier la totalité ou une partie, par contrat de service, à un établissement situé sur son territoire ou à toute autre personne 26

27. Mission générale des agences (suite) • Lorsque l’établissement confie un contrat de service à une agence (art. 27.1 et 27.2 LSSSS): • l’établissement doit observer les règles énoncées à l’égard des contrats nécessitant la communication de renseignements contenus au dossier de l’usager • l’agence doit observer les obligations prévues au contrat ainsi que les mesures visant à assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements communiqués par l’établissement 27

28. Mission spéciale d’une agence ou d’un établissement désigné par le ministre SYSTÈMES PARTAGÉS D’ARCHIVAGE ET DE COMMUNICATION DES EXAMENS D’IMAGERIE (art. 520.3.2 LSSSS) 28

29. SYSTÈMES PARTAGÉS D’ARCHIVAGE ET DE COMMUNICATION DES EXAMENS D’IMAGERIE (PACS) Ces systèmes permettent de convertir ou d’acquérir des images diagnostiques dans un format numérique et de les archiver de façon électronique sur un serveur, en vue de l’accès éventuel par de multiples utilisateurs autorisés 29

30. SYSTÈMES PARTAGÉS D’ARCHIVAGE ET DE COMMUNICATION DES EXAMENS D’IMAGERIE (PACS) Désignation par le ministre Des agences ou des établissements qui devront offrir ces systèmes aux établissements qu’il détermine Obligation de communication des renseignements qui doivent être archivés Les établissements devront communiquer à l’agence ou à l’établissement désigné par le ministreles renseignements ou les documents concernant un usager qui doivent être archivés et ce, sans le consentement de l’usager 30

31. SYSTÈMES PARTAGÉS D’ARCHIVAGE ET DE COMMUNICATION DES EXAMENS D’IMAGERIE (suite) (PACS) Régime de confidentialitéapplicable Un renseignement ou un document concernant un usager et archivé dans ces systèmes peut être communiqué à un tiers, avec le consentement de l’usager, par l’agence ou l’établissement concerné Les demandes d’accès et de communication de renseignements archivés dans ces systèmes deviennent sous la responsabilité des agences ou des établissements désignés par le ministre 31

32. Mission spéciale d’une agence ou d’un établissement désigné par le ministre LES SERVICES RÉGIONAUX DE CONSERVATION 32

33. Objectifs poursuivis • Fournir, en temps utile, aux intervenants habilités de l’information pertinente, intégrée, organisée et à jour, dans le respect du cadre juridique particulier à ces services et notamment des normes régissant la sécurité et la confidentialité des renseignements (art. 520.5 LSSSS) • Faciliter l’accès aux services, la prise en charge des usagers ainsi que la continuité et la complémentarité des services • Permettre, avec le consentement de la personne qui doit être une personne assurée au sens de la Loi sur l’assurance maladie, la conservation dans des dépôts régionaux de certains de ses renseignements de santé, et rendre ces renseignements accessibles aux intervenants habilités et ce, quel que soit le territoire où ceux-ci lui fournissent des services de santé 33

34. Maintien d’un équilibre LA MISE EN RÉSEAU DES SERVICES DE SANTÉ RESPECT DU DROIT À LA VIE PRIVÉE 34

35. Maintien d’un équilibre (suite) Une architecture et un mode opérationnel basés sur des principes consacrant le respect: • du droit à la vie privée • du droit à la protection des renseignements personnels • du droit au secret professionnel 35

36. Maintien d’un équilibre (suite) MESURES DE CONFIDENTIALITÉ ET DE SÉCURITÉ Celles-ci doivent notamment tenir compte des exigences légales particulières aux services régionaux de conservation en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction des renseignements visés par ces services À titre d’exemples: • les services de conservation ne peuvent échanger entre eux des renseignements qu’ils conservent • les renseignements conservés ne peuvent être communiqués à un employeur, un assureur, un intervenant du domaine du contrôle ou de l’expertise (SAAQ, CSST) ou encore pour la conclusion d’un contrat exigeant l’évaluation de l’état de santé d’une personne, même avec le consentement de l’usager(art. 520.13 LSSSS) 36

37. Un système décentralisé Respect de la vie privée Protection des renseignements de santé Garanties juridiques Règles strictes d’utilisation et de communication Garanties technologiques Journalisation et vérification des accès Signature obligatoire des renseignements transmis Aucun accès sans habilitation Identification et authentification fortes des intervenants Accès limité à certains intervenants du domaine de la santé Périodes d’utilisation et de conservation définies Catégories de renseignements restreintes Finalité unique (sauf en ce qui concerne l’usage optimal des médicaments) 37

38. Les assises Un consentement (art. 520.14 LSSSS) • Libre et éclairé • Obligation d’information • À durée limitée • Soit 5 ans • Révocable en tout temps • Recueilli au niveau local et valable pour l’ensemble du territoire québécois par un médecin, un pharmacien, un(e) infirmier(ère) qui exerce dans un centre exploité par un établissement, un(e) candidat(e) à l’exercice de l’une de ces professions ou par une personne à l’emploi ou sous la direction de l’un de ces intervenants ou d’un établissement 38

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40. Les assises (suite) • La conservation de certains renseignements aux seules fins de la prestation de services de santé(art. 520.9 LSSSS) • Données d’identification dont l’exactitude et la mise à jour peuvent être assurées par les services d’identification offerts par la RAMQ • Coordonnées des contacts professionnels • Allergies et intolérances pouvant avoir une incidence sur la santé de la personne ou sur sa prise en charge • Résultats d’examens de laboratoire • Résultats d’examens d’imagerie médicale • Médicaments incluant les indications thérapeutiques lorsque celles-ci sont inscrites sur l’ordonnance • Données immunologiques • Données d’urgence, i.e. tout renseignement essentiel à connaître avant d’intervenir auprès d’une personne qui ne serait pas en mesure de le communiquer ou qui présenterait des conditions cliniques pouvant mettre en danger sa santé ou sa vie si des mesures de prise en charge particulière n’étaient pas prises 40

41. Alimentation des services régionaux de conservation Les renseignements conservés sont une copie des renseignements qui proviennent(art. 520.7 LSSSS): • des dossiers des usagers tenus par les établissements situés sur le territoire d’une agence ou, exceptionnellement, sur le territoire des agences que le ministre indique • des dossiers tenus par un intervenant habilité qui exerce sa profession sur le territoire d’une agence ou, exceptionnellement, sur le territoire des agences que le ministre indique • de la Régie de l'assurance maladie du Québec, en ce qui concerne les renseignements concernant les médicaments délivrés par un pharmacien exerçant en pharmacie communautaire • des renseignements convenus entre la personne concernée et un intervenant habilité en ce qui concerne les contacts professionnels et les données d’urgence 41

42. Les assises (suite) • Obligation pour les intervenants qui dispensent des services de santé ou qui délivrent un médicament à une personne qui a consenti à la conservation de certains de ses renseignements de transmettre aux agences et aux établissements autorisés (et à la RAMQ dans le cas des médicaments délivrés en pharmacie communautaire) tout renseignement visé par les services régionaux de conservation, lorsque la Loi ou le gestionnaire des profils d’accès leur attribue un profil d’accès leur accordant ce droit (art. 520.17 LSSSS) 42

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44. Les assises (suite) Alimentation des services régionaux de conservation par un système source (art. 520.18 LSSSS) Une copie des renseignements pourra également être transmise à une agence ou à un établissement autorisé ou à la RAMQ par un système source, aux conditions suivantes: • la copie des renseignements transmise doit être signée par un intervenant habilité et être accompagnée : • des nom, prénom et numéro d’identification unique de la personne concernée • d’une confirmation de l’existence et de la validité du consentement de la personne concernée • d’un certificat confirmant l’identifiant d’objet de ce système et l’identité de l’intervenant habilité qui en est le propriétaire ou qui en a le contrôle 44

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46. Les assises (suite) Périodes d’utilisation et de conservation des renseignements (art. 520.10 LSSSS) • Les renseignements sont conservés au niveau de la région où les services de santé sont rendus, à l’exception des renseignements concernant les médicaments délivrés en pharmacie communautaire qui sont conservés par la Régie de l’assurance maladie du Québec • La période pendant laquelle les renseignements peuvent être utilisée, à compter de leur inscription, est celle déterminée par règlement du gouvernement, incluant ceux conservés par la RAMQ; cette période pouvant varier selon la catégorie de renseignements ou d’un renseignement en particulier 46

47. Les assises (suite) Périodes d’utilisation et de conservation des renseignements (art. 520.10 LSSSS) • À l’expiration de cette période d’utilisation, les renseignements sont conservés pour une autre période de cinq ans pendant laquelle ils ne peuvent être communiqués • Au terme de l’expiration de la période de 5 ans pour leur conservation, les renseignements doivent être détruits par celui qui les conserve Période de conservation = 5 ans Période d’utilisation Destruction 47

48. Les assises (suite) Effets de la révocation d’un consentement (art. 520.23 LSSSS) • Les renseignements sont rendus inactifs • Ils ne peuvent être détruits avant l’expiration d’un délai de 5 ans suivant leur inscription • Dans le cas où une personne manifeste à nouveau son consentement avant l’expiration du délai de 5 ans, les renseignements sont réactivés, si la période prévue pour leur utilisation n’est pas expirée • Une mention indiquant la période d’inactivité 48

49. Les assises (suite) • La gestion, l’accès et la protection des renseignements conservés confiés à un directeur des services professionnels désigné par le ministre (art. 520.8, alinéa 3 LSSSS) • Les profils d’accès sont déterminés par règlement • L’attribution d’un profil d’accès à un intervenant par un gestionnaire des profils d’accès doit correspondre au profil d’accès auquel cet intervenant a droit en vertu des normes prévues par règlement et qui lui est nécessaire à l’exercice de ses fonctions (art. 520.21 LSSSS) 49

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