Modulo 5

1. Access Database Modulo 5

2. Cos'è un database Un database è un insieme di informazioni correlate a un oggetto o a uno scopo particolare, ad esempio la registrazione degli ordini dei clienti o la gestione di una raccolta musicale. Le informazioni sono memorizzate in tabelle separate (ma che possono essere relazionate, "legate" fra loro). In seguito possono essere ricercate, stampate, rielaborate ...

3. Aprire un database esistente All'apertura di Access appare una finestra di dialogo con varie opzioni: • clicca sull'opzione "Apri un database esistente“ • Clicca sul nome del database presente nella lista sottostante • Conferma su "OK"

4. Creare un nuovo database Clicca sul Menu File - Nuovo Nella "sezione" Generale clicca sull'icona Database vuoto e conferma con OK Dai un nome al database e salvalo nella cartella desiderata Apparirà la finestra Database...

5. Le tabelle Una tabella contiene le informazioni che volete archiviare, un insieme di dati relativi a un argomento specifico, ad esempio prodotti o fornitori.Immagina una tabella come un foglio di Excel (con righe e colonne). Ogni riga della tabella è chiamata Record (ad esempio la tabella Clienti contiene informazioni su un singolo nominativo). Ogni colonna è chiamata Campo (nel caso della tabella Clienti vi saranno campi come IDCliente, Nome Cliente, Indirizzo, Città, Provincia, Telefono, ...).

6. Chiave Primaria Utilizzando una tabella separata per ogni argomento, i dati verranno memorizzati solo una volta rendendo così il database più efficiente e limitando gli errori di inserimento dei dati. Molte tabelle di Access hanno un campo detto chiave primaria che consente di definire univocamente un record.Collegando questo campo a chiave primaria con un campo univoco di una seconda tabella (chiave esterna), creiamo una relazione tra tabelle.

7. Le relazioni tra tabelle

8. Le relazioni tra tabelle Per collegare i dati tra le tabelle occorre definire tra di esse una relazione per mezzo di un campo comune, presente cioè in entrambe le tabelle. Per avere, ad esempio, informazioni sui dipendenti per i quali sono state stipulate determinate polizze, occorre definire una relazione tra la tabella Polizze e quella Dipendenti attraverso il campo comune Codice Polizza. La relazione è del tipo uno-a-molti, perché viene collegato un record della tabella Polizze con più record della tabella Dipendenti. In questo caso, la tabella Polizze viene definita tabella primaria, mentre quella Dipendenti viene definita tabella secondaria.

9. Le relazioni tra tabelle Per definire una relazione tra la tabella Polizze e la tabella Dipendenti: Premi il pulsante (Relazioni). Come puoi osservare, Access apre automaticamente la finestra di dialogo Mostra tabella poiché è la prima volta che creiamo delle relazioni tra due tabelle del nostro database.

10. Per definire la prima relazione tra le tabelle Dipendenti (già selezionata) e Polizze: Le relazioni tra tabelle • Premi il pulsante Aggiungi per aggiungere la tabella Dipendenti. • Seleziona la tabella Polizze. • Premi il pulsante Aggiungi. • Premi il pulsante Chiudi.

11. All'interno della finestra Relazioni appaiono ora le tabelle che abbiamo selezionato in precedenza. Possiamo osservare che i campi Codice dipendente della tabella Dipendenti e Codice polizza di quella Polizze sono visualizzati in grassetto, perché sono stati definiti come chiave primaria delle rispettive tabelle.

12. Le relazioni tra tabelle Per creare una relazione tra le due tabelle, utilizziamo il campo comune Codice polizza (evidenziato in giallo) che, nella tabella Dipendenti, prende il nome di chiave esterna.

13. Definiamo ora una relazione tra le due tabelle, accertandoci che i campi da collegare contengano lo stesso tipo di dati.Per definire la relazione è necessario: Le relazioni tra tabelle • Selezionare con il mouse il campo Codice polizza di Polizze. • Trascinare la selezione fino al Codice polizza di Dipendenti. • Rilasciare il tasto del mouse.

14. Le relazioni tra tabelle Access apre automaticamente la finestra Modifica Relazioni. La parte superiore della finestra mostra le tabelle ed il campo comune scelti per la relazione.In particolare l'elenco Tabella/query indica la tabella primaria che costituisce il lato "uno" della relazione (nel nostro caso la tabella Polizze), mentre quello Tabella/query correlata mostra la tabella secondaria, ovvero il lato "molti" della relazione (nel nostro caso la tabella Dipendenti).

15. Nella parte inferiore della finestra Modifica Relazioni è possibile scegliere se applicare o meno l'integrità referenziale.L' integrità referenziale è un insieme di regole che: Le relazioni tra tabelle • determinano se e come sia possibile eliminare o modificare i dati delle tabelle secondarie; • impediscono di modificare erroneamente i dati della tabella primaria richiesti dalla tabella correlata.

16. Le relazioni tra tabelle L'integrità referenziale impedisce in particolare nel nostro caso che si possa:aggiungere un nuovo dipendente nella tabella Dipendenti, con un codice polizza diverso da quelli presenti nella tabella Polizze, ovvero con un valore della chiave esterna diverso da quelli della tabella primaria; modificare o eliminare il valore del codice di una polizza nella tabella Polizze se lo stesso valore è presente nella tabella Dipendenti.

17. Le relazioni tra tabelle Esaminiamo le due scelte che si attivano quando si applica l'integrità referenziale. Aggiorna campi correlati a catena indica che modificando il codice di una polizza nella tabella Polizze (la tabella primaria), vengono aggiornati automaticamente tutti i record corrispondenti nella tabella Dipendenti (la tabella secondaria).

18. Le relazioni tra tabelle Elimina record correlati a catena indica che cancellando un record nella tabella primaria, tutti i record ad esso corrispondenti, della tabella correlata, verranno cancellati automaticamente. Quindi, eliminando una polizza dalla tabella Polizze, saranno cancellati, previa conferma, tutti i dati relativi ai dipendenti che hanno stipulato quella polizza. Per attivare la scelta di aggiornamento dei campi correlati: • Seleziona l'opzione Aggiorna campi correlati a catena. • Premi il pulsante Crea

19. Visualizzazione relazione in tabellA Ora che abbiamo definito la nostra relazione, è possibile visualizzare le informazioni relative a tutti i dipendenti che abbiano stipulato una determinata polizza. Nella tabella polizze viene aggiunta una piccola colonna contenente il simbolo + in corrispondenza di ogni record.

20. Visualizzazione relazione in tabellA • Per vedere quali dipendenti hanno stipulato ad esempio la polizza Infortunio impiegato occorre: • Fare clic sul simbolo + del record Infortunio impiegato. Sono così visualizzati i record della tabella Dipendenti associati adinfortunio impiegato. Per tornare alla situazione di partenza basta fare clic sul simbolo - .

21. Creare una Tabella Dalla finestra Database aperta clicca sulla scheda Tabelle Clicca sul pulsante Nuovo Scegli l'opzione Visualizzazione struttura e premi OK

22. Inserire un nuovo campo • In Visualizzazione Struttura di una tabella vai alla prima riga vuota • Digita il nome del campo (sino a 64 caratteri, vietati ". ! ' [ ]" all'inizio) • Premi Invio per scegliere il Tipo dati • Premendo Invio passi alla colonna Descrizione (il testo immesso in questo spazio verrà visualizzato nella barra di stato al momento dell'immissione dati) • Per passare al pannello delle proprietà dei dati premi F6

23. Inserire un nuovo campo

24. Campi numerici Se ti serve memorizzare dati in forma numerica, puoi scegliere il tipo numerico nella colonna Tipo dati.

25. Campi Sì/No Servono a memorizzare dati nella forma Sì/No, Vero/Falso, On/Off. Sono utili per ridurre i rischi di possibili inserimenti errati in quanto offrono una scelta limitata di opzioni (Si o No appunto).

26. Modificare i nomi dei campi La modifica di un nome di campo può essere fatta in Visualizzazione Struttura ma anche in Visualizzazione Foglio dati.Quando apri una tabella (in Visualizzazione Foglio Dati) è molto facile rinominare un campo (colonna) facendo: doppio click sull'intestazione della colonna Menu Formato - Rinomina colonna Clic destro sulla colonna e attivando Rinomina colonna

27. Eliminare un campo • In Visualizzazione Struttura devi: • cliccare (e rilasciare il tasto del mouse) sulla casella grigia alla sinistra del nome del campo • quando appare un triangolino con vertice verso destra, premi il tasto Canc • In Visualizzazione Foglio Dati: • clicca il tasto destro del mouse sull'intestazione di colonna • scegli l'opzione Elimina colonne

28. Inserire nuovi dati • Apri la tabella con il pulsante Apri • viene visualizzato il Foglio Dati di solito nel primo campo vi è un campo Contatore (quindi automatico) che non bisogna modificare. Premere quindi il tasto Tab per saltare al campo successivo (in questo esempio Nome comune) digita le informazioni e premi Tab per andare al campo successivo (MAIUSC-Tab per andare al campo precedente) se sono presenti campi di tipo Sì/No, premi la barra spaziatrice per attivare o disattivare il valore premi Tab quando sei nell'ultima cella per salvare il record e aggiungere una linea (record) nuova

29. Cercare delle informazioni • clicca nel campo in cui devi cercare • clicca sul pulsante • apparirà la seguente finestra di dialogo • digita (nella casella Trova) la parola da cercare • imposta come cercare (Tutto, Su, Giù) • imposta il tipo di confronto • clicca sul pulsante Trova primo (ed eventualmente su Trova successivo per continuare la ricerca) • alla fine della tabella Access ti indicherà • che ha raggiunto la fine della tabella

30. Sostituire le informazioni selezionate • Fare click nel campo (e prima riga) dove è presente l'informazione da correggere (sostituire) • Attiva Menu Modifica - Sostituisci (scorciatoia Ctrl-S) • Digita, nella casella Trova, il testo da cercare e ... • ... nella casella Sostituisci con il testo da immettere • clicca sul pulsante Trova successivo per iniziare la ricerca • se Access trova una corrispondenza ti evidenzia il campo e .. • ... se questo è il campo da sostituire premi il pulsante Sostituisci • se vuoi cercare un'altra corrispondenza premi Trova successivo • premi il tasto Chiudi per terminare le sostituzioni

31. Ordinare i record • Apri la tabella • clicca il pulsante destro sull'intestazione della colonna da ordinare seleziona Ordinamento crescente (1,2,3,a,B,c,D, ... y,Z) o decrescente.In alternativa puoi cliccare sui pulsanti di ordinamento crescente e decrescente

32. Cancellare un record • Clicca sulla casella di selezione record • premi il tasto Canc (alla successiva finestra di dialogo premi Sì per confermare oppure No per annullare l'operazione)

33. Cos'è una maschera? • E' una rappresentazione a video di un modulo su carta. • In una maschera sono presentati i vari record che compongono la tabella. • Viene visualizzato un record alla volta (ma con un clic del mouse si può ritornare alla modalità Foglio dati). • Vi sono tre modi per creare una maschera: • Maschera standard, • Autocomposizione maschera, • Visualizzazione struttura.

34. Autocomposizione maschera • L'autocomposizione offre uno dei metodi più semplici per creare una maschera. • Apri la scheda Maschera • Clicca su Nuovo (oppure Ctrl-U)

35. Autocomposizione maschera Seleziona Autocomposizione maschera e nella casella combinata scegli la tabella contenente i dati. Premi OK.

36. Autocomposizione maschera Includi i campi che ti interessa visualizzare nella maschera (ricorda che il pulsante ">" aggiunge il campo selezionato mentre il pulsante ">>" li aggiunge tutti)

37. Autocomposizione maschera Clicca Avanti e scegli il layout (come si deve presentare a video) desiderato.

38. Autocomposizione maschera Clicca Avanti e scegli i colori.

39. Autocomposizione maschera Clicca Avanti e dai un nome alla maschera (Access usa come default il nome della tabella su cui si basa la maschera). Clicca Fine. Se hai lasciato attivato l'opzione Apri la maschera per visualizzare o immettere informazioni, la maschera apparirà a video (dove puoi eventualmente modificarla).

40. Visualizzazione Struttura • Attiva la scheda Maschere • Clicca su Nuovo • Seleziona Visualizzazione Struttura nella casella di riepilogo • Scegli la tabella da cui prelevare i dati e premi OK e vedrai ...

41. Aggiungere campi a una maschera Con la maschera aperta clicca sul pulsante Elenco campi Apparirà l'elenco dei campi... Trascina il campo da inserire sulla maschera Sposta il puntatore del mouse sulla maschera (sotto la barra Corpo) e lascia il pulsante

42. Creare le etichette • Attivare lo strumento Etichetta • Trascinare il puntatore del mouse sulla maschera sino a disegnare un riquadro della larghezza desiderata • Rilasciare il tasto e scrivere il testo Modificare un'etichetta • Seleziona l'etichetta del campo • Premi Invio per modificare il testo • Premi Backspace per cancellare la vecchia etichetta, • scrivi la nuova etichetta e premi Invio • Ora puoi trascinare la maniglia in basso a destra • per ridimensionare lo spazio del testo

43. Aprire una maschera Dalla finestra Database, clicca sulla scheda Maschere Clicca sulla maschera desiderata e clicca sul pulsante Apri (oppure doppio click sulla maschera da aprire) ... ... oppure clicca sul pulsante Struttura se devi modificare la maschera

44. Inserire/Modificare dati in una maschera Apri la maschera collegata ai dati della tabella da modificare Clicca sul pulsante Nuovo record o clicca sul campo contenente le informazioni da modificare Premi Tab per passare al campo successivo o MAIUSC-Tab per passare al campo precedente Aggiungendo un nuovo record o "navigando" fra i record, le informazioni vengono automaticamente archiviate

45. Modificare l'ordine dei campi Quando premi Tab, per passare da un campo all'altro, segui l'ordine di immissione dei campi stessi sulla maschera. Quando cancelli, inserisci o sposti campi, l'ordine viene ad essere modificato. Per impostare l'ordine di sequenza dei campi secondo le tue esigenze: • Apri la maschera • Passa in Visualizzazione maschera • Seleziona il campo di inizio sequenza • Attiva le Proprietà • Clicca sulla scheda Altro • Con l'opzione Seleziona con tabulazione puoi scegliere se premendo Tab ci si può fermare in questo campo • Se hai imposta a Si l'opzione Seleziona con tabulazione, nella casella Ordine di spostamento digita il numero d'ordine • Seleziona un altro campo e dai un numero d'ordine maggiore • Salva le modifiche apportate

46. QUERY Dopo aver costruito la struttura delle tabelle, immesso i dati e creato le maschere per la visualizzazione e il data entry (immissione dati), una delle operazioni più importanti è quella di poter trovare le informazioni desiderate in una tabella. Le Query (interrogazioni) sono adatte a tale scopo. Un'interrogazione viene effettuata sotto forma di esempio (da qui il termine Query By Example-QBE). Una query trova tutti i record che corrispondono a certe condizioni (criteri). I criteri possono includere più campi e più tabelle.

47. QUERY • Le query possono essere utilizzate per: • mostrare record specifici (e ordinati in un certo modo) • aggiornare campi con nuove informazioni • visualizzare, contemporaneamente, record • provenienti da tabelle diverse • aggiungere informazioni da una tabella all'altra • rimuovere dati o record selezionati • da una tabella

48. QUERY • Sono disponibili tre tipi di Query: • Query di selezione • Permette di selezionare record che soddisfano determinati criteri. Tutti i record selezionati vengono visualizzati in un foglio dati. • Query a campi incrociati • Usata per rappresentare graficamente i dati di una o più tabelle. Serve a visualizzare tendenze e generare prospetti riassuntivi su gruppi di record. E' disponibile un'autocomposizione. • Query di azione • Usata per aggiungere, modificare, cancellare gruppi di record che soddisfano a determinati criteri. Per le sue possibilità è necessaria un'attenzione particolare.

49. Creare una Query di selezione • La Query di selezione è la query più comune. • Apri il database desiderato e clicca sulla scheda Query. • Clicca su Nuovo. • Attiva l'opzione Visualizza struttura e clicca su OK. • Dalla successiva finestra di dialogo scegli la/le tabella/e su • cui vuoi eseguire le ricerche e clicca sul pulsante Aggiungi. • Chiudi la finestra con Chiudi. • Nella nuova finestra che appare troverai nella parte • superiore la/le tabella/e scelte

50. Creare una Query a campi incrociati Progettata per generare prospetti riassuntivi confrontando dati prelevati da un campo con dati contenuti in un altro. Apri il database desiderato e clicca sulla scheda Query. Clicca sul pulsante Nuovo, scegli l'opzione Autocomposizione Query a campi incrociati e clicca su OK. Nella successiva casella di dialogo seleziona la tabella e clicca su Avanti. Scegli i campi da usare come intestazioni di riga con ">". Clicca su Avanti. Scegli i campi da usare come intestazioni di colonna (col solito metodo). Fai clic su Avanti. Contrassegna la casella Includi numero di righe. Seleziona un campo numerico e scegli la funzione Somma. Fai clic su Avanti. Digita un nome da dare alla Query e clicca su Fine. Prima di chiudere il foglio dati risultante, ricorda di salvare la Query.