System OSP

1. Biuro Zarządu Głównego Związku OSP RP Dział Organizacyjno-Prezydialny System OSP

2. Wprowadzenie Aplikacja „System OSP” jest aplikacją internetową udostępnioną dla 4 szczebli Związku OSP RP • szczebel gminny – Zarządy Oddziałów Gminnych(równorzędnych) ZOSP RP, • szczebel powiatowy – Zarządy Oddziałów Powiatowych ZOSP RP, • szczebel wojewódzki – Zarządy Oddziałów Wojewódzkich ZOSP RP, • szczebel krajowy – Zarząd Główny ZOSP RP „System OSP dostępny jest pod adresem: http://www.osp.org.pl

3. Uwaga Zaleca się zapisywanie danych podczas wypełniania formularzy w "Systemie OSP" co 30-60 min. oraz ponowną ich edycję. Podczas wypełniania formularzy mogą wydarzyć się różne zdarzenia losowe takie jak, przerwa w dostawie prądu, zawieszenie się komputera itd. Przyczyn może być wiele a skutek będzie jeden - trzeba będzie wprowadzać dane w formularzu od początku. Aby zapisać nie wypełniony do końca formularz, wystarczy w pierwszej kolejności wprowadzić wymagane dane. Istotną sprawą jest czas trwania sesji serwera ZG z przeglądarkami internetowym, który został wydłużony i wynosi obecnie 120 min. Czas trwania sesji to czas, jaki serwer oczekuje na sygnał od przeglądarki internetowej. Gdy użytkownik wypełnia dane w formularzu w przeglądarce internetowej, nie utrzymuje z serwerem żadnej komunikacji. Aby utrzymywać sesję należy zgłaszać żądania do serwera - wyświetlać nowe strony lub odświeżać aktualną, zapisywać i wczytywać dane na serwerze, pobierać pliki itd. Wypełnianie formularza ma charakter pracy lokalnej, dopiero zapis danych powoduje odświeżenie komunikacji z serwerem oraz wydłużenie sesji do nowych 120 min. Jeżeli sesja zostanie przerwana, użytkownik będzie zmuszony jeszcze raz zalogować się, a nie zapisane dane zostaną stracone!

4. Logowanie Na początku ukazuje się okno logowania (rys. 1) - żeby wejść do "Systemu OSP" należy wpisać odpowiednią nazwę użytkownika i poprawne hasło. Nazwy użytkownika i hasła zostały przesłane do druhen i druhów prezesów zarządów oddziałów gminnych (równorzędnych), powiatowych i wojewódzkich. Dotychczasowe hasła i nazwy użytkownika nadal obowiązują.

5. Praca w „Systemie OSP” • Aplikacja "System OSP" na poziomie gminnym składa się z 8 paneli: • Dane adresowe oddziału, • Dane OSP, • Raport, • Statystyka, • Kampania Sprawozdawcza, • Poczta, • Adresy mailowe, • Pomoc.

6. Dane adresowe oddziału W początkowej wersji "Systemu OSP" adresy - siedziby oraz korespondencyjny - podawane były dwukrotnie: przy wypełnianiu informacji z przebiegu walnych zebrań oraz zjazdów. Aby nie trzeba było wypełniać tych danych dwukrotnie stworzony został oddzielny panel Dane adresowe oddziału

7. Dane adresowe oddziału Dane zawarte w tym panelu należy wypełnić w pierwszej kolejności. Dane te będą pobierane i wyświetlane w panelu Adresy oddziałów w nadrzędnych oddziałach ZOSP RP. Dlatego wypełnienie tych danych adresowych jest kluczowe przy budowaniu aktualnej bazy adresowej wszystkich oddziałów ZOSP RP. Dane adresowe są wymagane także przy wypełnianiu Informacji zbiorczej z przebiegu walnych zebrań OSP oraz Informacji o przebiegu Zjazdu. Niemożliwe jest wypełnienie powyższych informacji bez uprzedniego podania danych adresowych. Przy wypełnianiu danych adresowych konieczne jest podanie imienia, nazwiska, ulicy, kodu i poczty w adresie korespondencyjnym. Co pół roku, zaraz po zalogowaniu do "Systemu OSP", wyświetlany będzie panel Dane adresowe oddziału. Należy wtedy wprowadzić ewentualne zmiany w adresie i kliknąć przycisk Potwierdź.

8. Dane OSP W panelu Dane OSPwprowadza się do systemu podstawowe dane OSP. Dane te są później potrzebne podczas wypełniania Raportu OSP. Kliknięcie na panelu Dane OSP spowoduje wyświetlenie się wszystkich nazw miejscowości, w których znajdują się OSP na terenie oddziału. Jeżeli danej OSP nie ma w systemie, to kliknięcie myszką na Dodaj OSP w panelu Dane OSP otworzy formularz, przy pomocy którego można wprowadzić nową OSP do systemu. Uwaga: skasowanie Danych OSP spowoduje skasowanie przyporządkowanego tej OSP raportu! Panel Dane OSP istniał wcześniej jako zakładka panelu Statystyka, został przeniesiony.

9. Dane OSP

10. Raport OSP Panel Raport umożliwia dostęp do wprowadzania drogą elektroniczną druków "Raport OSP" wszystkich OSP z terenu działania danego oddziału gminnego ZOSP RP. Po otwarciu panelu pojawiają się nazwy miejscowości z terenu oddziału, w których znajdują się OSP. Obecnie w bazie "Systemu OSP" znajdują się informacje o jednostkach OSP, które zostały nadesłane do Biura Zarządu Głównego ZOSP RP w formie papierowej lub elektronicznej (poprzez stronę internetową www.zosprp.pl/raport) w latach 2001-2005 lub wprowadzone w 2006 r. przez www.osp.org.pl. Aby wprowadzić do systemu Raport OSP, należy wcześniej wypełnić formularz Dane OSP. Biuro Zarządu Głównego Związku OSP RP nie przyjmuje już "Raportów OSP" w formie papierowych druków, dyskietek lub e-maili, jak to miało miejsce w latach 2000-2004.

11. Raport OSP

12. Raport OSP Jeżeli w Systemie znajduje się Raport OSP skopiowany z ubiegłego roku, należy zaktualizować dane. W tym celu należy kliknąć przycisk Edytuj i wprowadzić zmiany w odblokowanym formularzu. Na koniec należy podać kto i kiedy wprowadza dane i kliknąć przycisk: Zapisz. Każdego roku komendant gminny Związku OSP RP zobowiązany jest do podania aktualnych danych nt. jednostek OSP. "System OSP" pozwala mu zmieniać dane zawarte w raportach i je drukować. Jeżeli dana jednostka zawiesiła swoją działalność, istnieje możliwość skasowania jej danych. Rokrocznie "Raporty OSP" będą archiwizowane na serwerze ZG ZOSP RP. Wypełniając "Raport OSP" w roku następnym będzie można korzystać z kopii z roku poprzedniego i uzupełniać tylko te dane, które uległy zmianie. Konieczne będzie jednak za każdym razem potwierdzenie danych oznaczonych (**) oraz potwierdzenie informacji (podpisanie się imieniem i nazwiskiem wprowadzającego oraz wpisanie daty). W przypadku nieuzupełnienia wszystkich pól w formularzu, po zapisaniu go, system automatycznie w miejscu brakujących informacji wstawi wartość 0.

13. Statystyka W panelu tym można zobaczyć zsumowane dane z wszystkich jednostek OSP z terenu działania danego oddziału gminnego ZOSP RP, które są w bazie danych "Systemu OSP". Dane te są pobierane z informacji podanych w panelu Raport i na podstawie tych informacji jest generowany system statystyk. Żeby przeglądać wybrane działy statystyk wystarczy kliknąć przycisk Statystyka gminna, po czym wybrać interesujący nas dział (odnośnik A).

14. Statystyka "System OSP" umożliwia wydruk statystyk - do tego służy przycisk Drukuj - umieszczony w prawym górnym rogu systemu (rys. 7 odnośnik B). Przed drukowaniem należy rozwinąć potrzebne działy statystyk.

15. Statystyka Niektóre działy statystyk pozwalają na przeglądanie, które jednostki OSP z terenu działania danego oddziału gminnego ZOSP RP spełniają określone kryterium. Są one aktywne (linki do nich są pogrubione i po najechaniu na nie myszką zmieniają kolor, rys poprzedni odnośnik A). Po kliknięciu myszką na taki link pojawia się lista adresowa jednostek OSP, które spełniają dane kryterium. Można ją wydrukować lub zapisać do pliku (rozszerzenie xls - otwieranego za pomocą programu Microsoft Excel,).

16. Statystyka W panelu Statystyka można skorzystać ze złożonej wyszukiwarki, która pozwala na znajdowanie jednostek OSP z terenu działania danego oddziału gminnego ZOSP RP, które spełniają jedno lub kilka wyszukiwanych kryteriów (przycisk Szukaj w menu Statystyka).

17. Kampania sprawozdawcza Panel Kampania sprawozdawcza umożliwia wprowadzanie danych do druku Informacja zbiorcza z przebiegu walnych zebrań OSP oraz Informacja o przebiegu Zjazdu Niemożliwe jest wypełnienie powyższych informacji bez uprzedniego podania danych adresowych. Jeżeli dane adresowe nie są wypełnione kliknięcie Informacji zbiorczej z przebiegu walnych zebrań OSP lub Informacji o przebiegu Zjazdu spowoduje automatycznie wczytanie formularza z danymi adresowymi oddziału. Należy wprowadzić dane adresowe i kliknąć przycisk Potwierdź. Następnie należy ponownie otworzyć formularz do wprowadzania informacji z kampanii sprawozdawczej

18. Poczta Panel ten pozwala na korzystanie z poczty elektronicznej w domenie @osp.org.pl. Każdy oddział ZOSP RP otrzymal nazwę swojej skrzynki poczty elektronicznej. Dzięki temu panelowi można wysyłać i odbierać listy elektroniczne. System umożliwia też założenie listy adresowej. Żeby napisać maila, należy kliknąć przycisk Utwórz wiadomość, a następnie wpisać adres odbiorcy i zredagować wiadomość. Wiadomości przesłane są dostępne po kliknięciu myszką przycisku Wysłane

19. Adresy e-mail Panel Adresy mailowe zawiera bazę adresów e-mail wszystkich oddziałów ZOSP RP. Adresy e-mail są pogrupowane hierarchicznie według województw -> powiatów -> gmin. Na początku pracy z panelem Adresy mailowe otwiera się lista województw i ich adresów e-mail. Kliknięcie przycisku Lista obok nazwy województwa spowoduje wyświetlenie wszystkich powiatów i ich adresów e-mail w tym województwie. W analogiczny sposób można uzyskać adresy e-mail gmin.

20. Koniec pracy z systemem Aby zakończyć pracę z systemem, należy kilknąć przycisk Wyloguj w górnym prawym rogu lub zamknąć wszystkie okna przeglądarki internetowej (także te, które nie mają otwartego "Systemu OSP").