Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za izplačilo

1. Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za izplačilo Ministrstvo za gospodarstvo Direktorat za turizem in internacionalizacijo

2. CILJ DELAVNICE • Upravičencem sredstev ESRR olajšati pripravo zahtevka za sofinanciranje • Predhodno preprečiti morebitne nepravilnosti pri pripravi dokumentacije, ki je podlaga za izplačilo zahtevka

3. Vsebina zahtevka za sofinanciranje Zahtevek za sofinanciranje (obrazec) Osnova za zahtevano vsoto (priloga 1 zahtevka) Spisek računov za upravičene stroške (priloga 2 zahtevka) Poročilo o izvedenih aktivnostih (priloga 3 zahtevka) Računi, dokazila o plačilu in dokumentacija o izboru izvajalcev Dokazila o izvedenih aktivnostih Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo

4. Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo Zahtevek za sofinanciranje Obrazec mora biti v celoti izpolnjen, vključno z datumom izdaje zahtevka, žigom ter podpisom pooblaščene osebe prejemnika. Znesek zahtevka mora biti v EUR in ne sme vsebovati DDV. Zahtevek za izplačilo mora biti DOSTAVLJEN na ministrstvo najkasneje do 15.10. tekoče leto za izplačilo v tem letu. Sredstva, ki v določenem letu niso porabljena, se ne prenašajo v naslednje proračunsko leto!

6. Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo Osnova za zahtevano vsoto V obrazec se vnaša znesek brez DDV

7. Dokumentacija izbora izvajalcev Za vsako naročanje blaga in storitev, katerih vrednost presega znesek 20.000 EUR je potrebno predložiti: dokumentacijo o izbiri ponudnika (zbiranje ponudb, zapisniki o izbiri itd.), vsaj tri ponudbe, pogodbo z izvajalcem in morebitne anekse k pogodbam, v kolikor prejemnik sredstev ne more pridobiti treh ponudb, ministrstvu poda utemeljeno obrazložitev izbire izvajalca. Upravičenci, ki so naročniki po ZJN, morajo pri izvajanju aktivnosti striktno spoštovati veljavni Zakon o javnih naročilihin vse postopke izbire izvajalcev vodili v skladu s tem zakonom! Celotna dokumentacija o izboru izvajalcev mora biti priložena. Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo

8. Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo Poročilo o izvedenih aktivnostih V skladu s prilogo 3 zahtevka mora poročilo vsebovati: Namen in opis operacije, finančno poročilo o izvedbi operacije s prikazom sofinanciranja v tabelarični obliki, primerjava realizacije višine stroškov glede na plan, primerjavo izvedenih aktivnosti s planiranimi, poročilo o doseženih rezultatih, utemeljitve vseh odstopanj od terminskega in finančnega plana ali kakršnih koli drugih odstopanj pri izvedbi operacije, izvajanje aktivnosti s področja obveščanja in informiranja javnosti o sredstvih ESRR, dokazila o izvajanju aktivnosti, izpolnjevanje pogojev o sledenju smernicam trajnostnega oz. zelenega turizma in okoljskih omilitvenih ukrepov.

9. Dokazila o izvajanju aktivnosti Upravičenec mora zahtevku priložiti tudi ustrezno dokumentacijo o izvedbi aktivnosti: • originale objav v tiskanih medijih, • CD-je s posnetki TV in radijskih oglasov, • izpise mediaplanov s strani medijskih hiš, • vzorce publikacij in promocijskih gradiv, • fotografije plakatov, panojev ipd., • fotografije udeležbe na sejmih, • izpise spletnih strani, • drugo ustrezno gradivo. Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo

10. Obveščanje in informiranje - ESRR Prejemnik sredstev mora zadostiti zahtevam obveščanja in informiranja javnosti o sofinanciranju s strani ESRR! Tržno-komunikacijske aktivnosti morajo vsebovati logotip ESRR (tv oglaševanje, spletne strani, vse publikacije, oglaševanje v tiskanih medijih,…) Navodila za informiranje in obveščanje javnosti in Priročnik CGP sta objavljena na spletni strani SVLR: http://www.svlr.gov.si/si/delovna_podrocja/podrocje_evropske_kohezijske_politike/kohezijska_politika_v_obdobju_2007_2013/navodila_za_izvajanje_kohezijske_poltike_2007_2013 (povezava tudi na MG-DT) Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo

11. Obveščanje in informiranje - ESRR Primer označitve (logotip upravičenca + logotip ESRR): LOGOTIP UPRAVIČENCA Velja splošno pravilo: Kadarkoli se v sklopu sofinanciranega projekta uporabi logotip prejemnika sredstev, je obvezno uporabiti tudi logotip ESRR! Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo

12. Evidentiranje stroškov projekta pri prejemniku Prejemnik sredstev mora zagotavljati knjigovodsko spremljanje in evidentiranje poslovnih dogodkov za sofinanciran projekt na ločenem stroškovnem nosilcu. Vsak strošek, povezan s sofinanciranem projektom, mora biti zaveden v evidenco, namenjeno spremljanju tega projekta. Le-ta se lahko vodi s pomočjo posebnih računovodskih programov, lahko pa je to tudi excelova tabela, v kateri je vpisan vsak strošek, poleg njega pa navedeno stroškovno mesto, kjer se nahaja. V primeru revizije bo tako revizor preveril, če so stroški, ki so bili podani v izplačilo na Ministrstvo za gospodarstvo in končna vrednost projekta identična tisti v vaši evidenci. Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo

13. Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo DODATNE INFORMACIJE Zahtevek bo pregledan v petih delovnih dneh od prejema pravilno izstavljenega zahtevka, po pregledu originalnih dokumentov bodo ožigosani originali vrnjeni prejemniku, plačilo zahtevka bo izvedeno v roku, določenem v veljavnem Zakonu o izvrševanju proračuna RS (30 dni po prejemu zahtevka za izplačilo), dokumenti (seznam računov v excelu, navodila za pripravo zahtevka, povezave na logotipe ESRR,…) so objavljeni na spletni strani MG-DTI-turizem-razvoj turistIčnihdestinacij), za nadaljnje informacije se obrnite na skrbnika pogodbe in na skrbnika tehnične pomoči na strani MG.

14. Seznam računov za upravičene stroške Vzorec seznama računov objavljen na spletni strani MG-DTI , predmet sofinanciranja so že plačani računi v obdobju upravičenosti (datum iz vloge – predložitve zahtevka), računi se v spisku navajajo po datumih izdaje računov, priloge spisku so posamični računi ter dokazilo o plačilu računa (original + kopija), kopije pogodb z izvajalci, prikaz postopka izbire dobavitelja/izvajalca, v kolikor ministrstvo dvomi v realnost višine izkazanih stroškov, lahko od upravičenca zahteva predložitev računov in dokazil o plačilu podizvajalcev, računu naj bo priložena tudi naročilnica in dobavnica, račun mora vsebovati vse predpisane elemente ter biti opremljen z žigom in podpisom, dokazilo o plačilu mora biti opremljeno z žigom banke, jasno mora biti razvidno katero plačilo se nanaša na kateri račun, če je plačilo izvršeno s kompenzacijo je potrebno priložiti tudi dokument, ki je podlaga kompenzaciji, računov za neupravičene stroške ne prilagate. Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo

15. Seznam računov za upravičene stroške Zahtevku je potrebno priložiti tudi seznam računov v elektronski obliki. Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo

16. Navodila prejemnikom za pripravo zahtevka za plačilo Vprašanja in odgovori