D elavnic a o izvajanju projektov in poročanju

1. Delavnicao izvajanjuprojektov in poročanju Tatjana Studen Ljubljana, 27.2.2014

2. Finančno poročanje • NatančnopreberiteNavodilazaizvajanje in poročanje. • Izhodišče je vsebinaprojekta. • Načrtovanedejavnosti in učinki(rezultati). • Vsenejasnostiuskladite z Upravljacem sklada. • Točka pogodbe o donaciji 7(2) ….Upravljavecskladaimapravico do vpogleda v celotnoprojektnodokumentacijoprojektov, vključenih v celovitofinančnokonstrukcijo. Če se naknadnougotovi, da so biliupravičencustroški, kinaj bi jihkrilasredstvaFinančnegamehanizma EGP in Norveške, povrnjeniizdrugegavira, lahkoupravljavecskladaodstopi od tepogodbeterzahtevavrnitevizplačanihsredstevskupaj z zamudnimiobrestmi od dnevanakazila do dnevavračila.

3. Poročanje in izplačila

4. Vaš terminski plan je določen v pogodbi v točki 5(1) donacijske pogodbe. *Glede na trajanje projekta. Poročanje na 6 mesecev oz. glede na določila v pogodbi.

5. Upravičeni stroški Nastati morajo v času izvajanja projektain biti plačani najkasneje v 30 dneh po zaključku projekta; Biti morajo povezani s predmetom pogodbe o donaciji torej izvedbo projekta; Izkazovati morajo finančno učinkovitost; Biti morajo zabeleženi na bančnem računu ali v računovodskih listinah.

7. 1. Stroški dela - zaposleni Izdatki za stroške dela so v celoti upravičeni, če je zaposleni na projektu zaposlen za poln delovni čas. Če zaposleni projektu namenja samo del delovnega časa, se upravičeni izdatki izračunajo na osnovi cene urne postavke in števila ur opravljenih na projektu. Odsotnost z dela zaradi dopustov, praznikov ali zaradi bolezni (razen nege) je upravičen strošek, ta se upošteva pri izračunu mesečnih produktivnih ur za izračun mesečne urne postavke. Izračun mesečnih prod. ur*= št. vseh del. ur – št. ur praznikov, dopusta, boleznin Upravičeni so tudistroškiregresa v sorazmernemdeležugledenadeloopravljenonaprojektu. Izdatekzaregres se priporočanjuuveljaviposebej (ob koncu leta) in ga ne vključimo v izračunurnepostavkezaposameznimesec. Izplačanregreslahkouveljavitepozaključkuleta, ko je znanletni fond produktivnih ur in ur, ki se jihopravili v tem letunaprojektu. *V izjemnih primerih, kjer bo sorazmerno št. produktivnih ur na mesec izjemno nizko zaradi visoke odsotnosti iz dela, se bo tovrstne primere obravnavalo posebej.

8. 1. Stroški dela zaposleni DOKAZILA:(OBR-1A/B) pogodba o zaposlitvi (pri prvem poročilu), časovnicao opravljenem delu zaposlenega za posamezen mesec z izračunom upravičenih izdatkov za delo – OBR-1b (excel), plačilna lista zaposlenega, potrdilo o plačilu (bančni izpisek, iz katerega je razvidno izplačilo neto plače in povračil ter plačilo davkov in prispevkov).

9. 1. Stroški dela – na podlagi pogodb V to kategorijo spadajo stroški dela samo v primeru, da organizacija upravičenca ali projektnega partnerja nima zaposlenega ustreznega osebja. Članom projektne skupine, ki delo izvajajo po podjemni ali avtorski pogodbi, se izdatki za potne stroške posebej ne izplačujejo.

10. 1. Stroški dela –na podlagi pogodb • DOKAZILA: (OBR -1A/B) • pogodba, izkatere je razvidenbrutoznesek (v primeruvečkratnihizplačil se predložisamoprvič) alinapotnica v primeruštudentskegadela, • časovnica(priloži se v primeru, da sta v pogodbicena in količinadelaopredeljenanaosnoviurnepostavke), obvezno v primeruštudentskegadela • obračunali REK-2 (razvidnimorajobitizneskiplačilzadotičnoosebo) oz. račun • dokaziloo plačilu (bančniizpisek, razvidnimorajobititakonetoizplačilokotdavki in prispevkiozakontacijadohodnine) • kadar je primerno, se k vsebinskemu delu poročilu priložijo tudi izdelki oz. druga dokazila, ki izkazujejo, da je bilo delo opravljeno.

11. 1. Stroški dela projektne skupine POZOR: Izplačilo na podlagi računa samostojnega podjetnika ne šteje med stroške dela, temveč stroške zunanjih storitev. Osebe, ki so zaposlene na projektu, ne morejo hkrati nastopati kot zunanji izvajalci storitev po avtorski/podjemni pogodbi na istem projektu.

14. OBRAZEC 1B • izpolnjuje v urah ( ne dnevih); • ne zapisuje se ur odsotnosti (praznikov, bolniške, dopustov); • vpisuje se opravljene ure na posamezni dejavnostih kot so opredeljene v vsebinskem poročilu; • Izpolnijo jo tako zaposlenikot vsi ostali, ki delajo na podlagi časovne postavke (urna/ dnevna); • število ur opravljenih na dejavnosti se bo primerjalo z izvedenimi dejavnosti v vsebinskem delu poročila;

15. 2. Potni stroški kilometrina, parkirnina, dnevnice, nastanitev…, izplačujejo se članom projektne skupine (lokalno, v tujino), upravičeni: zaposleni, prostovoljci, potni stroški so neupravičeni v primerih, kjer zakon za posamezno delovno razmerje tega ni predvidel (npr. avtorska pogodba), zgornje meje izplačil (Uredbe). DOKAZILA: (OBR-2) potni nalog z obračunom ali račun dokazila o uveljavljanju potnih stroškov (vozovnice, vstopno-izstopni letalski kuponi, potrdila o prevozih, računi za parkirnino, gorivo, ipd.) dokazilo o plačilu (bančni izpisek).

17. 3. Stroški zunanjih storitev Kategorija zajema stroške zunanjih storitev, tisk publikacij, stroške usposabljanj, promocije, svetovanj, izdelave študij, promocijskih dogodkov ipd., kot tudi amortizacijsko vrednost nakupa opreme ali obnove nepremičnin. Podizvajalci niso projektni partnerji! Naročila storitev se izvajajo skladno s ZJN-2d. Za naročila manjša od 5.000 € zadošča že ena ponudba. V primeru naročil v skupni višini 5.000 € do 20.000 €, mora upravičenec pridobiti najmanj tri različne ponudbe. Storitve, v vrednosti od 20.001 € do 40.000 €, je treba objaviti na portalu javnih naročil.

18. 3. Stroški zunanjih storitev Pri nabavi opreme ali obnovi veljajo enaka pravila kot pri zunanjih izvajalcih. K vsebinskemu delu poročila priložite fotografijo dobavljene opreme oz opravljenih del. Opremo / rezultat opravljenih obnovitvenih del je potrebo ustrezno označiti, da je razvidno, da se sofinancira iz sredstev programa. Pregled dobavljene opreme / opravljenih del bo izveden na kraju samem.

19. 3. Stroški zunanjih storitev DOKAZILA: (OBR-3) ustrezna pravna podlaga (predračun, pogodba, študentska napotnica, ipd.), račun (če relevantno pripišite na račun še amortizacijsko stopnjo in datum začetka amortizacije) zabeležka opravljenih ur in kratkim poročilom o opravljenem delu (v primeru, da sta v pogodbi cena in količina dela opredeljena na osnovi urne postavke; obvezno v primeru študentskega dela), dokazilo o plačilu (bančni izpisek) ustrezne priloge k vsebinskemu delu (slike, opis del)

21. 4. Drugi manjši direktni stroški Pod to kategorijo sodijo vsi preostali direktni stroški, povezani z izvajanjem projektnih aktivnosti, ki ne presegajo vrednosti 500€ in imajo življenjsko dobo krajšo od enega leta ter ne sodijo med administrativne stroške. DOKAZILA: (OBR-4) račun dokazilo o plačilu (bančni izpisek) ustrezna pravna podlaga (predračun, pogodba, študentska napotnica)

23. 5. Administrativni stroški Stroški za delovanje pisarne (npr. najem prostora, ogrevanje, čiščenje, telefon….) Priporočanjuse ne prilagadokazil, bodo predmet preverjanja na kraju samem; Morajo biti dokumentirani v računovodski evidenci projekta; Zinterno temeljnico v deležu skladnim s pogodbo o donaciji preknjižite posredne stroške s splošnega stroškovnega mesta na stroškovno mesto projekta. Interno temeljnico priložiti k finančnemu poročilu, ki sledi zaključku poslovnega leta oz. h končnemu poročilu.  

24. Lastno sofinanciranje V skladu s točko 4(3) pogodbene o donaciji mora upravičenec skupaj s partnerji zagotoviti sofinanciranja upravičenih stroškov projekta. Lastni prispevek se lahko v celotizagotoviv denarju, ali (najmanj 50% v denarju)in delno v naraviv oblikiprostovoljskega dela(največ 50%). Za vrednotenje prostovoljskega dela se uporabljajo določbe Pravilnika o področjih prostovoljnega dela in vpisniku (Ur. l. št. 48/2011, 60/2011). Spodnje vrednosti so zgolj informativne, spreminjajo se v skladu s Pravilnikom. a) 13 EUR naloge vodenja (npr. vodenje projekta); b) 10 EUR vsebinske aktivnosti (npr. izvajanje projekta); c) 6 EUR ostale aktivnosti (npr. podpora).

25. Lastno sofinanciranje DOKAZILA: Sofinanciranje v denarju: priložite dokazila glede na vrsto sofinanciranega izdatka Če gre za neplačano prostovoljno delo, se priloži obračun dela (ure in urna postavka) in kratek vsebinski opis opravljenega dela.

26. DDV Upravičen je strošek DDV, kigaupravičenec ne dobipovrnjenega od države; Dostavaizjave o ne-povrnitviDDV;

27. Evidentiranje stroškov Dvojnoevidentiranje je zaučinkovitovodenjeprojektaneizbežno. Računovodskioddelek v vašiorganizacijibouredilstroškeposvojihnormativih, vi pa bostestroškeevidentiralinanačin, kiboustrezaloblikivmesnega in končnegaporočila. Vključitev partnerjev: Tako kot vi, mora tudi partner ustrezno voditi poslovne knjige in sodelovati pri pripravi poročil za potrebe projekta. Od partnerja morate zahtevati, da svoje dokumente spravi v predpisano obliko in naj vam dostavi vsa potrebna dokazila, ki naj bodo že skladno označena in razvrščena. Zaradi lažjega združevanja je smiselno, da prilog ne označujejo z zaporednimi številkami, s tem vam olajšajo nalogo pri združevanju in označevanju poročil.

28. Realokacija finančnih sredstev Vsakršnespremembefinančneganačrtaje trebaizvesti s predhodnoodobritvijoUpravljavcasklada. Prenos sredstev znotraj ene kategorije stroška finančnega načrta ali prenos med kategorijami stroškov v finančnem načrtu, pri čemer vrednost te spremembe ni večja od 20% prvotnega zneska zadevne kategorije stroška – brez dodatka k pogodbi, a mora o tem vnaprej obvestiti Upravljavca sklada in izpolniti obrazec Realokacija finančnih sredstev. Prenos sredstev večja od 20% - dodatek k pogodbi! Upravičenec v pisni obliki vnaprej zaprositi Upravljavca sklada za dodatek k pogodbi.

29. Prihodki projekta V primerih, ko bi projekti ustvarili prihodke (npr. prodaja projektnih izdelkov kot so knjige, prihodki od kotizacij za usposabljanja, dohodki od prodaje vstopnic za dogodke organizirane v okviru projekta, itn.), je potrebno te odšteti od vrednosti projekta. Delež so-financiranja se nato izračuna glede na zmanjšani znesek. S prihodki projekta ne morete zagotavljati lastnega sofinanciranja. Le-to mora biti v vsakem primeru zagotovljeno z lastnimi finančnimi sredstvi oz. prostovoljskim delom.

30. Spremljanje izvedbe projekta – obisk na kraju samem Namen spremljanja projektov je preveriti in zagotoviti izvajanje projekta v skladu s pogodbenimi določili. Spremljanje projektov in obisk na terenu preverja vse ravni projektnega izvajanja tako z vsebinskega kot finančnega vidika.

31. Pogodbena določila Izvajanje poteka skladno s pogodbo Revizijska sled: Upravičenec mora redno voditi natančno evidenco o vsebinski in finančni izvedbi projekta, kot tudi ločenoin razvidno knjižiti vse projektne stroške. Prav tako mora upravičenechraniti zadevno dokumentacijoše 5letpo izplačilu končnega salda donacije. Pooblaščene organizacije donatorja in naročnika lahko opravijo revizijo projektana podlagi projektne dokumentacije, kot tudi preglede in nadzor na kraju samem.

32. HVALA ZA POZORNOST! tatjana.studen@rec-lj.si Tel.:01 425 68 60