300 likes | 526 Views
SEMINAR NASIONAL & WORKSHOP Konsep dan Strategi Perguruan Tinggi dalam Pengelolaan Arsip Universitas. Universitas Kristen Maranatha Bandung, 23-24 Januari 2014. SISTEM OTOMASI KEARSIPAN: SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS ( SIKD) dan SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS ( SIKS). B. Mustafa
E N D
SEMINAR NASIONAL & WORKSHOPKonsep dan Strategi Perguruan Tinggi dalam Pengelolaan Arsip Universitas Universitas Kristen Maranatha Bandung, 23-24 Januari 2014
SISTEM OTOMASI KEARSIPAN:SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS(SIKD)danSISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS(SIKS) B. Mustafa Kantor Arsip IPB Bogor mus@ipb.ac.id dan mustafa.mustari@gmail.com
Sudah banyak aplikasi otomasi pengelolaan arsip (dinamis dan statis) yang tersedia, baik gratis maupun berbayar, dari dalam dan luar negeri, jenis desktop maupun berbasis web.
SIKS adalahsuatuaplikasi yang dapatdigunakanuntukmenanganipengelolaanarsipstatis di lingkunganlembagakearsipan.
Arsipstatisadalaharsip yang dihasilkanolehpenciptaarsipkarenamemilikinilaigunakesejarahan, telahhabisretensinya, danberketerangandipermanenkan yang telahdiverifikasibaiksecaralangsungmaupuntidaklangsungolehArsipNasionalRepublik Indonesia dan/ataulembagakearsipan. (pasal 1, ayat 7) Untuk mengelola arsip statis
Berbasis Windows; • Script program Microsoft ASP.NET 2008 • Database MYSQL 5.0.45; • Server : IIS 6; • Pendukung : .Net Framework 3.5; • Browser : IE . Platform SIKS
Modul Admin Dan Modul Layanan Ada Dua Modul
Modul SIKS ModulPengolahan ModulPenyimpanan SIKS ModulPreservasi ModulAkses
Modul SIKS 1. AntarmukaPengelolaanArsipStatis(backoffice) • Pengolahan • Penyimpanan • Preservasi • Restorasi • Reproduksi 2. Antarmuka Layanan Publik (frontoffice) • Pendaftaran pengguna • Pencarian informasiarsipstatis • Pemesanan arsip • GaleriArsip • Pameran Virtual
Pengaturan Sebelum SIKS Digunakan • 1. Menu untuk pengaturanPengguna • Berfungsiuntukmelakukanpenambahan dan perubahanpengguna, Kata Sandi secara standar diberikan sesuai dengan nama pengguna, untuk selanjutnya dapat diubah oleh pengguna itu sendiri. • 2. Menu untuk pengaturan Jabatan • Berfungsiuntukmembuatjabatanbaruatauperubahan detail darijabatan, misalnya: Petugas Depo, Petugas Restorasi, dan lain-lain. • 3. Menu untuk perubahan Sandi • Berfungsiuntuk mengubah password. • 4. Menu untuk pengisian Identitas Lembaga • Berfungsiuntukmengisi informasi identitas lembagapengelola baru ataumengubah informasi yang telah ada.
Fungsi Pengolahan FOND SUB-FOND SUB-FOND SERI SERI SERI SERI SERI SUB-SERI SUB-SERI SUB-SERI SUB-SERI BERKAS BERKAS BERKAS BERKAS BERKAS BERKAS ITEM ITEM ITEM • Struktur Penataan Arsip berdasarkan ISAD (G)
Fungsi Pengolahan • 1. MembuatRancanganInventaris • Membuat Level deskripsi level fond, sub fond, seri, sub seri, berkas, item hingga input kopi digital. • Menyusun deskripsi arsip statis untuk tiaptingkat deskripsi • 2. MelihatDaftarRancanganInventaris • 3. Mengedit RancanganInventaris • 4. Menetapkan RancanganInventarismenjadiInventaris
Fungsi Pengolahan Fungsi untukmelakukanpengolahan (pendenskripsian) arsip statis termasuk upload kopi digital arsip (jika tersedia) hingga terbentuk inventaris arsip mengenai khasanah arsip statis tertentu.
Antarmuka Aplikasi SERVER PENGOLAHAN PENGGUNA PENYIMPANAN PETUGAS RUANG BACA PETUGAS DEPO ARSIP PRESERVASI
Alir Kerja Penggunaan Aplikasi SIKS 1 2 Petugas Transit Pendaftaran manual Arsiparis Pengolahan Arsip 3 Pencarian/ Pemesanan manual Petugas Depo 5 Penyimpanan Petugas Ruang Baca 6 4 pencarian/ pemesanan online Petugas Depo Petugas preservasi (Restorasi/Reproduksi) Pengguna di Ruang Baca
SIKS – Menu Admin – PengolahanRancangan Inventaris Arsip Baru
SIKS – Menu Admin – Pengolahan -Membuat Rancangan Inventaris Arsip Baru