Ávinningur af sameiningu stofnana

1. Ávinningur af sameiningu stofnana Sigurður H. Helgason Stjórnhættir

2. Hvað er hagræðing? • Aukin eða betri þjónusta með óbreyttum fjárveitingum. • Sama eða jafngóð þjónusta með lægri fjárveitingum. • Lægri fjárveitingar sem leiða til minni eða lakari þjónustu fela í sér niðurskurð. • Sparnaður getur hvort sem er falist í hagræðingu eða niðurskurð. STJÓRNHÆTTIR

3. Ólíkir þættir hagræðingar STJÓRNHÆTTIR

4. Hagur af sameiningu • Líklegt er að mest bein (rekstrarleg) hagræðing fáist þegar starfssemi stofnana er lík en stærð þeirra takmörkuð. • Takmörkuð óbein hagræðing getur falist í sameiningu samkynja stofnana sem eflast síður af þekkingu, tækni og aðferðum hinnar. • Búast má við því að mest innri hagræðing fáist við sameiningu meðalstórra og “hæfilegra” ósamkynja stofnana. STJÓRNHÆTTIR

5. Stærð og hagkvæmni • Ekki er einhlýtt að stórar skipulagsheildir séu hagkvæmari en litlar. • Það má allt eins tala um hagkvæmni smæðarinnar eins og hagkvæmni stærðarinnar. • Hins vegar er ekki rétt að líta á ríkisstofnanir sem sjálfstæðar skipulagseiningar með sama hætti og fyrirtæki. • Ríkisstofnanir eiga muna erfiðra með að nýta hagkvæmni smæðarinnar heldur en fyrirtæki. STJÓRNHÆTTIR

6. Skammtímasparnaður • Sameining er ekki gott tæki til að ná fram skammtímasparnaði. • Ef aðeins er litið til fjárlaga næsta árs er beinn niðurskurður árangursríkastur. • Afleiðingar skammtímasparnaður geta hins vegar verið mjög alvarlegar með tilliti til hagsmuna notenda og starfsmanna. STJÓRNHÆTTIR

7. Langtímasjónarmið • Hagræðing kemur fram á nokkrum árum og getur krafist fjárfestinga. • Áhrif ytri hagræðingar eru ekki síður mikilvæg en innri hagræðing stofnana. • Sameining getur falið í sér mun meiri samfélagslegan ábata en endurspeglast í fjárlögum ríkisins. STJÓRNHÆTTIR

8. Ólíkar tegundir sameiningar • Sameiginleg yfirstjórn. • Grunneiningar starfa í nær óbreyttu formi en yfirstjórnin færð á einn stað, gjarnan í öðru húsnæði en starfseiningarnar. • Yfirtaka. • Smærri stofnun er færð í stærri stofnun sem helst að mestu óbreytt. • Samlagning. • Starfsemin færð saman og einstökum stofnunum breytt í faglegar skipulagseiningar stofnunarinnar (stofnunum breytt í svið nýrrar stofnunar). • Samþætting. • Starfsemi endurmótuð frá grunni og viðfangsefni, aðferðir og verkferlar samþætt í nýju skipulagi. STJÓRNHÆTTIR

9. Undirbúningur sameiningar • Vandaður undirbúningur er mikilvæg forsenda velheppnaðrar sameiningar en úttektir leiða yfirleitt í ljós að hann hafi verið ófullnægjandi. • Vandaður undirbúningur tekjur tíma og það lengir óvissutímann, sem getur verið skaðlegt fyrir starfsemi stofnana. • Sameiningahugmyndir geta verið orðnar nokkuð aldraðar áður en þær koma til framkvæmda. • Til dæmis liðu a.m.k. 11 ár frá fyrstu formlegu sameiningartillögunum til stofnunar Nýsköpunarmiðstöðvar Íslands. • Ónægur undirbúningur getur tengst breytingatregðu stjórnenda og stjórnmálamanna sem getur leitt til mikils hraða þegar tækifæri til breytinga opnast. STJÓRNHÆTTIR

10. Markmiðssetning • Markmiðssetning er mikilvæg en það er ekki víst að mjög nákvæm, töluleg markmiðssetning sé æskileg. • Of nákvæm markmið geta bundið hendur stofnana um of. • Of nákvæm markmið líta fram hjá dýnamísku eðli sameiningar. • Erfitt að meta hvort sett markmið hafi náðst, því umhverfi, hlutverk og verkefni stofnana geta breyst ört. STJÓRNHÆTTIR

11. Markmið um hagræðingu • Oft gerð krafa um að sönnunarbirgði um mögulega hagræðingu liggi hjá þeim aðila sem á frumkvæði að sameiningu (ráðuneyti). • Of nákvæm (mikró) greining á væntanlegri hagræðingu er andstæð rammahugsun og vinnur gegn ábyrgð stjórnanda sameinaðrar stofnunar á fjármálum. • Mun vænlegra að gera almenna (makró) greiningu á mögulegri hagræðingu sem lítur til meginþátta starfsemi og reynslu af sambærilegum sameiningarverkefnum. • Ekki má líta fram hjá því möguleg hagræðing er háð því hversu hagkvæmur rekstur stofnana var fyrir sameiningu. STJÓRNHÆTTIR

12. Breytingastjórnun • Aðferðir við breytingastjórnun eru vel þekktar og engin geimvísindi. • Vel heppnuð breytingastjórnun byggir mest á tækifærum, hæfni og vilja þátttakenda. • Of algengt að líta svo á að breytingaferlinu ljúki á stofnsetningadegi sameinaðarar stofnunar. • Raunin er sú að hið raunverulega sameiningaferli hefst á stofnsetningadeginum. STJÓRNHÆTTIR

13. Miðlun upplýsinga • Mikilvægt að upplýsa starfsmenn og hagsmunaaðila eins vel og unnt er. • Það getur þó valdið óþarfa óöryggi að veita upplýsingar um valkosti sem hugsanlega koma aldrei til framkvæmda. • Einnig getur verið erfitt að veita upplýsingar nægilega hratt og í réttri röð vegna flókinnar ákvörðunartöku innan ríkisins. STJÓRNHÆTTIR