Effektivisering af bogholderifunktionen ved hjælp af GLS850

1. Effektivisering af bogholderifunktionenved hjælp af GLS850 Henrik Berg Svendsen Preben Lauesen

2. Effektiviseringafbogholderifunktionen vedhjælpaf GLS850 Baggrund FAM Interface definition (GLS850) Generiskregnearksløsning Andre typerafindlæsningerfraeksternemedier Afrunding

3. Baggrund Ofte stillede spørgsmål i bogholderifunktionen • Hvorfor kan man ikke bare ”smide” et regneark med posteringer ind i M3? • Andre systemer leverer data, som skal ind i M3 • Lønsystem • Datterselskaber • Eksterne matchningsprogrammer (AdreMatch, PreMatch m.v.) • Åbningsbalancer • Leverandører leverer selve fakturaspecifikationen i regneark (leasingselskaber) • Kassekladder er indtastet i et regneark, der skal indtastes via GLS100 • Hvorfor skal der altid IT-folk ind over selv ved simple ændringer

4. Effektiviseringafbogholderifunktionen vedhjælpaf GLS850 Baggrund FAM Interface definition (GLS850) Generiskregnearksløsning Andre typerafindlæsningerfraeksternemedier Afrunding

5. Hovedpå input record Beskrivelse Prefiksoplysninger Fra position Tilposition Output felter Felt navn ( ACCONO, ACDIVI) Beskrivelse Behandlingsmetode 0=ingen 1=inputfilen 2=default værdi 3=frajobbet Feltnavn Operator / Operand Input felter Datanavn (CONO, DIVI, VONO, AIT1) Beskrivelse Fra/til position FeltType(A=alfanumerisk, S=Numerisk) Antaldecimaler Hovedpå Output record Beskrivelse Konteringshændelse/-type Navnpå output fil (f.eks.FCR040, FSCASH) FAM Interface Definition GLS850 Hovedpå Interface Beskrivelse Type af Interface Input filogbibliotek FAM funktion Sidstekørselsdato

6. FAM Interface Definition GLS850 Forudsætning • Gennemførdefinitionenafindlæsningeni GLS850. • Opretindlæsningsmiljøettiloverførselafindlæsningsfilen. • Fastlægmetodetilhvordanfilenskalindlæsesi M3. • Undersøg at indlæsningsfilenindeholdernødvendig information: • Et 2 karakter’s reference felt i position 1 og 2 (f.eks. GL) • Et 9-cifret numeriskkørselsnummeri position 3 – 11. Dettenummerskalværeunikt pr. kørselogskalværedetsammepåallelinjerifilen. • Et 8-cifret numerisk “gruppenummer” i position 12 – 19. Hvertgruppenummerviloprette et M3 bilagsnummer.

7. Effektiviseringafbogholderifunktionen vedhjælpaf GLS850 Baggrund FAM Interface definition (GLS850) Generiskregnearksløsning Andre typerafindlæsningerfraeksternemedier Afrunding

8. Generisk regnearksløsning Funktionalitet • Åben indlæsningsarket • Hent det regneark, der skal kopieres fra. • Kopier det ind i indlæsningsarkets faneblad ”csv” • Ret fanebladet ”admin” • Gå til faneblad ”prn” • Gem dokumentet i en folder, som AS400 har tilgang fra. Gemmes som en mellemrumssepareret fil (format blive .prn). Filnavn skal være det, som anvendes i GLS850. • Gå på M3, start GLS850 og anvend option 17 ”Import PC fil”. • Anvend option 9 ”Proces filen” (evt. uden opdatering). • Gå i historik via option 15 og kontroller om der er fejl.

9. Effektiviseringafbogholderifunktionen vedhjælpaf GLS850 Baggrund FAM Interface definition (GLS850) Generiskregnearksløsning Andre typerafindlæsningerfraeksternemedier Afrunding

10. Andre typer af indlæsninger ARS040 – Bundt betalinger ABS100 – Bank kontoudtog

11. ARS040 Funktionalitet • Hent indbetalings filen i banken – indbetalinger modtaget med FIK reference • Gem fil i forudbestemt bibliotek på serveren • MeC-serveren flytter informationerne fra biblioteket og loader ind i ARS040 • I ARS040 sker der match af indbetaling til åbentstående kundefakturaer via FIK referencen • Poster der ikke er mulige at matche automatisk matches manuelt • Bundtet opdateres i ARS040. Debitor fakturaer udlignes. Bank debiteres.

12. ARS040 Forudsætninger • FIK referencen skal påføres faktura (Lawson-tilpasning) • ARS075 - Bundbetalingstype skal defineres • ARS098 – Betalingstolerancer kan defineres • CRS076 – Elektronisk betalingsmetode oprettes • CRS405 – AR40 FAM-funktion er defineret • CRS395 – AR40 konteringsopsætning er defineret • MeC-opsætning

13. ARS040 ARS075 – Bundt betalings type

14. ARS040 ARS098 – Betalings tolerance

15. ARS040 CRS076 - Betalingsmetode

16. ARS040 CRS406 – ØKO-funktion

17. ARS040 CRS395 - Konteringsopsætning

18. ARS040

19. ABS100 Funktionalitet • Hent indbetalingsfilen i banken – alle typer kundeindbetalinger (FIK, PBS Leverandørservice og bankoverførsel) • Gem fil i forudbestemt bibliotek på serveren • MeC-serveren flytter informationerne fra biblioteket og loader ind i ABS100 • I ABS100 sker der validering og allokering af indbetaling til åbentstående kundefakturaer via kundens indtastede oplysninger • Poster der ikke er mulige at matche automatisk udlignes manuelt via ABS100 • Bundtet opdateres i ABS100. Debitor fakturaer udlignes. Bank debiteres.

20. ABS100 Forudsætninger • Kundeindbetalinger skal være påført unik reference. Enten FIK, fakturanr., kundenr., navn, adresse etc. • CRS405 – AB10 FAM-funktion er defineret • CRS395 – AB10 konteringsopsætning er defineret • ABS010 – Transaktionstyper er defineret • ABS900 – Bankkontoidentifier er defineret • ABS910 – Scenarionummer, Prioriter er defineret • ABS911 – Scenarionummer er defineret • ABS920 – Betalingsvariantiongrænse er defineret • ABS930 – Tillægsinformationsstruktur er defineret • ABS940 – Tekstidentifikationer er defineret • MeC-opsætning

21. ABS100 CRS405 – ØKO-funktion

22. ABS100 CRS395 – Konterings setup

23. ABS100 ABS010 - Transaktionstype

24. ABS100 ABS900 – Bank konto identifikator

25. ABS100 ABS900 fortsat

26. ABS100 ABS910 – Scenario nummer, Prioritér

27. ABS100 ABS911 – Scenario nummer, Åbn

28. ABS100 ABS920 – Betalings variations grænse

29. ABS100 APS930 – Tillægs informations struktur

30. ABS100 ABS940 – Tekst identifikation

31. Effektiviseringafbogholderifunktionen vedhjælpaf GLS850 Baggrund FAM Interface definition (GLS850) Generiskregnearksløsning Andre typerafindlæsningerfraeksternemedier Afrunding