COPERNICUS Sturing & Controle in de federale overheidsdiensten

1. COPERNICUSSturing & Controle in de federale overheidsdiensten IRG Belgium Dagcongres 24 November , 2000 Brussel, Radisson SAS Hotel Marc Van Hemelrijck Tom Auwers Kabinet van de Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de Openbare Besturen Luc Van den Bossche

2. Inhoud • Sturing & Controle en Copernicus • Voorstellen van de werkgroep Controlecyclus • Nieuwe budgettaire cyclus • Evaluatierol Inspectie van Financiën • Interne audit • Interne controle Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 2/31

3. Copernicus: 5 radicale moderniseringsprogramma’s Nieuw organogram Invoeren mandaatsysteem Herdefiniëren budgettaire controlecyclus Invoeren HRM-policy Invoeren van communicatiebeleid Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 3/31

4. Objectief van Copernicus Responsabilisering van de FOD’s • de FOD’s moet aan integraal management kunnen doen • FOD als een aparte bedrijfsentiteit met verregaande autonomie m.b.t. operationele beslissingen • elke FOD moet ook voldoen aan een aantal minimumnormen en heeft verantwoordings- en rapporteringsverplichtingen. • de FOD’s moeten een intern controlesysteem opzetten • de FOD’s moeten de nodige instrumenten en gegevens ontwikkelen Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 4/31

5. Stelling 1 Responsabilisering in de federale administratie had momenteel weinig zin Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 5/31

6. Argumentatie Federale ministeries nu: • Beleidsmatig deficit: • verstrengeling politiek en administratie • visie ‘Begroting’: focus op ex-ante controle • Beheersmatig deficit: • aansturingscapaciteit van contractualisering • geen homogene takenpakketten • visie ‘Ambtenarenzaken’: dwangbuis van personeelsformaties • gebrek aan prestatie-informatie • onaangepaste financiële informatiesystemen • onaangepast evaluatiesysteem Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 6/31

7. Stelling 2 Responsabilisering in de federale overheid zal leiden tot een suboptimale situatie Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 7/31

8. Redenen voor suboptimaliteit Geen eenduidigheid over sturings- en controlemechanismen Gebrekkige visie op personeelsbeleid voor topmanagement Geen goede afbakening van de managementdomeinen Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 8/31

9. Hervorming van de federale administratie • Zinvolheid responsabilisering wordt gefaciliteerd door herziening/invoering van • Organisatiestructuur, inclusief relatie politiek en administratie • Wettelijke onderbouw mandaatsysteem • Aangepaste Sturing- en Controlemechanismen Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 9/31

10. Mandaatsysteem: principes in het ontwerpKB  Aantal managementniveaus  Selectie  Duur  Verloning  Contractuele verbintenis  Contractbijlagen  Jaarlijkse engagementen  Evaluatie  Eindbeoordeling Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 10/31

11. Responsabilisering: Copernicuswerkgroepen Werkgroep Budget & Beheerscontrole Werkgroep Interne controle Werkgroep Interne audit Consultants: Nieuwe organisatie B&BC Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 11/31

12. Modernisering Sturings- & Controle-instrumentarium Principe De opvolging en controle van de FOD’s moet op een adequate manier gebeuren, in lijn met de responsabilisering • evolutie van externe controle naar interne controle • evolutie van a priori controles naar a posteriori controle (evaluatie en audit) • garanties en stimuli voor een secuur financieel beheer door een goede combinatie van maatregelen van allerlei aard De horizontale FOD B&B heeft een sleutelrol in: • de samenvoeging van gegevens • het vastleggen van richtlijnen en normen (in overleg met de FOD’s) • monitoring en onderzoek • ondersteuning van de FOD’s Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 12/31

13. Modernisering Sturing & Controle-instrumentarium Acties Herziening van de budgettaire cyclus Herziening van de controletaken Inspectie van Financiën Invoering interne auditfunctie Ontwikkeling van systemen voor interne controle Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 13/31

14. Betrokken actoren  Minister en beleidsraad  Lijnmanagement  Inspectie van Financiën  FOD Budget en Beheerscontrole  Directie Budget en Beheerscontrole  Interne audit Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 14/31

15. Cascadeprincipe • Strategisch plan van minister/beleidsraad: • visie 4 jaar • Jaarlijks operationeel plan met streefdoelen en prestaties: • horizon 3 jaar • Prestatiebegroting: • budget 1 jaar Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 15/31

16. Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Opmaak operationeel plan Afbakening budgettaire ruimte Beoordeling operationeel plan Afbakening budgettaire ruimte egislatuur Technische bilaterales Definitieve goedkeuring Consolidatie Politieke bilaterales Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 16/31

17. Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 0: aanvang legislatuur • Inschatting globale budgettaire ruimte • Definitie macrobudgettair beleid legislatuur Stap 1: begrotingsjaar X-1 • Vastlegging budgettaire ruimte jaar X • Samenstelling bundel enveloppes per FOD Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 17/31

18. Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 2 • Opmaak operationeel plan binnen enveloppe • strategische en operationele doelstellingen (zowel ‘routine’ als ‘nieuw beleid’) • verwachte volumes aan prestaties • kostprijzen van de te leveren prestaties. • Plan per opdracht • Voortrollend over 3 jaar • Consolidatie van operationele plannen verschillende operationele directies Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 18/31

19. Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 3 • Beoordeling operationeel plan • budgettaire weerslag • uitvoerbaarheid • correctheid van inputs en outputs • toets op het doelmatigheidsonderzoek • Advies van IF aan minister Stap 4 • Technische bilaterales • in kaart brengen opportuniteitsvragen • oplossen van budgettaire knelpunten • validatie berekeningsmethode tussen doelstellingen en prestaties Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 19/31

20. Nieuwe budgettaire cyclus (ex ante) Stap 5 • Consolidatie van alle operationele plannen • Inventarisatie knelpunten • Vastleggen berekeningsmethode transversale knelpunten Stap 6 • Politieke bilaterales • wegwerken van overblijvende budgettaire • heroverwegingen Stap 7 • Goedkeuring resultaat bilaterales op ministerraad • Voorlegging aan parlement Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 20/31

21. Controle ex ante: invoering types dossiers • Onderscheid tussen dossiers van : • Type 1 • Type 2 • Type 3 • Risicograad als doorslaggevend criterium • Beperkter toepassingsgebied van opschortend advies van IF Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 21/31

22. Type 3: Inperking opschortend advies van IF Beoordeling blijft nodig inzake Wettigheid Regelmatigheid Budgettaire inpasbaarheid Opportuniteit Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 22/31

23. Controle ex nunc & ex post Ex-nunc • horizontale knipperlichtfunctie Ex-post • accent op interne auditfunctie • ad hoc onderzoeken door IF • evaluatie van jaarverslag van FOD door IF • IF in auditcomité Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 23/31

24. Cel Beleids - voorbereiding DG DG DG Positionering interne auditfunctie Ministerraad Minister Persoonlijk kabinet Beleidsraad Auditcommité Voorzitter : Minister Dienst Interne Audit Voorzitter Directiecomié Directie Personeel & Organisatie (X) Directie Begroting & Beheerscontrole (X) Algemeen Secretariaat en Logistieke Diensten Directie ICT (X) Operationele directies Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 24/31

25. Taakstellingen interne auditfunctie • Oordelen over de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het interne controlesysteem binnen een FOD. • De werking en de doelmatigheid van het systeem van kwaliteitszorg binnen een FOD nagaan. • Bijdragen tot de ontwikkeling van Control Self Assessment (CSA) in de FOD • Specifieke opdrachten Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 25/31

26. Rapportering vanuit interne auditfunctie • Gedetailleerd vertrouwelijk verslag • het betrokken diensthoofd; • het hoofd van de operationele directie; • de voorzitter van het directiecomité. • het auditcomité • Syntheserapport • de minister • het directiecomité. • het auditcomité • Opvolging implementatie aanbevelingen • het hoofd van de operationele directie; • de voorzitter van het directiecomité. • het auditcomité Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 26/31

27. Opdrachten auditcomité • Interne controle • Het auditproces • De financiële informatie Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 27/31

28. Basisprincipes interne controle: verleden • sterk gericht op budgettaire cyclus / boekhouding • doelstelling = rechtmatigheid • gebaseerd op supervisie en verificatie • nul - tolerantie • absolute zekerheid Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 28/31

29. Basisprincipes interne controle: toekomst Risico-avers Ondernemend Rechtmatigheid Efficiëntie Rechtszekerheid Effectiviteit Rechtsgelijkheid Zuinigheid Interne controle = het bereiken van de van de FOD Doelstellingen Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 29/31

30. Basisprincipes Interne controle Interne controle is een continu proces, verweven in de organisatie en geen “bijkomend systeem” Interne controle is de zaak van iedereen in de organisatie Interne controle geeft redelijke maar geen absolute zekerheid Interne controlemaatregelen bestaan om risico’s af te dekken en zijn geen doel op zich Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 30/31

31. Implementatietraject Stap 0. Verbeter de controleomgeving Stap 4 Implementeer de controle-maatregelen Stap 1 Map de processen . Stap 2 Identificeer de doel- stellingen Stap 3 Schat de risico’s in Stap 5. Bouw een monitoringsysteem Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 31/31

32. Randvoorwaarden • Uitbouw van een interne kwaliteitsborging op de regelmatigheid en wettigheid van uitvoeringsdossiers • Invoering nieuw boekhoudkundig instrumentarium • Versoepeling van mogelijkheden tot verschuiven van kredieten • Parallellisme tussen afbouw en uitbouw van nieuw controle-instrumentarium Copernicus - Sturing & Controle in de Federale Overheidsdiensten kabinet-cabinet@mazfp.fgov.be 32/31