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INFORME DE ACTIVIDADES 2006

INFORME DE ACTIVIDADES 2006. 15 DE FEBRERO DE 2007. CONTENIDO. 1.- ACTIVIDADES RELEVANTES 2.- RETOS PARA EL 2007. ACTIVIDADES RELEVANTES. 1.- Auditorías

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INFORME DE ACTIVIDADES 2006

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  1. INFORME DE ACTIVIDADES 2006 15 DE FEBRERO DE 2007

  2. CONTENIDO • 1.- ACTIVIDADES RELEVANTES • 2.- RETOS PARA EL 2007

  3. ACTIVIDADES RELEVANTES

  4. 1.- Auditorías • En el marco del Sistema de Fiscalización Universitario se iniciaron 118 auditorías a diversas Dependencias y Entidades de la Red Universitaria, correspondientes a los siguientes rubros: • Financiero • Adquisiciones y Suministros • Control de Personal y Pago de Nóminas • Especiales • Obras • Uso y custodia de parque vehicular • Empresas Universitarias

  5. De las cuales en 2006 se terminaron 94 y 24 se encuentran en proceso. De estas últimas, 19 corresponden a Centros Universitarios, SEMS y SUV y 5 a Dependencias de la Administración General, en las cuales se concluyeron los trabajos de revisión y están en proceso de confronta con la Dependencia para la elaboración del informe definitivo. Ver Gráfica 1 y Anexo 1.

  6. Auditorías efectuadas en el año 2006 4 EN PROCESO 16 EN PROCESO 2 EN PROCESO 1 EN PROCESO 1 EN PROCESO Iniciadas 118 Terminadas 94 En proceso 24 Financieras Adquisiciones y Suministros Control de Personal y Pago de Nóminas Obras Especiales Uso y Custodia Parque Vehicular Gráfica 1

  7. Detalle de las auditorías efectuadas en el año 2006 Anexo 1

  8. Detalle de las auditorías efectuadas en el año 2006 Anexo 1

  9. Detalle de las auditorías efectuadas en el año 2006 Anexo 1

  10. En el período que se informa, se realizaron Auditorías al rubro de Obras, consistentes en la revisión técnica, física y financiera de las obras contratadas por la Universidad de Guadalajara, realizándose un total de 22 revisiones en las Dependencias de la Red Universitaria: 5 Dependencias de la Administración General, 4 Centros Universitarios Metropolitanos, 1 Centros Universitarios Regionales y 12 Sistema de Educación Media Superior. Ver Anexo 2

  11. Detalle deAuditorías de Obras Anexo 2

  12. Las auditorías terminadas generaron 732 observaciones y recomendaciones a los procesos que las referidas Dependencias y Entidades realizan, mismas que deben traducirse en acciones correctivas y preventivas tendientes a mejorar los procesos administrativos, evitar la trasgresión de la norma y a salvaguardar el patrimonio universitario, a diciembre de 2006 fueron solventadas 368 y se encuentran pendientes de solventar 364. Gráfica 2 y Anexo 3.

  13. Observaciones y recomendaciones derivadas de las auditorías iniciadas yterminadas en el año 2006 136 235 71 Solventadas 101 Solventadas 9 Solventadas 115 Solventadas 72 Solventadas 9 214 Solventadas 368 No Solventadas 364 Total 732 138 Financieras Adquisiciones y Suministros (En proceso) Control de Personal y Pago de Nóminas Obras Especiales Uso y Custodia Parque Vehicular Gráfica 2

  14. Observaciones y recomendaciones resultantes de las auditorías efectuadas en el año 2006 Anexo 3

  15. Observaciones y recomendaciones resultantes de las auditorías efectuadas en el año 2006 Anexo 3

  16. Observaciones y recomendaciones resultantes de las auditorías efectuadas en el año 2006 Auditorías en proceso Anexo 3 Auditorías Sin Obs.

  17. Auditorías Iniciadas en el año 2005 De las 700 observaciones y recomendaciones de las auditorías terminadas en el año 2005, que quedaron pendientes de solventar al 31 de diciembre de 2005, se informa que 609 fueron solventadas en el 2006 y 10 fueron trasladadas a auditorias del mismo rubro, realizadas en 2006, por lo que a Diciembre 2006, quedaron sin solventar 81 observaciones. Anexo 4. Las 39 auditorias iniciadas en el año de 2005 a los rubros de Adquisiciones y Suministros, Recursos Financieros, Obras, Comprobantes fiscales y Control de Personal y Pago de Nóminas, que fueron reportadas en proceso al 31 de diciembre de 2005 se informa que en 2006 se terminaron 36, generaron 453 observaciones, de las cuales al 31 de diciembre de 2006, fueron solventadas 390 y 63 se encuentran pendientes de solventar. Anexo 5.

  18. Observaciones de Auditorias Terminadas en 2005, pendientes de solventar a Dic/2006. Anexo 4

  19. Observaciones de Auditorias Terminadas en 2005, pendientes de solventar a Dic/2006. Nota: El total de las columnas “ Total Obs.” reflejados en la presente tabla no coincide con la cantidad de observaciones solventadas y no solventadas indicadas en la parte posterior de la tabla, ya que solo se están considerando las 700 observaciones de las auditorias iniciadas y terminadas en 2005 que se reportaron como pendientes de solventar en el informe anual de 2005. Auditorías en proceso Obs. consideradas en revisiones posteriores Anexo 4 Auditorías Sin Obs.

  20. Observaciones de auditorías iniciadas en 2005 y terminadas en 2006 Auditorías en proceso Anexo 5 Auditorías Sin Obs.

  21. Con relación a las observaciones y recomendaciones pendientes de solventar de años anteriores, se dió seguimiento a las mismas para lograr su cumplimiento. De las 74 observaciones y recomendaciones de las auditorías terminadas en el año 2004, que quedaron pendientes de solventar al 31 de diciembre de 2005, se informa que 47 fueron solventadas en el 2006 y 7 fueron trasladadas a auditorias del mismo rubro, realizadas en 2005, a diciembre de 2006 continúan sin solventarse 20 de las 74 observaciones. Anexo 6. Así también se informa que de las 290 observaciones y recomendaciones de auditorías iniciadas en 2004 y terminadas en el año 2005, y de las cuales se informó que quedaron pendientes de solventar al 31 de diciembre de 2005, se informa que 227 fueron solventadas en el 2006 y 44 fueron trasladadas a auditorias del mismo rubro, realizadas en 2005, a diciembre de 2006 continúan sin solventarse 19 de las 290 observaciones. Anexo 7.

  22. Seguimiento de observaciones y recomendaciones pendientes de solventar correspondientes a auditorías del año 2004 Las observaciones fueron consideradas en revisiones posteriores. Anexo 6

  23. Seguimiento de observaciones y recomendaciones pendientes de solventar correspondientes a auditorías iniciadas en 2004 y terminadas en 2005 Las observaciones fueron consideradas en revisiones posteriores. Anexo 7

  24. Auditorías realizadas en el año 2003 De las 211 observaciones y recomendaciones de las auditorías realizadas en el año 2003, que quedaron pendientes de solventar al 31 de diciembre de 2005, se informa que 160 fueron solventadas en el 2006 y 34 fueron trasladadas a auditorias del mismo rubro, realizadas en años posteriores, a diciembre de 2006, continúan sin solventarse 17 de las 211 observaciones. Anexo 8.

  25. Seguimiento de observaciones y recomendaciones no solventadas correspondientes a auditorías realizadas en el año 2003 Las observaciones fueron consideradas en revisiones posteriores. Anexo 8

  26. 2.- Rendición de Cuentas En cumplimiento a lo establecido en el Reglamento del Sistema de Fiscalización, se recibió el Segundo Informe de Avance de Gestión Financiera de 44 Dependencias de la Red Universitaria, correspondiente al segundo semestre y acumulado del ejercicio 2005. Los informes respectivos contienen los datos sobre los ingresos y egresos presupuestales del semestre, así como el acumulado del ejercicio 2005, mismos que fueron analizados y sobre los cuales se emitió un informe para cada Dependencia y para la Comisión de Hacienda del H. Consejo General Universitario, integrándose el informe anual de Avance de Gestión Financiera del ejercicio 2005. Dicha informacion fue presentada a la Auditoría Superior del Estado, y a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado en el mes de Junio de 2006.

  27. En el mes de julio, se recibió el primer Informe de Avance de Gestión Financiera del ejercicio 2006, de 45 Dependencias de la Red Universitaria, correspondiente al primer semestre del ejercicio, sobre los cuales se emitió un informe para cada Dependencia y para la Comisión de Hacienda del H. Consejo General Universitario. A solicitud de la Auditoría Superior del Estado, en el mes de Octubre de 2006, por tercer año consecutivo se turnó el Informe de Avance de Gestión Financiera correspondiente al primer semestre de 2006, que acumula la información de todas las Dependencias de la Red Universitaria, integrado por los 45 Informes por ellas formulados, así como la información proporcionada y validada por la Dirección de Finanzas, dicha información también fue enviada a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado en el mes de Octubre de 2006.

  28. Revisión externa a la Cuenta Universitaria En este mismo contexto se coordinó el desarrollo de la auditoría externa al Estado de Origen y Aplicación de Fondos por parte del despacho seleccionado por la Comisión de Hacienda del H. Consejo General Universitario para dictaminar la Cuenta Universitaria correspondiente al año 2005, la cual fue aprobada por el H. Consejo General Universitario mediante Dictamen No. II/2006/271 en sesión celebrada el 21de julio de 2006, y fue publicada en los 4 diarios locales de mayor circulación el día 22 de julio y turnada a las Instancias Federales y Estatales correspondientes. De la misma forma se coordinó la primera fase de la auditoría a la cuenta universitaria correspondiente al ejercicio 2006, para lo cual la Contraloría General sirve de enlace entre el despacho externo y las Dependencias Universitarias.

  29. 3.- Declaración de Situación Patrimonial. Como parte de las medidas que procuran transparentar el manejo de los recursos financieros y materiales de la Institución, se encuentra la presentación de la Declaración de Situación Patrimonial de los funcionarios de primer nivel, inscritos en el Padrón respectivo ante la Contraloría del Estado; durante el año 2006 se recabaron para su presentación ante la Contraloría del Estado 210 declaraciones de las cuales 178 fueron anuales, 15 por conclusión y 17 iniciales, habiendo proporcionado la orientación y revisión requerida para su correcto llenado. Dentro del mismo concepto se notificaron 7 amonestaciones a igual número de funcionarios por la presentación extemporánea de la declaración.

  30. 4.- Entrega - Recepción de Dependencias Universitarias. Durante el ejercicio 2006 se intervino en 138 eventos de entrega recepción, 111 en Centros Universitarios, 10 en SEMS, 2 en SUV, 15 en la Administración General y Empresas Universitarias, en las cuales se orientó a los funcionarios responsables del proceso, para la integración del expediente correspondiente, habiendo elaborado las actas para formalizar la entrega-recepción. Al interior de la Contraloría se realizó 1 entrega-recepción por el cambio de un Contralor de Centro y 15 actas de ratificación de Contralores de Centro. Anexo No. 9

  31. Intervenciones en Entrega-Recepción de Dependencias y Entidades Anexo 9 1/2

  32. Intervenciones en Entrega-Recepción de Dependencias y Entidades Anexo 9 2/2

  33. 5.- Actualización de disposiciones normativas. Se reviso en un 90 % el compendio de acuerdos del Rector General y de circulares emitidas por las diversas Dependencias de la Red Universitaria, en materia de control, ejercicio y comprobación del gasto, con objeto de actualizar el disco compacto en 2007, a continuación se enlistan los rubros que integran dicho disco compacto. Anexo 10.

  34. Acuerdos y Circulares en materia de Control, Ejercicio y Comprobación del Gasto Anexo 10

  35. Se trabajó en los proyectos de actualización y emisión de diversas disposiciones normativas, con la finalidad de que éstas sean acordes a los requerimientos de control y operación de las Dependencias y Entidades de la Red Universitaria, para su envío a la Oficina del Abogado General, los cuales tienen el siguiente avance: • Proyecto de actualización de Lineamientos para Vehículos Oficiales. (avance al 90%). • Proyecto de actualización de Lineamientos de Conservación de Documentación. (avance 90%) • Proyecto de Elaboración de Circular Miscelánea (avance 90%)

  36. Se Expidió la Circular 1/2006 por la Contraloría General, relativa a la solventación de observaciones de las auditorias. • Se trabajó en las actualizaciones de guías especificas para la realización de auditorias en los rubros de Uso y Custodia de Parque Vehicular, Revisión de Personal y Pago de Nóminas. (10%) • Se realizó la actualización del instructivo y formatos de la Guía de Entrega – Recepción.

  37. Así también se han realizado trabajos en coordinación con la Oficina del Abogado General y la Coordinación General Académica, de apoyo dentro de la Comisión especial de revisión de reclamos del Fideicomiso PROMEP.(en proceso) • Se participó en coordinación con la Coordinación General de Patrimonio y a la Dirección Ejecutiva del SIIAU, en la implementación del modulo de “Inventarios 2006” en el SIIAU. • Se analizaron y se le dio seguimiento para su solventación a las observaciones emitidas por el Despacho Externo Salles Sainz Grant Thorton a las diferentes Dependencias de la Red, correspondiente a la auditoria practicada al ejercicio 2005 y primer semestre 2006

  38. Trabajos realizados en coordinación con la Comisión de Hacienda del H. Consejo General Universitario : • Se expidió la Circular No. 1 de la Comisión de Hacienda, que contiene las adecuaciones de los lineamientos de viáticos así como la actualización de las tarifas aplicables. • En coordinación con la Comisión de Hacienda y la Vicerrectoria Ejecutiva, se participó en las Adecuaciones de las Políticas y Normas del Presupuesto Inicial 2007.

  39. 6.- Sistema P3E. Para el año 2006 se planearon, programaron y presupuestaron las actividades de la Contraloría General mediante 6 proyectos, en el marco del Sistema P3E, registrados a su vez en el Sistema Integral de Información y Administración Universitaria. Dichos proyectos corresponden a la Línea Estratégica de Gobierno.

  40. 7.- Capacitación. Con el fin de proporcionar la actualización e información necesaria para el cumplimiento de las actividades del personal de la Contraloría General, se asistió a 15 cursos y talleres de capacitación, con expositores tanto internos como externos. Anexo 11.

  41. Capacitación Anexo 11 1/2

  42. Capacitación Anexo 11 2/2

  43. De la misma forma se continúa la capacitación permanente a los Contralores de Centro, SEMS y SUV, para lo cual se realizaron 9reuniones de trabajo, con el fin de proporcionarles todas las modificaciones y actualizaciones a las disposiciones normativas de la Universidad, así como de establecer los criterios y lineamientos para la ejecución y evaluación de su programa de trabajo. Cabe mencionar que 3 (tres) personas terminaron sus estudios de Maestría en Auditoria, en Finanzas y en Sistemas de Información, y 1 (una) mas continúa sus estudios en la Maestría en Auditoria.

  44. 8.- Actividades adicionales a las auditorías. • Verificación y trámite de la apertura, modificación o cancelación de cuentas bancarias institucionales, como sigue: • 70 Aperturas (7 se encuentran en proceso) • 75 Modificaciones • 26 Cancelaciones. • Se visaron 40 trámites para la impresión de comprobantes fiscales de ingresos.

  45. Sellado de 525,280 boletos, comandas y comprobantes de ingresos extraordinarios que expiden las Dependencias y Entidades Universitarias. • Análisis e interpretación a los Estados Financieros de 11 Empresas Universitarias correspondientes al ejercicio 2005 elaborando el concentrado del ejercicio, turnándolos a la Comisión de Hacienda del H. Consejo General Universitario. • Opinión sobre la celebración de 158 contratos y convenios promovidos por las Dependencias y Entidades de la Red, que nos fueron turnados por la Oficina del Abogado General y 06 opiniones de contratos turnados por la Coordinación General de Cooperación e Internacionalización.

  46. Verificación del control financiero de los eventos FIL/2006 y Papirolas/2006. • Se efectuaron 109 cálculos de impuestos para liquidaciones de personal, solicitados por la Oficina del Abogado General. • Se atendieron 609 escritos de consultas y autorizaciones sobre problemas relacionados con la operación financiera de las Dependencias de la Red Universitaria.

  47. Se le dio seguimiento desde su inicio hasta su terminación a la Auditoria “Regímenes de Jubilaciones y Pensiones de las Universidades Públicas Estatales” realizada por la Dirección General de Auditoria de Desempeño a las Funciones de Gestión Gubernamental y Finanzas de la Auditoria Superior de la Federación, atendiendo la instrucción del Rector General de representar a la Universidad.

  48. Se realizó una supervisón y revisión sobre el ejercicio de los recursos aprobados por la Cámara de Diputados PEF-2005, realizándose 3 informes trimestrales durante 2006, y de los cuales esta Contraloria General hizo pruebas selectivas para su revisión y aprobación. • De conformidad con el Convenio de colaboración y apoyo en el marco del Programa Integral de Fortalecimiento Institucional (PIFI-PIFIEMS) cláusula cuarta inciso a), firmado con la SEP, se comisionó a un Auditor de la Contraloría General para vigilar y verificar el estricto cumplimiento del objeto de dicho convenio, habiendo efectuado entre otras actividades un total de 650 revisiones a solicitudes de pago.

  49. Resumen comparativo de actividades programadas contra las realizadas

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