KKK ehk Korduma kippuvad komistuskivid õpirändeprojektide lõpparuannete põhjal

1. KKK ehk Korduma kippuvad komistuskivid õpirändeprojektide lõpparuannete põhjal

2. Õpirändeprojekti lõpparuanne • Aruande sõnaline osa (MS Word) • Rap4Leo aruandlussüsteemist genereeritud statistika- ja finantstabelid (MS Excel) • Osalejate andmed, partnerrühma andmed; • Ettevalmistuskulud osalejate kaupa, osalejate ja saatvate isikute reisi- ja elamiskulud, koondtabel kõigi kululiikidega • Aruandele lisatud dokumendid: • Koopia iga osaleja allkirjastatud aruandest, • Väljatrükk osaleja vaatest, (aruandel allkirja koht jms)! • Koopia iga osaleja tunnistusest (Europassi Õpirändetunnistus); • 1 NÄIDIS koopia allkirjastatud praktika/lähetuse lepingust; • Tegelikke reisikulusid tõendavate kuludokumentide koopiad Õpirändeprojektide avaseminar 2010

3. Rap4Leost genereeritud statistikatabelid • MS Excel, tabelid eraldi lehtedel (sheet) • Palun enne väljatrükkimist üle vaadata ja korrastada, • st vastavalt vajadusele teha read/tulbad laiemaks/ kitsamaks, et sisestatud tekst oleks nähtav ja loetav • Järjestada osalejad gruppide kaupa ajaliselt ja osalejate nimede järgi tähestikulises järjekorras • Seejärel uuesti osalejate numeratsioon Õpirändeprojektide avaseminar 2010

4. Aruandele lisatud dokumendid • Kõik ainult KOOPIAD • Palun tehke kahepoolsed koopiad! • Ärge klammerdage. Pigem augustada ja kiirköitja vahele. • Osalejate aruannete ja tunnistuste koopiad samas järjekorras, nagu osalejad on R4L nimekirjas • grupid ajaliselt, osalejad selles tähestikuliselt • Kui kõigi osalejatega grupis on sõlmitud ühesugused lepingud, siis piisab 1 näidisest ja kinnitusest aruande sõnalises osas, et kõigi osalejatega on sellised sõlmitud Õpirändeprojektide avaseminar 2010

5. Projekti eesmärk (eriti lähetused) • Igas projektis ei ole kõik osalejad ühtmoodi „tugevalt“ seotud projekti ja selle korraldusega. • Lähetusele eelneva ettevalmistuse käigus peab projektijuht tagama, et kõik osalejad teavad projekti eesmärki. • Tüüpiline näide: “Projekti eesmärk on kutseõpetajate mentorluse oskuste arendamine”. • Osaleja kirjutab:  ”Eesmärgiks oli tutvuda kooliga, luua nendega kontakt ja teha ettepanek edasiseks koostööks”. • Projektijuhi „väsimine“ – • esimesed grupid teavad täpselt, mis on projekti eesmärk ja mis on nende ülesanne lähetusel; viimased aga enam mitte... Õpirändeprojektide avaseminar 2010

6. Projekti eesmärk (eriti lähetused) • Ettepanek osalejalt: “Lähetuse igaks päevaks tuleks seada väiksem, alameesmärk, mis võib olla osalejatel erinev. Samuti tuleks korraldada regulaarsed (võimalusel igapäevased) tagasiside vestlusringid arutamaks nende igapäevaste alameesmärkide saavutamist.” Õpirändeprojektide avaseminar 2010

7. Osaleja - kellega on tegemist? • Lähetatava aruanne: • aruandest peab selguma, kellega on tegemist ja milline on seos projekti teemaga. Lähetatava aruandes on küsitud ametikohta saatvas organisatsioonis – mitte kirjutada pedagoog. • Praktikandi aruanne: • Ei ole eraldi küsimusega otse küsitud, aga ikkagi peaks aruandes kajastuma ka see, kellega on praktikandi näol tegemist – õpilaste puhul: mida ta õpib ja mitmendal kursusel Õpirändeprojektide avaseminar 2010

8. Osalejate valik • Tüüpiline lisainfo päring: „Aruandes ei ole kirjeldatud osalejate valimise protseduuri”. • NB: ka lähetusprojekti puhul! • Kui palju oli potentsiaalseid osalejaid, millal ja kes sooritas osalejate lõpliku valiku ja kuidas on see dokumenteeritud? • Konkurss osalejate leidmiseks: millal korraldati, kuidas potentsiaalseid osalejaid informeeriti, kuidas toimus kandideerimine, kui palju oli kandidaate, kes tegi valiku, kuidas on see dokumenteeritud? • Kui finantseerimislepingus on kirjas osalejate valiku kriteeriumid, siis peab olema aruandest näha, et valitud osalejad neile ka vastavad. Õpirändeprojektide avaseminar 2010

9. Osalejate valik ja huvide konflikt? • Huvide konflikt on olukord, kus ametiisiku või temaga seotud isiku majanduslikud või muud isiklikud huvid võivad tegelikult, näilikult või potentsiaalselt (tulevikus) mõjutada ametiisiku ametikohustuste nõuetekohast täitmist. • Valikut ei saa teha ainuisikuliselt! • On oluline jälgida, et kellelgi komisjonis osalejatest ei tekiks valitavate suhtes huvide konflikti. • Kui valikukomisjoni mõne liikme objektiivsus ja erapooletus on kaheldav, tuleb sellel inimesel ennast otsuste tegemisest taandada. Õpirändeprojektide avaseminar 2010

10. Ettevalmistus • Väga tihti on vastuolud projekti aruande ja osalejate individuaalsete aruannete vahel. • Kui osalejate ettevalmistus kajastub finantsaruandes, aga osalejate sõnalises osas mitte, siis küsitakse kindlasti täiendavat selgitust ning ettevalmistuse reaalse toimumise tõendamist! • Millal ettevalmistus toimus? • Mis mahus? • Kes läbi viis? • Kuidas osalejad rahule jäid? Õpirändeprojektide avaseminar 2010

11. Tunnustamine • Tunnustamine – sõnast ’tunnistus’. (tüüpiline vastus osaleja aruandes: “See lähetus ise oli tunnustus minu senisele tööle”.) Tegelikult küsitakse, kuidas õpirändeperiood on dokumenteeritud, kas osaleja sai tunnistuse? • Eriti oluline aspekt: kas arvestatakse õpetajatel täiendkoolitusena/õpilastel koolituse osana? Õpirändeprojektide avaseminar 2010

12. Levitus • Levitus on toetusesaaja lepinguline kohustus! • Kasutada elektroonilisi võimalusi, nt Innove Kutsehariduse uudiskiri jms listid; kohalikku meediat; • Alati mainida rahastajat – Leonardo da Vinci programm; • Kasutada programmi logo (link failide asukohale on lepingus, ka HKK kodulehel) • http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html • Levitusmaterjal peab andma adekvaatse pildi rahastatud tegevustest! • võiks vaadata ka sellise pilguga üle kodulehel oleva jutu ja pildid, et mis mulje see lugejale jätab – kas oli tegemist asjaliku tööperioodiga või oli see ekskursioon ja õllejoomine? Õpirändeprojektide avaseminar 2010

13. KONTAKTID • Asse Sild • Spetsialist: • LähetusprojektidEttevalmistavad lähetusedtel: 6999398asse.sild@archimedes.ee • Ramia Allev • Juhataja: • Uuendussiirdeprojektid • tel: 6999392ramia.allev@archimedes.ee • Merike Sanglepp • Spetsialist: • Praktikaprojektidtel: 6999391merike.sanglepp@archimedes.ee • Kerli Liivak • Spetsialist: • Koostööprojektidtel: 6999390kerli.liivak@archimedes.ee Helve Rammul Raamatupidaja tel: 696 2428helve.rammul@archimedes.ee