web doc-gestione documentale

1. Enterprise Document Management >>

2. Agenda >> Presentazione di Omnia Group >> La soluzione per il Document Management >> Panoramica del prodotto WebDoc >> Il portale fornitori >> Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >> Conclusioni >> Approfondimenti: Cenni di Business Intelligence >>

3. Agenda >> Presentazione di OmniaGroup >> La soluzione per il Document Management >> Panoramica del prodotto WebDoc >> Il portale fornitori >> Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >> Conclusioni >> Approfondimenti: Cenni di Business Intelligence >>

4. Presentazione diOmnia Group >> La scommessa di Omnia Group è quella di applicare alla progettazione del software e all’erogazione dei servizi informatici il modello della Lean Production tesa all’eliminazione degli sprechi e alla comprensione piena dei bisogni e desideri del cliente

5. Il Gruppo >> è composta da circa 70 persone, tutti tecnici altamente specializzati di cui oltre il 70% laureati in discipline informatiche

6. Le competenze >> B2B Integration Enterprise Document Management Enterprise Logistics Platform Business Intelligence

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8. Le sfide per Poligrafici Editoriale >> • Miglioramento della comunicazione con i fornitori che ad oggi è poco automatizzata • La dematerializzazione delle fatture attive e passive e la loro conservazione sostitutiva • La gestione di documenti per la Segreteria di Redazione

9. L’idea di Omnia per >> • Omnia Group propone di affrontare le sfide con la sua soluzione di Enterprise Document Management

10. La soluzione >> • WebDoc è in grado di: • Gestire tipi di documenti differenti • Archiviare, classificare e ricercare con estrema semplicità • Integrarsi con applicazioni “esterne” portale fornitori contabilità utenti interni fattura elettronica e conservazione sostitutiva scanner altri sistemi aziendali

11. Considerazioni >> • La soluzione è scalabile potendo attivare tipi di documento differenti in tempi successivi • La scalabilità sarà anche sulle applicazioni e i servizi a corredo della soluzione • Gli investimenti saranno proporzionati ai processi coperti presupponendo l’investimento iniziale su WebDoc

12. Approccio progettuale >> divide et impera • Definizione delle priorità • Attivazione di WebDoc per il cliente • Risoluzione delle esigenze in ordine di priorità secondo tempistiche dettate dagli investimenti

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14. Vantaggi >> • Il tempo è denaro • Facilità di accesso ai documenti • Eliminazione del tempo dedicato ad archiviazione e recupero • Certezza di lavorare su file aggiornati • Maggior precisione ed efficienza rispetto alla posta elettronica (eliminazione dei duplicati e dei ritardi) • Accesso 24 su 24 alla gestione da qualsiasi postazione internet nel mondo • Logistica • Diminuzione delle spese di archiviazione e gestione del cartaceo

15. Vantaggi >> Maggiore velocità nell’organizzazione interna dell’azienda Risparmio!

16. WebDoc “in pillole” >> • Argomenti principali: • Profili utente • Tipi di documento • La ricerca nei documenti • Cenni al workflow

17. Ipotesi progettuale >> • Definizione degli utenti e dei moduli del prodotto utili al cliente • Formulazione di un’ipotesi di progetto • Installazione di WebDoc presso il cliente • Impostazione del prodotto e avviamento

18. Cenni sull’offerta >> • Il costo di WebDoc dipende da: • Costo del prodotto • Personalizzazione • Eventuale supporto all’avviamento • Il costo del prodotto dipende da: • Moduli applicativi richiesti • Numero di utenti, cosiddetti named

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20. Obiettivi >> • La proposta di Omnia si pone come obiettivo quello di razionalizzare il processo di business con i fornitori • L’obiettivo è creare uno strumento che: • Automatizzi i processi interni relativi alle forniture • Migliori i canali di comunicazione con i fornitori • Acceda agli stessi dati eliminando fax, telefonate e tutta la carta

21. Scenario di riferimento >> • Il portale fornitori sarà un sito internet che vedrà come attori principali: • Il potenziale fornitore • Il fornitore qualificato Ai fornitori qualificati… Ai fornitori potenziali… Informazione sulle procedure per il processo di qualificazione e consultazione news pubbliche Contenuti informativi, servizi e strumenti per integrare le fasi del processo di acquisto

22. La struttura >> • Il portale fornitori sarà organizzato in due aree: • Area pubblica • Area privata Area pubblica Vetrina in cui presentare i servizi e le modalità per diventare fornitore qualificato, esporre news e faq per scambi di informazioni, suggerimenti e chiarimenti da e verso il potenziale fornitore Area privata L’accesso a questa area è riservato ai soli fornitori qualificati ed offre funzionalità avanzate di gestione dei documenti di business

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24. Concetti preliminari >> • I sistemi di Document Management sono gli strumenti ideali per risolvere problematiche di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva • La fatturazione elettronica è un caso specifico di gestione documentale avanzata • La conservazione sostitutiva è un’opzione integrativa, ma distinta, della fatturazione elettronica

25. Vantaggi >> fatturazione elettronica + conservazione sostitutiva = dematerializzazione ossia immutato valore legale a fronte dell’eliminazione di tutte le fatture cartacee e di tutte le spese in termini di denaro e tempo ad esse collegate

26. Cenni legali >> • Fatturazione elettronica: • Direttiva 2001/115/CE • Decreto Legislativo 52/2004 • DMEF n. 27 del 23 gennaio 2004 • Circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005 dell’Agenzia delle Entrate • Conservazione elettronica: • Delibera n. 11 del CNIPA (19 febbraio 2004) • DM del 23 gennaio 2004 (Art. 23) • Commissione europea: quadro strategico 229/2005 • Circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005 dell’Agenzia delle Entrate • Finanziaria 2008: • Obbligatorietà della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva delle fatture per le imprese che lavorano con le amministrazioni pubbliche centrali e regionali

27. Prospettive >> • È facilmente intuibile come la trasmissione e conservazione elettronica dei documenti fiscali sia destinata a diventare la regola dei rapportitra imprese* (*) Applicazione del quadro strategico UE già applicato nei paesi del nord Europa

28. La soluzione lean per la conservazione sostitutiva >> • Il servizio di conservazione sostitutiva può essere fornito in modalità lean delegando Omnia nella gestione dell’intero processo e delle tecnologie correlate in modalità full outsourcing • La fruizione di queste soluzioni per l’utente sarà estremamente semplice e sarà sollevato da qualsiasi fattore di complessità legato ai processi organizzativi ed alle tecnologie utilizzate • Omnia propone un servizio chiavi in mano e, se richiesto, si fa completamente carico della gestione del servizio fin dalla prima richiesta di informazioni

29. Il processo >> Generazione della fattura elettronica • Una fattura elettronica è il documento pdf, doc o altro ma comprensivo di firma digitale e marca temporale Creazione del plico e invio a Omnia • Un plico è un archivio ‘zip’ di fatture elettroniche • Entro 15 giorni dalla data di emissione/ricezione deve essere fatta la conservazione Conservazione in outsourcing • Vengono “chiusi” i documenti di fattura • Le fatture sono riversate su supporto ottico con conservazione (3 copie) Riconsegna e archiviazione • Aggiornamento dei documenti presso il Cliente con le coordinate di archiviazione • Consegna del supporto ottico al Cliente, a Omnia e in un luogo sicuro

30. Generazione dellafattura elettronica >> Generazione della fattura elettronica • Giornalmente vengono acquisite le fatture tramite un interfaccia utente che: • Preleva automaticamente i documenti digitali (pdf, doc, ecc) dalla contabilità • Firma digitalmente i documenti • Marca temporalmente i documenti tramite la Certification Authority ACTALIS • Archivia la fattura elettronica su WebDoc • Invia un report via email ai responsabili del processo per conferma dell’operazione pdf, doc dalla contabilità Creazione del plico e invio a Omnia apposizione della firma digitale e marca temporale Conservazione in outsourcing Riconsegna e archiviazione

31. Generazione dellafattura elettronica >> Generazione della fattura elettronica • Il WebDoc Conservazione Elettronica (WDCE) si attiva settimanalmente in modo automatico e: • Estrae le fatture della settimana precedente • Controlla la continuità dei numeri di fattura • Segnala eventuali problemi ai responsabili del processo • Marca lo stato delle fatture elettroniche su WebDoc • Crea un plico firmato dal responsabile della conservazione e marcato tramite la Certification Authority ACTALIS • Invia il plico a Omnia utilizzando un protocollo sicuro (ftps) Creazione del plico e invio a Omnia WDCE Conservazione in outsourcing Riconsegna e archiviazione

32. Conservazione in outsourcing >> Generazione della fattura elettronica www • La Procedura di Conservazione Elettronica (PDCE) tratta il plico arrivato in Omnia e: • Genera un file di chiusura firmato digitalmente e marcato tramite la Certification Authority ACTALIS • Aggiorna il registro di conservazione • Il registro di conservazione è consultabile via web dai Clienti tramite un sito internet ad accesso protetto registro digitale di conservazione Creazione del plico e invio a Omnia PDCE Conservazione in outsourcing Riconsegna e archiviazione

33. Riconsegna e archiviazione >> Generazione della fattura elettronica • Il Browser di Conservazione Elettronica (BDCE): • Ritorna a WebDoc i riferimenti di archiviazione delle fatture • Produce 3 copiesu supporto ottico (CD/DVD) • Una copia è fisicamente consegnata a Poligrafici Editoriale, un’altra rimane a Omnia e l’ultima viene recapitata in un terzo luogo sicuro • Il supporto ottico è dotato di un sistema di ricerca per la consultazione “rapida” • L’anno successivo viene inviato all’Agenzia delle Entrate l’impronta di tutto l’archivio informatico Creazione del plico e invio a Omnia BDCE Conservazione in outsourcing Riconsegna e archiviazione

34. Il processo in sintesie tempistiche >> riferimenti di archiviazione WDCE max 15gg tutti i giorni contabilità PDCE BDCE consultazione generazione della fattura elettronica controllo utenti registro digitale di conservazione riconsegna

35. Altri servizi lean >> • Servizio di digitalizzazione del cartaceo per facilitare il processo di fatturazione elettronica (e eventuale integrazione con la conservazione sostitutiva) dematerializzazione a partire dalla carta • Servizio di archiviazione del cartaceo in full outsourcing • Omnia Group ha attivo un Centro Servizi che è in grado di supportare il processo sostituendosi, ove richiesto e possibile, al Cliente

36. L’offerta >> • Supporto consulenziale per la stesura delle Linee Guida per la Conservazione sostitutiva • Fornitura di tutta la modulistica necessaria alla gestione delle formalità associate al processo • Fornitura del software applicativo per la corretta gestione del processo e per l’interazione con il Centro Servizi di Omnia • Riversamento periodico su supporto ottico contenente i documenti e riconsegna al cliente • Monitoraggio delle attività di conservazione disponibile su sito web • Conservazione dei supporti in luogo sicuro e protetto per 10 anni dalla loro produzione

37. Un caso di successo >> • Nel 2006 Omnia ha avviato con Coop Italia ed il Ministero delle Finanze un progetto pilota su un volume di circa 100.000 fatture l’anno • Prima i costi di gestione manuale delle fatture (stampa, personale dedicato a produzione, gestione e ricerca, spedizione e altre spese postali, conservazione decennale in ambienti dedicati) sono stati stimati in 9 €/fattura per quelle attive e 13 €/fattura per quelle passive • Dopo due anni si stima sia cambiato l’ordine di grandezza dei costi (abbattimento dei costi di stampa, postali, conservazione fisica dei documenti; riduzione superiore al 50% del personale dedicato alla produzione/gestione documenti fiscali) • Coop Italia ha optato per il pagamento di un canone annuale flat indipendente dal numero di documenti oggetto di conservazione

38. Agenda >> Presentazione di Omnia Group >> La soluzione per il Document Management >> Panoramica del prodotto WebDoc >> Il portale fornitori >> Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >> Conclusioni >> Approfondimenti: Cenni di Business Intelligence >>

39. Conclusioni >> • Omnia Group propone WebDoc come Enterprise Document Management System per Poligrafici Editoriale • Le sfide, anche future, legate alla gestione documentale potranno essere affrontate integrando e personalizzando WebDoc • I servizi lean di Omnia Group facilitano l’adozione della soluzione

40. Enterprise Document Management >> La proposta di Omnia per Poligrafici Editoriale s.p.a. >> Carlo Brazzini cbrazzini@omniagroup.it Matteo Rogai mrogai@omniagroup.it Francesco Corti fcorti@omniagroup.it

41. Approfondimenti >> Cenni di Business Intelligence >>

42. valore rapporti quantità Le informazioniaziendali >> indicazioni strategiche Area di azione della Business Intelligence informazioni selezionate fonti informative primarie

43. Frasi ricorrenti >> • Abbiamo montagne di dati ma non possiamo accedervi! • Come è possibile che persone che svolgono lo stesso ruolo presentino risultati sostanzialmente diversi? • Vogliamo selezionare, raggruppare e manipolare i dati in ogni modo possibile! • Mostratemi solo ciò che è importante! • Tutti sanno che alcuni dati non sono corretti!

44. La soluzione >> • Le soluzioni di Business Intelligence sono basate su un mix di competenze, tecnologie, metodologie, processi, applicazioni e sistemi, in grado di fornire una risposta alle esigenze dell'impresa • Omnia Group sposa la visione più consolidata che prevede l’applicazione contemporanea di: • Data Warehouse per archiviare le informazioni riorganizzate per l’analisi • Reporting e analisi per l’esame delle informazioni in modo semplice e potente da parte degli analisti

45. Data Warehousing >> • I Data Warehouse rappresentano ad oggi le soluzioni più sofisticate per il monitoraggio dell'azienda nel suo complesso • Omnia Group è in grado di realizzare Data Warehouse con i prodotti più affermati sul mercato fra i quali segnaliamo:

46. Reporting e analisi >> • Gli strumenti di analisi più importanti di un Data Warehouse sono: • Reportistica tradizionale • On-Line Analytical Processing (OLAP) • Data Mining • Omnia Group realizza dashboard e cruscotti a vari livelli con i prodotti più affermati fra i quali si segnala: • Pentaho (open source)

47. Un caso di successo >> • Omnia Group realizza per Coop Italia numerosi progetti di analisi con tecniche di Business Intelligence • [Business Objects] Osservatorio Aziendale del non-food: • Monitoraggio vendite di sintesi e dettaglio • Monitoraggio oneri, ricarico e costi accessori • Giacenze, e indici di rotazione • Ordini da fornitori, clienti e inevasi • [Business Objects] Analisi degli indicatori logistici • [Business Objects] Dashboard direzionali • [Hyperion Essbase] Sistema di centralizzazione del processo di pianificazione delle campagne per il Supply Chain Management (tecniche di what-if)

48. Ipotesi progettuale >> Kick off fase I Realizzare il Data Mart e il relativo sistema di analisi integrandolo con gli esistenti Identificare un’area di business circoscritta ma “sensibile” per le tematiche aziendali Milestone di verifica Realizzare il primo Data Mart (segmento di Data Warehouse) e il relativo sistema di analisi Identificare una nuova area di business circoscritta Milestone di verifica fase II – III – IV – …

49. Come procedere >> • Scelta della piattaforma • Scelta della piattaforma del Data Warehouse • Scelta dello strumento di analisi • Scelta della prima area di business • Definizione del progetto (con relativa valutazione economica) • Analisi e sviluppo del Data Mart • Analisi delle fonti alimentanti • Analisi e sviluppo del Data Mart • Analisi e sviluppo delle analisi • Rilascio in produzione e conclusione del progetto • (Milestone) Pianificazione delle evoluzioni di progetto

50. Come procedere >> studio di fattibilità e impostazione di progetto • Scelta della piattaforma • Scelta della piattaforma del Data Warehouse • Scelta dello strumento di analisi • Scelta della prima area di business • Definizione del progetto (con relativa valutazione economica) • Analisi e sviluppo del Data Mart • Analisi delle fonti alimentanti • Analisi e sviluppo del Data Mart • Analisi e sviluppo delle analisi • Rilascio in produzione e conclusione del progetto • (Milestone) Pianificazione delle evoluzioni di progetto Sviluppo del primo Data Mart