Le TOGO

1. Expérience de l’utilisation du logiciel SAARI au Togo pour la dispensation, la gestion des stocks et l’approvisionnement des ARVsDr BABALEY Magali, Pharmacien Assistant technique PNUD/Togo Dakar, 6-9 mars 2006

2. Le TOGO • Superficie :56 785 Km2 • longueur : 600 km • largeur : 50 à 150 km • Indicateurs de santé 2003 : • - Nombre d’habitant :4 900 000 • - RNB/habitant US$ : 310 • Espérance de vie à la naissance:50 ans • Mortalité infantile :140/1000 • Estimation du nombre de PVVIH :160 000 • Séroprévalence VIH dans la population de 15 à 49 ans: • 6%

3. Le logiciel SAARI • C’est un logiciel de la compagnie SAGEwww.sage.fr, Sylvain Huibant, tél : (33) 05.56.13.88.85 • Utilisation de 2 logiciels : GESCOM (achat, gestion stock, vente)ligne 100(la plus adaptée) COMPTA(comptabilité)ligne 100(la plus adaptée) • Utilisé dans la plupart des Centrales d’Achat francophones (Burkina, Bénin, Cameroun, Guinée Conakry, Congo Brazzaville, Tchad, Centrafrique, Sénégal…) • Paramétrage spécifique pour la dispensation, la gestion des stocks et l’approvisionnement des ARVs

4. Conditions requises pour une informatisation réussie • Bases de données définies (protocoles de traitement, liste des ARVs, fichier patients, fichier fournisseurs, plan comptable, clés d’analyse statistique…) • Systèmes de codification définis (produits, patients, fournisseurs) • Mode de distribution défini (nominatif ou global) • Mode de gestion des stocks défini(1er entrée-1er sortie, par date de péremption, par lot…) • Mode d’approvisionnement défini (mini-maxi, QEC, périodique…) • Formats documentaires définis (bon de collecte, bon de commande, facture, supports de gestion…)

5. Conditions requises pour une informatisation réussie • Besoins d’automatisation définis (suivi des consos, suivi des péremptions, ré-approvisionnement…) • Organisation des services et liens opérationnels définis • Procédures organisationnelles définies et écrites • Procédures informatiques définies et écrites • Détermination claire des postes informatiques requis et des autorisations d’accès • Gestion et maintenance du système • Formation continue

6. Système d’informatisation au Togo • Fichier produits : ARVs + protocoles : 1ère ligne : AZT + 3TC + EFV ou D4T + 3TC + NVP 2ème ligne : D4T + DDI + Indinavir Pédiatrie : AZT + 3TC + Abacavir • Fichier patient (3 lettres du nom et prénom, structure qui suit le patient, ville, sexe, âge, poids, nom du prescripteur, tarif…) • Fichier fournisseur (identification, prix d’achat, incoterm, mode de paiement, mode d’expédition, délai livraison…) • Codifications (1TRAI001 pour traitement 1ère ligne… LMA0000X pour patient de la région Lomé commune, KRA0000X pour patients de la région Kara…)

7. Système d’informatisation au Togo (suite) • Mode de distribution : - Dispensation par la Centrale d’Achat (CAMEG-Togo) et ses 4 dépôts régionaux, - Dispensation nominative informatiséesous le contrôle d’un pharmacien : • Analyse de la conformité des prescriptions avec les protocoles nationaux • Conseil aux patients sur le bon usage des ARVs • Suivi de la dispensation - Dispensation directement aux Patients ou aux Associations mais toujours nominativement(accessibilité géographique)

8. Système d’informatisation au Togo (suite) • Mode de distribution (suite): - sur présentation de l’ordonnance et vendu à prix coûtant pour les patients hors Fonds Mondial (11 500 à 52 000 FCFA suivant le protocole) - sur présentation d’un carnet numéroté + ordonnance et vendu à 1 000 FCFA ou gratuit pour les patients Fonds Mondial - facturation informatisée (code patient, traitement délivré, ARVs délivrés, quantités, total à payer….) • Paiement : - reçu informatisé (code patient, date de paiement, mode de paiement, n° facture payée, montant payé…)

9. Système d’informatisation au Togo (suite) • Mode de gestion des stocks : par lot, par date de péremption, 1er entrée-1er sortie • Mode de ré-approvisionnement : mixte:mini-maxi + périodique • Qui commande les ARVs ? : - la CAMEG-Togo pour les ARVS hors Fonds Mondial (Bon de commande et suivi de commande sur SAARI) - le PNUDpour les ARVS Fonds Mondial (Bon de commande et suivi de commande sur Excel) • Formats documentaires définis

10. Système d’informatisation au Togo (suite) • Besoins d’automatisation : - facturation et suivi des patients - reçu de paiement, support de contrôle de la trésorerie et suivi - consommations et palmarès des ARVs et des traitements, - suivi des péremptions, - inventaires, - ré-approvisionnement et suivi des commandes - réceptions et quarantaine - écritures comptables etc…

11. Système d’informatisation au Togo (suite) • Procédures organisationnelles écrites • Procédures informatiques écrites • Création d’un service informatique : gestion du réseau, des codes d’accès, de la maintenance et du développement des logiciels Saari, des sauvegardes… • Formation continue régulière des personnels aux procédures organisationnelles et informatiques

12. Conclusion L’utilisation du logiciel SAARI et le choix d’une dispensation nominative informatisée des ARVs au Togo à travers la CAMEG-Togo et ses dépôts régionaux permet : - une disponibilité en temps réel des données statistiques (nombre de patients sous ARVs, nombre de décès, de perdus de vue, nombre de traitement dispensés/mois et disponibles…) - l’optimisation de la dispensation et du suivi des patients - l’optimisation de la gestion des stocks (prévention des ruptures de stock, des sur-stocks, des péremptions…) - l’optimisation des approvisionnements (planification…)