網際網路版人力資源管理系統 (WebHR)

1. 行政院人事行政局 網際網路版人力資源管理系統(WebHR) 個人基本資料子系統

2. 個人基本資料與其他子系統關聯性 • 提供其他子系統擷取個人基本資料 • 如：組編、選員、任免、獎懲、考績、差勤、統計、公健保、待遇、退撫、相片、大專兼免、中小兼免 • 其他子系統可將作業結果更新個人基本資料 • 如：組編、任免、獎懲、考績、退撫、大專兼免、中小兼免

3. 人員調進 (匯入) • (人事傳輸)機關人員資料接收 • 擷取報送服務網資料 • 人工資料轉入

4. 人員調進 (新增) • 於任免子系統辦理報到作業(建議) • 於表2執行【新進】作業 • 無法獲得資料來源匯入資料 • 適用初任公職人員 • 至少要有表1、2、5、(19)資料 • 表6：若為考試及格人員則建議填列 • 表7、表38：若為教育人員則建議填列

5. 人員資料查詢 • 簡要人員資料查詢 • 可以查詢本機關所有現/離職人員 • 人事21表資料維護查詢 • 可以查詢本機關所有現/離職人員 • 機關歷任人員資料查詢 • 可以查詢本機關所有現/離職人員 • 可以查詢調至他機關人員『調任之前』的各表號資料(表2及調任後之表19除外)

6. 人員資料維護 • 修改 • 表2現職資料內容錯誤，需要予以修正 • 可匯入/匯出個人相片 • 可連結切換至表1及其他表 • 卸職 • 退休、資遣、辭職、調至他機關…等離職人員 • 於任免子系統辦理離職作業(建議) • 於表2現職辦理【卸職】作業 • 改任本機關其他職務人員 • 於任免子系統辦理報到作業(建議)(可免辦理離職作業) • 於表2現職辦理【卸職】及【新任】作業

7. 人員資料檢誤 • 各子系統更新基本資料皆會清除檢誤碼 • 檢誤對象 • 特定人員 • 表2現職資料維護預設人員 • 自行指定(單位/人員區分/現支官職等) • 檢誤未過人員查詢 • 全部人員：所有條件欄位皆為空白 • 檢誤訊息及檢誤碼 • 有錯誤訊息：檢誤碼-空白 • 有(S)錯誤訊息：檢誤碼-B • 無檢誤訊息：檢誤碼-1 • 各表號旗標重整

8. 人員資料刪除 • 刪除 • 若非必要，務請儘量不要刪除人員資料 • 目前並未提供資料還原功能，目前…，未來…

9. 表2現職注意事項(1) • 佔缺機關：人事考核依據 • 服務/佔缺單位：由組織編制子系統維護 • 職務編號/職系：同時空白或非空白 • 不必銓敘註記 • 無人事單位編制機關：可利用主要兼職性質(5兼辦人事) • 一般人員/教育人員共用欄位 • 職務列等/薪額組別(教育人員職稱薪額對照檔) • 教育人員薪額組別檢誤不含行政機關(如：新北市立十三行博物館) • 現支官職等 • 教育人員可空白 • 兼任行政主管之教育人員請填Sxx • 現支俸級/本薪 • 現支俸點/合計薪額

10. 表2現職注意事項(2) • 屆退年月 • 可自行輸入 • 可利用表1【服務年資計算】功能自動填入 • 派令生效日/實際到職日：不可空白 • 卸職原因/卸職生效日/實際離職日：同時空白或非空白 • 異動人員/異動時間 • 作業更新碼：標示最近資料係由何子系統進行更新 • 檢誤碼：空白/B/1

11. 表1個人資料 婚姻狀態：會檢查表16之配偶資料並提示 郵遞區號查詢 電話號碼分隔(-) 變更身分證號姓名 服務年資計算

12. 其他表(1) • 共通特性： • 表1及表2除外 • 可建立多筆資料 • 提供拷貝此筆/清除拷貝功能 • 具更新表2(現職)功能 • 表4/表20/表34/表36/表38

13. 其他表(2) • 表0 • 記錄身分證號及姓名異動前後資料 • 表4 • 可輸入多筆兼職資料 • 可將主要兼職更新至表2 • 表5 • 至少須有一筆畢業學歴 • 建議勾選【最高學歷】 • 若無學校代碼(私立及外國)可直接輸入學校名稱，但不可小於4個中/英文字 • 表6 • 建議勾選【最高考試】

14. 其他表(3) • 表13 • (進修資料)可轉成學歷資料 • 研究所四十學分班 • 訓練總數/單位：填妥內容以便統計時數 • 【與業務相關】選項 • 【與業務相關比率】會自動計算 • 可執行【變更年度與業務相關】大批調整 • 課程性質(數位/實體/混成/進修成績)，編碼與終身學習網站不同

15. 其他表(4) • 表19 • 除補建缺漏或修正資料外，通常無需進行資料編修 • 一般由任免子系統進行離職/報到作業，或由表2進行卸職/新任作業即可 • 最後一筆通常為現職資料(派令生效日與表2現職相同)，不提供編修 • (現職人員)最後一筆經歷只有實際到職日，其餘經歷均需有實際到職日及實際離職日。 • 如無年資中斷情形，前一筆之實際離職日必須與後一筆之實際到職日相同，以資年資銜接 • 最後三筆日期格式需填滿七碼

16. 其他表(5) • 表20 • 除補建缺漏資料外，建議由考績子系統作業更新 • 表21 • 除補建缺漏資料外，建議由獎懲子系統作業更新 • 註銷作業 • 註銷查詢 • 取消註銷

17. 其他表(6) • 表34/表35/表36/表37/表38 • 需對應至表19之派令生效日 • 表34(含考績升等資料) • 銓審生效日須大於或等於派令生效日 • 若提前送審則銓審生效日即為機關改制日，並備註說明 • 表35 • 留職停薪若已回職復薪須輸入動態結束資料 • 留職停薪期間機關改制則建議將原資料切割 • 表38 • 本薪/年功薪為敘薪資料，非薪額組別之上下限

18. 其他表(7) • 表51 • 技術證照/語文檢定 • 若無所需專長項目，可將相關證照文件註明機關代碼、名稱及聯絡人員姓名、電話，傳真至02-23979934，以便統一增列。

19. 報表注意事項(1) • 建議使用Office/WORD 2000 SR2或以後版本 • 若使用Office 2007/2010則建議取消勾選「隱藏已知檔案類型的副檔名」 • 員工通訊錄 • 若列印排序包含職稱欄位，需先確認【職稱排序檔】(CODE43)排列順序是否正確 • 若列印排序包含現支官職等欄位，需先確認【官職等排序檔】(CODE42)排列順序是否正確 • 列印排序次序選取之條件欄位若有人員之欄位內容空白，則可能會無法正常列印 • 可自行選取排序欄位、升降冪或手動【調整排序】

20. 報表注意事項(2) • 員工履歷表 • 可列印全部表號(預設)或自行選取欲列印表號 • 可自行設定欲列印表號資料之日期區間 • 預設區間為5年 • 訓練/獎懲：起訖年月 • 考績：起訖年度 • 個人資料移轉單 • 可選擇列印有/無回復聯 • 【調任資料】可自行輸入，亦可擷取任免子系統之離職作業相關資料

21. 整批作業 批次相關年月計算 人事21表資料檢誤 批次更新單位作業 大批變更地址

22. 與其他系統人員資料核對 • 比對個人基本資料與其他子系統之差異情形 • 待遇(只比對本月份資料) • 差勤 • 教師聘任兼免

23. 終身學習入口網處理(1) • 薦送名單上傳 • 作業方式： • 上傳終身學習網資料 • 直接將薦送名單傳送至終身學習網 • 手動產製CSV檔 • 產生薦送名單 • 進入終身學習網上傳資料 • 通常係他機關辦理訓練課程 • 學員時數成績上傳(未開班) • 手動產製CSV檔 • 進入終身學習網上傳資料 • 較適用本機關內部自行辦理訓練課程

24. 終身學習入口網處理(2) • 學員通過認證名單入檔(CSV) • 至終身學習網申請成績下載 • 可勾選【尚未下載之學習資料】 • 請勿勾選右上角之【匯出課程類別欄位】及【匯出部門單位】(欲申請轉入P2K表13者請勿勾選此選項) • 學習資料下載 • 學習資料接收 • 學員通過認證名單下載 • 可由終身學習網下載最近1個月內之學習資料

25. Q&A

26. 他機關調入如何操作(同一縣市 ) • (任免)人員報到資料建檔 • (任免)人員報到資料更新 • (個人)人事21表資料檢誤 • 隔日至ECPA>A1報送服務網查詢入檔是否入檔成功

27. 他機關調入如何操作(不同縣市 ) • (任免)人員報到資料建檔 • (任免)人員報到資料更新 • (傳輸)報送服務網個人資料接收 • (個人)人事21表資料維護 • (個人)人事21表資料檢誤 • 隔日至ECPA>A1報送服務網查詢是否入檔成功

28. 調至他機關如何操作 • (任免)人員離職資料建檔 • (任免)人員離職資料更新 • (個人)人事21表資料檢誤 • 隔日至ECPA>A1報送服務網查詢是否入檔成功

29. 如何新增新進人員資料 • 新增個人表2現職資料 • 個人資料>個人基本資料>基本資料>人事21表資料維護 • 按下【新進】鍵，即可開始輸入表2現職資料 • 確認存檔後，系統會提示繼續建立表1個人資料 • 新增表1個人資料 • 新增表5學歷資料 • 新增其他表號資料 • 人事21表資料檢誤 • 隔日至ECPA>A1報送服務網查詢是否入檔成功

30. 如何修改個人基本資料 • 查詢表2現職資料 • 個人資料>個人基本資料>基本資料>人事21表資料維護 • 個人資料>個人基本資料>基本資料>簡要人員資料查詢 • 維護表2現職資料 • 維護表1個人資料或其他表號資料 • 人事21表資料檢誤 • 隔日至ECPA>A1報送服務網查詢是否入檔成功

31. 如何修改身分證號或姓名 • 查詢表2現職資料 • 個人資料>個人基本資料>基本資料>人事21表資料維護 • 個人資料>個人基本資料>基本資料>簡要人員資料查詢 • 切換至表1個人資料 • 執行【變更身分證號姓名】 • 選取並輸入欲變更之欄位(身分證號或姓名) • 選取【是否同步更新其他系統】 • 執行變更 • 人事21表資料檢誤 • 隔日至ECPA>A1報送服務網查詢是否入檔成功

32. 如何辦理卸職作業 • 查詢表2現職資料 • 個人資料>個人基本資料>基本資料>人事21表資料維護 • 個人資料>個人基本資料>基本資料>簡要人員資料查詢 • 執行【卸職】功能 • 輸入卸職資料 • 【是否同步更新其他系統之實際離職日】 • 執行確認 • 人事21表資料檢誤 • 隔日至ECPA>A1報送服務網查詢是否入檔成功

33. 如何計算年資 • 執行【批次相關年月計算】 • 個人資料>個人基本資料>基本資料>批次相關年月計算 • 選取人員 • 機關 • 單位 • 個人 • 確認【計算條件】 • 屆退年月(人員已有屆退資料是否覆蓋) • 中斷年月 • 服務總年資(年資採計至年月及大專集訓折抵役期) • 執行計算 • 人事21表資料檢誤 • 隔日至ECPA>A1報送服務網查詢是否入檔成功

34. 如何進行人員批次檢誤 • 執行【人事21表資料檢誤】 • 個人資料>個人基本資料>基本資料>人事21表資料檢誤 • 選取人員 • 機關 • 單位 • 人員區分 • 現支官職等 • 個人(身分證號/檢誤未過人員查詢) • 選取檢誤方式 • 檢誤未過人員(預設) • 檢誤退離人員 • 檢視(S)類 • 開始檢誤

35. 如何進行大批更新單位資料 • 執行【批次更新單位作業 】 • 個人資料>個人基本資料>工具>批次更新單位作業 • 選取【異動類別】 • 變更單位代碼 • 顯示組編子系統單位資料維護含【新單位代碼】之單位資料，以便置換新舊單位代碼 • 變更單位名稱 • 顯示組編子系統單位資料維護之所有單位資料，以便置換新舊單位名稱 • 執行【查詢】 • 【批次更新單位】

36. 如何進行大批變更地址 • 執行【大批變更地址 】 • 個人資料>個人基本資料>工具>大批變更地址 • 確認【系統名稱/資料表/資料欄位】 • 勾選【只顯示須變更地址資料】(建議) • 執行【查詢】 • 原住址內容須含(改制前)縣/市，才能查到資料 • 【執行變更地址】

37. (Q000952) WebHR待辦事項出現個人資料檢誤有誤通知，但至個人資料查詢檢誤未過人員，卻查無資料或人數不相符合，應如何處理？ • 因有些機關要求較為嚴格，需要顯示及處理所有含(S)類錯誤訊息資料，因此，若只需檢視非(S)類錯誤訊息人員之機關，便會有檢誤通知人數與實際檢誤未過人數不相符合情形。 • 除非是需要顯示所有含(S)類錯誤訊息資料，多數機關當待辦事項出現[個人資料檢誤有誤通知]時，只要點選該通知連結進入人事21表資料檢誤畫面，再點選[前次檢誤錯誤查詢]，或重新針對[檢誤未過人員]重新檢誤，並處理非(S)類錯誤訊息即可。

38. (Q000943) WebHR人事資料檢誤出現「輸入之薪額組別級距與人員學歷或所在學校類別不符」訊息，應如何處理？ • 此種情形通常係選取的薪額組別與學歷資料不相符合，或40學分班資料未正常建檔。 • 請檢查表5最新學歷資料是否正確。 • 若係40學分班，請檢查表13，名稱(程度)欄位需有[研究所(或碩士)40學分班]字眼，學習總數需為[40]，總數單位需為[6-學分]。