Requisition to Payment

1. Requisition to Payment Compras NPI Material ilustrativo – Uso exclusivo de Easy Training Choice

2. Contenido • Requisition to Payment – Visión General • Solicitud de Pedido – Recepción • Pedido de Compra – Gestión • Aprobación de Documentos de Compra • Proceso Proveedores – Cuentas a Pagar • Indicadores

3. COMPRAS OSOLICITANTE AREA SOLICITANTE COMPRAS NO PRODUCTIVAS Solicitudes de Pedido(ZNPI/ZMAN) Apro-baciòn Petición de Oferta y Oferta ContratoMarco Pedidos de Compra Recepcion COMPRAS CENTRALIZADAS AREA SOLICITANTE SOLICITANTE Pedidos de Compra(ZDIR) Aprobaciòn Recepciones COMPRAS DESCENTRALIZADAS AREA SOLICITANTE SOLICITANTE Pedidos de Compra(ZCM) Aprobaciòn Recepciones Ctas x Pagar OpCo Ctas x Pagar OpCo CUENTAS POR PAGAR FSSC TESORERIA PROVEEDOR Envía facturas Analiza y escanea facturas Comparación Pedido vs Factura Ingresa facturas a SAP Planificación Propuesta Aprobación de propuesta Pago de Facturas Requisition to Payment – Visión General Flujo General de Compras a Pago

4. Requisition to Payment – Visión General Conceptos y Terminología – Tipos de Materiales Servicios Varios SERVICIOS DIEN Materiales de pañol Material no de bodega Materiales de laboratorio MATERIALES NO PRODUCTIVOS ERSA NLAG UNBW Material de Empaque Materia Prima Semielaborado MATERIALES PRODUCTIVOS PACK ROH HLAB Producto Terminado FERT

5. Requisition to Payment – Visión General Conceptos y Terminología • Materiales negociados por compras • Monto ilimitado Solicitud de pedido Requerir • Materiales NO negociados por compras • Monto limitado a 200 USD Comprar Pedido de compra menor • Materiales NO negociados por compras • Materiales específicos de cada área • Monto ilimitado Pedido de compra directa Comprar

6. Requisition to Payment – Visión General Conceptos y Terminología • Servicio de Limpieza • Materiales de laboratorio • Elementos de oficina - Imprenta • Elementos de computación no activables • Fletes con tarifa... Solicitud de pedido Requerir • Servicio de snack • Regalos personal • Diario mensual • Revistas especializadas • ... Comprar Pedido de compra menor • Gastos de Publicidad y Promociones • Gastos para promotores, encuestadores • Honorarios por servicios a Marketing • Promociones de Marketing • Materiales PI para desarrollo Pedido de compra directa Comprar

7. Solicitud de Pedido Solicitudes de Pedido(ZNPI/ZMAN)

8. Convierte Solicitud de Pedido Conceptos y Terminología – Solicitud de Pedido vs Pedido de Compra Solicitud de Pedido Pedido de Compra Documento SAP, mediante el cual el grupo encargado de realizar las compras, toma conocimiento de las necesidades de abastecimiento de bienes y servicios de los usuarios. Formaliza la relación de una compra a un proveedor. El pedido de compra implica la creación, aprobación, seguimiento y cancelación del pedido.

9. Solicitud de Pedido Crear Solicitud de Pedido Se pueden requerir... ZMAN Materiales o Solicitud de Pedido Servicios El que requiere puede ser: un usuario o un área

10. Solicitud de Pedido Crear Solicitud de Pedido Flujo de compras MIGO ME51N Crear petición de oferta y oferta Recepción Crear petición de oferta y oferta Crear solicitud de pedido manual Crear petición de oferta y oferta Convertir en pedidos de compras Crear petición de oferta y oferta Liberar solicitud de pedido Compras Solicitante Superior del Solicitante

11. Solicitud de Pedido Crear Solicitud de Pedido Imputaciones de materiales no productivos Los gastos son imputados al centro de costos para el cual se solicito Centro de Costos K • Orden Interna Solicitud de Pedido Mantenimiento F Activos Fijos Capital Project (Maquinarias, autos,etc.) A

12. Solicitud de Pedido Crear Solicitud de Pedido Execepción Materiales de escritorio Compras realizó el pedido quincenal ME21N Surge una necesidad Crear pedido menor Crear petición de oferta y oferta Liberar pedido Si ¿es urgente? No ME51N MIGO Crear petición de oferta y oferta Crear solicitud de pedido manual Gestion de compras NPIs Crear petición de oferta y oferta Recepción Liberar Solicitud Compras Solicitante o comprador Superior solicitante o comprador

13. Solicitud de Pedido Administrar Solicitud Administración de Solicitud de pedido manual: Scripts Asociados ME51N - Crear solicitud de pedido manual sujeto a estrategia de liberación ME52N - Modificar solicitud de pedido ME53N - Visualizar solicitud de pedido • Los script nos muestran paso a paso los datos de debemos ingresar para completar correctamente una transacción.

14. Solicitud de Pedido Campos Importantes en SAP • Tipo documento: ZMAN Solicitud de pedido manual • Tipo de imputación :Indica que tipo de datos se ingresarán para la imputación • Fecha entrega :Fecha en que se necesita la entrega • Centro : Centro desde el cuál se solicitan los materiales • Solicitante :Persona o Area requisitante de los materiales • Precio valor.:Precio máximo a pagar por el material • Centro de coste/Número de orden/Número de Activo Fijo :Código de Imputación según tipo • Indicador de solicitud de pedido concluída :Cerrar la solicitud Carpetas Importantes • Valoración :Precio de los materiales • Fuente aprovisionam. :PosiblesProveedores y cálculo de total solicitud • Estrategia liberac. :Estado y responsable de la liberación • Textos : En las especificaciones técnicas se puede ingresar la descripción de los materiales

15. Solicitud de Pedido - Recepción COMPRAS OSOLICITANTE Recepciones

16. Factura Solicitud de Pedido - Recepción MIGO ME51N Crear petición de oferta y oferta Recepción Crear petición de oferta y oferta Crear solicitud de pedido manual Crear petición de oferta y oferta Convertir en pedidos de compras Crear petición de oferta y oferta Liberar solicitud de pedido Compras Central única de Facturas Solicitante Superior del Solicitante

17. Solicitud de Pedido - Recepción Recepción de Materiales • La recepción de materiales no productivos es el proceso mediante el cual el usuario recibe físicamente e ingresa en el sistema la cantidad de la mercadería que ha solicitado a un proveedor.

18. Solicitud de Pedido - Recepción Recepción Física El usuario que efectúa la recepción del material deberá: • Realizar el control del mismo. • Ingresar el número de guia de despacho en el sistema • Ingresar en SAP las cantidades recibidas de cada material haciendo referencia al pedido de compra correspondiente. Guia/ Factura Pedido de Compra Recepción

19. Solicitud de Pedido - Recepción Recepción Física Diferencias En más: Se recibirá el material hasta la cantidad pedida o se debe modificar el pedido de compra. Solicitado 200 Pedido 200 Entregado 300 En menos: Se considera una entrega parcial. Entregado 100 Solicitado 200 Pedido 200

20. Solicitud de Pedido - Recepción Recepción Física Efectuar recepción de materiales no de stock : Scripts Asociados MIGO - Efectuar Recepción de Materiales No de Stock • Los script nos muestran paso a paso los datos de debemos ingresar para completar correctamente una transacción.

21. Solicitud de Pedido - Recepción Recepción De Materiales • Movimiento :Para misma transacción tenemos varias clases de movimientos , depende si es una entrada de materiales, salida devolución, anulación, etc. • Buscar pedido: Se listarán todos los pedidos pendientes de entrega por proveedor, es muy útil si no se tiene el número de pedido. • Nota de entrega:Documento que acompaña los materiales. • Ctd.en UM de entrada:Campo donde se ingresará la cantidad física recibida. • Posición OK: Confirma que la cantidad ingresada en el sistema es correcta. Carpetas importantes en SAP • Datos pedido :Todos los documuntos referentes al pedido actual. • Imputación: Datos de imputaciones del pedido

22. Factura Factura Solicitud de Pedido - Recepción Recepción De Servicios Registración de servicios • La recepción de servicios se realiza siempre contra un pedido de compra. Sin embargo, no siempre dicho pedido fue efectuado contra un contrato establecido con el proveedor.

23. Solicitud de Pedido - Recepción Recepción De Servicios Efectuar recepción de materiales no de stock : Scripts Asociados MIGO - Efectuar Recepción de Pedidos de Servicios • Los script nos muestran paso a paso los datos de debemos ingresar para completar correctamente una transacción.

24. Pedidos de Compra - Gestión Pedidos de Compra(ZDIR)

25. Pedidos de Compra - Gestión Conceptos y Terminología Organización de compras • Unidad de organización que subdivide la empresa en función de las necesidades de la gestión de compras. • Se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de dichas operaciones. • Asume responsabilidad por la contratación.

26. Frigosam Compañía NPI Corp Compañía IC PI y NPI Compañía FOOD PI Compañía HPC PI Compañía Chile Bresler Alimentos Compañía Bestfood Carrascal S.Miguel S.Bernardo Lampa Panamericana Pañol Pañol Material Productivo Material Productivo Pañol Material Productivo Pañol Material Productivo Material Productivo Pedidos de Compra - Gestión Estructuras de Compras en SAP Mandante SAP LA LC01 LC02 LC04 LC03 Org. de Compras Coprona Internacional Alimentos Compañía Sociedades FI 4316 5214 5029 2247 4314 4314 3016 - HPC Centros 5023 - UBF 5024 - Frig 3013 5084 5017 1002 Almacénes

27. Pedidos de Compra - Gestión Conceptos y Terminología • Es una agrupación lógica de compradores que identifica el área que genera el pedido. • Es la unidad responsable por la ejecución de los documentos y actividades operativas de compras. • Puede servir para múltiples organizaciones de compras en varias plantas y compañías.

28. Pedidos de Compra - Gestión Selección proveedor Aprobación de los pedidos de compra Transmisión de los pedidos de compra Seguimiento de los pedidos de compras Recepción de materiales • Los pedidos de compra pueden ser: • Compra de materiales productivos • Compra de materiales no productivos de stock • Compras directas • Compras menores • La información contenida en el pedido surgirá de distintas fuentes: • Contrato • Peticiones de Ofertas a proveedores

29. Pedidos de Compra - Gestión Selección proveedor Aprobación de los pedidos de compra Transmisión de los pedidos de compra Seguimiento de los pedidos de compras Recepción de materiales • Todos los pedidos de compra están sujetos a estrategias de liberación, excepto aquellos que derivan de un contrato. Pedido de Compra Estrategia de Liberación Contrato Pedido de Compra Estrategia de Liberación

30. Pedidos de Compra - Gestión Selección proveedor Aprobación de los pedidos de compra Transmisión de los pedidos de compra Seguimiento de los pedidos de compras Recepción de materiales • Una vez autorizado el pedido, se realiza su transmisión al proveedor a través de diferentes herramientas. Como ser: • Mail • Fax SAP • Imprimir

31. Pedidos de Compra - Gestión Selección proveedor Aprobación de los pedidos de compra Transmisión de los pedidos de compra Seguimiento de los pedidos de compras Recepción de materiales • El seguimiento del pedido de compra es realizado por la misma persona que lo cargó en el sistema.

32. Pedidos de Compra - Gestión Selección proveedor Aprobación de los pedidos de compra Transmisión de los pedidos de compra Seguimiento de los pedidos de compras Recepción de materiales • La recepción se realiza en forma: • Centralizada • Descentralizada

33. Pedidos de Compra - Gestión Crear Pedido de Compras Directas MIGO ME21N Crear pedido de compras Recepción de materiales Necesidad puntual Liberar Solicitud Area Solicitante Superior solicitante

34. Pedidos de Compra - Gestión Crear Pedido de Compras Directas Los materiales a comprar pueden ser: Materiales Productivos Materiales No Productivos Servicios Desarrollo Las compras pueden ser: CON Solicitud de Pedido SIN Solicitud de Pedido

35. Pedidos de Compra - Gestión Crear Pedido de Compra Directa • Compra de materiales no productivos sin solicitud - Compras Directas • Exclusivo para determinados perfiles • Los materiales pueden tener codificaciones genéricas • La restricción de las compras directas es por grupo de artículos • Puede provenir de una petición de oferta Compra Directa Petición Oferta

36. Pedidos de Compra - Gestión Crear Pedido de Compras Directas Compra local de materiales no productivos sin solicitud Transacción SAP: ME21N Proveedor/centro suministrador conocido • Estas compras se imputan Ctro.costo, Orden, Activo, Provisión. • Las asignaciones contables pueden realizarse a múltiples centros de costos. Tipo de Pedido: ZDIR Petición de Ofertas por SAP o manualmente Asignación de fuente de aprovisionamiento en forma individual Cada departamento Proveedores/Cuentas a pagar Tesorería Generación del pedido de compra en SAP Estrategia de Liberación Recepción de materiales/ servicios en SAP Carga de factura en SAP Pago de Factura

37. Pedidos de Compra - Gestión Crear Pedido de Compras Directas Materiales que no negocia compras específicas del área Sin límite de monto Estrategia de liberación Compra Directa Surge una necesidad Solicitud de pedido Materiales que negocia compras Sin limite de monto Compras Superior

38. Pedidos de Compra - Gestión Crear Pedido de Compras Directas Imputaciones de materiales no productivos Los gastos son imputados al centro de costos para el cual se solicito Centro de Costos ? K • Orden Interna Pedido de compra directa Mantenimiento F Activos Fijos Capital Project (Maquinarias, autos,etc.) A

39. Pedidos de Compra - Gestión En función de las necesidades del negocio, existen diferentes tipos de documentos de compras. Para la compra de materiales sin solicitud, el tipo de pedido será: Pedido de compra directa ZDIR Estos pedidos estarán sujetos a estrategias de liberación según el grupo de compras al cual pertenezca quien ingresa el pedido.

40. Pedidos de Compra - Gestión Aprobación de Pedido de Compras Compra de materiales sin solicitud : Scripts Asociados ME21N - Crear pedido para compras directas ME22N - Modificar pedido de compras ME23N - Visualizar pedido de compras ME22N - Enviar Pedido de compras al Proveedor

41. Pedidos de Compra - Gestión Campos Importantes en SAP • Tipo de documento: ZDIR Pedido compra directa • Proveedor :Código del proveedor suministrador • Tipo de imputación :Indica que tipo de datos se ingresarán para la imputación • Material :Código del materialde la posición • Fecha entrega : Fecha de entrega de los materiales • Prc.neto :Precio neto del material , tener en cuenta la UM • Centro de coste/Número de • orden/Número de Activo Fijo : Código de Imputación según tipo de imputación Carpetas importantes en SAP • Status : Estado del pedido (Cantidades entregadas,total del pedido, etc.) • Imputación :Distribución de los gastos a diferentes Centro de coste • Dirección entrega : Lugar donde se entregarán los materiales

42. Pedidos de Compra - Gestión Para las solicitudes de pedido para MKT/Ventas tipo imputación ”Z” MKT Compra directa # Número de Provisión Servicios Servicios Ventas MDC

43. Factura Recepción Compras Directas MIGO ME21N Crear pedido de compras Recepción de materiales Necesidad puntual Si ¿Existe contrato vigente? No ME41 Crear Peticiones de Oferta ME47 Central única de Facturas Actualizar oferta Area(opcional) ME49 Comparar precios de ofertas Selección del proveedor Area

44. Recepción Recepción de materiales • La recepción de materiales no productivos es el proceso mediante el cual el usuario recibe físicamente e ingresa en el sistema la cantidad de la mercadería que ha solicitado a un proveedor.

45. Recepción Recepción física Diferencias En más: Se recibirá el material hasta la cantidad pedida o se debe modificar el pedido de compra. Entregado 300 Pedido 200 En menos: Se considera una entrega parcial. Entregado 100 Pedido 200

46. Recepción Recepción física Efectuar recepción de materiales no de stock : Scripts Asociados MIGO - Efectuar Recepción de Materiales No de Stock

47. Recepción Recepción de servicios Campos Importantes en SAP • Movimiento :Para misma transacción tenemos varias clases de movimientos , depende si es una entrada de materiales, salida devolución, anulación, etc. • Buscar pedido: Se listarán todos los pedidos pendientes de entrega por proveedor, es muy útil si no se tiene el número de pedido. • Nota de entrega:Documento que acompaña los materiales. • Ctd.en UM de entrada:Campo donde se ingresará la cantidad física recibida. • Posición OK: Confirma que la cantidad ingresada en el sistema es correcta. Carpetas importantes en SAP • Datos pedido :Todos los documuntos referentes al pedido actual. • Imputación: Datos de imputaciones del pedido

48. Factura Factura Recepción Recepción de servicios Registración de servicios • La recepción de servicios se realiza siempre contra un pedido de compra. Sin embargo, no siempre dicho pedido fue efectuado contra un contrato establecido con el proveedor.

49. Recepción Recepción de servicios Efectuar recepción de materiales no de stock : Scripts Asociados MIGO - Efectuar Recepción de Pedidos de Servicios

50. Pedidos de Compra Menores Requisition to Payment Flujo completo de Compras a Pago Pedidos de Compra(ZCM)