GESTÃO DOCUMENTAL

1. GESTÃO DOCUMENTAL • Lei8.159, de 8 de janeiro de 1991 • Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

2. GESTÃO DE DOCUMENTOS Art. 1º. da Lei 8159 “É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

3. DEFINIÇÃO É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

4. GESTÃO DE DOCUMENTOS • Intervenção no ciclo de vida dos documentos IDADES • Corrente • Intermediária • Permanente

5. CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOSFonte: Bernardes, 1998

6. MOMENTOS DA GESTÃO • PRODUÇÃO DOCUMENTAL • USO E CONSERVAÇÃO • DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

7. PRODUÇÃO DOCUMENTAL • Administração dos elementos específicos de um programa de controle e criação de documentos (formulários); • Gestão de correspondências e dos relatórios; • Sistemas de gestão de informação; • Gestão de diretrizes da preparação e difusão da informação sobre as políticas e procedimentos; • Aplicação das tecnologias a estes processos

8. USO E CONSERVAÇÃO • controle, utilização e armazenamento dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização, • implantação dos sistemas de arquivos e de recuperação da informação; • gestão dos correios e telecomunicações; • seleção e uso de equipamentos reprográficos; • análise de sistemas; • produção e manutenção de programas de documentos vitais à administração • uso de automação e reprografia nestes processos

9. DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS • Implantação de um programa de eliminação de documentos que envolve atividades de identificação e descrição das séries documentais; • Avaliação das séries de valor permanente • Eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente • Transferências e recolhimentos

10. PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ELEMENTOS • PLANO DE CLASSIFICAÇÃO • TABELA DE TEMPORALIDADE • MANUAL • OUTROS INSTRUMENTOS DE CONTROLE

11. PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS BENEFÍCIOS • MENOS DOCUMENTOS A SEREM GUARDADOS; • MENOS ESPAÇO ÚTIL OCUPADO; • FACILIDADE E RAPIDEZ NA RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO; • MENOS MÃO-DE-OBRA ENVOLVIDA; • EXISTÊNCIA DE PADRÃO DE ARQUIVAMENTO.