Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

1. PRESENTACION VIRTUAL DE LAS DECLARACIONES DE RENTA Y PAGO ELECTRONICO DE IMPUESTO PARA RESIDENTES EN EL EXTERIOR AÑO 2014 I PARTE Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

2. CONTENIDO • OBJETIVOS • ASPECTOS NORMATIVOS • PRESENTACION Y PAGO DE DECLARACION DE IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS • PLAZO PARA PRESENTAR LA DECLARACION Y CANCELAR • INGRESO A LOS SERVICIOS INFORMATICOS ELECTRONICOS • FORMALIZACIÓN DE INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN EL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO - RUT A TRAVÉS DE PQRS Y DENUNCIAS Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

3. OBJETIVOS • Proporcionar a los Consulados la información necesaria a transmitir a los contribuyentes personas naturales residentes en el exterior del procedimiento a seguir en los medios informáticos electrónicos para la presentación virtual de la declaración y pago electrónico del impuesto, en cumplimiento de las obligaciones formales. • Objetivos Generales • Facilitar a los contribuyentes personas naturales residentes en el exterior la presentación de las declaraciones de renta y complementarios correspondientes al año gravable 2013 y el pago de los impuestos con el fin de lograr una buena gestión que se verá reflejada en la obligación Financiera del contribuyente y demás aplicativos de la DIAN. • Instruir a los contribuyentes personas naturales residentes en el exterior, en la utilización de los servicios informáticos electrónicos para la ejecución de los procesos de inscripción y/o actualización en el Registro Único Tributario – RUT y del Mecanismo de firma respaldado con certificado digital para declarar y pagar virtualmente. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

4. MARCO LEGAL • Artículo 10 inciso 2 del Estatuto Tributario. •  Artículo 525 y 550 del Estatuto Tributario. • Artículo 579 del Estatuto Tributario: Lugares y Plazos para la presentación de las declaraciones tributarias. • Artículos 592, 593, 594-1 y 594-3 del Estatuto Tributario. • Decreto 2460 del 07 de Noviembre de 2013: Por el cual se reglamenta el artículo 555-2 del Estatuto Tributario el Registro Único Tributario -RUT, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN. • Decreto 2972 del 20 de Diciembre de 2013, modificado por el Decreto 214 del 19 de Febrero de 2014: Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias y para el pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones. • Decreto 2974 del 20 de Diciembre de 2013, establece tarifas del impuesto de timbre nacional por concepto de actuaciones que se cumplan en el exterior. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

5. PRESENTACION Y PAGO DECLARACIONES DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS • El Decreto 2972 del 20 de Diciembre de 2013, modificado por el Decreto 214 del 19 de Febrero de 2014, Parágrafo 2. Establece, las personas naturales residentes en el exterior deberán presentar sus declaraciones electrónicamente y dentro del plazo señalado. • El pago del impuesto y el anticipo podrán efectuarlo electrónicamente o en los bancos y demás entidades autorizadas en el territorio colombiano dentro del mismo plazo. • Para cumplir con la obligación de presentar virtualmente sus declaraciones, enviar la solicitud de inscripción o actualización del Registro Único Tributario-RUT-, a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página web de la DIAN, anexando escaneado su documento de identidad y pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país. • Una vez la entidad formalice el respectivo trámite, enviará a la dirección electrónica informada en el Registro Único Tributario RUT certificado, de acuerdo con lo indicado en el Parágrafo del Artículo 9°. delDecreto 2460 del 7 de Noviembre del año 2013. • Las declaraciones presentadas por un medio diferente, por parte del obligado a utilizar el sistema electrónico, “se tendrán como no presentadas” de acuerdo al Art.579-2 del Estatuto Tributario. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

6. Las personas naturales residentes en el exterior, deberán: • Presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios de forma: • VIRTUAL, aplica únicamente si el usuario es poseedor de certificado digital emitido por la DIAN, con el cual el usuario una vez diligencie su formulario, podrá firmarlo digitalmente y presentarlo electrónicamente a la DIAN, cumpliéndose así con la obligación de declarar completamente por este medio. • El pago del impuesto y el anticipo, podrán realizarlo de forma: • ELECTRÓNICA, si posee Mecanismo de Firma respaldado con Certificado Digital, o • Realizar el pago en los Bancos autorizados en el territorio colombiano. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

7. PLAZO PARA PRESENTAR LA DECLARACIÓN Y CANCELAR Decreto 2972 del 20 de Diciembre de 2013, modificado por el Decreto 214 del 19 de Febrero de 2014 El plazo para presentar la declaración y cancelar, en una sola cuota, el valor a pagar por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios y del anticipo, se inicia el 1°de marzo de 2014 y vence en las fechas del mismo año que se indican, atendiendo los dos últimos dígitos del NIT del declarante que conste en el Certificado del Registro Único Tributario RUT, sin tener en cuenta el dígito de verificación, así: Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

8. Decreto 2972 del 20 de Diciembre de 2013, modificado por el Decreto 214 del 19 de Febrero de 2014 Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

9. USO DE LOS SERVICIOS INFORMATICOS ELECTRONICOS Para poder utilizar cualquiera de los Servicios Electrónicos disponibles, se debe dirigir a la Página principal de la Dian, www.dian.gov.coy habilitar la Cuenta de Usuario, teniendo en cuenta que primero debe encontrarse inscrito en el RUT con un correo electrónico activo para recibir información de la clave de acceso al sistema.

10. En la parte izquierda de la pantalla se debe ubicar y dar clic sobre la opción “Nuevos Usuarios”

11. El sistema Muisca, presenta una pantalla con los siguientes campos: • Tipo de Documento del usuario • Número de Documento • Fecha de Expedición del documento de identificación, este campo debe ser digitado en el siguiente orden (AAAAMMdd). • Estos tres campos de información son obligatorios para su diligenciamiento.

12. Una vez diligenciada la información solicitada, el usuario debe dar clic sobre el botón “Habilitar mi Cuenta” para iniciar el proceso.

13. El sistema verifica la información diligenciada, de acuerdo con lo informado en el Registro Único Tributario y si es correcta se procede a activar el Usuario, solicitando establecer la contraseña de inicio de sesión la cual debe cumplir con los requisitos establecidos para la contraseña que informa el sistema. • En el recuadro “Habilitar Cuenta”, debe establecer una contraseña para su cuenta de usuario. Recuerde que debe memorizar su contraseña para ingresar a los servicios informáticos de la DIAN. • Antes de establecer su contraseña recuerde: • La longitud mínima es de 6 caracteres • El número mínimo de caracteres alfabéticos es 2 • El número mínimo de caracteres numéricos y especiales es 1 • El número máximo de caracteres repetidos es 5 • El número mínimo de caracteres diferentes de la contraseña anterior es 2 • El sistema le solicita cambiar contraseña. • Nueva Contraseña • Confirmar contraseña

14. Si la contraseña cumple con las políticas establecidas y la activación se completa sin inconvenientes, aparece un recuadro con el mensaje de confirmación al usuario “el cambio de contraseña se realizó satisfactoriamente”, dar clic al botón cerrar y el sistema lo remite a la página de inicio de sesión de la DIAN.

15. Si olvidó la contraseña, en la parte izquierda selecciona el link “¿Olvidó su Clave? Recupérela aquí”, el sistema lo remite a “Recuperación de Clave de Acceso PRIMERA ETAPA”. • Ingresa la información solicitada: • Tipo de Documento • Número de Identificación • El sistema le enviará un mensaje con las instrucciones a seguir al buzón de correo electrónico registrado en su RUT, una vez proporcione los datos suministrados, dar clic en el botón “Recuperar Contraseña”.

16. Aparece el recuadro “CONFIRMAR ENVÍO”, informa que se enviará un mensaje con instrucciones a la dirección de correo xxxxxxxxxx que aparece registrada y la pregunta “¿Desea Continuar?”, seleccionar el botón “Si”. • A vuelta de correo le llega un mensaje informando que Nuestro sistema ha detectado una solicitud, iniciada a su nombre, de Recuperación de Clave de Acceso a los Servicios Informáticos Electrónicos por olvido de la misma. • Si tiene conocimiento de este hecho, le indica que haga clic en el siguiente enlace que le remite (o cópielo y péguelo en su navegador). En caso contrario, por favor haga caso omiso de este mensaje. • Una vez haya dado clic, lo remite al sistema en “Recuperación de Clave de Acceso Segunda Etapa”, donde le indica que Usted se encuentra en esta página porque aceptó continuar con el proceso de Recuperación de Clave de Acceso a los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN, tras recibir un correo que así se lo informaba.

17. En este paso el sistema le asignará una Clave de Acceso Temporal y le informará de ésta mediante un mensaje con nuevas instrucciones, que será enviado al buzón de correo electrónico registrado en su RUT. Para obtener su clave de acceso temporal, haga click en el botón: Nuevamente a su correo le remite la respuesta a su solicitud de Recuperación de Clave, le informa que: el sistema ha generado para usted la siguiente Clave Temporal, xxxxxx. Donde le indica que ingrese con ella a los Servicios Informáticos Electrónicos de la manera acostumbrada. Inmediatamente el sistema le requerirá cambiarla por la que será su nueva Clave de Acceso Definitiva.

18. Una vez habilitada la cuenta de usuario, usted podrá realizar: • Solicitud de actualización del Registro Único Tributario • Consultas del Registro Único Tributario (RUT) • Solicitud del Mecanismo de firma respaldado con certificado digital • Diligenciamiento y Presentación Virtual de Documentos • Diligenciamiento y Pago electrónico de Impuestos • Creación de Solicitudes Especiales

19. AYUDA TECNICA DE SERVICIOS EN LINEA Al Ingresar al portal de la DIAN www.dian.gov.co y seleccionando la opción “Guía de Servicios en Línea”, allí encontrará un Portafolio de servicios disponibles en esta guía, ordenados por temas - información, instructivos, cartillas y videos que le apoyarán para la ejecución que necesita. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

20. Se encuentra la herramienta necesaria para instalar en su máquina. • Requerimientos Tecnológicos • Consejos de Seguridad • Cómo descargar e instalar la Máquina Virtual • Descargar los componentes de flash que se requieren para el uso de los servicios • Soluciones a posibles falla de los Servicios en Línea • Guía – Configuración Regional adecuada para funcionamiento de prevalidadores • Se encuentran las líneas de contacto, en el evento de solicitar información. • Asistencia Telefónica • Chat de Contacto al usuario Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

22. CANALES DE SERVICO QUE PRESTAN ASISTENCIA • En caso de requerir asistencia por inconvenientes eventuales en el uso de los Servicios Informáticos Electrónicos, consulte: • El Buzón electrónico asistencia@dian.gov.co , rut-extranjeros@dian.gov.co a través de los cuales puede enviar sus inquietudes o inconvenientes en el uso de los Servicios Informáticos Electrónicos. • Asistencia telefónica a través del Contact Center en la línea 5462200 o en la línea única nacional 018000129080, en horario de lunes a sábado de 6:00 am. a 10:00 pm y festivos de 8:00 am a 6:00 pm. • Kioscos de Autogestión: Sitios de atención dotados con la infraestructura física y tecnológica necesaria, para que los usuarios auto gestionen la transmisión de sus declaraciones y el envío de su información, bajo la permanente orientación y apoyo técnico de funcionarios especializados en el tema, ubicados en Bogotá en el punto de Contacto BIMA y en el resto del país en las Direcciones Seccionales de la DIAN. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

23. ENLACES PARA TRAMITAR EL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO – RUT Y MECANISMO DIGITAL • Las personas residentes en el exterior, podrán enviar la solicitud de inscripción o actualización del Registro Único Tributario-RUT-, a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página web de la DIAN www.dian.gov.co, anexando escaneado su documento de identidad y pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país. • Ingresando a la página web, en la sección Contáctenos o en la barra verde en Servicio al Ciudadano encontrara el link, PQSR y Denuncias, siga cada uno de los pasos allí indicados, para mayor información puede ingresar al siguiente link: • http://www.dian.gov.co/contenidos/servicios/quejas_y_soluciones.html • Podrán solicitar el trámite de emisión del mecanismo de firma respaldado con certificado digital al buzón “rut-extranjeros@dian.gov.co” habilitado para tal efecto. • Es importante resaltar que se hace indispensable tener previamente inscrito y/o actualizado en el Registro Único Tributario un correo electrónico activo, al cual se le enviará la información. • Las cartillas para realizar la presentación virtual de las declaraciones se encuentran en el enlace: http://www.dian.gov.co/dian/20dian-virtual.nsf/pages/sie-pdf?OpenDocument Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

24. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR SOLICITUD O ACTUALIZACION DEL RUT A TRAVÉS DE PQRS Y DENUNCIAS A través del portal de la DIAN, en la barra superior verde, seleccionar “Servicio al Ciudadano”, se despliega el link “PQRS y denuncias”, seleccionar y pulsar el link “ingrese a nuestro Servicio Virtual”. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

25. Aparece el recuadro Quejas, Reclamos y Sugerencias. Seleccionar la opción que requiera. Al seleccionar la opción “Usuario registrado”, suministrar la información para ingresar a los servicios en línea. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

26. Si selecciona la opción “Nuevo Usuario”. Este es el Paso a Paso para QRS como USUARIO NUEVO, es decir sin realizar el respectivo inicio de sesión en los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN. Al pulsar el botón nuevo usuario, aparece el recuadro Comentarios y Quejas para Diligenciar la Solicitud. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

27. Donde le indica: Si tiene algún borrador de la solicitud que está interponiendo, por favor ingrese el número de radicado generado al momento de guardar y continúe con el proceso, de lo contrario por favor pulse en el botón “Continuar” Aparece Diligenciamiento de Solicitud, ingresar los “Datos de Quien Presenta”. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

28. Ingresar la información requerida en los campos de: Datos de Identificación y los Datos de Ubicación. Es importante registrar un correo electrónico activo, al cual le enviarán la información, dar clic en el botón siguiente. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

29. Sale el recuadro “Confirmar”, pulsar el botón NO. Aparece el recuadro, “Ubicación y hechos en que se fundamenta”. En “Departamento” seleccione 11 - Bogotá D.C. , porque se está gestionando en Bogotá. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

30. Aparece, en Departamento 11 – Bogotá D.C. y automáticamente en Ciudad/Municipio aparece 11001 – Bogotá. En “Dirección”, se escribe DIAN BOGOTA, dar Clic en el Botón “Consultar”, y Se despliega el recuadro “Lugares de los Hechos”, escribir dentro del cuadro “BCH” porque corresponde a la Dirección Seccional Bogotá. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

31. En el botón “Buscar” dar clic y nuevamente aparece otro recuadro, señalar en el cuadrito “Nombre Establecimiento” SEDE DIRECCIÓN SECCIONAL DE IMPUESTOS DE BOGOTÁ EDIFICIO BCH – BOGOTÁ quedando seleccionado. En “Fecha de Hechos”, dar clic en el cuadrito amarillo y se despliega un Calendario para seleccionar el día, pulse Aplicar. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

32. Aparece la fecha y hora 5/06/2014 - 12:00, establecida. En “Descripción de los Hechos”, relacionar si necesita actualizar el RUT, Mecanismo de firma respaldado con firma digital, etc. dar clic en el botón “Adicionar Anexo” De acuerdo al PARÁGRAFO del Artículo 9°, Decreto 2460 de Noviembre 13 de 2013, las personas naturales residentes en el exterior, deben anexar documento de identidad y pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

33. Aparece el recuadro “Radicación de archivos”, pulsar en la ventana Examinar; y ubica el archivo en el ordenador, pulsar el botón abrir. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

34. Queda la extensión del Archivo, pulsar el botón “Adicionar” y baja el archivo. Sale, el recuadro “El archivo se agregó correctamente”, con el mensaje “El archivo xxxxxxxxxx” seleccionado, se agregó correctamente a la radicación 15229000XXXXXX con seis (6) números más a la derecha. Para terminar el proceso correctamente, pulsar el botón Cerrar. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

35. En el recuadro “Radicación de Archivos” pulsar nuevamente el botón Cerrar del cuadro de diálogo. En el listado de anexos, sale botón Cerrar, se realiza solo con botones. En la parte inferior, pulsar botón Enviar. Coordinación Control a Entidades Recaudadoras

36. Aparece el recuadro “Correcto” con el mensaje, la solicitud ha sido recibida bajo el número de radicado 2014821401000XXXXX con cinco (5) dígitos más a la derecha, con este número usted podrá consultar la solicitud del proceso del RUT. Finalmente pulsar el botón cerrar para terminar el proceso. En total son dos Archivos, el Archivo de anexo de los Documentos y el Archivo de enviar para hacer seguimiento a la solicitud realizada. Si las Personas Residentes en el Exterior, ya tienen actualizado en el RUT la dirección de Ubicación del país de residencia, podrán enviar la solicitud de Mecanismo de firma con certificado digital al buzón rut-extranjeros@dian.gov.co Coordinación Control a Entidades Recaudadoras