Bernd Höhmann Vorsitzender des DV Arbeitskreises der Universitätskanzler

1. "Organisation und relevante Punkte der Zusammenarbeit zwischen EDV-Abteilung der Hochschulverwaltung und dem Hochschulrechenzentrum" Bernd Höhmann Vorsitzender des DV Arbeitskreises der Universitätskanzler

2. Ausgangssituation Generelle Diskussionen der letzten Jahre: • Bedarf zur Anpassung des Versorgungssystems für die Informationsverarbeitung an den Universitäten und Hochschulen an moderne Anforderungen • Inzwischen werden praktisch alle Wissenschaftsbereiche und die Verwaltung vollständig durch moderne Informationstechniken unterstützt. • Ausweitung der Unterstützung durch IT ist fortgeschritten

3. Neue Ziele der IT-Unterstützung Zukunftsaufgabe: • die Verknüpfung oder Integration von Anwendungen • Unterstützung von Arbeitsbereichen, deren Leistungen durch neue Nutzergruppen nachgefragt werden

4. Neue Ziele der IT-Unterstützung 2 Beispiele: • LSF und POS von HIS eröffnen z. B. den Fachbereichen und Studierenden unmittelbare Nutzungsmöglichkeiten durch bisher der Verwaltung vorbehaltene Verfahren. • Studierende stellen ihr Semesterprogramm über Portale zusammen und rufen ihre Semester- u. Prüfungsleistungen ab, • die über die Prüfungsverwaltung an die Studierendenverwaltung weiter gegeben wurden, um die Voraussetzungen für Rückmeldungen oder Prüfungen zu erfüllen. • Erweiterte Funktionalitäten in Mittelbewirtschaftungssystemen zur direkten Nutzung durch Wissenschaftler • Überblick über ihre Kontenstände durch Einblick in ihre Kontoauszüge über das Netz und • Verwaltung der Drittmittel im Finanzsystem der Hochschule • Bestellungen werden vom eigenen oder dem Schreibtisch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter veranlasst – unterstützt durch Kataloge des eProcurement

5. Neue Ziele der IT-Unterstützung 3 • Aufhebung der klassischen Abgrenzungen zwischen "akademischer Verwaltung" und "kaufmännischer Verwaltung" - zumindest teilweise • Es werden Daten aus beiden Bereichen zusammengeführt: Die Budgetplanung beruht auf Studierenden i. d. Regelstudienzeit, Absolventen, Zahl der wissenschaftlichen Abschlüsse (Prom., Habil.) • Anwender, die bisher "nur" Nutzer der IT für Wissenschaftsaufgaben waren, nutzen Verwaltungsverfahren. • Folge: • Die Organisation einer leistungsfähigen IuK-Versorgung der gesamten Hochschule als Aufgabe. • Die engere Kooperation der bestehenden Einrichtungen untereinander erlangt zunehmende Bedeutung.

6. Forderungen und Konzepte • Wissenschaftsrat in einer früheren Studie: • die institutionelle Trennung zwischen Hochschulbibliotheken und vergleichbaren Einrichtungen der Wissensspeicherung und Informationsvermittlung sind aufzubrechen. • Kommission für Rechenanlagen der DFG ("2001-2005") • strukturelle Veränderungen im IuK-Bereich mit einer stärkeren Kooperation der einzelnen Institutionen untereinander. • Aufgrund der Relevanz der Informationsverarbeitung für alle Bereiche der Hochschule  Generalverantwortlichen für Information und Kommunikation (CIO) in der Hochschulleitung oder ein geeignetes Leitungsgremium mit entsprechenden Entscheidungskompetenzen zur Entwicklung und Koordinierung aller IuK-Aufgaben. • Ziel der Ausschreibung für Leistungszentren (DFG): • Stärkung der Leistungsfähigkeit der Hochschulen beim Informationsmanagement für F & L zu durch den Aufbau von „Leistungszentren für Forschungsinformation“.

7. Forderungen und Konzepte 2 • An mehreren Hochschulen sind entsprechende Strukturen versucht worden oder zumindest darauf bezogene Diskussionen im Gange. • Diese vom Wissenschaftsbereich ausgehenden Empfehlungen und Projekte betreffen inhaltlich alle IuK-Bereiche  Das Verhältnis der Hochschulrechenzentren und der Verwaltungs-DV zueinander als Teil der gesamten IuK-Infrastruktur der Hochschule

8. Kooperation HRZ / Verw.-DV - Grundannahmen • Beratung des DV-AK der Kanzler im Sommer 2003 • Bereits damals große Relevanz des Themas : • bei Google: 1.300 Treffer

9. Annahmen des DV-AK der Kanzler • Formen der Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Einrichtungen sind an vielen Orten bereits Standard • Dennoch: Die möglichen Kooperationspunkte müssen bewusster als bisher in den Blick genommen werden  Ziel: sie zum Projekt für eine Verstärkung der gemeinsamen Aktivitäten machen • Musterlösungen kann es nicht geben • Unterschiede bei den örtlichen Verhältnissen • In beiden Einrichtungen gewachsene Aufgabenkataloge stehen häufig ohne nennenswerte Berührung nebeneinander. • An anderen Orten sind bei einem Teil der Aufgaben beide Bereiche funktional miteinander verknüpft, an wenigen Hochschulen auch organisatorisch ganz oder teilweise zusammengeführt.

10. Kosten als Anlass der Kooperationsbemühungen • Stark rückläufige Finanzausstattung der Hochschulen, die Anzahl und die Qualität der Stellen sind oft Anlass für die Prüfung einer bessere Zusammenarbeit • Erwartung einer spürbaren Reduzierung der Kosten durch Synergieeffekte. • Wichtig: Gerade diese Kostensicht erfordert präzise Daten • Problem: Gefahr der Fehlsteuerung - am Ende eine kaum spürbare Entlastung, aber dafür mittel- oder langfristig unerwartete Probleme beim Betrieb der Anwendungsverfahren.

11. Komplexität des IT-Umfelds als Kostentreiber • Untersuchungen in der Industrie: Hauptkostentreiber bei der IT-Infrastruktur ist die Komplexität des IT-Umfelds. • Als Annahme grundsätzlich auf den Hochschulbereich übertragbar • Deshalb: Die Optimierung der Infrastruktur muss immer einer neuen Aufgabenzuordnung voraus gehen • Maßnahmen zur Infrastruktur, die zur Kostensenkung beitragen können, sind häufig nicht davon abhängig, wo die Aufgaben organisatorisch zugeordnet sind.

12. Kosten als Voraussetzung der Neuverteilung von Aufgaben • Komplexität des IT-Umfelds kann in der Verwaltungs-DV wie im HRZ Kostentreiber sein • Kalkulation der Kosten vorher / nachher muss die notwendigen Daten liefern • Reduzierung von Kosten als Anknüpfungspunkt einer neuen Zuordnung setzt voraus: • Sie muss durch Aufgabenverlagerung wirklich nachvollziehbar sein • und sie erscheint in gleicher Weise bei der bisherigen Zuordnung der Aufgaben nicht erreichbar

13. Maßnahmen zur Kostenanalyse und Reduzierung Als wichtige Schritte kommen in Betracht: • Die Implementierung besserer Prozesse, • die Reduzierung der Komplexität der Anwendungssysteme und der Systemvielfalt In Frage stehen z. B. Kosteneinsparungen in folgenden IT-Bereichen: • Standardisierung, z.B. einheitliche Plattformen, • verbesserte Supportstrukturen für den Endbenutzer, • Automatisierung von Softwareverteilung und –installation, • Verbesserte Prozesse im Geräte- und Lizenzmanagement.

14. Standorte der HRZ u. Verwaltungs-DV in den Hochschulen • Maßstab für die Ausgestaltung der Kooperation: • Die unterschiedlichen Rollen von Rechenzentren und Verwaltungs-DV innerhalb der Hochschulen • Die Verwaltungs-DV ist Bestandteil der Kernaufgaben der Managementfunktion der Hochschulleitung, • konzeptionell und operativ in deren Planungen und Geschäftsprozesse eng eingebunden. Die Verwaltungs-DV ist wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Verwaltungsreform.

15. Standort der DV in der Verwaltung 1 • Zunehmende Ausrichtung der Aufgaben der Hochschulverwaltungen an Geschäftsprozessen • Ausgangspunkt ist der Problemlösungsbedarf und es sind nicht nach Zuständigkeitsregeln definierte Einzelaufgaben • Geschäftsprozesse machen nicht Halt vor Dezernats- oder Abteilungsgrenzen • Die Mitarbeiter verschiedener Bereiche sind in wesentlichen Teilen gemeinsam für den Gesamtverlauf verantwortlich, von der Problembeschreibung, über die Zielprojektion bis zur Ergebniserreichung und Qualitätskontrolle • Anstelle der bisher primär nach Zuständigkeiten aufgebauten Verwaltungs- und Ablauforganisation treten Geschäftsprozesse als prägendes Ordnungselement.

16. Standort der DV in der Verwaltung 2 • Damit wird deutlich:Bei der Planung von neuen Anwendungssystemen für die Verwaltung kommt es auf die Aufgabenstellung der Hochschulen und die darauf bezogenen Ziele der für die Verwaltung Verantwortlichen an. • Welche Aufgaben sollen gelöst und welche Ziele dabei erreicht werden ? • Welche Handlungskonzepte bestehen ? • welche Ressourcen stehen zur Verfügung ?

17. Standort der DV in der Verwaltung 3 • Die Informationstechnologie hat im gewandelten Aufgabenfeld vom nachvollziehenden Verwalten zum lenkenden und steuernden Hochschulmanagement als Ressource eine deutliche Aufwertung erfahren. • Konsequenz: Gesamtkonzept der IT-Infrastruktur und der Anwendungssysteme in der Verwaltung erforderlich • Ziel:Modulares Gesamtsystem - durch Integration oder Schnittstellen verknüpft -, das die heterogenen Teilbereiche der Verwaltungsfunktionen unterstützt, unabhängig davon, von wem sie benutzt werden sollen • Die Architektur der IT-Anwendungen und deren konzeptionelle Ausrichtung muss deshalb auch an einer Stelle verantwortet und evaluiert werden.

18. Verwaltungs-DV und Aufgabenverlagerung • Wichtige Anknüpfungspunkte der sinnvollen Aufgabenzuordnung HRZ / Verw.-DV sind deshalb aus der Sicht der Verwaltung: • Das Wissen um die Gesamtheit der Geschäftsprozesse und deren Abläufe • Das Problem der Verfügbarkeit einzelner Dienste für eine schnelle Reaktion der DV-Bereiche, im Planungsstadium wie im Krisenfalle. • Gibt es Indikatoren für die sinnvolle Auslagerung/Vergabe bestimmter Aufgaben oder überwiegen Argumente für die Anbindung an den IT-Bereich des Apparats der Hochschulleitung ?

19. Aufgaben der DV und Aufgabenverlagerung - Grundsätze • 1. Konsequenz: Festhalten an einem eigenen IT-Bereich für die Verwaltungsanwendungen • Zentrale Aufgaben der Verw.-DV: • Anwendungsentwicklung, Anwendungsbetreuung, Systemintegration • Die Entwicklung der eigenen Infrastruktur, zumindest maßgebliches Mitwirken an deren Planung • Es gilt die Erwartungen und Ziele der Hochschulleitung, konkret hergeleitet aus ihren zentralen Management-Aufgaben, wirksam bei dem Gestaltungsprozess der jeweiligen Hochschule zu gewährleisten • Auslagerung zum Rechenzentrum • Es eignen sich vor allem bestimmte Aufgaben zum Aufbau und zur Unterhaltung der technischen Plattform für die IT-Versorgung der Verwaltung • Die Integration der zentralen Dienste für die bereits erwähnten neuen Nutzergruppen, in den Betrieb der Rechenzentren – die bereichsübergreifende Inanspruchnahme von IT-Anwendungen genießt hohen Stellenwert.

20. Verlagerung / Zuordnung zum HRZ 1 • Erörterung von Beispielen der Kooperation • Aufbau und Betrieb der Netze, ausgerichtet an den Gesamterfordernissen der IuK der Hochschule, • Einrichtung von Nutzerportalen, • Einführen und Betreiben eines hochschulweiten Content-Managementsystems • Aufbau und Betrieb/Pflege der Verzeichnisdienste – Zulieferdienste durch die Verwaltung aus den darauf bezogenen Datenbanken wie Personalverwaltung, SOS, POS, LSF.

21. Verlagerung / Zuordnung zum HRZ 2 • Bereitstellung von Hardware / Betrieb von Servern - ggfls. mit Datenbanken, Administration der Betriebssysteme • Sondersituation bei SAP: Es kommt nur eine zertifizierte Kombination aus Hardware/Server, Betriebssystem und Datenbank in Betracht. Diese Konfiguration wird installiert und bleibt viele Jahre unverändert. • Vergleichbares gibt es auch bei HIS. Im Entwurf des Jahresprogramms für 2006 ff. heißt es: • "Im Rahmen der Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements werden verstärkt reproduzierbare automatische Testverfahren bei HIS eingeführt. Für die Wirksamkeit dieser QM-Elemente muss das Spektrum der realen Umgebungsbedingungen an den Hochschulen präziser und verbindlicher als bisher definiert werden." • Der Betreuungsaufwand für den Serverbetrieb ist generell minimal ca. 5-10 % des Aufwands für das Gesamtsystem.

22. Verlagerung / Zuordnung zum HRZ 3 • Sicherheitskonzept für die Verwaltung ist unumgänglich. • Bei der Prüfung des Jahresabschlusses wird von den Wirtschaftsprüfern das Sicherheitskonzept überprüft • Bei der Installation der Server im Rechenzentrum bedarf es dann entweder eines besonders abgesicherten Bereichs für die Verwaltungsanwendungen oder man muss in Kauf nehmen, dass bei den Jahresabschlussprüfungen auf das Sicherheitssystem f. d. gesamte Hochschule zugegriffen wird. • Konstellation bei den Bibliotheksanwendungen: Die Bibliothek plant die Verfahren, baut sie auf und pflegt sie; der Aufbau und die Pflege der IT-Plattform kann nach vergleichbaren Kriterien wie für die Verwaltung im Rechenzentrum geschehen.

23. Verlagerung / Zuordnung zum HRZ 4 Zwischenergebnis: • Nur kleine Teilbereiche der HRZ und der Verw.-DV sind überlappend. Die versorgten Bereiche sind thematisch oft völlig unterschiedlich. So erfordert z. B. die PC-Betreuung in der Verwaltung ganz andere Standardisierungen als dies im Wissenschaftsbereich möglich ist • Kosten: • Abrechnung der Kosten für die in Anspruch genommenen Leistungen– Kostenverrechnung. Ein aussagefähiges System der Kostenrechnung / -zuordnung ist notwendig.

24. Organisation – IuK der Hochschule • Neuordnung der IuK-Versorgung erfordert leistungsfähige Strukturen durch enges Zusammenwirken aller an dieser Aufgabenstellung Beteiligten. • Wichtig ist eine gemeinsame Lenkungsebene der IuK der gesamten Hochschule. • Präferenz für Lenkungsausschuss. Er knüpft an die aktuellen und bekannten Organisations- und Entscheidungsstrukturen an. • Nur an wenigen Orten kann z. Zt. ein CIO allein oder maßgeblich diese Steuerungsaufgaben wahrnehmen. • Mitglieder des Lenkungsteams: Die Verantwortlichen der IuK-Bereiche. • Die strategische Bedeutung der IuK-Infrastruktur für die gesamte Hochschule erfordert ein verantwortliches Mitglied der Präsidien oder Rektorate – mindestens aber als Ansprechpartner.. • Anwendervertreter: Beirat/Senatsausschuss: Beispielhafte Anwender aus Fachbereichen und Einrichtungen. Gruppenproporze oder vergleichbare Überlegungen sind kein geeigneter Auswahlmaßstab.

25. Aufgaben des Lenkungsausschusses Aufgaben des Lenkungsausschusses • Planung und Steuerung der IuK-Systeme der Hochschule • Abstimmung der Einführung neuer Anwendungsverfahren in den Einzelbereichen unter Berücksichtigung der Gesamtziele des IuK-Bereichs • Stabilisierung des gemeinsamen Betriebs durch Organisationsregeln, Festlegung von Standards (Netz, Arbeitsplatzausstattung etc.) und Konfliktlösungsverfahren. • Controllingaufgaben und Überwachung der fachlichen Evaluation in den Teilbereichen

26. Verhältnis HRZ - Verwaltungs-DV 1 Koordination der Aufgaben zwischen HRZ und Verwaltungs-DV • Aufgaben mit strategischer Bedeutung werden auf der IuK-Lenkungsebene für die gesamte Hochschule behandelt • Daneben Bedarf zur Gestaltung der bilateralen Beziehungen • vor allem Fragen des gegenseitigen Leistungsaustauschs, die vorrangig der Sicherstellung der operativen Geschäfte dienen.

27. Verhältnis HRZ - Verwaltungs-DV 2 Übernahme von Dienstleistungen durch das Rechenzentren für die Verwaltung schafft ein besonderes Anbieter-/Kundenverhältnis • Bei mehreren Anfragen der Fachbereiche ist ggfls. ein Zeitrahmen für die Erledigung einzelner Dienste vorstellbar • Bei gestörten Verwaltungsanwendungen kommt eine "Reihung" bei der Abarbeitung nicht in Betracht. • sowohl in der zentralen Verwaltung wie in den Fachbereichen und Einrichtungen sind z. T. ganze Abteilungen betroffen • Studien- und Prüfungsverwaltung, Finanzmanagement mit Buchhaltung und Berichtswesen, Beschaffungswesen usw. • Da alternative Bearbeitungswege nicht in Frage kommen, ist die Wiederherstellung der Funktionstüchtigkeit von Verwaltungsanwendungen praktisch immer mit Priorität zu erledigen.

28. Verhältnis HRZ - Verwaltungs-DV 3 • Vereinbarung von Service Level Agreements oder Service Level Statements zur Sicherstellung der Anforderungen an die Leistungserwartungen und Leistungserbringung • Zur generellen Gestaltung der Beziehung und wirksamen Abstimmung: • wöchentlicher Jour Fix • gemeinsame Organisationsregelungen • oder im Einzelfall eine Satzung der Hochschule. • Solche Vereinbarungen können dazu dienen, das Verständnis für die jeweils andere Rolle zu stärken.

29. Stellung der Hochschulleitung im Kooperationsprozess Maßgebliches Eckdatum: • Die Hochschulleitung und besonders der für die Verwaltung verantwortliche Kanzler, müssen die Geschäftsprozesse der Verwaltung für die gesamte Hochschule gestalten und optimieren. • Deshalb müssen sie auch bei der Verwaltungs-DV als wichtigen Teil zur Unterstützung ihrer Steuerungsfunktionen auf die konzeptionelle Gestaltung der Entscheidungsstrukturen und der operativen Prozesse des IT-Managements der Verwaltung Einfluss behalten.

30. Zusammenfassung 1 • Neuordnung der Aufgaben zwischen Rechenzentren und Verwaltungs-DV darf nicht als Chance für eine interne Aufgabenverlagerung mit entspr. Umverteilung von Personal und Finanzmitteln "missverstanden" werden. • Maßstab einer Integration sind die inhaltlichen Anforderungen an Rechenzentren wie Verwaltungs-DV • In den Rechenzentren bringt die Aufgabenverlagerung aus der Verwaltungs-DV nur geringe Ressourceneinsparungen. Die meisten Aufgaben werden wie bisher "parallel" wahrgenommen werden müssen - der Überlappungsbereich ist gering. • Verlagerung von technischen Komponenten der Verwaltungs-DV, abhängig von den örtlichen Bedingungen, insbesondere des wechselseitig vorhandenen know hows, kommen hinzu. • Für die Rechenzentren wird in Zukunft die Übernahme und der Ausbau der Anwendungen von Bedeutung sein, die für alle Bereiche der Hochschule gemeinsam genutzt werden können: • Aufbau und Pflege der Verzeichnisdienste, des Identitätsmanagements, • die Etablierung leistungsfähiger Nutzerportale • Aufbau und Nutzung des Content-Managements

31. Zusammenfassung 2 • Demgegenüber ist die Gefahr des funktionalen Verlustes groß, wenn die an den Steuerungsaufgaben einer Hochschulleitung ausgerichteten IT-Verfahren der Verwaltung nicht mehr in der Verantwortung der Hochschulleitung wahrgenommen werden. • Dies gefährdet nicht die Integration der Verwaltungs-DV in ein gesamtuniversitäres IuK Konzept. Denn auch die Hochschulleitung muss ihre IT-Konzepte an den gesamtuniversitären Zielen ausrichten und (als Mitglied) auf der IuK-Lenkungsebene gegenüber den anderen Beteiligten legitimieren. • Mit dieser Begrenzung der Spielräume zur Aufgabenverlagerung will ich nicht den "Schwung" aus den Beratungen nehmen, die Sie gerade in einem internen Arbeitskreis begonnen haben. Ich rate nur dazu, diese Diskussion "ergebnisoffen" zu gestalten.