Infrastruttura per la conservazione digitale di documenti elettronici

1. Infrastruttura per la conservazione digitale di documenti elettronici Introduzione al sistema di Sistema per la gestione di archivio in ambito R.T.R.T., comprendente la conservazione a lungo termine per archivi digitali Firenze 06 Ottobre 2009

2. Sommario • La normativa • Alcune definizioni • Gli archivi • Il sistema • Un’ipotesi per la gestione documentale

3. Normativa (1) Il quadro normativo: • D. Lgs n. 82 del 07/03/2005 - Codice dell’Amministrazione Digitale • Direttiva 18 novembre 2005 - Lineeguida per la pubblica amministrazione digitale • Direttiva MIT del 04/01/2005 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione • D.M. 23/01/2004 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto per documenti rilevanti a fini fiscali • DPCM del 13/01/2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. • Direttiva MIT del 27/11/2003 – Impiego della posta elettronica nelle Pubbliche Amministrazioni • DM del 14 ottobre 2003 – Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi • DPR n. 137 del 7/04/2003 - Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’articolo 13 del D. Lgs. 10/2002 • DPR 445 del 28/12/2000 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa • DPCM del 31/10/2000 - Regole tecniche per il Protocollo Informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998 n. 428 • Direttiva PCM del 28/10/1999 - Gestione informatica dei flussi documentali nella P.A.

4. Normativa (2) Atti emanati da AIPA poi CNIPA: • Deliberazione CNIPA n. 4 del 17/02/2005 – Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico • Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/2004 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali • Circolare AIPA n. 31 del 21/06/2001 - Regole tecniche per il protocollo informatico • Circolare AIPA n. 28 del 7/05/2001 - Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le Pubbliche Amministrazioni e associate ai documenti protocollati • Circolare AIPA n. 27 del 16/02/2001 - Utilizzo firma digitale nelle pubbliche amministrazioni • Deliberazione AIPA n. 51 del 23/11/2000 - Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni

5. Alcune definizioni Archivio • Complesso di documenti prodotti e acquisiti da un soggetto durante lo svolgimento della sua attività e strutturato sulla base delle relazioni tra i documenti. • Archivio corrente: parte di documentazione relativa ad attività in corso. • Archivio di deposito: parte di documentazione relativa ad affari esauriti. • Archivio storico: parte di documentazione relativa ad affari esauriti e destinata alla conservazione permanente. Archiviazione elettronica • Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione (Del. CNIPA 11/2004) Conservazione • Attività di conservazione a lungo termine di documenti già selezionati che vanno a costituire la memoria storica dell’ente. • “Ordinata custodia di documenti informatici in modo da assicurarne l’integrità, l’affidabilità e la consultabilità nel tempo, anche attraverso idonei strumenti di ricerca” (Del. AIPA 51/2000) Conservazione sostitutiva • Processo di conservazione di documenti informatici, anche sottoscritti, e eventualmente anche delle loro impronte, mediante memorizzazione su supporti ottici che termina con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione (Del. CNIPA 11/2004)

6. Alcune definizioni (2) Documento • Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica (Del. CNIPA 11/2004) • Rappresentazione analogica o digitale di atti, fatti e dati, intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo (D.M. 23.01.2004) Metadati • Informazioni strutturate che descrivono i documenti e gli aggregati logicamente superiori. Vengono utilizzati per l’individuazione dei documenti nelle fasi di creazione e gestione

7. Archivi correnti VS Archivio di deposito

8. Archivi di deposito e storico

9. Codice dell’Amministrazione Digitale Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione

10. Il Sistema Per questo si è pensato di realizzare un Sistema per la gestione di archivio in ambito RTRT, comprendente la conservazione a lungo termini per i documenti che si articola in due sottosistemi: • Il Sottosistema di Gestione documentale per l‘Archivio di deposito • Il Sottosistema di Conservazione a Norma

12. Sottosistema di Gestione d’Archivio • gestisce documenti digitali e contemporaneamente la documentazione analogica, evidenziando le relazioni e permettendo la gestione e la ricerca del fascicolo ibrido; • permette la distinzione tra documenti che necessitano di una conservazione a lungo termine da quelli destinati allo scarto d'archivio; • riceve informazioni dalle procedure che gestiscono i vari flussi/procedimenti documentali; • versa documenti digitali al sistema di conservazione a lungo termine; • si occupa di mantenere l'autenticità, la leggibilità, l'integrità e l'affidabilità nel tempo del documento digitale (d.lgs. 82/2005, artt. 40 e segg.), • garantisce la separazione di dati e documenti relativi ad Enti diversi.

13. Sottosistema di Conservazione a Norma • rispetta la normativa CNIPA e comunque la normativa sulla conservazione • prevede di essere aggiornato per rispondere ad eventuali nuove norme • accetta documenti in particolari formati, per i quali garantisce l'esibizione a norma • ha la capacità di memorizzare i documenti e mantenere traccia anche della loro utilizzazione • è accessibile via web services autenticato • garantisce l'accesso e l'esibizione dei documenti.

14. Servizi offerti • Servizio di conservazione documenti con varie scalature • Servizio di gestione d’archivio con varie scalature

15. Una ipotesi per la gestione documentale in collaborazione con Ilaria Pescini Settore SISTEMI INFORMATIVI DOCUMENTARI E SERVIZI PER L'ACCESSO AL PUBBLICO Posizione Organizzativa ARCHIVI E SISTEMA DOCUMENTALE

16. Visione sistemicadella gestione documentale rispetto all’Amministrazione (Soggetto produttore) • Sistema trasversale rispetto all’intera amministrazione • Visione globale integrata tra le diverse fasi e le diverse filiere produttive • Unico coordinamento sull’intero processo documentario - trasversalità • Collaborazione e condivisione tra competenze informatiche e archivistiche

17. Filiere documentali / Procedure amministrative Filiere documentali / Procedure amministrative Filiere documentali / Procedure amministrative Documenti/ Fascicoli Archivio / Sistema di gestione documentale Una idea per la gestione documentale (1)

18. Una idea per la gestione documentale (2)

19. Una idea per la gestione documentale (3)

20. Un’idea per la gestione documentale (4)