Aquisição de Materiais de Informação

1. Aquisição de Materiais de Informação

2. Definição • Consiste em localizar e assegurar a posse dos materiais definidos pela seleção • Processo administrativo que, teoricamente, não tem ligação direta com a comunidade • Ênfase na forma como é realizado

3. DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES SELEÇÃO AQUISIÇÃO

4. Cuidados com a Aquisição • Buscar a maximização dos resultados • Estabelecer um fluxo administrativo linear e controlado, evitando estrangulamentos e duplicações • Utilizar formulários adequados

5. Atividades da Aquisição • Obtenção de informações sobre os materiais selecionados • Realização do processo de compra • Manutenção de arquivos ou bancos de dados apropriados • Recebimento e verificação dos itens adquiridos

6. Atividades da Aquisição - II • Providências quanto a atrasos e não-entrega de materiais • Contatos visando a obtenção de doações e o estabelecimento de programas de intercâmbio e permuta • Manutenção e atualização de registros estatísticos

7. ORGANIZAÇÃO DO SERVIÇO DE AQUISIÇÃO • A aquisição deve estar estruturalmente perto da seleção ou diretamente subordinada à gerência da biblioteca. • Muitas vezes, seleção e aquisição são muito imbricadas. • Necessidade de rápida realocação de recursos financeiros. • Necessidade de especialização na compra de materiais de informação.

8. Manual de Aquisição • Também conhecido como Diretrizes ou Carta de Aquisição. • Documento que registra a forma como as atividades de aquisição são realizadas. • Preserva a “memória” do serviço • Valioso instrumento para orientação e integração de novos profissionais na equipe.

9. O Manual de Aquisição de informar - I • Quem são os responsáveis pela aquisição de materiais de informação em geral, inclusive quem responde pelo pagamento e prestação de contas dos itens. • Os procedimentos para organizar as sugestões de aquisição, de maneira a garantir as prioridades estabelecidas na seleção. • Os principais fornecedores utilizados pela aquisição nas suas atividades rotineiras. • Os instrumentos auxiliares utilizados na obtenção de informações sobre os itens a serem adquiridos.

10. O Manual de Aquisição de informar - II • Como está organizada a atividade de compra de materiais. • Como as atividades de permuta e intercâmbio estão organizadas. • Como se faz o pedido de obras por doação. • Os modelos de cartas e ofícios utilizados no processo de solicitação.

11. MODALIDADES DE AQUISIÇÃO • Compra • Intercâmbio ou Permuta • Doação

12. Compra – Atividades preliminares - I • Definição de um orçamento previamente elaborado. • Elaboração e controle da lista/arquivo de desiderata. • Previsão orçamentária: planejamento dos investimentos necessários • Orçamento total: soma dos recursos orçamentários e extra-orçamentários. • Cuidado para não superdimensionar ou subdimensionar o orçamento proposto.

13. Compra – Atividades preliminares - II • Identificação de fontes externas de financiamento do acervo: convênios, projetos ou verbas suplementares. • Análise constante de desempenho, com manutenção de registros históricos ajudam na previsão de gastos. • Utilização de variáveis: número de alunos, professores, cursos e pesquisas, média de utilização do acervo por categorias de usuários, etc.

14. Compra – Atividades preliminares - III • Considerar os custos totais envolvidos na aquisição de materiais. • Estabelecer um cronograma de desembolso dos recursos financeiros, baseado em prioridades. • Buscar o gerenciamento dos recursos pela própria biblioteca.

15. Fornecedores de materiais de informação • Editoras: instituições responsáveis pela edição das publicações • Livrarias: empresas que vendem a varejo, diretamente ao comprador, o produto das editoras. • Agências e distribuidoras: empresas especializadas no fornecimento de materiais de informação produzidos por um número variado de editoras.

16. Aplicação de recursos • Diferença entre a atividade na área pública e na área privada • Área pública: necessidade de processo de licitação • Área privada: facilidade de aquisição e pagamento

17. Compras por licitação • Lei de Licitações e Contratos n. 8666, de 21 de junho de 1993 (atualizada pela Lei n. 8883, de 8 de junho de 1994). • Lei 10520, de 17 de julho de 2002. • Regem todas as aquisições e transferências na área pública.

18. Lei n. 8666 – Lei de licitações e contratos - I • Prevê várias modalidades de aquisição de materiais: • Convite • Tomada de Preços • Concorrência • Concurso • Leilão • As três modalidades são determinadas em função de limites de valores fixados pela administração federal/estadual

19. Lei n. 8666 – Lei de licitações e contratos - II • Convite – utilizada para compras de pequena monta. • Tomada de preços – utilizada quando o montante de recursos ultrapassa o valor máximo permitido na modalidade de convite. • Concorrência – realizada esporadicamente, apenas para compras de grande vulto. • Deve-se definir um edital bem elaborado, de forma a garantir o objetivo da compra e recebimento do material.

20. Compras sem licitação • Compras com valor inferior ao teto estabelecido. • No caso de não haverem interessados a uma licitação anterior, mantendo-se as condições preestabelecidas no edital. • Aquisição de bens produzidos por órgãos ou entidades que integrem a administração pública.

21. Inexigibilidade de licitação • Ocorre quando existe inviabilidade de competição (condições suficientes para estabelecimento da livre-concorrência). • É o caso de fornecedor único ou representante exclusivo.

22. Compras por adiantamento • Destinadas a aquisições que, por sua natureza ou urgência, não podem aguardar os procedimentos normais de licitação. • Utilizado para a compra de itens de pequeno valor ou material com exclusividade de distribuição. • Não dispensa a licitação, se ultrapassar o teto estabelecido.

23. PERMUTA • Intercâmbio visando aquisição de materiais sem desembolso direto de recursos. • Acordo entre duas instituições com o compromisso mútuo de fornecimento de publicações das próprias entidades, de obras duplicadas ou retiradas do acervo ou de obras recebidas em doação mas sem interesse para incorporação no acervo.

24. Permuta - II • Economia de esforços de prestação de contas X Difusão de Informações ou Serviço de Relações Públicas • Utilização de publicações próprias • Permuta de duplicatas ou materiais descartados do acervo

25. Benefícios da Permuta • Obtenção de material de difícil localização ou obtenção (publicações acadêmicas, materiais de países menos desenvolvidos, literatura cinzenta); • Liberação de recursos para aquisição (substituição de títulos comprados por títulos permutados); • Complementação de falhas na coleção

26. Permuta com Publicações Próprias • Comprometimento recíproco de publicações de duas instituições; • Comum em bibliotecas universitárias e especializadas; • Muitas instituições não vendem suas publicações; • Necessária correta avaliação do custo-benefício do título permutado.

27. Análise de Custo-Benefício da Permuta • Equilíbrio das publicações: títulos de valor efêmero X publicações técnico-científicas conceituadas; • Custos reais da publicação da própria entidade; • Custos de todos os serviços necessários para abrigar o título recebido; • Tempo necessário para recebimento do material por permuta comparado ao da aquisição por compra.

28. Listas de Duplicatas • Destinam-se ao oferecimento de materiais em duplicata, doações não incorporadas ou material descartado do acervo; • Oportunidade de se desfazer de materiais X Possibilidade de cobrir eventuais lacunas no acervo; • Funciona no método “First come, first served”; • Dificuldades para criar um “Banco de Duplicatas” (Backserv List - http://www.lists.us.swets.com/mailman/listinfo/backserv).

29. Organização da Permuta • Escolha criteriosa das instituições (perfil compatível); • Correspondência sobre o interesse e durante a vigência da permuta; • Manutenção de arquivos • Instituições conveniadas; • Título ou títulos oferecidos e recebidos; • Correspondência relativa a reclamações e atrasos • Preparo e expedição do material.

30. DOAÇÕES • Solicitadas ou espontâneas • Política específica

31. Doações solicitadas • Instituições governamentais ou privadas, além de pessoas físicas; • Projetos de agências financiadoras de pesquisa ou da cultura em geral (FAPESP, FINEP, CNPq, CAPES, etc.); • Legislação de benefício fiscal (Lei Rouanet – Lei 8313, de 23.12.1991); • Editoras; • Autores.

32. Solicitação de Doações • Elaborar cartas de solicitação claras e objetivas; • Deixar claro o papel que o material solicitado irá desempenhar no contexto de atuação da biblioteca; • Redigir a correspondência no idioma original do possível doador; • Solicitar apenas aquilo que realmente se deseja obter.

33. Doações espontâneas • Evidência maior do prestígio institucional; • Podem variar de uma obra individual a bibliotecas inteiras; • Necessidade de procedimentos que possibilitem a administração criteriosa das doações.

34. “Organização” das Doações espontâneas • Solicitar listas dos materiais oferecidos; • Evitar doações que contenham exigências para sua incorporação ao acervo; • Deixar claras ao doador as normas estabelecidas para recebimento das doações; • Organizar uma comissão de auxílio à seleção de doações, preferencialmente constituída por bibliotecários e especialistas.

35. Benefícios das doações espontâneas • Completar falhas de coleção ou repor materiais extraviados; • Duplicar material já existente no acervo; • Traduções importantes; • Obtenção de obras raras, primeiras edições ou edições diferentes da possuída pela biblioteca; • Prefácios ou introduções dignos de atenção; • Anotações ou dedicatórias de notáveis, etc.

36. Cuidados especiais no recebimento de doações espontâneas • Custo com destinação de materiais não incorporados ou indesejáveis; • Reconhecimento das doações; • Elaboração de formulários adequados.