Microsoft ACCESS

1. Microsoft ACCESS - odrediti pojam baze podataka, - opisati osnovne korake u radu s bazom podataka, - promijeniti postavke aplikacije, - stvarati i mijenjati tablice, - odrediti primarne ključeve i indekse, - mijenjati svojstva polja i stvarati pravila provjere, - upisivati, izmjenjivati i brisati zapise, - uspostavljati relacije između tablica, - stvarati i izmjenjivati obrasce, - pretraživati i filtrirati podatake, - stvarati i izmjenjivati upite, - redati zapise u tablicama, obrascima i upitima, - stvarati i izmjenjivati izvješća, - pripremati ispise i prilagođavati postavke, - ispisivati podatke iz tablica, obrazaca i upita i - ispisivati izvješća.

2. Uvod - Aplikacija za rad s bazom podataka služi za organiziranje podataka i daje nam mogućnosti rada s tim podacima. Temeljni objekt u bazi podataka je tablica u kojoj se nalaze zapisi točno određenog izgleda. - Baza podataka je strukturirani skup međusobno povezanih podataka o jednom ili više predmeta. - Relacijska baza podataka je baza u kojoj se informacije pohranjuju u tablicama. Temeljem podataka iz jedne tablice traže se podaci u drugoj tablici. - Podatak je tekst, broj, slika ili zvuk koji se može obraditi i spremiti u računalo. Sam po sebi podatak ne mora puno značiti. Da bi ga se razumjelo treba ga izraziti ili obraditi kako bi postao informacija. - Informacija je značenje pridodano podatku načinom njegovog izražavanja. Isti podaci mogu se izražavati na različite načine i na taj način pružati različite informacije.

3. Organizacija baze podataka - Tablica se sastoji od stupaca i redaka i sadrži podatke o određenim pojmovima. - Zapis ili slog je skup informacija o pojedinom pojmu i u tablici je predstavljen retkom. - Polja su pojedina svojstva zapisa i predstavljaju pojedinačni upis u bazi podataka. Polja se u tablici nalaze u stupcima. - Tip polja određuje koju vrstu podataka je moguće upisati u polje. Tipovi polja su: tekstualno, brojčano, valutno, datumsko, logičko, itd. Značajke polja su svojstva dodijeljena određenom polju. Na primjer: - veličina polja (Field Size) – određuje najveću veličinu koju podatak može imati u tom polju - zadana vrijednost(Default Value) – je vrijednost koju polje automatski ima ako se ništa drugo ne upiše u njega - pravilo provjere(Validation Rule) – je pravilo kojim se provjerava ispravnost upisanog podatka, dok svojstvo - zahtijeva se (Required) – označava da podatak u polje moramo upisati.

4. - Primarni ključevi su podaci upisani u polje ili polja, a koji jedinstveno označavaju svaki zapis u tablici. Oni pružaju nekoliko prednosti: • - automatsko stvaranje indeksa za primarni ključ što znatno ubrzava pretraživanje i dohvaćanje podataka, te njihovo redanje • - primarni ključ često se rabi u određivanju relacija, tj, odnosa između tablica • - zapisi u tablici prikazuju se poredani po primarnom ključu • dvostruki upisi nisu dozvoljeni, pa su stoga svi zapisi jedinstveni. • Indeksi omogućavaju relacijskoj bazi podataka brže pronalaženje, dohvaćanje i redanje zapisa, a moguće ih je stvoriti primjenom jednog ili više polja. • U relacijskoj bazi podataka podaci se često spremaju u više različitih tablica. Između tablica mogu se uspostaviti i odrediti odnosi, tj. relacije s ciljem povezivanja podataka iz jedne tablice s podacima iz drugih. Nakon stvaranja relacija moguće je stvarati obrasce, upite i izvješća s podacima smještenim u više tablica. • Pri dizajniranju baze podataka upitajmo se: • Što želim? Prvo je potrebno odrediti za što nam je baza potrebna i što od nje očekujemo. Najvažnije je prvo odrediti potrebu za izlaznim informacijama. • Što imam? Znajući što želimo lakše je gledati na ono što imamo i donositi odluke o tome kako bi struktura baze trebala izgledati. • - Što trebam učiniti? Ovo pitanje omogućava razmatranje svih postupaka koje je potrebno učiniti s ciljem dobivanja željenih izlaza iz baze podataka.

5. Pokretanje aplikacije za rad s bazama podataka

6. Novu bazu podataka stvaramo uporabom okna zadataka New File i klikom na naredbu Blank database. U okviru za razgovor File New Database u polju Save in odredimo mjesto baze podataka, u polje File name upišemo željeni naziv i kliknemo na gumb Create.

8. Stvaranje tablice U prozoru Table redom upisujemo nazive i svojstva polja prema strukturi tablice određenoj u dizajnu baze podataka. U polje Field Name upisujemo naziv polja, u polju Data Type iz padajućeg izbornika izaberemo tip polja, a u polje Description možemo upisati dodatni opis. Nakon upisa svih polja i njihovih svojstava kliknemo na gumb Save u alatnoj liniji aplikacije. U okviru za razgovor Save As u polje Table Name upišemo naziv stvorene tablice i kliknemo na OK.

9. U prozoru koji nas upozorava da u tablici nemamo određen primarni ključ kliknemo Yes i na taj način dozvolimo aplikaciji da automatski stvori primarni ključ.

10. Za dodavanjezapisa u tablicu dvostruko kliknemo na njen naziv u popisu tablica ili je označimo i kliknemo na alat Open.

12. Unos podataka

13. Za brisanje zapisa u tablici, klikom u krajnji lijevi stupac označimo cijeli redak zapisa kojeg želimo izbrisati i pritisnemo tipku Delete na tipkovnici.

14. Za dodavanje polja u postojeću tablicu potrebno je tablicu označiti i kliknuti na alat Design. U prozoru za promjenu strukture kliknemo u prvo slobodno polje u stupcu Field Name i upišemo naziv polja kojeg dodajemo, a u padajućem izborniku polja Data Type izaberemo tip polja. Redom nastavimo upis svih potrebnih polja i za svaki od njih izbor pripadajućeg tipa polja.

15. Primarni ključ osigurava jedinstvenost zapisa u tablici. Možemo ga odrediti prilikom stvaranja nove tablice ili bilo kada u kasnijem radu. Označimo tablice u prozoru baze podataka i klikom na alat Design u alatnoj liniji. U otvorenom prozoru označimo polje koje želimo proglasiti primarnim ključem i kliknemo na alat Primary Key u alatnoj liniji aplikacije.

16. Indeksiranje Primarni ključ će automatski biti indeksiran i dvostruki zapisi neće biti dozvoljeni. Međutim isto svojstvo nemogućnosti dvostrukog zapisa možemo dodijeliti i bilo kojem drugom polju u tablici za koje želimo osigurati jedinstvenost podatka.

17. Promjena svojstava polja Za promijenu veličine polja, kliknemo unutar polja Field Size i upišemo najveći broj znakova za unos u ovo polje. Oblik brojčanog polja mijenjamo promjenom svojstva Format. Otvorimo padajući izbornik i izaberemo željeni format.

18. Pravila provjere Kao pravilo provjere za upis vrijednosti u brojčano polje možemo upisati, npr. <10000, kojim se provjerava da upisana vrijednost treba biti manja od 10000. Pravila provjere za polja tipa Text trebamo pisati pod navodnicima, npr. pravilo <>“NN“ provjerava da se u polje ne može upisati vrijednost NN. Za datumska polja pravila provjere pišemo tako da datum s kojim uspoređujemo upisanu vrijednost počinjemo i završavamo znakom povisilice, npr. pravilo <#01.01.1960# And <#01.01.1980# ograničava upis datuma između 01.01.1960 i 01.01.1980.

19. Premještanje stupaca u tablici Otvorimo tablicu u korisničkom pogledu. Stupac koji želimo premjestiti označimo i otpustimo tipku miša. Ponovno kliknemo na zaglavlje stupca, zadržimo tipku miša pritisnutom, pomicanjem miša premjestimo polje na novo mjesto i otpustimo tipku miša. Dok premještamo stupac okomita linija između stupaca pokazuje nam moguće mjesto stupca kojeg premještamo.

20. Stvaranje relacija između tablica Relacije označavaju međusobnu vezu dvije tablice. Relacije u bazi podataka stvaramo pomoću Relationships prozora kojeg otvaramo klikom na alat Relationships u alatnoj liniji aplikcije. U prozoru Relationships možemo vidjeti sve već postavljene relacije između tablica i stvarati nove.

21. Klikom na alat Show Table u alatnoj liniji aplikacije prikazuje se okvir za razgovor Show Table u kojem označavanjem tablice i klikom na gumb Add dodajemo tablice u Relationships prozor. Kada dodamo sve potrebne tablice okvir za razgovor Show Table zatvorimo, a upravo dodane tablice rasporedimo. Primijetimo da podebljana polja u tablicama prikazuju primarne ključeve. Relacije stvaramo povezivanjem polja iz jedne tablice s poljem u drugoj tablici. U prvoj tablici kliknemo na polje koje koristimo za stvaranje relacije, zadržimo tipku miša pritisnutom, povlačimo miša prema drugoj tablici i kada se nalazimo nad poljem s kojim želimo stvoriti vezu otpustimo tipku miša.

23. Za brisanje relacija između tablica koristi se Relationships prozor. U prozoru označimo relaciju koju želimo izbrisati, pritisnemo tipku Delete na tipkovnici i svoju odluku potvrdimo u okviru za razgovor koji upozorava da će relacija biti trajno obrisana.

24. Obrasci, engleski Forms su objekti u bazi podataka koji krajnjem korisniku olakšavaju svakodnevni rad na upisu podataka u tablice, njihovim izmjenama i brisanju. Za popis svih postojećih obrazaca u prozoru baze podataka u području Objects kliknemo na Forms. Najjednostavniji način stvaranja obrasca je uporabom AutoForm Wizard i Form Wizard alata. Za stvaranje obrasca uporabom AutoForm Wizarda, u prozoru baze podataka kliknemo na Tables za prikaz postojećih tablica u bazi podataka. U popisu tablica označimo tablicu temeljem koje želimo stvoriti obrazac i kliknemo na alat AutoForm u alatnoj liniji aplikacije.

26. Za upis novog zapisa kliknemo na gumb za zvjezdicom u alatnoj liniji pri dnu prozora obrasca i upisujemo podatke u polja novog zapisa. Kada na posljednjem polju pritisnemo Enter ili Tab obrazac se sam prebacuje u unos novog zapisa. Za izmjenu postojećeg zapisa trebamo u obrascu prikazati zapis na kojem želimo napraviti promjene, označiti polje i izmijeniti upisanu vrijednost ili upisati novu. Zapis u obrascu brišemo tako što ga označimo i kliknemo na alat Delete Record u alatnoj liniji aplikacije. U okviru za razgovor svoju odluku potvrdimo klikom na Yes.

28. Obrazac kojem želimo dodati ili promijeniti tekst u zaglavlju ili podnožju označimo i kliknemo na gumb Design u alatnoj liniji prozora baze podataka. Otvoreni prozor dizajna obrasca povećamo kako bismo vidjeli sve elemente i omogućili komotan rad. Za dodavanje teksta u zaglavlje i podnožje potrebno je povećati te prostore kako bi u njih bilo moguće postaviti željeni tekst. Ako područja zaglavlja i podnožja nisu vidljiva na obrascu, prikažemo ih klikom na naredbu View glavnog izbornika aplikacije i izborom naredbe Form Header/Footer.

29. Edit - Find and Replace - u polje Find What upišemo vrijednost koju želimo pronaći i za početak pretraživanja kliknemo na Find Next. Želimo li u tablici tražiti djelomično poznatu vrijednost tada možemo u pretraživanju primijeniti tzv. wildcard znakove kao što su zvjezdica (*), upitnik (?) ili povisilica (#). Zvjezdica zamjenjuje bilo koju grupu znakova na određenom mjestu, upitnik zamjenjuje bilo koji pojedinačni znak, a povisilica zamjenjuje jednu brojku na određenom mjestu.

30. Primjena filtera Filtri su jednostavni upiti koji se primjenjuju na otvorenim tablicama ili obrascima, a koristimo ih za privremenu izmjenu pogleda na podatke. Postavljeni filtar uklanjamo klikom na alat Remove Filter u alatnoj liniji aplikacije.

31. Upiti, engleski queries su objekti u bazi podataka koji nam omogućavaju slaganje podataka iz jedne ili više tablica istovremeno, zadavanje uvjeta koje oni trebaju zadovoljavati i određivanje oblika kako će biti prikazani. Tako izabrani podaci zatim mogu biti temelj za izradu obrazaca ili izvješća.

33. Redanje zapisa - polje ili polja po kojima želimo poredati označimo i za redanje po uzlaznom redoslijedu kliknemo na alat Sort Ascending, a za redanje po silaznom redoslijedu kliknemo na alat Sort Descending u alatnoj liniji aplikacije.

34. Prvi korak u stvaranju baze podataka trebalo bi biti određivanje onoga što želimo kao izlaz iz baze podataka. U većini slučajeva, upravo su izvješća, engleski Reports najbolji način pružanja izlaza iz baze podataka.