Fundamentos Arquivísticos

1. Fundamentos Arquivísticos Aula 8

2. índice • Conceito de Documento • Documento Diplomático • Documento de Arquivo

3. Documento provêm do verbo latim ‘docere’ que significa ensinar instruir. Em latim empregaria o vocábulo ‘documentum’ para designar o objeto de ação de ensinar e portanto de aprender. Sentido moderno de escrito probatório de algo: ‘Prova’ 1. Conceito de Documento

4. “Documento como memória da humani-dade e o veículo por excelência da con-centração e difusão do pensamento e ins-trumento, portanto da investigção, da cultura, da informação e de recreio” (Paul Otlet) • Em todo documento aparecem 3 elementos: • O suporte material: duro (pedra, argila, bronze) brando (papiro, pergaminho, papel, magnético, óptico) • A linguagem (escrita, alfabética, imagem, digital • A Informação (conteúdo: carta, lei, textos).

5. Conceitos: • Produto da atividade humana • “Qualquer base de conhecimento fixada ma-terialmente e disposta de modo que se pos-sa utilizar para consulta, estudo, prova.” (Dicionário Aurélio) • Consideram-se documentos quaisquer escri-tos, instrumentos ou papéis públicos ou par-ticulares. (Código do Processo Penal) • Classificação do Documento: • A natureza do suporte: maioritariamente usa-se o papel, materiais magnéticos, suportes ópticos;

6. Código empregado: tex-tuais, gráficos, figurati-vos, fotográficos, sono-ros, trididimensionais, in-formáticos, multimídia. Rigor científico da men-sagem: científicos, técni-cos e de divulgação. Área do conhecimento: históricos, econômicos, jurídicos, sociais. Capacidade de difusão: pública, reservada, pessoal.

7. Documento Histórico: • Para os historiadores positivistas o docu-mento era fundamental para o feito histó-rico. “Não se entenderá a história sem docu-mentos”. • A partir de 1960 amplia-se este conceito de documento histórico, avançando-se para ou-tros elementos. • Documento Jurídico: • O valor jurídico ocorre quando declarações de vontade ou expressões do pensamento permitem a realização de negócios jurídicos, dentro dos requisitos formais em sua criação.

8. 2. Documento Diplomático • “(…) a Diplomática estuda os documen-tos como entidades individuais (consi-derado isoladamente), a Arquivologia o faz enquanto agregações (trata como conjunto de documentos orgânicos).”(Rondinelli, p.46. 2005) • Por sua parte a Diplomática estuda a tradição, a forma e a elaboração dos documentos resul-tantes de atos jurídicos e atividades administrativas. • “(…) a noção de documento arquivístico como fonte de prova advém da Diplomática.”(Rondinelli, p.49. 2005)

9. CONCEITOS: • “(…) todo testemunho de um aconteci-mento social de caráter jurídico ou não jurídico escrito em materiais brandos em que concorrem determinadas formalida-des (Tamayo, 1996, 55)” • “Testemunho escrito de um feito de na-tureza jurídica, redigido com observa-ções de certas fórmulas estabelecidas as quais vão destinadas a dar-lhe fé e força probatória” (Gomez, 2007, 22)

10. 2.1 – Processo Documental • Chama-se processo documental a série de fases em que sucessiva e ordenada-mente se desenrola a confecção do docu-mento. • O processo divide-se em: • actio: a ação ou atuação da ou das par-tes interessadas na criação, modificação ou extinção de uma situação jurídica. • Conscription: é a colocação por escrito dessa ação jurídica.

11. A Análise Diplomática dos documentos faz-se a partir de 3 ele-mentos distintos: Protocolo (invocações, intitulação, direção, saudações= Corpo do Texto (pream-bulo, notificação, dispo-sição, cláusulas finais) Escatocolo ou protocolo final (Data, validação). 2.2 Análise Diplomática do Documentos

12. 3. Documento de Arquivo • “O documento de arquivo nasce como uma ferramenta da administração ante a necessi-dade da gestão (valor administrativo) para con-servar as contas e os documentos financei-ros (valor contábil) para assinalar como se obti-veram, assinaram, gastaram e justificaram (va-lor fiscal), para ter refenrêcia sobre as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo), para sal-vaguardar di-reitos e obrigações, patrimônios e rendas (valor jurídico), cumprir as exigências da lei (valor legal) e reconstruir e revisar o passado (valor histórico e cultural).

13. Características de um documentos de Arquivo • Imparcialidade: os documentos de arqui-vo são inerentemente verdadeiros; • Autenticidade: são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob cus-tódia de acordo com procedimentos regu-lares; • Integridade: todos os documentos de arquivo são íntegros nas suas partes internas e externas; • Naturalidade: os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e ações de uma administração.

14. Interrelacionados: cada documento está intimamente relacionado com outros e com a sua unidade produtora, no qual está preservado o seu significado (organicida-de); Contexto: todo documento de arquivo é produto de um encadeamento que lhe confe-re um traço diferenciador (porque foi produzido e quais as etapas e seu trâmite?).

15. Conclusões • A acumulação dos documentos orgânicos de caráter arquivístico dá origem aos arquivos da organização. • O documento arquivístico nasce como re-sultado do cumprimento de uma ativida-de e é mantido como prova dele. (Sousa, 2007, 114)