Dokumenttien haltuunotto 1 ilkka.heinonen@vtt.fi

1. Dokumenttien haltuunotto 1ilkka.heinonen@vtt.fi

2. 16.10.2003 • Piirustusdokumenttien haltuunotto • Skannaus • Vektorointi • CAD-tiedostot

3. DOKUMENTTIEN HALTUUNOTTO = paperi-, muovi- tai mikrofilmiarkiston vieminen digitaaliseen muotoon eli tietokonetiedostoiksi skannaamalla, automaattisella vektoroinnilla tai luomalla se uudelleen tietokoneohjelmalla (CAD).

4. Miksi ”dokumenttien haltuunotto”? • CAD:n käytön yleisyys. • Tietokantojen kehittyminen yrityksissä. • Sähköpostin ja tiedostojen siirron yleistyminen. • Perinteisen arkistoinnin ongelmien kuntoon saattaminen. • Tietokoneiden -verkkojen ja oheislaitteiden kehittyminen.

5. CAD:n käytön yleistyminen • Uudet suunnitelmat tehdään CAD:llä. • Useissa eri projekteissa vaaditaan suunnitelmat CAD-tiedostoina tietyssä formatissa tai tietyillä tasostandardeilla. Standardeja rakennusalalla: • CAD-KUVATASOT RT 15-10599 • IFC (http://cic.vtt.fi/niai/fi_forum.htm)

6. CAD:n käytön yleistyminen • Uusimmat CAD-ohjelmaversiot käyttävät skannattuja rasteritiedostoja CAD:n apuna n.s. hybriditiedostoina myös ilman erillisiä lisäohjelmia. Aikaisemmin rasteritiedostoja varten piti olla lisäsovellus. • Skannattujen rasteritiedostojen muokkaaminen on kehittynyt ja tullut mukavammaksi CAD-ohjelmissa.

7. Tietokantojen kehittyminen yrityksissä Vanhat tietokannat sisälsivät lähinnä tekstiä ja numeroita. => Nykyisiin tietokantoihin liitetään viitetiedostoja ja kuvia.

8. Sähköpostin ja tiedostojen siirron yleistyminen • Monissa eri projekteissa on hyvin yleistä sähköpostin ja niiden viitetiedostojen käyttö tiedonsiirrossa sekä yrityksen sisällä, että yritysten välillä. • Ne osapuolet, jotka eivät ole mukana nopeassa tiedonsiirrossa, on koettu ongelmaksi muissa osapuolissa.

9. Perinteisen arkistoinnin ongelmien hoitaminen • Monissa yrityksissä arkistoiminen on ollut ongelmallinen. Joissakin tapauksissa arkisto on ollut ’kaatopaikka’. • Hyvinkin hoidetuissa paperiarkistoissa joudutaan toteamaan usein jokin dokumentti ’kadonneeksi’. • Paperiarkiston tilavuokrat saattavat olla hyvinkin kalliita • Alkuperäisten dokumenttien (paperi, muovi) kunto ’rapistuu’ käyttökelvottomaan kuntoon.

10. Perinteisen arkistoinnin ongelmien hoitaminen • Digitaalisesti hoidettu arkisto voidaan varmuustallentaa. Varmuustallennuksia voi tehdä myös tuotantotilan ulkopuolelle. • Järkevästi tehty digitaalinen dokumenttien hallintatietokanta voidaan konvertoida useiden vuosien jälkeen ns. eräajona ajanmukaisempaan järjestelmään. • Digitaalista arkistoa voi käyttää useampi ihminen yhtä aikaa ja nopeammin. • Digitaalisessa arkistossa voi olla monipuolisia indeksoivia hakuja dokumenteista. • Dokumenttejä voi linkittää muihin IT sovelluksiin tai julkaisuihin (relaatiotietokannan tavoin esim. toiminnanohjausjärjestelmään, kiinteistörekistereihin, URL-linkkejä intranetissä/extranetissä)

11. Tietokoneiden -verkkojen ja oheislaitteiden kehittyminen. • Erilaiset toimisto-ohjelmat tai kuvankäsittely-ohjelmat sopivat skannattujen kuvien käsittelyyn yhä joustavammin. • Tavallisten verkkojen, toimisto-PC:n ja toimisto- ohjelmien suorituskyky on viime vuosina tullut riittäväksi käsitellä raskaita kuvia. • Uudet tulostimet pystyvät tulostamaan grafiikkaa paremmin. • Myös tavalliset digitaaliset kopiokoneet sopivat A4 – A3 dokumenttien haltuunottoon ja tulostukseen.

12. Dokumenttien haltuunotto Miten ”dokumenttien haltuunotto” yleensä suoritetaan suunnitelmissa? • Skannaus. • Automaattivektorointi. • CAD-piirto. • OCR eli tekstintunnistus tekstidokumenteissä

13. Skannaus Mustavalkoiset tekniset suunnitelmat on luontevinta skannata mustavalkotiedostoiksi, jolloin ne voidaan pakata erittäin tehokkaasti (PDF, Cals gr. 4 ja CCIT TIFF gr. 4).

14. Skannaus Skannattu tiedosto sopii edullisuutensa vuoksi arkistointiin, taustakuvaksi CAD:iin, kun piirretään mallitarkasti sama piirros uudelleen tai sellaiseksi rajatuksi CAD-piirroksen osaksi, jota ei tarvitse muokata uudelleen.

15. Skannaus Missä ympäristöissä skannatut kuvat näkyvät? • CAD-ohjelmat. AutoCAD, Microstation, Cads, Vertex, JCAD, ym. • Kuvankatseluohjelmat. Imaging, erilaiset CAD-viewerit ja Adobe Acrobat Reader. • CAD-rasterityökalut. Esim. VP-Hybrid CAD, GTX, Rasterex, CAD-Overlay ja Tessel • Kuvankäsittelyohjelmat. Microsoft Office 97 Photo Editor tai uudemmat, Corel Draw 8 tai uudemmat, Paint Shop Pro 5.00, Photoshop ym, tai uudemmat versiot….

16. Skannaus Mihin e.m. lisäksi voidaan skannattuja tiedostoja käyttää? • Erilaisissa paikkatietojärjestelmissä, kun tarkkoja CAD-kuvia ei ole tehty. • Markkinointi. Kuvan tai sen osan vienti esim. myynti-ilmoitukseen. • Erilaiset julkaisut. (HTML, Acrobat Reader, ym.)

17. Automaattivektorointi • Automaattivektorointi on aikaisempaa enemmän muodostunut tietyissä tarkoitusperissä toimiviksi ratkaisuiksi. • Sellaisissa tapauksissa, joissa kuvan täytyy olla CAD-vektoreina, mutta ei tarvitse viedä tarkasti eri kuvatasoille tai piirtää CADillä mittatarkasti, kannattaa automaatti-vektorointia kokeilla.

18. Automaattivektorointi • Soveltuu esim. asemapiirroksien, aksonometristen piirroksien ja mitoiltaan ’suuntaa antavaksi’ pohjapiirroksien taustakuvaksi (referenssikuviksi) esim. ’layoutteihin’. Tyypillinen tapaus on pohjapiirustuksen vektorointi LVIS suunnitelmien pohjaksi. • Alkuperäisessä piirroksessa viivojen ollessa ’erillisiä’, syntyy paras lopputulos.

19. CAD-piirto • Edellisistä vaihtoehdoista kallein ja paras vaihtoehto. • Skannattu vanha piirros taustakuvaksi on hyvä apukeino piirrettäessä uutta ’oikeaoppista’ CAD-piirrosta. • ARKKITEHDIT: 2d -> 3d -> 3d visualisointi • INSINÖÖRIT: 2d -> 3d -> PDM eli tuotetiedon hallinta. (rakennusalalla esim. IFC) • Kun itse suunnittelija ei itse käytä CAD:iä, tai jos ei ehdi itse piirtää olemassaolevaa aineistoa CAD-muotoon, hän voi antaa sen CAD-piirtopalvelun tehtäväksi.

20. Dokumenttien haltuunotto”Mitä maksaa?” • Skannaus sopimuksen mukaan • Automaattivektorointi ~ 10 x • CAD-piirto ~ 100 x