Rechtsfragen elektronischer Kommunikation und Dokumentation

1. Rechtsfragen elektronischer Kommunikation und Dokumentation Referat von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis im Rahmen des Seminars an der Universität Jena am 12.Juni 2008

2. Inhalt • 1.0 Übersicht • 2.0 IT Compliance • 3.0 Rechtswirksamkeit der E-Mail • 4.0 Elektronische Archivierung • 5.0 Beweisqualität • 6.0 Elektronische Rechnungen • 7.0 Private Nutzung • 8.0 Web 2.0 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

3. 1.0 Übersicht • Die Leitung einer Organisationseinheit ist für die E-Mail-Kommunikation verantwortlich: für die Rechtswirksamkeit, die elektronische Archivierung, die Beweissicherheit und die Erlaubnis oder das Verbot privater Nutzung des E-Mail-Accounts. Mit dem Web 2.0 hat die elektronische Kommunikation eine weitere Qualitätsstufe erreicht. Die Klärung der Rechtsfragen steht erst am Anfang. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

4. 2.0 IT-Compliance • Compliance als Organisationspflicht • Pflicht des Vorstandes nach KontraG: • Gefahren für den Fortbestand der Gesellschaft erkennen, § 91 Abs. 1 AktG • Schadensersatzpflicht gegenüber der Gesellschaft, § 93 Abs. 2 AktG • Organisationspflicht für die IT-Sicherheit. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

5. 2.0 IT-Compliance • IT-Sicherheit: § 2 Abs. 2 BSIG • Verfügbarkeit: • Schutz vor Informationsverlust • Unversehrtheit: • Schutz vor Veränderung der Information • Vertraulichkeit: • Schutz vor Zugriff Unberechtigter Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

6. 3.0 Rechtswirksamkeit • 3.1 Grundsatz der Formfreiheit • 3.2 Pflichtangaben nach EHUG • 3.3 Zugang der E-Mail Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

7. 3.0 Rechtswirksamkeit • 3.1 Grundsatz der Formfreiheit • Rechtswirksamkeit der E-Mail, die den Erklärenden erkennen lässt. • Rechtsrisiko des Absenders: • - Erklärungen Unberechtigter, die Unternehmen zugerechnet werden. • - Organisationspflicht: Zugriffssicherheit des E-Mail-Accounts. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

8. 3.0 Rechtswirksamkeit • 3.2 Pflichtangaben • Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG). • Angaben: • Anschrift, Gesellschaftsform • Handelsregisternummer, Registergericht • Geschäftsführer/Vorstand/Aufsichtsrat Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

9. 3.0 Rechtswirksamkeit • 3.3 Zugang der E-Mail • Wirksamkeit im Zeitpunkt des Zugangs, • § 130 BGB • Das Risiko geht auf den Empfänger über, wenn die E-Mail abrufbar ist. • Mail-Box des Empfängers. • Organisationspflicht: Abruf von E-Mail während der „Geschäftszeiten“. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

10. 4.0 Archivierung • 4.1 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen • 4.2 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

11. 4.0 Archivierung • 4.1 GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen • Datenzugriff der Finanzbehörde auf originär elektronische Dokumente. • Steuerlich erhebliche eMail ist „maschinell auswertbar“ elektronisch zu archivieren. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

12. 4.0 Archivierung • 4.2 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme • Allgemeingültige Anforderungen an die elektronische Archivierung, um die Integrität sicherzustellen durch • Speichermedien • Speicherformate • Indexierungsverfahren. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

13. 5.0 Beweissicherheit • 5.1 Freie Beweiswürdigung der Beweisqualität elektronischer Dokumente. • 5.2 Ordnungsmäßige Archivierung als Indiz für die Beweissicherheit. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

14. 5.0 Beweissicherheit • 5.1 Freie Beweiswürdigung • elektronisches Dokuments als Objekt des Augenscheins, § 286 ZPO • abhängig von: • Qualität der Authentizität und • Qualität der Integrität Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

15. 5.0 Beweissicherheit • 5.2 Ordnungsmäßige Archivierung als Indiz für die Beweisqualität. • GDPdU: Zugriff Berechtigter sichergestellt. • GoBS: Integrität sichergestellt. • Beweisqualität im Rahmen der freien Beweiswürdigung. • Qualifizierte elektronische Signatur: • wie eine Urkunde. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

16. 6.0 Elektronische Rechnungen • 6.1 Zustimmung des Empfängers • 6.2 Übermittlung durch E-Mail Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

17. 6.0 Elektronische Rechnungen • 6.1 Zustimmung des Empfängers • Keine besondere Form erforderlich • Möglich ausdrücklich oder • stillschweigend durch elektronische Übermittlung. • § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

18. 6.0 Elektronische Rechnungen • 6.2 Übermittlung durch E-Mail • Qualifizierte elektronische Signatur, um Authentizität und Integrität zu sichern. • Signieren durch Rechnungsaussteller oder in automatisiertem Massenverfahren. • Zulässig Rechnungen in einer Datei zusammenzufassen. • § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

19. 7.0 Private Nutzung • 7.1 Erlaubnis und Verbot • 7.2 Betriebsvereinbarung Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

20. 7.0 Private Nutzung • 7.1 Erlaubnis und Verbot: die Rechtsfalle • Private E-Mail-Nutzung erlaubt: • Unternehmen als TK-Diensteanbieter. • Verletzung strafbar nach § 206 StGB. • Private E-Mail-Nutzung verboten: • Informationelles Selbstbestimmungsrecht • Verletzung strafbar nach § 303a StGB. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

21. 7.0 Private Nutzung • 7.2 Betriebsvereinbarung • Recht zum Filtern von E-Mail, die nicht dem Unternehmenszweck noch der angemessenen privaten Nutzung entspricht. • Recht zur Kontrolle der angemessenen privaten Nutzung. • Zugriffsrecht bei Abwesenheit. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

22. 8.0 Web 2.0 • 8.1 Die Web 2.0 Welle • 8.2 Web 2.0 und Telemedien • 8.3 Datenschutz und Web 2.0 • 8.4 Störerhaftung • 8.5 Fazit Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

23. 8.0 Web 2.0 • 8.1 Die Web 2.0 Welle • Social Networking und Freinding • Bloggen als Bestandteil traditioneller Websiten. • Probleme: • Schutz der Nutzerdaten und • Verantwortlichkeit für Inhalte. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

24. 8.0 Web 2.0 • 8.2 Telemediendienste • Informations- und Kommunikationsdienst Telemediendienst, § 1 Abs. 1 TMG. • Diensteanbieter nach § 2 Nr. 1 TMG. • Datenschutzvorschriften: • §§ 11-15 TMG und BDSG. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

25. 8.0 Web 2.0 • 8.3 Schutz der Nutzungsdaten • Gestaltung der Plattform zum Schutz der Nutzungsdaten • 8.3.1 Löschung der Nutzungsdaten • 8.3.2 Einwilligung des Nutzers • 8.3.3 Privacy Policy Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

26. 8.0 Web 2.0 • 8.3.1 Löschung von Nutzungsdaten • Nutzungsdaten: Merkmale über die Dauer der Nutzung und die genutzten Dienste, • Pflicht zur Löschung nach Ende des Nutzung. • Ausnahme: Abrechnungszwecke. • Werbezwecke: Einwilligung des Nutzers. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

27. 8.0 Web 2.0 • 8.3.2 Einwilligung des Nutzers • für die Verwertung der Nutzungsdaten für Werbezwecke, § 12 Abs. 2 TMG. • Elektronische Einwilligung, § 13 TMG. • „Freie Entscheidung“, § 4a Abs. 1 BDSG, als informierte Einwilligung durch Privacy Policy. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

28. 8.0 Web 2.0 • 8.3.3 Privacy Policy • Registrierungsdaten: • Nutzung des Portals ohne Registierung, • Ausnahmsweise Registrierung für Blogs. • Nutzerdaten: • Pseudonymisierte Erhebung, keine Verknüpfung zu den Registrierungsdaten. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

29. 8.0 Web 2.0 • 8.4 Störerhaftung (I) • Das Lehrerbewertungsportal • Konflikt zwischen allgemeinem Persönlichkeitsrecht und dem Recht auf freie Meinungsäußerung. • Schmähkritik und Beleidigung verletzten das Persönlichkeitsrecht. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

30. 8.0 Web 2.0 • 8.4 Störerhaftung (II) • Haftungsprivileg des § 10 TMG gilt nur für Strafrecht und Schadensersatzhaftung nicht für Unterlassungsansprüche. • Nach der Gesetzeslage müssen Forenbetreiber Inhalte auf ihre Rechtmäßigkeit prüfen. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

31. 8.0 Web 2.0 • 8.4 Störerhaftung (III) • Reduzierung des gesetzlichen Haftungsrisikos durch Nutzungsbedingungen. • Identität des Blog-Verfassers durch Vor- und Nachname. • Für Inhalte ist der Blog-Verfasser verantwortlich nicht der Plattformbetreiber. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

32. 8.0 Web 2.0 • 8.5 Fazit • Auf Web 2.0 Plattformen ist das staatliche Recht verflüchtigt und ersetzt durch eine Privacy Policy, die von den Betreibern der Plattform bestimmt ist. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis