Innkaupagreining Rammasamningar

1. InnkaupagreiningRammasamningar 21. febrúar 2008 Jóhanna Eirný Hilmarsdóttir Jóhanna Eirný

2. Yfirlit kynningar • Innkaupagreining - grunnatriði • Hvað er rammasamningur • Til hvers að nota rammasamninga • Hvernig er staðið að undirbúningi • Aðgengi að samningum • Rafræn verkfæri • Staðan í dag • Framtíðarsýnin

3. Stefna Stuðningur stjórnenda Birgjar Þættir sem miklu skipta við innkaup Tækni Skipulag Ferli Lykilþættir innkaupa

4. Innkaupastefna • Markmið • Til hvers • Leið að markmiðum • Hvað á að gera • Ábyrgð • Hver ræður og hverju • Skipulag • Flokkun innkaupa, t.d. Sérhæfð, almenn • Framkvæmd • Leiðir við innkaup skv. skipulagi

5. Skipulag innkaupa • Oft á höndum margra starfsmanna • Lítil samræming innkaupa á milli deilda • Innkaup / móttaka / bókun

6. Fyrirmyndar ástand • Miðlægt skipulag • Góð innsýn í útgjöld • Góð þekking á birgjamarkaði • Stýring á stærstum hluta útgjalda • Árangur mældur • Stöðluð innkaupaferli byggð inn í upplýsingakerfi • Rafræn samskipti við birgja

7. Stjórnun innkaupa - Ávinningur • Að útboðum undanskyldum eru um 60% innkaupa framkvæmd • í gegnum munnlega samninga einstakra starfsmanna, eða • án þess að neinir afslættir séu til staðar. • Fyrir ofangreind innkaup er hægt að ná 10%-20% verðlækkun með miðlægum samningum. • Hægt er að minnka tíma sem fer í innkaupaferlið (frá pöntun til greiðslu) um allt að 70% með rafvæðingu ferilsins.

8. Staða innkaupa

9. Skoða hvað ? • Við kaupum eiginlega ekkert ! • Við erum með langbestu kjörin • Við erum vön að kaupa hjá .... af hverju ekki ... • Við viljum skoða innkaupin en hvar og hvernig er best að byrja ? • Greining innkaupa !

10. Heildarkostnaður við innkaup Verð Panta Leiðrétta Finna nýja vöru Móttaka Reikningagerð Bókhald Greiðsla Flutningar Stjórnun

11. VARÚÐ Við erum að ráðskast á svæði sem byggir á aldagömlum hefðum og ...... ALLIR kunna að kaupa inn

12. Grunnreglur • Yfirsýn • Velja birgja • Tryggð • Stjórnun • Nota tæknina • Þolinmæði • Eftirfylgni

13. Fólkið Hugur: Skilningur á tilgangi og mikilvægi breytinga Af hverju? Hjarta: Hvati til breytinga og vilji starfsmanns (e. emotions) Hvernig get ég best aðstoðað (liðið mitt)? Hendur: Vitneskja um þá hegðun sem sóst er eftir – breytt atferli Hvað þarf ég að gera öðruvísi?

14. Innkaupagreining # 1 Yfirsýn • Hvað er keypt, af hverjum, hver kaupir ! • Fyrst – hver er staðan er í dag. Eigi að nást hagræðing í innkaupum þarf að stjórna innkaupum. Með því að fækka söluaðilum og lofa kaupum á tilteknu magni fást bestu kjör. • Borða fílinn í litlum bitum • Matvæli, ræstingavörur • Ritföng, pappír, dufthylki (tóner) Mæling á árangri þarf viðmið

15. Samningar • Eru til miðlægar upplýsingar um samninga • Kaupa margir inn sams konar vörur • Er samningatryggð þekkt stærð • Eru innkaup samþykkt fyrirfram eða eftir að kaupin hafa verið gerð

16. Greining útgjalda (1) • Heildarútgjöld rekstrarreiknings • Kostnaðarliðir til frádráttar • Laun, fjármagnskostnaður, millifærslur, millideildasala, styrkir ofl. • Eftir stendur hlutur innkaupa af heildarútgjöldum

17. Greining útgjalda (2) • Innkaupaútgjöld utan greiningar • Verkkaup – útboðs-/og samningsverk • Húsaleiga • Starfsmannakostnaður • Nýframkvæmdir / stofnkostnaður • Verktakalaun • Ástæða þess er að hér er um nokkuð óbreytanlegan kostnað að ræða (fastur kostnaður)

18. A Vara 80% af magni 20% af vörunúmerum B vara 15% af magni 30% af vörunúmerum C vörur B vörur C vara 5% af magni 50% vörunúmerum A vörur ABC-greining ABC greining

19. ABC greining A Krónur % 80% B C 15% 5% 10% 20% Magn% 70%

20. Gott að hafa í huga • Tölur frá einstaka birgjum geta þurft frekari skoðun • Kreditkort eru oftast samtala frá mörgum birgjum

21. Innkaupagreining # 2 Velja birgja • Þora að taka ákvörðun ! • Stórt atriði í stjórnun innkaupa er að sækja góð kjör, og gæta þess að þau skili sér. • Val á birgja á að vera viðskiptaleg ákvörðun og ekki byggð á öðru • Loforð til fárra birgja um magnkaup á að gefa “bestu kaup” Fáir birgjar – færri reikningar – betri kjör

22. Flokkun innkaupa (Krajlic)

23. Ekki þýðingarmiklar vörur (C) • Nýta innkaupaaflið • Einfalda birgjamarkað og vöruframboð • Fá betri verð með stöðluðum, miðlægum samningum • Auka samningatryggð • Minnka umsýslu-/ferlakostnað • Draga úr eða samræma innkaup einstaklinga • Nýta upplýsingatækni við innkaup

24. Flöskuhálsar • Minnka áhættu í sambandinu við birgja • Þekkja birgja vel • Þekkja eigin þarfir • Reyna að lækka kostnað t.d. með • Breytingu á aðalbirgja • Endurskilgreiningu þarfa

25. Stefnumarkandi vörur (A) • Tryggja langtímaframboð þjónustu • Vel undirbúið val á birgja (þekking, áreiðanleiki, tilboð) • Góður frágangur samninga til að eyða óvissuþáttum • Auka einsleitni/nýta innkaupaafl þar sem því verður við komið

26. Áhrifamiklar vörur (B) • Nýta innkaupaafl • Auka einsleitni vöruframboðs • Knýja fram betri afslætti í ljósi einsleitni/magns • Huga að útboðum • Mögulegt að sameina innkaupaafl sambærilegra stofnana með kaupskyldu til að fá betri afslætti

27. Innkaupagreining # 3 Tryggð • Tryggð við gerða samninga er grundvallaratriði • Stöðug viðskipti eru hvati fyrir birgja til að halda í viðskiptavini  • Birgjar leggja mikið á sig til að halda í góða viðskiptavini  Þekktu þinn samning og notaðu hann

28. Innkaupagreining - Stjórnun • Stjórnun innkaupa felst ekki “bara” í að semja við birgja heldur einnig um ferla, upplýsingagjöf og skipulagningu Gamall vani ≠ góð stjórnun

29. Innkaupagreining # 4 nota tæknina • Verkfæri eins og Innkaupakort, rafrænt markaðstorg, vefverslanir og eigin innkaupakerfi auðvelda skipulagningu og bæta innkaupaferlin

30. Gott að vita • Miðlæg skráning upplýsinga um samninga • Fækka innkaupaðilum og ferðum • Nýta upplýsingatækni • Eigið innkaupkerfi fyrir lagerstýrð innkaup • Markaðstorg fyrir innkaup sem ekki eru lagerstýrð • Innkaupakort fyrir tíð smáinnkaup

31. Innkaupagreining # 5 þolinmæði • Breytingar taka tíma og krefjast þolinmæði • Á meðan þekking er að byggjast upp hjá starfsfólki verður að vera til staðar bæði stuðningur og þjálfun • Þarfir starfsmanna eru mismunandi

32. Stefnumótun og skipulag • Innkaupstefna / reglur og útfærsla á framkvæmd • Skerpa á hlutverkum og ábyrgðum • Áhersla á samningsstjórnun, upplýsingagjöf og eftirlit • Rýna framkvæmd innkaupa • Móta stefnu fyrir rafvæðingu innkaupa

33. Beinn sparnaður • Yfirlit yfir innkaup þarf að styðja við greiningu innkaupa • Aukin samningatryggð • Eftirlit, samræming, gott aðgengi að upplýsingum • Nýta innkaupaafl við samningagerð skv. líkani Krajlic

34. Óbeinn sparnaður • Efla stuðningsumhverfi og einfalda ferla • Aðgengi að upplýsingum um samninga • Samþykkt innkaupa eigi sér stað framarlega í ferlinu • Stytta innkaupaferli

35. Innkaupagreining # 6 Eftirfylgni • Setja fram árangursmarkmið sem auðvelt er að mæla og fylgjast með á reglubundinn hátt • Segja starfsmönnum frá hvernig til tókst • Markmiðin þurfa að vera mælanleg, tímasett og raunhæf

36. Hvað er rammasamningur • Afsláttur í áskrift • Einfalt og öflugt innkaupaverkfæri • Hagkvæm leið fyrir kaupendur og seljendur • Skipulögð viðskipti • Útboðsskyldu fullnægt • Viðmið til að “prútta” ??

38. Leikur að tölum • Innkaup á kaffi hjá Ríkiskaupum • Á ári 182.000.- / ca. 15.000 pr. mánuð • Sparnaður á ári ca 50.000.- rúmir 3 mán.fríir • Ljósritunarpappír hjá RK • Á ári ca. 152.000.- / ca. 12.700 pr. mánuð • Sparnaður á ári ca. 37.000.- tæpir 3 mán.fríir • Tóner í prentara • Á ári ca. 450.000.- / ca. 37.500 pr. mánuð • Sparnaður á ári ca. 144.000.- tæpir 4 mán.fríir

39. Takk fyrir í dag  johannaeirny@rikiskaup.is