Microsoft Enterprise Project & Portfolio Management Architektúra a implementácia v praxi

1. Microsoft EnterpriseProject & Portfolio Management Architektúra a implementáciav praxi Michal Chorvatovič, Senior konzultant, AutoCont SK Vlastimil Tesař, InformationWorker Unit Manager, AutoCont CZ (cc) Drahomír Dvořák, Microsoft Martin Répal, AutoCont CZ

2. Co se dozvíte?

3. Jak to končí bez PM?

4. Řízení projektu = Řízený proces

5. EPM není pouze MS Project…

6. Řídit projekt ≠používat MS Project • Metodika • Chybí v projektu nějaké úkoly? • Jak odhadnout dobu trvání úkolu? • Kam vložit klíčový milník? • Technologie • Jak zachytit záměr projektu a posoudit jeho smysl? • Jak efektivně sledovat plnění projektu? • Jak hodnotit stav více projektů?

7. Podpora řízení projektů

8. Architektura EPM 2007 Line of Business Systems Front-end Services Platform

9. MS Project 2007 • Nástroj pro plánování a sledování projektů • Provedení (úkoly, struktura úkolů, milníky) • Čas (doba trvání, vazby mezi úkoly) • Náklady (zdroje projektu – sdílení zdrojů napříč projekty) • Srovnání skutečnost vs. plán • Etalon pro nástroje podporující projekty • 15 let na trhu • Spolupracuje NEJEN s Project Server • Edice Standard (nelze připojit k proje serveru) a Professional

10. MS Project 2007

11. MS Project Server 2007 • Nástroj pro členy týmu a management • Automatická aktualizace úkolů • Přehled projektů a jejich plnění • Analýza dat na OLAP kostce • Rozhraní Project Web Access • Webový přístup k projektům • Založený na Sharepoint Services – integrace do firemního portálu • Integrace úkolů do MS Outlook

12. MS Project Server 2007

13. Kdo EPM Používá?

14. EPM v praxi

15. Správa zoSRo v utorok 3.6.2006 o 9:00 „PremierFico vykoná v priebehunasledujúcich 2 týždňov kontrolu vládneho programu návštevamiministerstiev. Začne dnes na Ministerstvezahraničnýchvecí“

17. Co si představujeme pod pojmem systémy pro projektové řízení ? • ERP a finanční plánování projektů • Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAVI, SAP... • Tyto systémy se zaměřují na rozpočet projektu, jeho čerpání, strukturu nákladů, fakturace... • OTIFOB • Systémy pro řízení projektového portfolia, průběžné řízení a sledování projektů a zdrojů • Microsoft Office Project Server, Microsoft Portfolio Server ... • OTIFOB • Kde se tyto systémy doplňují a kde překrývají ? • Zatímco první skvěle ukazují finanční ukazatele, tak jsou těžkopádné v řízení změn. • Druhé umožňují řízení změn, nabízí nástroje pro spolupráci na projektech, ale řízení financí doporučujeme pouze při absenci prvních. Ideální je jejich propojení.

18. Kde nám mohou systémy pomoci, jak ohodnotit jejich přínosy • Řízení zakázek • Zákaznické projekty, dodávka ve formě projektů (stavebnictví, zakázkové strojírenství, IT dodavatelské projekty….) • Dodáme zakázku včas, neplatíme penále, zákazník je spokojený • Zajistíme více zakázek, lidé vědí co mají dělat • Vývoj a uvedení produktu na trh • Vývoj nových produktů a služeb, které následně prodáváme (telekomunikační služby, marketingové kampaně, automotive, farmacie) • Čím dříve dokážeme produkt uvést na trh, tím dříve dosáhneme zisku • Interní strategické projekty • Projekt je způsob jak dosáhnou změny • Změny jsou pro dosažení větší efektivity společnosti • Akviziční projekty • Projekty a systémy pro podporu zavedení procesů • Legislativní požadavky, kapitálový trh • Tam kde je projektové řízení podpořeno legislativní úpravou • Kapitalizace práce (banky), čerpání fondů EU (veřejné správa)

19. Implementace EPM v ČSA • České aerolinie, a.s. jsou největší český letecký dopravce, součást skupiny SkyTeam • Systém je využíván projektovou kanceláří i managementem • Jednotný přístup ke všem investicím • Správa, vedení a hodnocení projektů v rámci projektového portfolia • Konzistentní správa projektů a rozvojových aktivit ČSA • Podíl PK na přípravě finančního plánu (rozpočtu) • Čerpání financí během projektu

20. MS Project Server 2007 v ČSA • Konsolidovaný zdroj všech informací o projektech a rozvojových aktivitách • Evidence o všech rozvojových záměrech (včetně archivu) • Správa informací o projektu řízena daným PM • Správa rizik a možných opatření • Zavedení jednotného poolu disponibilních kapacit ČSA • Kapacitní plánování, možná podpora pro sledování výkazů práce • On-line reporting o stavu projektu • Projektová dokumentace • Diskusní fóra, celková propagace projektu … • Propojení na SAP Kontaktní osoba – Martin Mareček

21. Portfolio Projektů

22. Project Dashboard

23. Reporty - PMO

24. Implementace EPM ve společnosti KORADO • KORADO je předním evropským výrobcem ocelových topných těles • Cíl: • Zavedení principů řízení projektů a SW podpory pro řízení projektu výstavby nového technologického zařízení (velká investice do nové výrobní linky) • Vybudování jedné centrální a efektivní platformy pro projektové informace • Implementace jak technologie MS EPM, tak metodické podpory vlastního řízení investice • Nástroj pro komunikaci s dodavatelem investice • Slovy zákazníka - video Kontaktní osoba – Ing. Marek Musil

25. Implementace EPM ve společnosti eBanka • eBanka je leadrem v oblasti elektronického bankovnictví v ČR • V procesu integrace s Raiffeisen Bank • Systém se využívá pro sledování interních projektů • Vývoj legacy systémů banky • Projekty sloučení bank • Ostatní projektové aktivity • Zaměření na • Přiřazení a řízení zdrojů na projektové úkoly • Výkazy odpracovaných činností a jejich kapitalizace dle standardů IFRS Kontaktní osoba – Ivan Veselý

26. Integrace Timesheets aplikace na MS Project Server, řešení vazeb mezi projekty a řízením linie, týmů • Timesheets • Řeší specifika řízení a sledování vývoje aplikací • Příprava normalizace dat pro měsíční uzávěrky (výkazy práce) • Vazby mezi projektovým plánem a plánem linie • Projektové plány obsahují hlavní etapy a milníky • Detailní činnosti a alokace jsou na úrovni plánu linie

27. Timesheets v EB

28. Vazby mezi projekty a plány linií

29. Co Vám systémy EPM nepřinesou • Nevyřeší problémy za Vás • Systém nevyřeší konflikty zdrojů, přetížení, překročení budgetu, překročení termínů, pouze na ně upozorní • Systémy jsou složitější nežli běžný Office, vyžadují školení a pravidelné používání • Primárně je potřeba společnost připravit na projektové vedení – procesy, PM, projektová kancelář • Systémy musí mít podporu managementu společnosti a vědět, proč je používáte • Systém ukazuje pouze zadané informace a to v průběhu celého projektu

30. Další reference implementací a služeb v oblasti EPM • ČSA • KORADO • eBanka • Eurotel Praha • Škoda Auto • Unicontrols • LIKO-S • SAT Automation • HomeCreditInternational • KKCG • Arcacapital • Magistrát města Brna • Magistrát hl. města Prahy • Magistrát města Ústí nad Labem • Úřad vlády České republiky • VZP • Další…

31. Čas pro Vaše otázky…

32. Ukázka Microsoft Office Project Server 2007

33. Enterprise Project Portfolio Management

34. Co je Project Portfolio Management? Project Portfolio Management představuje kontinuální proces identifikace, výběru a řízení portfolia projektů v návaznosti na strategické a taktické cíle organizace v oblastech kvality, času a nákladů.

35. Kde PPM pomáhá? Výběr portfolia Plánování kapacit Portfolio BI Řízení portfolií Napojení na cíle organizace Vedení společnosti Manažeři portfolia Řízení Programů Řízení zdrojů Finanční řízení Projektové BI Plánování projektů Řízení projektů PMO, Management zdrojůProjektoví manažeři Nadhled a zacílení Členové týmu Týmová spolupráce Vykazování práce Týmová spolupráce a komunikace Work Management Procesy a nástroje

36. Proč standardizovat řízení projektového portfolia? Manage Plan Select Create

37. Klíčové procesy PPM Manage Plan Select Create Demand Management Portfolio Selection Capacity Planning Resource Management Financial Management Time Reporting Portfolio Reporting Project Reporting Project Scheduling Team Collaboration Program Management

38. Workflow projektu

39. CreateStandardizace procesu sběru požadavků napříč celou organizací Manage Plan Select Create Zachycení různých typů požadavků – aktivity, projekty - programy Standardizace metrik, formulářů a kroků Standardizace pracovního postupu projektů (workflow)

40. Evidence záměrů

41. SelectNapojení investičních záměrů na cíle organizace Manage Plan Select Create Objektivní a logická prioritizace projektů vůči cílům Jasné a objektivní pořadí projektů dle priority Volba portfolia maximálně reflektující strategii

42. Napojení projektů na strategické cíle organizace

43. PlanFinalizace projektového plánu a přiřazení správných zdrojů Manage Plan Select Create Optimalizace vytížení zdrojů napříč celým portfoliem Přehledné a srozumitelné plánování Příprava plánů pro snadné sledování a řízení projektů

44. Optimalizace portfolia

45. ManageSledování a hodnocení výkonů na úrovni projektů a celého portfolia Manage Plan Select Create Podpora týmové spolupráce a komunikace při plnění projektu Proaktivní monitoring a vizualizace trendů v projektech jako podklady pro správná rozhodnutí Jednoduchý přehled o projektech a snadné zacílení na problémy

46. Reporting stavu projektů Microsoft Confidential.

47. Reporting stavu portfolia

48. Architektura řešení PPM Ředitelé Manažeři portflia + PMO, Zdroje, Projektoví manažeři LoB Systems

49. Životní cyklus projektu a řešení PPM

50. Kdo používá PPM?