Microsoft Office Enterprise Project Management Ratkaisut

1. Microsoft Office Enterprise Project ManagementRatkaisut SYTYKE 7.9 Ari Suominen Product & Solution Manager Microsoft Oy

2. Tuotemarkkinointi Liiketoiminta & IT- johto Yritysjohto Liiketoiminnan haasteita Tulosvastuu Asiakkaiden odotukset Kilpailu Markkinoiden nopeus Teknologian kehittyminen Tehokkuus Osakkeen-omistajien odotukset Budjetin luomat rajoitukset Standardointi Tavoitteellinen toimintamalli Reurssien hyödyntäminen Globalisaatio

3. Jokaisella organisaatiolla on projekteja… Johto Myynti ja markkinointi Tutkimus ja tuotekehitys IT Palvelut Yritys Järjestelmä- kehitys Laitteisto- määrittely Ohjelmisto- kehitys Konsultointi Integrointi Koulutus Kehitystyö Markkina-tutkimukset Tuote-julkistukset Myynti-aktiviteetit Markkinointi-kampanjat Valmistus Tuotekehitys Tuotetestaus Idea- hautomot Rekrytointi Tapahtumat Kiinteistöt Patenttien hallinta

4. Resurssipäälliköt Henkilökohtaisen tietotaidon hyödyntäminen Tiimin jäsenet Projekti- ja raportointityökalut IT Johtoryhmä Toimivat ja tietoturvalliset järjestelmät Projektien hallinnointi ja raportointi Projektipäälliköt Kokonaisnäkemys …ja niihin liittyviä haasteita

5. Informaation tarve Tehtävien lukumäärä Tehtävien vaativuus Aika per tehtävä Henkilöt tehtävissä Organisaation haasteita Aika Tehtävät

6. Projektityön haasteita • Luominen • Uudelleen hyödyntäminen • Päivittäminen Tuottaminen • Suunnittelu • Muistiinpanot • Julkaisu Päätökset Suodattaminen Haasteita tuottavuudelle • Informaation pirstaloituminen • Tehoton ryhmätyö • Informaatiotulva • Useita käyttöliittymiä • Projektit • Informaatio • Tehtävät • Lukeminen • Kommentointi • Analyysit Tiedonhaku Kommunikointi • Kokoukset • Dokumentit • Tiedon jakaminen • Sähköposti • Pikaviestit • Esitykset • Informaatio lähteet • Tietokannat • Ihmiset Ryhmätyö

7. Today: Microsoft Office System

8. Enterprise Project Management (EPM) • EPM on järjestelmällinen projektien ytimen kautta tapahtuva lähestymistapa, jolla pyritään saavuttaamaan organisaation tavoitteet: • Strategian luonti ja seuraaminen • Liiketoimintamuutokset • Toiminnalliset parannukset • Perinteiset projektit ja tavoitteet Strategia EPM Prosessit Ihmiset Teknologia • EPM vaikuttaa ihmisiin, prosesseihin ja teknologiaan, luodakseen ne tarvittavat muutokset, joilla organisaatio pidetään ajan tasalla ja kilpailukykyisenä.

9. Enterprise Project Management -ratkaisut • 94% CBC:n (*) tutkimuksen vastanneista ilmoitti EPM:n käyttöönoton lisänneen organisaation tuottavuutta • Kaikki organisaatiot koosta ja toimialasta riippumatta raportoivat olennaisia parannuksia * Center of Business Practices The Value of Project Management, Project Management Solutions, 2002

10. EPM-ratkaisujen käyttöönotto kasvussa By 2006, more than 50% of IS organizations will have adopted a mix of project portfolio management application services for managing team collaboration, allocating resources, and tracking utilization and costs (0.7 probability). - Gartner Gartner, Inc., July 2003, “Magic Quadrant for Project Portfolio Management”, Matt Light

11. Microsoft Office EPM ratkaisu • Työkalut projektien kokonaisvaltaiseen hallintaan • Ohjaa toimenpiteisiin (aloitekyky), jotka tukevat strategisia tavoitteita • Yhtenäistää organisaation ja antaa selkeän kokonaiskuvan keskeisistä aktiviteeteista • Yhdistää projektiin kuuluvat osatekijät, henkilöt ja tiedot. Tuo kestävää arvoa liiketoiminnalle

12. Microsoft OfficeEnterprise Project Management Solution Portfolion hallinta

13. Mitä on Portfolion hallinta? • Jatkuvaa prosessien määrittelyä, priorisointia ja projekteihin investointia, jotka ovat yrityksen strategian mukaisia. • Jatkuva tiedon kulku antaa johdolle näkemyksen projektien tehokkuudesta tukien strategian mukaisten päätösten tekoa. Tavoite & Seuranta Tiedonkulku Prosessien määrittely & Parannukset Projektin suoritus & Tilaraportointi

14. Resurssipäälliköt Tiimin jäsenet IT Johtoryhmä Projektipäälliköt Projektiorganisaation haasteitaPorfolion hallinta

15. Liiketoiminnan haasteitaPorfolion hallinta • Projektien ja liiketoimintastrategioiden virheellinen kohdistus • Näkemys organisaation aktiviteeteista ja niiden tilasta on puutteellinen • Kyvyttömyys verrata ja mitata projekteja yhtenevästi portfolion tilan ymmärtämiseksi • Liian riskialttiiden projektien valinta; projektit epäonnistuvat liian usein • Parhaiden ja palkitsevien mahdollisuuksien hyödyntämättä jättäminen ja kadottaminen

16. Portfolion hallintaSeuranta & näkemys • Mikä on projektisalkun tilanne?

17. Portfolion hallintaAnalysointi • Missä tilassa tärkeimmät projektit ovat?

18. Portfolion hallintaPortfolion mallintaminen • Mitä jos -teoria

19. Portfolion hallinta ratkaisuksi? Estimates link project portfolio management efforts to about a 30% return on investment over the first full year. InformationWeek, “Tracking the best-laid plans: Companies managing multiple projects as diligently as their investments and finding it pays,” Norbert Turek, May 2003 Companies doing portfolio management report saving 2 percent to 5 percent annually in their IT budgets. According to Eric Austvold of AMR Research, as quoted in CIO Magazine, “Portfolio Management: How to do it Right,” Todd Datz, May 1, 2003

20. Microsoft OfficeEnterprise Project Management Solution Projektin hallinta

21. Mitä on projektinhallinta? • Projektinhallinta on rakenteellinen kurinalaisuus, joka kuvaa osaamista, ominaisuuksia, työkaluja ja tekniikkaa, joilla projektit säännöllisesti toteutetaan onnistuneesti. • Prosesseja käytetään kustannusten hallintaan, aikataulujen optimointiin sekä projektitiimien tehokkaaseen hallintaan Parannus Suunnittelu Alemmat kustannukset Nopeammat syklit Parempi laatu Mittaus Toteutus

22. Resurssipäälliköt Tiimin jäsenet IT Johtoryhmä Projektipäälliköt Projektiorganisaation haasteitaProjektin hallinta

23. Liiketoiminnan haasteitaProjektin hallinta • Epäjohdonmukainen projektien eteneminen vaikuttaa työn laatuun negatiivisesti • Projektien epäonnistuminen vaikuttaa tuottavuuteen negatiivisesti • Toistuvat aikataulujen ja budjettien ylitykset • Virheelliset ja epätarkat projektiraportit haittaavat tehokkuuden seurantaa • Kyvyttömyys seurata ja kommunikoida projekteissa esille tulleita haasteita ja asioita

24. Projektin hallintaMicrosoft Office Project Pro 2003 • Joustavat ja johdonmukaiset prosessit yhtenäiseen projektien toteutukseen

25. Keskitetty projektien hallinta Projektipäällikkö Projektin hallintaMicrosoft Office Enterprise Project Management Solution • Tarkat suunnitelmat projektien toteutukseen • Reaaliaikainen seuranta & hallinta

26. Projektin hallintaRaportointi • Mukautuvat raportit • Office-intergaatio

27. Projektienhallintaratkaisu voi auttaa Companies implementing EPMOs successfully see an approximately 80% return on investment (ROI), a 20% reduction in project cycle time, a 30-35% increase in successful project delivery and such intangible benefits as improved employee morale, productivity and empowerment. Giga Information Group, “Designing an Enterprise Project Management Office to Improve Organizational Project Management Efficiency”, August 09, 2002

28. Microsoft OfficeEnterprise Project Management Solution Resurssien hallinta

29. Mitä on resurssien hallinta? • Yhdistää ihmiset liiketoiminnan kannalta tärkeisiin ja korkealla prioriteetilla oleviin tehtäviin • Optimoi resurssien käytön ja ohjaa tietotaidon kehittämistä ja henkilöstön palkkausta paremman taloudellisen tuloksen saavuttamiseksi sekä projektien onnistumisen varmistamiseksi Saatavuus Sijainti Ominaisuudet

30. Resurssipäälliköt Tiimin jäsenet IT Johtoryhmä Projektipäälliköt Projektiroolien haasteita

31. Liiketoiminnan haasteitaResurssien hallinta • Organisaatioilla on rajoitettu käsitys, miten resursseja, henkilöitä, hyödynnetään tällä hetkellä • Organisaatioissa on hyödyntämättömiä resursseja ja kapasiteettia • Resursseja ei ole onnistuneesti kohdistettu liiketoimintastrategian kannalta tärkeisiin kohteisiin • Resurssien ja heidän ominaisuuksien tunnistaminen ja projekteihin kohdistaminen on hankalaa • Yhteys haluttujen ominaisuuksien/ydinkompetenssin sekä palkkauksen/koulutuksen välillä ei toimi • Resurssien määrän arvioinit tuleviin työmääriin on hankalaa

32. Resurssien hallintaKeskitetty resurssien hallinta • Keskittää resurssien hallinnan

33. Resurssien hallintaOsaaminen • Rakenna korkean suorituskyvyn omaavia tiimejä projektityön menestyksen parantamiseksi ja onnistumisen varmistamiseksi

34. Resurssien hallintaKuormitus • Ymmärrä työkuormia ja trendejä tehokkaan kapasiteettisuunnittelun välineenä

35. Huonon resurssienhallinnan haasteet Continued reliance on inexperienced project managers and the use of ad hoc methods and processes may inadvertently harm corporate relations with employees - or, worse, with trading partners and customers - since projects may meet cost/schedule performance goals only through heroic efforts. META Group, July 9, 2003, “Lack of Project Management Skills Is a Major IT Issue for Many Organizations”, META News Analysis

36. Microsoft OfficeEnterprise Project Management Solution Ryhmätyö ja kommunikointi

37. Ryhmätyö:keskittää pääsyn tietoon ja resursseihin ja virtaviivaistaa tiedon jakamisen yli organisaation Kommunikointi:on kyky olla jatkuvasti ja nopeasti vuorovaikutuksessa eri osapuolten kanssa projektien onnistumiseksi Johto Projekti- päälliköt Asiakkaat Tiimi- jäsenet Resurssi- päälliköt Kumppanit Mitä on ryhmätyö ja kommunikointi? Tieto

38. Resurssipäälliköt Tiimin jäsenet IT Johtoryhmä Projektipäälliköt Projektiroolien haasteita

39. Liiketoiminnan haasteitaRyhmätyö & Kommunikointi • Maantieteellisesti ja organisatorisesti hajallaan oleva työvoima • Alhainen osallistuminen kaikilla projektinhallintaprosessien osa-alueilla • Suuri suodatettava tiedon määrä • Vaikea saavuttaa täysin ajan tasalla olevaa projektikeskeistä tietoa • Rajoitettu mahdollisuus jakaa helposti tietoa ja osaamista

40. Ryhmätyö & kommunikointiProject Web Access • Nopea ajan tasalla olevan projektitiedon syöttö, saanti/haku ja kommunikointi webin kautta

41. Ryhmätyö & kommunikointiProjektidokumentaatio • Keskitetty tiedon saanti & ylläpito

42. Ryhmätyö & kommunikointiOutlook-integraatio • Varmista osallistuminen ja tuottavuus tutuilla työkaluilla

43. Ryhmätyö & kommunikointiRäätälöity käyttöliittymä • Rakenna oma projektisivusto ryhmätyötä varten

44. Huono kommunikointi johtaa epäonnistumisiin Ineffective communication ranks among the Top 10 biggest barriers to effectiveness according to the latest “State of the CIO” survey conducted by CIOMagazine. AVOIDING FAILURECIO’s rank the ability to communicate effectively as the most pivotal skill for success (78%). CIOMagazine, “The State of the CIO”, April 1, 2003, Lorraine Cosgrove Ware.

45. Näkemys organisaation toimintaan Seuranta Analysointi Hallinta Toimialan hallinta Tulosraportointi Analysointi Riskienhallinta Mallit Mallinnus Resurssien hallinta Osaamiskartoitus Resurssien korvaus Resurssien aikataulutus Kapasiteettisuunnittelu Henkilöstö Projektin hallinta Kulujen hallintajärjestelmä Menetelmäintegraatio Aikataulutus Projektilomakkeet Poikkeamien raportointi Outlook-integraatio Selainliittymä Kommunikointi & Ryhmätyö Tapahtumaseuranta Tilaraportointi eMail -ilmoitukset Asiakirjojen hallinta