CURSO BÁSICO SOBRE ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS

1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Presentación: María Teresa Sierra Rodríguez Secretaria Ejecutiva Hospital San Juan Bautista ESE Chaparral Tolima CURSO BÁSICO SOBRE ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS

2. LEY GENERAL DE ARCHIVOS La Ley 594 del 14 de julio de 2000, es la pieza jurídica fundamental del marco regulatorio de la archivística pública en Colombia; algunas disposiciones hacen referencia a los archivos privados. Esta ley está dividida en 13 capítulos , así: • Titulo I: Objeto y ámbito de aplicación, definiciones y principios de la archivística: • Titulo I: Sistema Nacional de Archivos. • Titulo III: Categorías de Archivos Públicos • Titulo IV: Administración de los archivos • Titulo V: Gestión Documental • Titulo VI: Acceso y consulta de los documentos • Titulo VII: Salida de los documentos de archivo • Titulo VIII: Control y vigilancia de los documentos de archivo del Estado. • Titulo IX: Archivos privados. • Titulo X: Donación, adquisición y expropiación de archivos. • Titulo XI: Conservación de documentos. • Titulo XII: Estímulos a la conservación, difusión e incremento del patrimonio documental de la Nación. • Titulo XIII: Disposiciones finales.

3. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN El Estado Colombiano, por mandato de las Leyes 80 de 1989 y 549 de 2000, encomendó al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, la tarea de promover la promoción y modernización de los archivos del país. Para ello le asignaron competencias que lo habilitaron para el diseño de la política archivística, la conservación del Sistema Nacional de Archivos, y la conservación, organización y difusión de parte fundamental del patrimonio documental de la Nación. Desde su creación, esta entidad ha fundamentado su misión y objetivos, en los principios esenciales y actualizados de la disciplina archivística, formulando sus metas en los Planes Estratégicos “HACIA UNA POLITICA ARCHIVISTICA” y “HACIA EL ARCHIVO TOTAL”.

4. GESTIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. “Las entidades publicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” Art. 21 Ley 594 de 2000. Las entidades deben crear y reglamentar el Comité de Gestión de Documentos y adoptar el Programa de Gestión Documental.

5. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Lograr el perfeccionamiento en el manejo, registro, conservación, consulta, control e investigación de la información generada por una empresa o entidad, en el desarrollo de una actividad, con el fin de planificar, organizar, controlar las actividades y fuentes de información para la toma de decisiones.

6. DOCUMENTO Testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable. Según el AGN: "Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado“. Papel, medios audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

7. ARCHIVO “Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura”. Art. 3º Ley 594 de 2000.

8. RESPONSABILIDAD UNIDADES ADMINISTRATIVAS Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público” Ley 594 de 2002 – Acuerdo 42 de 2002 AGN.

9. CLASES DE ARCHIVO Art. 3º Ley 594 de 2000: • ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio publico por entidades privadas. • ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura, es de interés publico y declarado como tal por el legislador. • ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

10. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución. “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normativa archivística”. Art. 11 Ley 594 de2000. “Los documentos que conforman los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque son imprescindibles para la toma de decisiones, basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia, se convierten en fuente de la historia y componentes valiosos del componente cultural y de la identidad nacional” Art. 1º Reglamento General de Archivos – AGN.

11. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS “ Los archivos son parte fundamental y constitutiva de la Administración Publica, órganos constitutivos esenciales del Estado, instrumentos básicos para su modernización, manifestaciones concretas de su gestión, sus política y sus finalidades” Art. 1º Reglamento General de Archivos – AGN. “En la sociedad informatizada, la información representa poder social. Las personas o entidades que recogen, procesan o transmiten datos tienen por lo tanto el deber de conservar y custodiar debidamente los banco de datos y archivos que los contienen, como una condición necesaria para el goce y la eficacia de los derechos”. Sentencia T-443 de octubre 12 de 1994 Corte Constitucional.

12. RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS FRENTE A LOS ARCHIVOS “Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades publicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos” Art. 16 y Ley 594 de 2000. “Los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán lo documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el AGN, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades”. Art. 15 Ley 594 de 2000. Acuerdo 038 de 2002 AGN. “Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los mas rigurosos principios de ética profesional, conforme a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en el articulo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor…” Art. 17 Ley 594 de 2000.

13. COMITÉ DE ARCHIVO Según el Articulo 4º del Acuerdo 006 del 7 de febrero de 1996, emanado del AGN: “Cada entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”. “La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio”. Art. 10 Ley 594 de 2000. (Art. 8: Entidades del orden Nacional, Departamental, Distrital, Metropolitano, Municipal y Local)

14. CONFORMACIÓN COMITÉ ARCHIVOParágrafo Art. 4º Acuerdo 006 de 1996 AGN “El Comité de Archivo estará conformado, entre otras, por las siguientes personas: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la Oficina Jurídica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeación o su delegado; el jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la unidad de Control Interno, técnicos, historiadores o usuarios externos entre otros). En las entidades donde no existen estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines”.

15. CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS • CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. • CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.

16. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente: 1.-Archivo de Gestión o de Oficina: Documentos generados en los procesos de la gestión administrativa. 2.-Archivo Central o Intermedio: Documentos transferidos de los archivos de gestión, cuya consulta no es tan frecuente. 3.-Archivo histórico: Documentación transferida del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

17. VALORACIÓN DEL CICLO VITAL La valoración se hace con base en el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos, es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS: Son los que tienen los documentos desde su creación o recepción, mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. La tercera fase puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS:Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.

18. VALORES PRIMARIOS DE LA INFORMACION CONTENIDA EN LOS DOCUMENTOS • Valor Administrativo: Es aquel que posee el documento para la administración que lo originó y para aquella que lo sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. • Valor Jurídico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. • Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. • Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. • Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada

19. VALORES SECUNDARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS DOCUMENTOS • Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. • Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. • Valor cultural:Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. • Investigación: Proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna, para entender, verificar, corregir o aplicar el conocimiento.

20. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO Documentación Activa Documentación Semi-activa Documentación Inactiva Valores Primarios Valores secundarios • Administrativo • Jurídico • Fiscal • Legal • Contable • Histórico • Cultural • Investigación • Científico

21. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Finalidad de los Archivo Importancia de los Archivos Responsabilidad “Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia”. Art.4 Ley 594 de 2000. “ Los archivos son importantes para la Administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia son parte del patrimonio cultural y la identidad nacional” Art.4 Ley 594 de 2000. “La Administración Publica será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos”. Art.12 Ley 594 de 2000.

22. PROCESOS ARCHIVISTICOS La Gestión de Documentos comprende los siguientes procesos: • Producción: Generación de documentos en cumplimiento de funciones propias de una empresa. • Recepción: Operaciones de verificación y control para admitir los documentos. • Distribución: Garantizar que los documentos lleguen a sus destinatarios. • Tramite: Recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. • Organización : Operaciones técnicas y administrativas para agrupar los documentos en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. • Consulta: Acceso a los documentos para conocer la información que contienen. (Tener en cuenta disposiciones de reserva legal) • Conservación: Medidas preventivas o correctivas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. • Disposición final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las TRD y/o TVD, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

23. SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES • Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, Circulares, Memorandos, entre otros. • Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto. Ej. Serie Contratos. Subseries: Contratos de Servicios Profesionales, Compras, Obra. • Tipo Documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. En un contrato, cada folio que conforma el expediente.

24. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD Listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Beneficios con la elaboración de las TRD : • Facilitan el manejo de la información. • Contribuyen a la racionalización de la producción documental. • Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. • Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. • Regulan las transferencias de los documentos en las fases de archivo. • Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

25. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD Desde el punto de vista del trabajo archivístico, las TRD son fundamentales porque: • Permiten el manejo integral de los documentos. • Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. • Ayudan a controlar la producción y trámite documental. • Identifican y reflejan las funciones institucionales. • Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. • Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

26. MARCO LEGAL TRD Art. 24 Ley 594 de 2000: “Obligatoriedad de las tablas de retención. Sera obligatorio para las entidades del Estado, elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental” El Acuerdo No. 039 de Octubre 31 de 2002 del AGN , regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Transferencia Documental. Art. 26 ley 594 de 2000: “Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Publica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en cumplimiento de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”.

27. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS TRD • La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales, cualquiera sea el soporte de la información. • Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes. 

28. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las TRD, avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente (Organismo del orden Nacional, Departamental o Municipal), deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.

29. PROCESOS TÉCNICOS DE LAS TRD El desarrollo se inicia con los procesos técnicos de la gestión documental: Identificación, Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la elaboración de las TRD y los dos últimos son su resultado. Identificación: permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación. Identifica las secciones, series y subseries. Debe realizarse según la estructura orgánico-funcional de la entidad. Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir. Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por la SECCIÓN y SUB-SECCIÓN que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango. Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos, se descenderá al nivel documental (serie, subserie, unidad documental): FONDO SECCIÓN SUB-SECCIÓN SERIE SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL (Simple: acuerdo, acta, resolución. Compleja: expedientes de Historia laboral, procesos jurídicos, contratos, etc.)

30. PROCESOS TÉCNICOS DE LAS TRD Valoración: su objetivo es proteger el Patrimonio Documental, con el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. En la primera etapa de este proceso (establecimiento de valores primarios) deben intervenir tanto los productores de la documentación, como los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa (establecimiento de los valores secundarios) es necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores, según sea el caso.

31. PROCESOS TÉCNICOS DE LAS TRD Selección: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, permitiendo: • Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administración o por el usuario externo. • Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora. • Reducir costos en espacio, tiempo y materiales. • Garantizar la conservación documental. Este trabajo requiere un conocimiento amplio de la entidad productora de los documentos. Por esta razón, es conveniente plantear programas de archivos sectoriales que incluyan, de una parte, la documentación administrativa (historia laboral, nóminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, órdenes de pago) y la documentación misional, específica o característica que refleje las funciones de la entidad (historias clínicas - hospitales, clínicas- etc.).

32. PROCESOS TÉCNICOS DE LAS TRD Los procesos de identificación, valoración y selección documental permiten establecer qué documentos deben ser eliminados. Eliminación: Destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. • La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad. • Los documentos inactivos que han sido señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto cumplan el plazo fijado por las TRD. • Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente TRD. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto. • Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario, elaborado en el formato único establecido.

33. ETAPAS PARA ELABORAR Y APLICAR LAS TRD • Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales: Compilar la información institucional en disposiciones legales (creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos). Aplicar la encuesta a los productores de los documentos para identificar las unidades documentales. 2. Análisis e interpretación de la información recolectada: Analizar la producción y trámite documental por dependencias y manuales de procedimientos. Identificar valores primarios. Conformar las series, subseries y tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de la documentación en cada fase, para racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental. Adelantar la valoración documental, según el uso, frecuencia en la consulta, normas internas y externas que regulan su producción. Determinar el destino final de la documentación (conservación total, selección o eliminación). La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

34. PASOS PARA ELABORAR Y APLICAR LAS TRD 3. Elaboración y presentación de las TRD: El Jefe de Archivo preparará la propuesta de las TRD con las series y subseries documentales de cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. El Presidente del Comité de Archivo remitirá a la instancia correspondiente el proyecto de TRD para su evaluación y aprobación. 4. Aplicación: Aprobadas las TRD por la instancia competente, el Representante Legal expedirá el acto administrativo que ordene su inmediata aplicación. La Unidad de Archivo capacitará a todos los funcionarios para su aplicación así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos, archivos de gestión y las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las TRD. • Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán en los plazos establecidos en las TRD, con el inventario según formato único de la AGN, previa limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. Los documentos a eliminar de acuerdo con la TRD se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

35. PASOS PARA ELABORAR Y APLICAR LAS TRD 5. Seguimiento y actualización: La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de las TRD en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. • Las modificaciones a la TRD que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

36. RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN DE LAS TRD • Para los organismos del orden nacional, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, previo concepto emitido por el Comité Evaluador de Documentos del AGN. • Para los organismos del orden departamental, el Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental o la instancia a la cual se delegue esta función. • Para los organismos del orden municipal, el Comité Evaluador de Documentos del Orden Municipal o la instancia a la cual se delegue esta función.

37. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas. Las transferencias documentales permiten: • Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. • Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.  • Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. • Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.  • Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. • Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

38. CLASES DE TRANSFERENCIAS Existen dos clases de transferencias documentales: • Primarias: Es el traslado de documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central. • Secundarias: Es el traslado de documentos del Archivo Central al Histórico o permanente. Estas transferencias están enmarcadas en la aplicación de la valoración documental.

39. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Toda entidad debe realizar transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD, como se explica a continuación. • Archivo de gestión o de oficina En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende del trámite y las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir al Archivo Central, aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción y depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios.

40. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario (formato único AGN) en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas, sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central.

41. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES • Archivo central o intermedio A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes, de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD. Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la TRD

42. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES • Archivo histórico o permanente Al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico, se debe cotejar con el inventario, para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

43. REQUISITOS PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES • Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995, de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994. • Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia que corresponda (Organismo del orden nacional, departamental o municipal).

44. PREPARACION FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación: • Limpieza de la documentación Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene. El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes. Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.

45. PREPARACION FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS • Eliminación de material metálico Este proceso debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente. Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. Para no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. Puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación. Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca, disponibles en el mercado.

46. PREPARACION FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS • Identificación del material afectado por biodeterioro. Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura. Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa. Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.

47. PREPARACION FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS • Revisión y Foliación La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: • Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras. • La numeración existente no debe corregirse, si se detecta un error debe numerarse nuevamente, colocando sobre la anterior con una línea oblicua. • Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio. los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas. • Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en recto ni vuelto) y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.

48. UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y REALMACENAMIENTO Entre las unidades de conservación más comunes, están las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservación, deberá prepararse de la siguiente manera para la transferencia: • La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo, utilizando materiales y procedimientos adecuados. • La documentación que no está encuadernada ni empastada, deberá almacenarse en cajas y carpetas.

49. UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y REALMACENAMIENTO Las unidades de conservación que el AGN recomienda, no sólo para la transferencia sino para almacenar la documentación en archivos centrales o históricos, son cajas y carpetas, con las siguientes especificaciones: • Cajas Materiales. Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón. Tamaño. Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cms., ancho 40 cms. y profundidad 12.5 cms. Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con su documentación. El diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión (a manera de caja y espigo), permiten el ensamblaje sin la utilización de materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro para la documentación. Capacidad. Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartón.

50. UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y REALMACENAMIENTO Identificación. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales: • CODIGO (de la entidad)_______________________________ • FONDO ____________________________________________ • SECCION___________________________________________ • SUBSECCION_______________________________________ • NUMERO DE CARPETAS___________ • CAJA N° __________ • N° CONSECUTIVO _______________ • N° CORRELATIVO _______________ • FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________