La Gestion des communications électroniques

1. La Gestion des communications électroniques Charles Morgan 1 mai 2007

2. Présentation La technologie La loi Preuve Confidentialité Protection des renseignements personnels Surveillance des employés Privilège Les avis Négociations Gestion de documents Le gros bon sens

3. La technologie • Dictaphone (qui enregistre?) • Courriel (désintermédiation) • Téléphone (VoIP change la donne) • Téléphone mobile (qui écoute?) • Blackberry (BB et la conduite de gros camions ne vont pas ensemble) • Ordi portable (la machine que l’on laisse sur les chaises à l’aéroport) • USB clés de mémoire (une bibliothèque dans ta main) • Internet (Oups! Heureusement, il y a « net nanny»; mais attention aux blogues) • Vidéo («Smile, you’re on candid camera»)

4. Preuve • Neutralité technologique : • La valeur juridique d'un document, notamment le fait qu'il puisse produire des effets juridiques et être admis en preuve, n'est ni augmentée ni diminuée pour la seule raison qu'un support ou une technologie spécifique a été choisi. • 2837-2840 CCQ • E-Discovery • Tout est retrouvable; rien n’est supprimé • Conrad (Ché) Black • « I am not prepared to re-enact the French Revolutionary renunciation of the rights of nobility»

5. Confidentialité • «Lorsque la loi déclare confidentiels des renseignements que comporte un document, leur confidentialité doit être protégée par un moyen approprié au mode de transmission, y compris sur des réseaux de communications» • HIPAA, GLBA, California SB-1386, & Sarbanes-Oxley • Quel est le moyen approprié? • Avis de confidentialité? Chiffrement/cryptologie? Logiciel du type: «Mail it Safe» ou «MessageGuard»? Lien sécurisé? Mot de passe? • Parfois, il vaut mieux se parler en personne ou au téléphone

6. Protection des renseignements personnels • «Toute personne qui exploite une entreprise doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.» • «Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir» • Le cauchemar du disque dur perdu: cas vécu • Et nous?

7. Surveillance des employés • Attente raisonnable quant au respect de la vie privée? • Collecte de renseignements personnels sans consentement? • Intensité de surveillance (vidéo, vérification des touches de clavier, lecture de courriels) • Motif raisonnable pour surveiller?

8. Privilège • «Ce courriel est destiné exclusivement au(x) destinataire(s) mentionné(s) et peut contenir de l'information privilégiée, confidentielle et/ou dispensée de divulgation aux termes des lois applicables. Aucune renonciation au privilège, à la confidentialité ou autre n'est visée du fait de la communication par Internet. Toute utilisation, diffusion ou reproduction non autorisée est strictement interdite. Si vous avez reçu ce courriel par erreur, ou s'il ne vous est pas destiné, veuillez le mentionner immédiatement à l'expéditeur et détruire tous les exemplaires de ce courriel.» • Opposable? • Et si cela circule? – attention aux CC et aux BCC!

9. Les avis • Ce courriel est destiné exclusivement au(x) destinataire(s) mentionné(s) et peut contenir de l'information privilégiée, confidentielle et/ou dispensée de divulgation aux termes des lois applicables. Aucune renonciation au privilège, à la confidentialité ou autre n'est visée du fait de la communication par Internet. Toute utilisation, diffusion ou reproduction non autorisée est strictement interdite. Si vous avez reçu ce courriel par erreur, ou s'il ne vous est pas destiné, veuillez le mentionner immédiatement à l'expéditeur et détruire tous les exemplaires de ce courriel. Veuillez prendre note que les communications par Internet sont exposées au risque d'altération des données et à d'autres erreurs de transmission. Dans le cas de renseignements de caractère exceptionnellement délicat, nous recommandons à nos clients d'utiliser un logiciel cryptographique lorsqu'ils communiquent par courriel avec nous. • En soumettant vos renseignements personnels ou ceux d'une autre personne à McCarthy Tétrault S.E.N.C.R.L., s.r.l. ou aux membres de son groupe, à ses fournisseurs de services et à ses mandataires, vous convenez de nous permettre de recueillir, d'utiliser et de communiquer ces renseignements personnels et confirmez le pouvoir qui vous a été conféré par cette autre personne à cet égard, conformément à notre déclaration en matière de protection des renseignements personnels affichée à www.mccarthy.ca . Vous trouverez les coordonnées des personnes-ressources de McCarthy Tétrault à l'adresse www.mccarthy.ca/fr/contactus. • Ouf! • Opposabilité? Règles de base de la formation des contrats s’appliquent • Les avis obligatoires (protection des consommateurs, anti-spam, SOX etc.) • Companies Act 1985 (UK) requires all of your business emails (and your letterhead and order forms) to include the following details in legible characters: your company registration number; your place of registration (e.g. Scotland or England & Wales); and your registered office address

10. Négociation • «Version control» • Les dangers de l’utilisation de «MS Track changes» • Meta data – qui, quand, où • Comment jouer au «poker» avec tes cartes exposées sur la table • Metadata Assistant

11. Gestion de documents • Volume incroyable de documents • Coûts de maintien; coûts de «discovery» • Bonne gestion de dossiers • Classer ses documents électroniques • Quand faut-il imprimer? • Politique de gestion/rétention de documents • En cas de litige: gardez tout

12. Le gros bon sens • Encore plus important que jamais

13. Q & R Merci

14. Vancouver P.O. Box 10424, Pacific CentreSuite 1300, 777 Dunsmuir Street Vancouver (Colombie-Britannique) V7Y 1K2Tél. : 604-643-7100 Téléc. : 604-643-7900 Calgary Suite 3300, 421 – 7th Avenue SWCalgary (Alberta) T2P 4K9Tél. : 403-260-3500 Téléc. : 403-260-3501 Toronto Box 48, Suite 4700Toronto Dominion Bank TowerToronto (Ontario) M5K 1E6Tél. : 416-362-1812 Téléc. : 416-868-0673 Ottawa The ChambersSuite 1400, 40 Elgin StreetOttawa (Ontario) K1P 5K6Tél. : 613-238-2000 Téléc. : 613-563-9386 Montréal Bureau 25001000, rue De La Gauchetière OuestMontréal (Québec) H3B 0A2Tél. : 514-397-4100 Téléc. : 514-875-6246 Québec Le Complexe St-Amable1150, rue de Claire-Fontaine, 7e étageQuébec (Québec) G1R 5G4Tél. : 418-521-3000 Téléc. : 418-521-3099 United Kingdom & Europe 5 Old Bailey, 2e étageLondres, Angleterre EC4M 7BATél. : +44 (0)20 7489 5700 Téléc. : +44 (0)20 7489 5777