Software Updates and Employee Policies | Session Overview

1. AgODi, AHOVOS en AKOVheten uWELKOM op deINFOSESSIE voorsoftwareleveranciers14 juni 2011

2. agenda 10u inleiding Lieve Van Leuven personeel Jeroen Depoortere externe communicatie Jan Dejonghe LED Ann Webers 11u00 pauze 11u15 nieuw datamodel VWO Piet De Smet & Dirk Vanderlooven DISCIMUS Peter Van Poucke 12u30 lunch infosessie softwareleveranciers

3. inleidingLieve Van Leuven, afdelingshoofd AgODi ICT infosessie softwareleveranciers

4. personeelJeroen Depoortere infosessie softwareleveranciers

5. personeel OVERZICHT : • nieuwigheden • dienstonderbrekingen (onder voorbehoud) • opvragen email-adressen • plage-uren basisonderwijs • aanpassing controle einddatum TAO-opdrachten • beleidsondersteuning & klasvrij maken directie • aandachtspunt infosessie softwareleveranciers

6. nieuwigheden personeelnieuwe DO'n gedeeltelijke loopbaanonderbreking • bestaande DO'n halftijdse GLBO : • 028 GLBO • 094 GLBO voor beroepsopleiding • 029 GLBO 50+ • 122 Ouderschapsverlof in het kader van een GLBO • 105 GLBO zware ziekte • 089 GLBO voor palliatieve zorgen • nieuwe codes gedeeltelijke loopbaanonderbreking (GLBO): • 151 GLBO met 1/5de • 152 GLBO voor beroepsopleiding met 1/5de • 153 GLBO 50+ met 1/5de • 154 Ouderschapsverlof in het kader van een GLBO met 1/5de • 155 GLBO voor medische bijstand met 1/5de • 156 GLBO voor palliatieve zorgen met 1/5de infosessie softwareleveranciers

7. nieuwigheden personeelnieuwe DO'n gedeeltelijke loopbaanonderbreking • de nieuwe DO'n : • zijn opdrachtgebonden • kunnen ook in hogescholen genomen worden • nieuwe controles : • Ambt met volledige prestaties uitoefenen • Eén of meer betrekkingen blijven uitoefenen die samen vier vijfden van het aantal prestatie-eenheden omvatten die vereist zijn voor een ambt met volledige prestaties bij een GLBO met 1/5de (DO’n 151, 152, 154, 155 en 156). Hiervoor komen zowel vastbenoemde als tijdelijke opdrachten in aanmerking. • Eén of meer betrekkingen blijven uitoefenen die samen vier vijfden van het aantal prestatie-eenheden omvatten die vereist zijn voor een ambt met volledige prestaties bij een GLBO 50+ met 1/5de (DO 153). Hiervoor komen alleen vastbenoemde opdrachten in aanmerking. • uitbreiding bestaande controle : • DO’n 151 en 152 moeten worden meegeteld voor de tijdsduurberekening van maximum 6 jaar GLBO infosessie softwareleveranciers

8. nieuwigheden personeelnieuwe DO'n hogescholen • DO 160 "Uitzonderlijk verlof wegens overmacht hogescholen onbezoldigd” • naam DO 144 wordt "verlof wegens overmacht bezoldigd" • DO 160 is onbezoldigd • kan genomen worden bij ziekte of ongeval van bloed- of aanverwant in de eerste graad die niet onder hetzelfde dak woont • DO 161 "Pleegzorgverlof" • in verband met pleegzorgsituatie voor pleegouder : bijwonen gerechtelijke zittingen, contacten met natuurlijke ouders of belangrijke andere personen voor pleegkind, contacten met dienst voor pleegzorg, … • zes dagen per kalenderjaar • DO 161 is bezoldigd voor vastbenoemde en tijdelijke personeelsleden • opsturen met RL-2 • DO 162 "Meemoederschapsverlof " • analoog aan DO 146 "vaderschapsverlof persoonsgebonden“ en DO 006 “vaderschapsverlof instellingsgebonden” • Recht op overname restant bevallingsverlof bij langdurige hospitalisatie of het overlijden van de moeder • hier : indien de samenwonende partner een vrouw is infosessie softwareleveranciers

9. nieuwigheden personeelverlof mandaat directeur CLB • bestaande DO 112 • wordt opnieuw geactiveerd vanaf 01.09.2011 • Vroeger alleen te nemen door technisch personeel van de CLB’s • Nu te nemen door alle vastbenoemde of tot de proeftijd toegelaten personeelsleden van alle personeelscategorieën uit het niet-tertiair onderwijs • Deze dienstonderbreking wordt niet bezoldigd • Deze personeelsleden worden als vastbenoemde opdrachten (ato 4) opgezonden en betaald in de CLB’s infosessie softwareleveranciers

10. nieuwigheden personeelnieuwe DO adoptieverlof • bestaande DO : • 007 adoptieverlof • dekt de duur van 4 of 6 weken • instellingsgebonden • ook in hogescholen • nieuwe DO : • 157 “dienstvrijstelling in het kader van het verplichte voorbereidingsprogramma in het kader van adoptie” • het gaat om korte afwezigheden (in totaal maximum 20 uur) die wel bovenop de duur komen van 4 weken of 6 weken. • Persoonsgebonden • Niet voor hogescholen infosessie softwareleveranciers

11. nieuwigheden personeelVerlof voor verminderde prestaties wegens ziekte (DO 002) • In CAO IX is er een nieuwe regeling voor VVP wegens ziekte opgenomen : • Personeelsleden kunnen na een bezoldigd ziekteverlof het werk hervatten met verminderde prestaties • Zowel voor vastbenoemde als voor tijdelijke personeelsleden • Behandelende arts stelt reïntegratieplan op met als doel volledig hernemen van de totale opdracht van het personeelslid • De nog te presteren opdrachten moeten minstens 50 % van een voltijdse opdracht bedragen • Hervattingspercentage wordt in het reïntegratieplan opgenomen • Het controleorgaan voor ziekteverlof staat de VVP wegens ziekte toe of weigert dit • Het personeelslid wordt tijdens de VVP wegens ziekte bezoldigd voor de volledige opdracht • Periode van VVP wegens ziekte wordt pro rata aangerekend op het aantal bezoldigde ziektedagen • VVP wegens ziekte eindigt wanneer recht op bezoldigd ziekteverlof is uitgeput • Ingangsdatum 1 september 2011 infosessie softwareleveranciers

12. nieuwigheden personeelVerlof voor verminderde prestaties wegens ziekte (DO 002) • Impact op IT : Onderhandelingen over deze regeling lopen nog. Alles is onder voorbehoud. Mogelijk 2 nieuwe codes van dienstonderbrekingen VVP wegens ziekte naargelang pro rata aanrekening op ziekteverlof : • Mogelijkheid 1 : aanrekenen voor een halve dag ziekteverlof • Mogelijkheid 2 : aanrekenen voor een halve dag of ¼ dag ziekteverlof infosessie softwareleveranciers

13. nieuwigheden personeelopvragen email-adressen • doorsturen van één e-mailadres met statuscode per instelling • soort gebeurtenis : 21022 "melding e-mailadres" • nieuwe record layout : RL-15 • velden : veld 1 "recordtype" : 2090 veld 2 "versienummer" : 01 infosessie softwareleveranciers

14. nieuwigheden personeelopvragen email-adressen • veld 4 "e-mailadres" : • 80 karakters voorzien, alfanumerisch • restricties : • formaat : xxxxxxxx@xxxxx.xxx • moet altijd "@" en "." bevatten • uit de lijst met toegelaten tekens zijn de volgende tekens niet toegelaten: 32 -> 44, 47, 58 -> 94, 96, 123 -> 151, 153 -> 237, 239, 241 -> 253 (bvb: ! § # enz) • is verplicht in te vullen indien veld 05 (Statuscode) gelijk is aan “0002” • mag niet ingevuld worden indien veld 05 gelijk is aan “0001” infosessie softwareleveranciers

15. nieuwigheden personeelopvragen email-adressen • veld 5 "statuscode" : • 4 posities, numeriek • restricties : • Toegelaten waarden: • "0001" : Wenst geen e-mailadres op te geven • "0002" : E-mailadres opgegeven • Moet gelijk zijn aan “0002” indien veld 04 (e-mailadres) ingevuld is • Moet gelijk zijn aan “0001” indien veld 04 (e-mailadres) niet ingevuld is infosessie softwareleveranciers

16. nieuwigheden personeelopvragen email-adressen • registratie in personeelsdossier : • fotoprincipe, per instelling • begindatum e-mailadres = ontvangstdatum infosessie softwareleveranciers

17. nieuwigheden personeelplage-uren basisonderwijs • dit schooljaar geen effect • volgend schooljaar : • uitbreiding naar basisonderwijs • nog in onderzoek infosessie softwareleveranciers

18. nieuwigheden personeelAanpassing registratiecontrole einddatum tijdelijk andere opdrachten (TAO-opdrachten) • De registratiecontrole op de einddatum van de tijdelijk andere opdrachten (TAO-opdrachten) van het bestuurs-en onderwijzend personeel (Personeelscategorie 3) wordt gewijzigd voor wervingsambten : - voor vervangingsopdrachten (ato 1) van “<= 30-6 van het schooljaar” naar “<= 31-8 van het schooljaar”. - voor vacante opdrachten (ato 2) van “30-6 van het schooljaar” naar “31-8 van het schooljaar”. • Deze regeling geldt vanaf 1-9-2011. infosessie softwareleveranciers

19. nieuwigheden personeelBeleidsondersteuning & klasvrij maken directie Wijziging vanaf 01/09/2011(onder voorbehoud): • Terugvordering loonkost gebeurt op basis van het personeelslid dat de beleidsondersteuning of klasvrij maken directie effectief uitoefent. • Bestaande vakcodes blijven behouden (enkel in combinatie met ATO 1 en ATO 2): • 597 beleidsondersteuning • 616 klasvrij maken directie • Combinatie vakcode 597 of 616 met aanduiding TAO blijft ook behouden. • Code oorsprong omkadering 01 (tivoli) krijgt einddatum 31/08/2011  tivoli-code mag niet meer meegestuurd worden. infosessie softwareleveranciers

20. nieuwigheden personeelaandachtspunt project Capelo : • Carrière publique électronique – Elektronische loopbaan overheid (http://www.capelo.be) • voorzichtig zijn met "reden stopzetting" bij doorsturen van stopzetting opdrachtenpakket. Soms wordt stopzetting onnodig opgestuurd, waar een nieuw opdrachtenpakket voldoende is. • stopzettingen van vastbenoemden worden automatisch als "ontslag" naar pensioenen doorgestuurd infosessie softwareleveranciers

21. externe communicatieJan Dejonghe infosessie softwareleveranciers

22. externe communicatie OVERZICHT : • project downloadpagina's infosessie softwareleveranciers

23. externe communicatiedownloadpagina's • vorig jaar aangekondigd project : • informatieverstrekking zoveel mogelijk stroomlijnen, standaardiseren en uniformiseren • in nauwe samenwerking met softwareleveranciers • oplossing bruikbaar voor alle softwarepakketten infosessie softwareleveranciers

24. externe communicatiedownloadpagina's • doorgeven van technische informatie : • niet op uniforme of gestructureerde wijze • verschillende formaten (excel, word, access, tekst,…) • via verschillende wegen (mail, website, bijvoegsel aan omzendbrief, …) • verschillende aanpak personeel - I&L • nood aan • voortdurend actueel gehouden informatie • zoveel mogelijk automatisch verwerkbaar in softwarepakket • snellere aanpassing en verspreiding mogelijk maken infosessie softwareleveranciers

25. externe communicatiedownloadpagina's • projectplan : • interne analyse: wat kunnen we aanbieden en in welke vorm • oplijsten alle gepubliceerde bestanden + verantwoordelijken • mogelijkheden onderzoeken om te standaardiseren en te uniformiseren • afstemming met softwareleveranciers • bevraging • overeenstemming bereiken met alle softwareleveranciers • uitvoering infosessie softwareleveranciers

26. externe communicatiedownloadpagina's • interne analyse • beschikbare formaten : xls cvs txt xml mdb • in tabelvorm of accesdatabase op website • voorlopig geen webservices • dit is optimalisatieproject • eerder : geleidelijke overgang naar ws, in afzonderlijke projecten • belasting server ? • automatische aanmaak van tabel en verschiltabel is mogelijk, bvb wekelijks, publicatie bij verschil • zelfde aanpak voor personeel, lerenden en volwassenonderwijs is mogelijk infosessie softwareleveranciers

27. externe communicatiedownloadpagina's • enquete : 19 reacties • Vraag 1 : Bevatten de tabellen van de downloadpagina's voldoende informatie? • ja : 18 • neen : 1 • Vraag 2 : Moet u ook nog andere gegevensbronnen raadplegen die volgens u op deze pagina's thuishoren? • ja : 5 • neen : 14 infosessie softwareleveranciers

28. externe communicatiedownloadpagina's • Vraag 3 : Welke gegevens had u graag op de downloadpagina's aangeboden gekregen die nu niet beschikbaar zijn? • info over de tabellen : inhoud, relaties tussen tabellen, uniforme veldnamen, betekenis van de velden, verband met technische handleiding, … wordt toegevoegd • versienummer voor elke tabel wordt toegevoegd • updates niet snel genoeg, bvb bij herstructureringenwordt geautomatiseerd • bijlage aan omzendbrief verschilt van tabelbijlage vervangen door link • tabel niet op juiste/elke downloadpagina afzonderlijke pagina met "algemene" tabellen ? • één overzichtspagina met codes, wetteksten, faq's, … per onderwijsniveauvalt buiten kader van deze optimalisatie • uitzonderlijke regelgeving : wel in omzendbrief, niet in tabelis vast gecodeerd, zit niet in tabel • voor DKO : volledige lijst met vakken per adm.groepzit niet in tabel, contacteer afdeling DKO infosessie softwareleveranciers

29. externe communicatiedownloadpagina's • Vraag 4 : De tabellen worden gepubliceerd als excel- , word- en accessdocumenten. Welk formaat zou in de toekomst uw voorkeur genieten? • access : 2 • csv : 2 • excel : 10 • txt : 1 • xml : 2 • webservice : 2  voorstel : afzonderlijke tabellen in csv , met vaste "kolombreedte" • is programma/versie onafhankelijk • is eigenlijk tekstbestand, voor "iedereen" bruikbaar • geautomatiseerd inlezen is mogelijk • kan direct in excel en in access ingelezen worden • tabellen die nu in één mdb zitten, worden afzonderlijke tabellen • bij elke versie wordt een verschiltabel voorzien infosessie softwareleveranciers

30. externe communicatiedownloadpagina's • Vraag 5 : Wanneer de tabellen wijzigen, krijgt u een mail waarin de verwijzing staat naar de aangepaste tabellen en vaak een toelichting met info over toegevoegde codes en/of desbetreffende omzendbrieven. Vindt u dit een geschikte methode of wordt u liever op een andere manier attent gemaakt op updates en nieuwigheden? • mail : 16 • mail + RSS : 2 (RSS: really Simple Syndication) • webservice : 1  voorstel : mail behouden+ consequent vermelden van hoofdstructuur infosessie softwareleveranciers

31. externe communicatiedownloadpagina's • Vraag 6 : De tabellen worden nu gepubliceerd op twee afzonderlijke pagina's : personeel en lerenden. Wat geniet uw voorkeur? • twee afzonderlijke pagina's : 16 • een pagina : 3  voorstel : twee afzonderlijke pagina's behouden+ "algemene" tabellen op beide pagina's infosessie softwareleveranciers

32. externe communicatiedownloadpagina's • Vraag 7 : Wat vindt u van de layout van de downloadpagina’s? • goed : 4 • neutraal : 12 • voor verbetering vatbaar : 2 • slecht : 1 ?voorstellen voor verbetering : • layout, historiek, … ? • info uit mails opnemen ? als document ? als afzonderlijke pagina ? • bijkomende uitleg over tabellen (zie vraag 3 over ontbrekende info) ? • … infosessie softwareleveranciers

33. externe communicatiedownloadpagina's • Vraag 8 : Heeft u suggesties in verband met de layout van de downloadpagina's? • wijzigingen tov vorige versie zijn niet altijd duidelijk bij elke versie wordt een verschiltabel voorzien • zelf kunnen kiezen uit tabellen in verschillende formaten cvs-formaat kan in excel, access, eigen pakket ingelezen worden • downloaden van tabellen vanaf website is geen optie voorlopig geen webservices beschikbaar • updates zijn niet snel genoeg • updates komen te frequent, we updaten pas als er fouten voorkomenvoorstel : wekelijkse update, nieuwe versie enkel bij wijzigingen infosessie softwareleveranciers

34. externe communicatiedownloadpagina's • Vraag 8 : Heeft u suggesties in verband met de layout van de downloadpagina's? (vervolg) • alle tabellen in één zip-bestand • alleen de wijzigingen publiceren • voor volwassenenonderwijs : handleiding voor "dummies" en geïntegreerd systeem van uitleg over regelgeving/afspraken/verificatie/wetgeving/...  valt buiten het kader van deze optimalisatie, vraag is doorgegeven aan afdeling volwassenenonderwijs • een zoekmachine met onderwerpen, trefwoorden mogelijke oplossing : via google (vanaf bepaalde url, zoekt ook in documenten) infosessie softwareleveranciers

35. vragen, opmerkingen, suggesties … infosessie softwareleveranciers

36. LEDLeer- en ErvaringsbewijzendatabankAnn Webers infosessie softwareleveranciers

37. pauze Balkon 2 midden+rechts infosessie softwareleveranciers

38. Nieuw datamodel volwassenonderwijsCursussen en cursistenregistratiePiet De Smet infosessie softwareleveranciers

39. Nieuw datamodel volwassenonderwijsAchtergrond • Besluitvorming rond het Volwassenenonderwijs beter ondersteunen • adequate verzameling van beleidsinformatie • Correct • Tijdig • Vereenvoudiging van de processen • aandacht om cursist minder te belasten (vrijstellingen inschrijvingsgeld, studiebewijzen, …) • performante gegevensuitwisseling met centra • brondatabank voor info over volwassenenonderwijs: uitwisseling met andere partners infosessie softwareleveranciers

40. Nieuw datamodel volwassenonderwijsFase 1: november 2012 • Eigenaarschap O & V: • Persoonsdatabank • Onderwijsbevoegdheid • Theoretisch opleidingsaanbod, modules • Centrum – Consortium • Eigenaarschap centra: • Ingericht opleidingsaanbod • Ingerichte modules • Aanmelding – Toewijzing – Plaatsing • Les • Participatie infosessie softwareleveranciers

41. Nieuw datamodel volwassenonderwijsVerdere fasering • Fase 2: Koppeling KBI: februari 2013 • Fase 3: medio 2013 • Studiebewijzen • Gecombineerd onderwijs • Stages • Mutaties INSZ • Opleidingsprofielen • Centrumbestuur e.d.: • Fase 4: 2014 • Koppelingen externe DB'en • Vrijstellingen (inhoud) • LED-koppeling infosessie softwareleveranciers

42. Nieuw datamodel volwassenonderwijsVerloop fase 1 • Interne presentatie analyse: 16 – 19 augustus • Review intern en extern: 22 augustus – 7 september • Rework: 7 september – 23 september • Interne presentatie rework: week 26 september • Technisch ontwerp: oplevering 15 november 2011 • Mogelijke start bouw bij Centra: 15 november 2011 • Bouw: oplevering maart 2012 • Interne testen: februari 2012 – mei 2012 • Testen met de centra: juli 2012 – oktober 2012 • In productie: september – november 2012 infosessie softwareleveranciers

43. Overzicht Business & algemene mijlpalen 2013 2011 2012 J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Berekening Omkadering Referteperiode 11/12 via Mainframe Omkadering Referteperiode 12/13 via Mainframe Referteperiode 13/14 nieuw model Bouw software Centra IPS software v/d Centra’s Bouw Centra Realiteit testen Testen software Centra Technische Specs Zending referte 13/14 Fase 1 Bouw Int. testen DM@VWO Realiteit testen Fase 2 Bouw nieuwe KBI software KBI KBI haalt info op uit nieuw model KBI ontvangt info via centra Bouw Discimus IPS Discimusdeel 1 IPS Discimusdeel 2 infosessie softwareleveranciers Bouw Corve Indien KBI gegevens over Magda moeten lopen

44. Nieuw datamodel volwassenonderwijsUse Cases Fase 1 • Use cases Fase 1 betreffende de centra (27) • Registreer, Annuleer en Wijzig Ingerichte Opleidingsvariant • Registreer, Annuleer, Wijzig en Raadpleeg Ingerichte Modulevariant • Registreer, Annuleer, Wijzig en Raadpleeg Les • Registreer, Annuleer, Wijzig en Raadpleeg Persoon • Registreer, Annuleer, Wijzig en Raadpleeg Aanmelding • Registreer, Annuleer, Wijzig en Raadpleeg Plaatsing • Registreer, Annuleer, Wijzig en Raadpleeg Participatie infosessie softwareleveranciers

45. Nieuw datamodel volwassenonderwijsCommunicatie • Infosessie voor Softwareleveranciers VWO wanneer Technisch Ontwerp klaar is • Sharepoint:https://team10.vonet.be/ov/onderwijsenvorming/DMVWO/softwareleveranciers/default.aspx infosessie softwareleveranciers

46. Technische Architectuur DM@VWODirk Vanderlooven infosessie softwareleveranciers

47. DISCIMUSPeter Van Poucke infosessie softwareleveranciers

48. deLUNCHwordt u aangeboden in Hotel President W.T.C. Koning Albert II laan 44 infosessie softwareleveranciers