ENAIP Corso per Assistente di biblioteca

1. ENAIPCorso per Assistente di biblioteca a cura di Liliana Bernardis Parte prima Febbraio 1999

2. L’accesso al sistema Telnet : (polaris.bib.uniud.it , 158.110.104.239 login: aleph) WWW: • (http://www.bib.uniud.it, Il catalogo automatizzato) • (http://www.angelfire.com/az/assitale/)

3. Il Sistema Bibliotecario dell’Ateneo udinese Le strutture • Centri Bibliotecari Interdipartimentali (3 + 2) • Centri Bibliotecari Dipartimentali (9) • Biblioteche di Servizi Integrativi (1) • Punti bibliografici

4. Il Sistema Bibliotecario dell’Ateneo udinese La base dati (aggiornamento al 31.12.1998) • Record n. : 167.742 • Funzioni utilizzate: Ricerca, Catalogazione e gestione copie, Acquisizioni, Gestione periodici, Circolazione integrata da postazioni self-check, ILL, IUTIL. • Versione software: 330_03 (2000 compliant) • Sistema hardware:SPARCServer SUN 1000E con S.O.Solaris 2.5 • Postazioni per lavoro e/o ricerca (terminali, PC, Mac) n. : 94

5. Il Sistema Bibliotecario dell’Ateneo udinese La rete Allo stato attuale comprende installazioni italiane UNIX e VMS: • Scuola normale Superiore di Pisa • Sistema Bibliotecario Senese • Sistema Bibliotecario dell’Università di Genova • Sistema Bibliotecario dell’Università di Verona • Sistema Bibliotecario di RomaTre • Sistema Bibliotecario dell’Università della Calabria • IUL (Istituto Universitario di Lingue Moderne, Milano)

6. Le caratteristiche generali del software • ALEPH (Automated Library Expandable Program) è un software completamente integrato, disegnato per rispondere ad esigenze di spiccata flessibilità • Il sistema consente l’utilizzo di diversi linguaggi, è multialfabeto, supporta scritture bidirezionali • Supporta record MARC e non MARC • Integra l’OPAC con il CCL (Common Command Language) fornendo sia le funzionalità di un sistema completamente integrato che la potenza di recupero dati di un sistema full text retrieval

7. I livelli operativi • Local library, sub-library, basi logiche • Global library • Nodo • Rete A questi livelli corrispondono differenti utenti, ciascuno responsabile per diversi tipi di funzioni (aleph, gbl. alephe, master, system, backlib, recovery)

8. L’ambiente ALEPH

9. I moduli di ALEPH Funzioni on line Ricerca, Catalogazione, Gestione copie, Authority control, Circolazione, Gestione e controllo periodici, Acquisizioni, ILL Moduli batch Recupero, ordinamento e stampa informazioni dal data base, gestione tavole parametriche, definizione schermi e messaggistica, definizione codici di accesso all’informazione, definizione tracciato record, utility import/export, funzioni di back-up, definizione password, riorganizzazione del data base

10. La ricerca • La funzione di ricerca in ALEPH è aperta a tutti e non necessita di pw • In fase di ricerca, il sistema ignora le differenze tra caratteri maiuscoli e minuscoli • Le ricerche possono essere effettuate digitando testo completo o troncato • I risultati delle ricerche possono essere stampati e salvati su file per ulteriori elaborazioni • La ricerca consente di: -localizzare un documento -localizzare un insieme di documenti che condividono determinate caratteristiche; l’insieme può essere poi ulteriormente limitato -visualizzare informazioni aggiuntive (come copie, note, fascicoli, record completi) -richiedere informazioni sui prestiti e sulle prenotazioni di uno specifico utente -effettuare prenotazioni di volumi in prestito

11. Le liste per la ricerca La ricerca in ALEPH si basa sulla definizione di specifici campi del documento o di parole nell’ambito dei campi. Il sistema organizza questi campi o parole in liste e consente l’accesso ai documenti attraverso di esse. ALEPH supporta 4 tipi di liste: • Authority lists • Word lists • Index lists • Document lists

12. La ricerca. Strategie e metodi ALEPH consente due diverse tipologie di ricerca: browse e retrieval La ricerca può essere effettuata digitando direttamente i comandi oppure ricorrendo agli schermi predefiniti

13. La ricerca in modalità browse • SC (scan) lista=dato • SC dato/lista (dato/wlista) • SC wlista=dato • SC wo=dato I comandi SHOW ed EXPAND

14. La ricerca in modalità retrieval • F (find) dato • F dato and dato • F dato or dato • F dato not dato • F dato/lista and/or dato • F wlista=dato and wlista=dato

15. Operazioni sui set • E’ possibile: -visualizzare i set creati in seguito ad una ricerca per parole -memorizzarli per ulteriori sessioni -stamparli -filtrarli ulteriormente (comando Filter)

16. Caratteri di troncamento/mascheramento, indicatori di prossimità/distanza • # maschera uno o nessun carattere (es. f colo#r) • ? maschera qualsiasi n. di caratteri (es. f art?) • ! maschera un carattere (es. f m!n) F storia !4 filosofia F storia %4 filosofia

17. Prestiti e prenotazioni • La visualizzazione di copie e fascicoli legati ad un record (comando H) • I comandi QUE e RE

18. ENAIPCorso per Assistente di biblioteca a cura di Liliana Bernardis Parte seconda Febbraio 1999

19. La catalogazione • E’ la funzione attraverso la quale i record vengono inseriti nel data base • Un record è un insieme di campi che descrivono un documento ed e’ la fonte per l’estrazione di dati per i file di accesso; in fase di catalogazione è consentito all’operatore consultare gli authority files per copiare le intestazioni • Ciascun record bibliografico e’ identificato da un numero assegnato dal sistema; questo numero rappresenta il link con altri tipi di record (acquisizione, circolazione, ecc.) ad esso correlati • La catalogazione e’ protetta da pw e d è limitata agli utenti autorizzati

20. Le informazioni del documento • I tipi di campo presenti in un record • Campi con significato particolare: BASE, DEL, XX, EXT, , LK, LKR, CATZZ • Caratteri con significato particolare: $$, << >>, ^

21. Le procedure per la gestione del catalogo Le funzioni consentite nell’ambito della catalogazione sono: • inserimento di nuovi record (creazione o duplicazione) • cancellazione di record • aggiornamento di record esistenti • stampa e salvataggio di record per ulteriori elaborazioni Le procedure fondamentalmente seguono tutte uno stesso modello: • data entry • visualizzazione di una bozza per conferma o correzioni • inserimento dei nuovi record o dei record modificati nel catalogo

22. Le modalità di catalogazione • Creazione di un nuovo record in formato libero (comando AL) • Creazione di un nuovo record utilizzando schermate predefinite (comando AL/testo) • Creazione di un nuovo record con l’utilizzo di un editor legato a uno o più form (comando EDIT/nn) • Creazione di un nuovo record con l’utilizzo di form flessibili (edit dinamico, comando EDIT-FORM/testo o EDIT-FORM/ALL)

23. La bozza di catalogazione I comandi disponibili: • a, a/n. linea • al, al/testo (visualizza un form bianco o predefnito per l’aggiunta di ulteriori campi) • cl/n.linea • dl/n.linea • edit • cf • sc

24. La funzione di holding Consiste nella registrazione e aggiornamento delle unita’ fisiche relative ai record di ciascuna Local o Sub-Library Lo scopo è quello di consentire • il controllo della collezione fisica (inventario e circolazione) • le informazioni sul patrimonio di ciascuna biblioteca ad uso dell’utente I record di holding forniscono le seguenti informazioni: sub-library che possiede un dato volume, collezione, collocazione, barcode, status di circolazione, n.ordine, inventario, prezzo

25. I record di holding • Volume • Nota relativa al volume • Copia Le procedure di holding possono essere richiamate dal menu principale della catalogazione o dalla lista degli ordini della funzione delle Acquisizioni con il comando H/n. sistema

26. I comandi disponibili • ADV, ADC=aggiungi un volume, una copia • ADN=crea nota • CL=correggi copia • DU/n.linea/n.copie=duplica copie • DL/n.linea=cancella volume e/o copie