Whistleblower

1. Whistleblower Tipsmottagning och utredning • För anställda och förtroendevalda • Intern utredningsgrupp, 3 jurister • Extern mottagarfunktion, adv.byrå • Avser tips om allvarligare oegentligheter bland chefer och andra nyckelpersoner, t.ex. politiker, inköpare, projektledare • Oegentlighet kan vara mutor, bedrägeri eller andra situationer där man får privat vinning av sin tjänsteställning, men även grövre tjänstefel och grövre avvikelser mot interna riktlinjer och regler

2. Whistleblower Tipsmottagning och utredning Advokatbyrån tar emot tips via telefon, brev, besök, SMS och via mail: visselpipan.goteborg@magnussonlaw.se Utredningsfunktionen tar emot tips via telefon, brev, besök, SMS och mail: tipsa@stadshuset.se Syfte En säker kanal för tipslämnare som inte kan eller vill gå den normala vägen En vilja från ledningen att allt ska gå rätt till och att tipsen kan leda till bättre intern kontroll och ökad kvalitet

3. Budskap vid misstanke om oegentlighet • Vänd dig till din chef • Kontakta verksamhetens högste chef • Kontakta din fackliga organisation • Vänd dig till stadens utredningsfunktion • Vänd dig till Whistleblower • Kontakta polisen, kontakta media.

4. Vad har kommit in? • Betalning för att skriva hyreskontrakt • Jäv och felaktigheter vid upphandling • Jäv vid anställning och lönesättning • Olämpliga chefer • Frikostig representation • Klagomål på hantering av ärende eller dåligt bemötande • Bisysslor och extraknäck • Chef anlitar leverantör även privat • Mindre mutbrott • Diverse i anledning av tidningsartiklar m.m. • Totalt 40 ärenden • 25 via advokatbyrån • 15 interna via mail, politikerpost, telefon.

5. Om ärendet behöver utredas • Prövning om det finns grund för sekretess • Diarieföring • Skriftliga frågor ställs till ledningen för bolag/förvaltning, HR-chef eller annan lämplig nivå • Utredningsgruppen bedömer svaret • Muntliga kompletteringar • Utlåtande om tipset • Expediering till advokatbyrån, tipslämnare och bolag/förvaltning

6. Resultat hittills • En polisanmälan, sekretess • Flera fall där man brutit mot LOU eller stadens interna regler • Jäv i samband med upphandling • Två fall där ledande personer anlitat leverantör av tjänst även privat – regleras i förslag till ny upphandlingspolicy • I de flesta fallen har vi inte funnit belägg för påståendena

7. Offentligheten en stor fråga • Allt som kommer in och nedtecknade samtal blir allmänna handlingar • Små möjligheter till sekretess – endast vid förundersökning och risk för hot/våld • Endast ett ärende hemligstämplat • Vi har en tydlig information internt och advokatbyrån kan vid samtal berätta vad som gäller • Informationen ligger lättillgänglig (Personalingången) men marknadsförs inte mot medborgare på hemsidan

8. Reflektioner • Anonymiteten är en viktig fråga, 29 av 40 anonyma • Media är nöjda med öppenheten och avvaktar vår utredning • Förvaltnings- och bolagsledningar tar det på allvar och ger oss det underlag vi begär • Ofta mer lösa påståenden än konkret underlag som går att arbeta vidare med • Vi måste väga utredningens omfattning mot allvarligheten i tipsets påståenden

9. Framåt • Delrapport från advokatbyrån och utredningsgruppen är lämnad i april 2012 • Nästa kommer efter årsskiftet • Upphandling av extern mottagare inför 2013 klar • Avvakta granskarens synpunkter

10. Riktlinjer och policys • Minska antalet kommungemensamma styrdokument • Begränsa antalet begrepp i nomenklaturen, reservera viss nomenklatur för kommungemensamma dokument • Minska antalet sökvägar för styrdokument, nytt Intranät • Först ut: Muta, Inköp och upphandling, representation

11. Policy mot mutor i Göteborgs stad Mutbrott • Saklighet och opartiskhet • Man skall inte kunna misstänka • Vi skall inte ta risken • Vi skall inte påverkas av privata förmåner Helt säker mark

12. Policyn • Upprätthålla allmänhetens förtroende • Vi skall eliminera risken • Särskilt stränga regler gäller inom myndighetsutövning och vid upphandling • Skyldighet agera genom polisanmälan och arbetsrättsligt • Policyn och riktlinjen skall alla ta del av

13. Riktlinjerna • Exemplen är till för att underlätta för alla att ta ställning när en förmån erbjuds, att tänka till en gång extra. • Genom konkreta exempel ökar tydligheten över stadens nivåsättning, samtidigt som en mängd konkreta frågor dyker upp utifrån befintliga aktiviteter

14. Exemplen • Kontanter och liknande särskilt känsligt • Måltider – rimlig nivå, helst utan make/maka • Studieresor skall ha seriöst program och utan tyngdpunkt på nöje • Gåvor vid högtidsdagar och avtackningar, belopp som riktmärke • Särskild restriktivitet inom vård och omsorg med hänsyn till de äldres utsatthet • Tjänster och varor vid sidan av • Rabatter som inte riktar sig till alla i samma verksamhet • Förmåner att nyttja privat • Jävsförhållanden

15. Inköps- och upphandlingspolicyn • Policyn gäller alla förvaltningar, bolag, föreningar och stiftelser som staden kontrollerar och för all anskaffning som sker • Syftet är att säkerställa att lagstiftningen följs • Staden ska ha leverantörer med god affärsetik och som inte diskriminerar • Det ska vara rätt kvalitet till lägsta kostnad • Policyn ska medverka till en uthållig marknad med fungerande konkurrens

16. Relation näringslivet • Avtalstrohet • Allmänhetens förtroende- tar ej emot gåvor och förmåner- jäv- anlitar inte frekventa leverantörer privat • Små och medelstora företag ska kunna vara med • Leverantörer ska vara seriösa och fullgöra sina skyldigheter, får inte diskriminera • Hot, utpressning och liknande polisanmäls

17. Förslag till policy om representation • Ersätter regler för representation och intern traktering • Kompletterar policyn mot mutor • Samma regler för hela staden • Förslaget är ganska detaljerat • Ramar för maxbelopp och beskrivning av rätten till skatteavdrag och förmånsbeskattning • Består av policy, riktlinjer och anvisningar

18. Policy • Stärka allmänhetens förtroende • Både extern och intern representation • Måttfull, kostnadsmedveten och målinriktad med nyttan som fokus • Verksamhetsrelaterad • Hela staden omfattas

19. Riktlinje extern representation • Direkt samband och nytta för verksamheten • Fler externa deltagare än interna • Dokumentation krävs • Ej vid upphandling eller myndighetsutövning • Vin och öl kan vara tillåtet, men inte sprit • Beloppsramar som inte får överskridas utan särskilt godkännande • Anhöriga och i hemmet kräver också särskilt godkännande • Vid utlandsbesök och i utlandet är mera OK

20. Riktlinje intern representation • Målet skall vara trivsamt arbetsklimat för goda arbetsresultat • Informationsmöten kräver agenda, program/dagordning • Personalfester 2 ggr per år • Alkohol tillåts ej utom vid personalfest/konferens då man kan få betala själv (undantag gratifikation) • Representation i hemmet skall godkännas i förväg