PRZYGOTOWANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

1. PRZYGOTOWANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ KWESTIE PROBLEMOWE, NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY Ministerstwo Środowiska

2. Spis treści PRZYGOTOWANIE I ZATWIERDZENIE ROCZNYCH PLANÓW DZIAŁAŃ UMOWA O DOFINANSOWANIE PROJEKTU – wybrane aspekty SPOSÓB WYPEŁNIANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ RPD. OPIS DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W RAMACH PT POIŚ KWESTIE ZWIĄZANE Z KWALIFIKOWALNOŚCIĄ WYDATKÓW W RAMACH PT POIŚ. KLASYFIKOWANIE WYDATKÓW W POSZCZEGÓLNYCH KATEGORIACH. INFORMACJE OGÓLNE NT WPROWADZANIA WNIOSKU KRAJOWEGO SYSTEMU INFORMACJI SIMIK (07-13).

3. PRZYGOTOWANIE I ZATWIERDZENIE ROCZNYCH PLANÓW DZIAŁAŃ

4. UMOWA O DOFINANSOWANIE PROJEKTU – wybrane aspekty: Przedmiot umowy: Przedmiotem umowy jest udzielenie IW przez IP dofinansowania na realizację RPD w sektorze środowisko w ramach priorytetu XV Pomoc Techniczna – Fundusz Spójności Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko; Zasady realizacji Projektu: IW jest zobowiązana do zrealizowania Projektu w pełnym zakresie, zgodnie z instrukcją wykonawczą oraz zgodnie z Umową i jej załącznikami. IW jest zobowiązana w szczególności do przestrzegania: zasad polityk wspólnotowych, w tym przepisów dotyczących konkurencji, udzielania zamówień publicznych, ochrony środowiska, polityki równych szans oraz wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego; IW jest zobowiązana do stosowania wytycznych w wersji obowiązującej na dzień dokonywania odpowiedniej czynności lub operacji związanej z realizacją Projektu;

5. UMOWA O DOFINANSOWANIE PROJEKTU - wybrane aspekty, cd.: IW może bez zgody IP przesuwać środki w ramach jednej kategorii wydatków Projektu i w ramach danego działania PO IiŚ, pod warunkiem, że przesunięcia nie mają wpływu na realizację celów Projektu. O dokonanych przesunięciach IW informuje pisemnie IP w terminie 5 dni od dokonania zmian. W uzasadnionych przypadkach, IW może, za pisemną zgodą IP, przesuwać środki pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków oraz pomiędzy działaniami PO IiŚ w ramach Projektu. Przesunięcia środków pomiędzy działaniami wymagają aneksowania Umowy; Ostateczna decyzja odnośnie akceptacji ewentualnych przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi kategoriami w ramach danego działania zależy od IZ POIiŚ. Przesunięcia środków pomiędzy działaniami wymagają zmiany umowy.

6. UMOWA O DOFINANSOWANIE PROJEKTU – wybrane aspekty, cd.: IP przekazuje dofinansowanie IW w formie refundacji, której wysokość wynosi maksymalnie 85% wydatków kwalifikowalnych, poniesionych przez IW i przedstawionych we wniosku o płatność; IW jest zobowiązana do zrealizowania celów Projektu i osiągnięcia wskaźników określonych w Projekcie; IW jest zobowiązana do poddania się kontrolom wykonywanym przez właściwe instytucje, oraz do prowadzenia audytu wewnętrznego;

7. UMOWA O DOFINANSOWANIE PROJEKTU – wybrane aspekty, cd.: Wartość Projektu: W umowie zakłada się planowany całkowity koszt realizacji projektu oraz maksymalną kwotę wydatków kwalifikowalnych. Wydatki wykraczające poza maksymalną kwotę wydatków kwalifikowalnych, w tym wydatki wynikające ze wzrostu całkowitego kosztu realizacji Projektu po podpisaniu Umowy, są ponoszone przez beneficjenta i są wydatkami niekwalifikowalnymi. Wysokość dofinansowania: W umowie IP zobowiązuje się udzielić IW dofinansowania na realizację Projektu w określonej wysokości, w podziale na: działania: 15.1 i 15.2; paragrafy: majątkowy (6208) i bieżący (2008); Określa się również wysokość środków z rezerwy celowej (jeśli dotyczy). Wysokość dofinansowania nie może przekroczyć maksymalnej kwoty wydatków określonych w umowie, w podziale na działania oraz paragrafy.

8. WYBRANE DEFINICJE: Roczny Plan Działań – należy przez to rozumieć projekt systemowy w rozumieniu ustawy, finansowany ze środków pomocy technicznej, zgłoszony przez IP dla sektora środowiska we wniosku o dofinansowanie Projektu, który stanowi załącznik nr 3 do Umowy. Projekt ten realizowany jest pod nadzorem IP wspólnie przez wszystkich beneficjentów wskazanych we wniosku o dofinansowanie Projektu; Sprawozdanie końcowe z realizacji Projektu - należy przez to rozumieć informację na temat wydatków faktycznie poniesionych w ramach zrealizowanego Projektu; wzór sprawozdania końcowego określa IZ; Wniosek o dofinansowanie Projektu – należy przez to rozumieć wniosek złożony przez IP dla sektora środowiska obejmujący zapotrzebowanie na środki pomocy technicznej wszystkich beneficjentów pomocy technicznej w danym sektorze w roku/latach ………..;

9. WYBRANE DEFINICJE, cd.: Wniosek o płatność – należy przez to rozumieć wniosek o płatność, o którym mowa w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ, wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego; Kategorie wydatków - należy przez to rozumieć elementy składowe RPD określone dla PO IiŚ w Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej, wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego; Podkategoria wydatków – należy przez to rozumieć określony element składowy poszczególnych kategorii wydatków wskazanych w RPD;

10. WYBRANE DEFINICJE, cd.: okres kwalifikowania wydatków – należy przez to rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowalne i w którym realizowany jest Projekt; wydatki kwalifikowalnych – należy przez to rozumieć wydatki lub koszty poniesione zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ 3, wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego, które kwalifikują się do refundacji ze środków przeznaczonych na realizację PO IiŚ;

11. KONTROLA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Weryfikacja prawidłowości przygotowania wniosku dokonywana jest w oparciu o dokumenty załączone do wniosku o płatność; inne informacje, jakie posiada instytucja weryfikująca. Kontroli podlegają wszystkie wnioski o płatność przedłożone przez beneficjentów. Dopuszcza się sytuację, w której właściwa instytucja dokonuje weryfikacji merytorycznej i finansowej załączonych do wniosku o płatność dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków nie w 100%, ale na wybranej próbie. Przy weryfikacji wniosku uwzględniane są wyniki kontroli projektu na miejscu odnoszące się do prawidłowości poniesionych przez beneficjenta wydatków. Kontrole dokonywane są na podstawie List Sprawdzających.

12. PROCES WERYFIKACJI WNIOSKÓW: Weryfikacja formalna (czy zastosowano właściwy formularz, zgodność wersji papierowej z elektroniczną, podpisy, kompletność załączników); Weryfikacja merytoryczna (kwalifikowalność poszczególnych wydatków oraz część sprawozdawcza - postęp rzeczowy i finansowy, problemy); Weryfikacja finansowa (zgodność tabel z załącznikami, poprawność rachunkowa);

13. WNIOSEK MUSI BYĆ: Zgodny z zapisami zawartymi w umowie o dofinansowanie projektu oraz z danymi w Rocznym Planie Działań danej IW: termin realizacji (poniesienia wydatków), kwota kwalifikowalna / wnioskowana (do kwoty z umowy), zgodność poniesionych wydatków z RPD, osiągnięcie zakładanych wskaźników. Zgodnie z zapisami umowy w celu zaakceptowania wniosku o płatność musza zostać zrealizowane cele projektu. Wniosek należy czytelnie podpisać z podaniem miejscowości i daty oraz opatrzyć pieczątką. Wniosek powinien być podpisany przez osobę upoważnioną zgodnie z dostarczoną do IP kartą wzorów podpisów. Kartę wzorów podpisów Beneficjent powinien złożyć wraz z pierwszym wnioskiem o płatność. Wniosek należy parafować na każdej stronie.

14. PRZED ZAAKCEPTOWANIEM WNIOSKU: Instytucja Pośrednicząca: weryfikujedokumenty potwierdzające wykonanie robót budowlanych, usług lub dostaw, za które poniesiono wydatki i potwierdzające zakres wykonanych robót; upewnia się, że wydatki zostały poniesione na podstawie umówzawartych zgodnie z odpowiednimi procedurami (na podstawie wyników kontroli procedur zawierania umów przeprowadzonych zgodnie z metodyką wyboru umów do kontroli określoną w Załączniku nr 2 do Wytycznych)

15. SPOSÓB WYPEŁNIANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ RPD Często popełniane błędy

16. 1. WNIOSEK ZA OKRES OD … DO … Należy podać okres za jaki składany jest wniosek, przez co rozumie się: Data od– kolejny dzień kalendarzowy po dacie „do” określonej w poprzednim wniosku o płatność (w przypadku pierwszego wniosku o płatność początkowa data kwalifikowalności wydatków zapisana w umowie/decyzji o dofinansowaniu). Data do– oznacza ostatni dzień okresu, za który składany jest wniosek (pokrywający się ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego). W przypadku Wniosku o płatność RPD 2007-2008 data do to data podpisania umowy o dofinansowanie RPD.

17. 2. DANE BENEFICJENTA Nazwa/Imię lub nazwisko - należy podać dane beneficjenta zgodne z umową/decyzją o dofinansowaniu projektu, np. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w … Osoba wyznaczona do kontaktu - należy wskazać osoby wyznaczone do kontaktu, właściwe do udzielenia informacji w zakresie odpowiednich części wniosku. Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno postępu finansowego jak i rzeczowego. 3. PROGRAM OPERACYJNY Podana jest tutaj nazwa Programu, w ramach którego realizowany jest projekt. W analizowanym przypadku jest to: Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko

18. 4. PRIORYTET / DZIAŁANIE / FUNDUSZ Priorytet: należy podać numer priorytetu, w ramach którego realizowany jest projekt. W analizowanym przypadku jest to: Priorytet XV. Działanie: w przypadku wniosków z pomocy technicznej należy podać wszystkie działania, w ramach których realizowany jest projekt. W analizowanym przypadku są to: Działania 15.1, 15.2. RPD dla IW nie obejmuje działania 15.3; Fundusz: w analizowanym przypadku jest to: Fundusz Spójności.

19. 5. NAZWA PROJEKTU Należy podać nazwę projektu, zgodnie z umową/decyzją o dofinansowaniu, czyli: Roczny Plan Działań w Sektorze Środowisko na lata 2007-2008 (np.: WFOŚiGW Białystok). Wniosek za 2009 rok będzie nosił analogiczną nazwę, czyli: Roczny Plan Działań w Sektorze Środowisko na 2009 rok (np.: WFOŚiGW Białystok).

20. 6. PŁATNOŚĆ (ZALICZKOWA, POŚREDNIA, KOŃCOWA) Należy wskazać (poprzez wykreślenie odpowiedzi nieprawidłowych) rodzaj płatności. płatność zaliczkowa występuje w sytuacji, gdy zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjent może wystąpić o kolejną transzę zaliczki (pierwsza transza przekazywana jest wyłącznie na podstawie umowy o dofinansowanie); płatność pośrednia i końcowa występują w systemie refundacyjnym, gdzie płatność dla beneficjenta jest zwrotem określonej części poniesionych przez beneficjenta wydatków wykazanych w wniosku o płatność. Płatność końcowa występuje w sytuacji przedłożenia ostatniego wniosku o płatność w ramach danego projektu.

21. 7. KWOTA WYDATKÓW KWALIFIKOWALNYCH OBJĘTYCH WNIOSKIEM kwota ta powinna być równa sumie wartości wykazanych w tabeli 9, w kolumnie 8. Kwota wydatków kwalifikowalnych wskazuje wartość poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność. W analizowanym przypadku kwotę tę należy przedstawić w podziale na działania 15.1 i 15.2 ze względu na sposób wyliczania wnioskowanej kwoty oraz na wymóg systemu KSI SIMIK.

22. 8. WNIOSKOWANA KWOTA W przypadku, gdy płatność będzie przekazywana beneficjentowi w formie refundacji poniesionych wydatków, pole to należy uzupełnić kwotą wynikającą z iloczynu Kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (punkt 7) oraz poziomu dofinansowania projektu wynikającego z umowy/decyzji o dofinansowaniu. W analizowanym przypadku kwotę tę należy przedstawić w podziale na działania 15.1 i 15.2.

23. 9. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI OBJĘTE WNIOSKIEM (PT) Tabela zawiera 9 kolumn: numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków – w przypadku Wydatków osobowych kolumny nie wypełnia się; numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe; W przypadku Wydatków osobowych numer ten czerpany jest z Zestawienia potwierdzającego poniesienie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi, których wzór został opracowany przez IZ. data wystawienia dokumentu;

24. 9. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH … CD 4. data uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego. W analizowanym przypadku, w odniesieniu do kategorii Wydatki osobowe, należy podać graniczne daty dokonania płatności (tj. najwcześniejszą i najpóźniejszą), natomiast w odniesieniu do kategorii Wydatki na wdrażanie, Wydatki na podnoszenie kwalifikacji oraz Wydatki na info-promo data ta nie może być późniejsza niż 31.12.2008. 5. nazwa towaru lub usługi wykazana w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury (w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT);

25. 9. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH … CD W przypadku rozliczania: delegacji: konieczne jest wyszczególnienie w tej samej komórce, w której znajduje się konkretna delegacja: kogo dotyczył dany wydatek, jaki jest % zaangażowania danej osoby w realizację zadań związanych z POIiŚ, opisów wydatków związanych z dojazdami (PKP), dietami i usługami noclegowymi; szkoleń: należy podać nazwiska osób biorących udział w szkoleniu oraz temat szkolenia; sformułowania: „koszty noclegu”, „koszty przejazdu”, „organizacja konferencji”, „wyjazd służbowy”, – są zbyt ogólne;

26. 9. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH … CD 6. kwota dokumentu brutto. Wg Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność: Jeśli dokument zawiera zarówno wydatki niekwalifikowalne (ale związane z realizowanym projektem) jak i kwalifikowalne dotyczące różnych kategorii wydatków, kwoty powinny zostać podane w odpowiednich różnych wierszach. Wydatki niekwalifikowalne należy zaprezentować łącznie z wydatkami kwalifikowanymi powiązaniu, którymi zostały one poniesione lub w osobnym wierszu, jeśli niemożliwe jest ich powiązanie z odpowiednim wydatkiem kwalifikowalnym. Jeśli dokument zawiera wydatki związane z realizacją różnych programów operacyjnych, wówczas pod uwagę brane są wyłącznie wydatki związane z POIiŚ.

27. 9. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH … CD W odniesieniu do kategorii Wydatki osobowe należy wpisać wartość dokumentu na podstawie Kwartalnego zestawienia potwierdzającego poniesienie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi. 7. kwota dokumentu netto (różnica pomiędzy wartościami w ust. 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku VAT). W odniesieniu do kategorii Wydatki osobowe kolumna nr 7 pozostaje niewypełniona; 8. kwota wydatków kwalifikowalnych odnoszących się do wydatków wykazanych w kolumnie 6 (w przypadku gdy VAT jest kwalifikowalny) lub w kolumnie 7 (w przypadku, gdy VAT jest niekwalifikowany); 9. kwota VAT, uwzględniona w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. W odniesieniu do kategorii Wydatki osobowe kolumna nr 9 pozostaje niewypełniona;

28. 9. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH … CD W przypadku dokonania częściowej płatności za fakturę w odpowiednich kolumnach należy podać: 4. datę dokonania płatności częściowej; 6. kwotę brutto wydatków kwalifikowalnych z odpowiednich pozycji faktury; 8. i 9. dane zgodne z częściową zapłatą. Pozostałe kolumny wypełniane jak wyżej; W przypadku wniosków o płatność dotyczących RPD dla pomocy technicznej tabelę 9 należy wypełnić z uwzględnieniem odpowiedniego podziału na wszystkie podkategorie wydatków. Kolejność kategorii i podkategorii powinna być zgodna z formularzem. Pod poszczególnymi podkategoriami oraz kategoriami powinny znaleźć się wiersze podsumowujące wydatki.

29. 29 Ministerstwo Środowiska 4 czerwca 2014

30. ZESTAWIENIE NR 9 - CZĘSTO POPEŁNIANE BŁĘDY Sporządzanie zestawienia na nieprawidłowym druku. Prawidłowy formularz został określony w wytycznych w zakresie sprawozdawczości POIŚ w odniesieniu do pomocy technicznej. Edytowanie/modyfikowanie ilości kolumn tabeli; Wpisywanie danych do tabeli niezgodnie z danymi zawartymi w dokumentach np. błędne numery faktur, daty zapłaty, błędne kwoty brutto, netto oraz VAT; Nieprawidłowe sumowanie wydatków kwalifikowalnych wykazanych w tabeli 9 w kolumnie 8; Niezgodność danych wykazywanych w punkcie 7 z wydatkami kwalifikowalnymi podanymi w rozbiciu na paragrafy klasyfikacji budżetowej; Niestosowanie schematu wyliczania wnioskowanej kwoty; Dokonywano wyliczenia finansowania dla poszczególnych faktur a następnie w pozycji 8 przedstawiano ich sumę;

31. ZESTAWIENIE NR 9 - CZĘSTO POPEŁNIANE BŁĘDY, CD. Niestosowanie zasady zaokrąglania w dół (odrzucenie trzeciego miejsca po przecinku), tak aby nie przekroczyć maksymalnego progu dofinansowania; Rozbieżność danych zawartych w zestawieniu nr 9 oraz w zał. nr 5 do umowy; Faktury przypisywane były do innej podkategorii niż wynikało to z opisu dokumentu; Dane wprowadzane do tab. 9 oraz zał. nr 5 były niezgodne z opisami załączonych faktur, W opisach faktur nie podawano kwot wydatków kwalifikowalnych lub podawano tylko kwotę dofinansowania; W przypadku, gdy cała faktura nie stanowiła wydatku kwalifikowalnego, brak metodologii wyliczania kwoty kwalifikowalnej, W przypadku wystąpienia różnych stawek VAT, w tab. 9 oraz zał. nr 5, pozycji z faktur nie grupowano według stawek VAT;

32. ZESTAWIENIE NR 9 - CZĘSTO POPEŁNIANE BŁĘDY, CD. Do zestawień wprowadzano formuły wyliczające, zamiast konkretnych danych wynikających z opisu faktury. Dopuszczone są wyłącznie formuły sumujące podkategorie, kategorie, kwota ogółem, wprowadzano dane liczbowe przekraczające 2 miejsca po przecinku,

33. PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU12. POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU Należy wymienić zadania/kontrakty założone w harmonogramie realizacji projektu dołączonym do umowy/decyzji o dofinansowaniu, zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych zadań/kontraktów w projekcie oraz termin realizacji zadania/kontraktu założony w harmonogramie realizacji projektu. (zadania / kontrakty / obiekty / elementy odrębnego odbioru / elementy rozliczenia określone / założone w harmonogramie realizacji projektu dołączonym do umowy/decyzji o dofinansowaniu). Opis powinien być wyczerpujący. W przypadku wniosków o płatność dotyczących RPD dla pomocy technicznej tabelę 12 należy wypełnić z uwzględnieniem odpowiedniego podziału na instytucje oraz kategorie wydatków podobnie jak w tabeli nr 9.

34. 13. POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU W przypadku wniosków o płatność dotyczących RPD dla pomocy technicznej, zgodnie z wytycznymi MRR, tabelę 13 należy wypełnić z uwzględnieniem odpowiedniego podziału na kategorie wydatków. Zadania/kontrakty należy rozumieć jako kategorię wydatków. W kolumnie Wydatki przypisane zadaniom/kontraktom określonym w aktualnym harmonogramie realizacji projektu, stanowiącym załącznik do umowy/decyzji o dofinansowanie należy umieszczać wydatki poniesione przez poszczególne instytucje realizujące RPD. % realizacji będzie rozumiany jako stosunek wysokości wydatków poniesionych przez daną instytucję do sumy na jaką dana instytucja podpisała umowę o dofinansowanie.

35. 15 WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU W przypadku wniosków o płatność dotyczących RPD dla pomocy technicznej nie jest konieczne monitorowanie wskaźników w rozbiciu na kontrakty, wystarczające jest podawanie informacji o Wskaźnikach produktu ogółem (należy usunąć wiersze dotyczące rozbicia na kontrakty). W kolumnie 1 Nazwa wskaźnika należy dodatkowo podać kod wskaźnika zgodny z Katalogiem wskaźników. Wskaźniki zawarte we wniosku o płatność RPD powinny być tożsame ze wskaźnikami zawartymi w katalogu wskaźników przygotowanym przez IZ oraz zgodne w wnioskiem o dofinansowanie. Jeśli wysokość wskaźników odbiega od wielkości określonych we wkładzie IW do wniosku o dofinansowanie Projektu IP może zwrócić się do IW o przedstawienie wyjaśnień.

36. 16. INFORMACJA NT. PROBLEMÓW NAPOTKANYCH W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU Należy wyjaśnić przyczyny nieosiągnięcia lub przekroczenia wskaźników jak również uzasadnić mniejsze lub większe wydatkowanie środków zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie RPD 2007-2008; 17. HARMONOGRAM WYDATKÓW NA KOLEJNE KWARTAŁY W przypadku Wniosku o płatność końcową tabeli tej nie wypełnia się.

37. LISTA DOKUMENTÓW WYMAGANYCH DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ: sprawozdanie z realizacji RPD; kwartalne zestawienie potwierdzające poniesienie wydatków na wynagrodzenia pracowników; oświadczenie beneficjenta o kwalifikowalności wynagrodzeń; oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT; karta wzorów podpisów; zestawienie obrazujące strukturę zaangażowania pracowników w realizację POIŚ; zestawienie „Kwoty na paragrafach”; załącznik nr 5 do umowy – zestawienie dokumentów finansowych potwierdzające poniesienie wydatków w ramach projektu; oświadczenie o zgodności studiów z zakresem obowiązków wykonywanych w ramach wdrażania POIiŚ zgodnie ze wzorem przygotowanym przez IZ; Zestawienie służące monitorowaniu etato-miesięcy, którego wzór określiła IZ; Kopie faktur lub inne dokumenty księgoweo równoważnej wartości dowodowej dotyczące zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wraz z kopią dokumentów potwierdzających dokonanie zapłaty. Kopie dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem;

38. OPIS DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCHW RAMACH PT POIŚ

39. WERYFIKACJA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH/FAKTUR: Weryfikacji dokonuje się pod względem: merytorycznym – potwierdzenie zgodności operacji z rzeczywistością; formalnym – sprawdzenie czy dokument odpowiada stawianym mu wymogom, co do formy (kompletność danych, właściwe sporządzenie, właściwy formularz, czytelność); rachunkowym – sprawdzenie czy dokument zawiera błędy arytmetyczne; Ponadto dokumenty księgowe/faktury powinny być: pozbawione niedopuszczalnych poprawek; opatrzone w oznaczenia identyfikujące je z zapisami w księdze rachunkowej; potwierdzone za zgodność z oryginałem; jednoznacznie opisane, czyli jaka jest kwota wydatków kwalifikowalnych - jaka część faktury powiązana jest z realizacją POIiŚ;

40. PRZYKŁADOWY OPIS DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH DOTYCZĄCYCH PT POIŚ: Wydatek poniesiony na: ……………………………………………………………………………………………………………………………………. Numer umowy na dofinansowanie projektu: ………………………………………………………………………………………………….… Płatne z Programu: …………………………………………………. . Działanie (nr i tytuł): ………………………………………….…... . Projekt pod nazwą: Roczny Plan Działań w sektorze środowiska na rok …………………………….… . Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Zgodne z planem finansowym na rok ……………………………..….. . Operacja zgodna z Ustawą prawo zamówień publicznych. Kategoria wydatku: …………………………………………………………………………………………………………………………………..……… . Podkategoria wydatku: …………………………………………………………………………………………………………………………….……… . Wydatek zrealizowany na podstawie umowy nr ………………………………………….… z dnia …………………………………… . Protokół zdawczo-odbiorczy nr …………………………………………………………………….… z dnia ………………………………..… . Kwota wydatku BRUTTO:……………………………………………… . w tym VAT: ………………………………………….…… . Kwota wydatków kwalifikowalnych:…………………………………………….……… . w tym VAT:………………………………………………………………….…… . Sporządził: Zatwierdził: Data: Data:

41. KWESTIE ZWIĄZANE Z KWALIFIKOWALNOŚCIĄ WYDATKÓW W RAMACH PT POIŚ

42. KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW Warunkiem uznania wydatków za kwalifikowalne jest poniesienie ich przez beneficjenta, w związku z realizacją Projektu, zgodnie z postanowieniami Umowy oraz z Wytycznymi MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ3; Okres kwalifikowania wydatków rozpoczyna się od dnia 1 stycznia roku kalendarzowego i kończy się w dniu podpisania umowy – w odniesieniu do wynagrodzeń wraz z pochodnymi od wynagrodzeń za miesiąc grudzień roku kalendarzowego. a w odniesieniu do pozostałych wydatków – 31 grudnia roku kalendarzowego IW jest zobowiązana przedłożyć wniosek o płatność końcową w terminie 14 dni od dnia zakończenia realizacji Projektu; Wydatki poniesione poza okresem kwalifikowania wydatków nie będą uznane za kwalifikowalne; Wydatki poniesione na podatek od towarów i usług (VAT) mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli nie podlega on zwrotowi lub odliczeniu na rzecz IW, co IW potwierdza składając oświadczenie stanowiące załącznik do wniosku o dofinansowanie Projektu;

43. KWALIFIKOWALNE WYDATKI OSOBOWE: wynagrodzenia pracowników (w tym na stanowiskach kierowniczych), którzy co najmniej w 25 % wykonują zadania związane bezpośrednio z programowaniem, zarządzaniem, wdrażaniem, monitorowaniem, oceną, certyfikacją, kontrolą, promocją i informacją; wydatki poniesione na wynagrodzenia (wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i fundusze poza ubezpieczeniowe płacone przez pracodawcę, tj. płaca zasadnicza, dodatek funkcyjny, dodatek służbowy, dodatki za stopień służbowy, składka na ubezpieczenia społeczne, składka na Fundusz Pracy, składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, nagrody i premie z wyłączeniem nagród jubileuszowych), dodatki do wynagrodzeń, dodatkowe wynagrodzenia roczne (tzw. „trzynastki”), wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych; wydatki związane z zatrudnieniem pracowników tj. wydatki na zamieszczanie ogłoszeń o naborze na stanowiska związane z wykonywaniem zadań PO IiŚ;

44. KWALIFIKOWALNE WYDATKI NA WDRAŻANIE: wsparcie instytucji poprzez zawieranie umów zleceń z osobami fizycznymi; konieczność określenia w umowie cywilnoprawnej bądź w załączniku do umowy „zakresu usługi” czyli rodzaju czynności w zakresie merytorycznego wsparcia procesu programowania, zarządzania, wdrażania, monitorowania, audytu, oceny, certyfikacji i kontroli, promocji i informacji PO IiŚ; w wyjątkowych sytuacjach kwalifikowalne są wydatki ponoszone na zawieranie umów cywilnoprawnych z własnymi pracownikami, jeśli dotyczą incydentalnego zaangażowania ekspertów w zadania związane z realizacją PO IiŚ o ile są zgodne z prawem (pracy i ustawą Pzp); wydatki na wynagrodzenie konsultantów w punktach informacyjnych PO IiŚ;

45. KWALIFIKOWALNE WYDATKI NA WDRAŻANIE, CD. Zakup i instalacja sprzętu, wyposażenia (w tym na potrzeby działań info – promo), oprogramowania, licencji, utrzymanie i rozbudowa systemów informatycznych, materiałów biurowych dla pracowników biurowych i na potrzeby komórki organizacyjnej zajmującej się wdrażaniem PO IiŚ (tj. na potrzeby więcej niż jednego pracownika), przy założeniu że; parametry sprzętu muszą być adekwatne do potrzeb pracowników; w przypadku gdy wydatki nie są poniesione tylko do obsługi PO IiŚ, wydatki są kwalifikowane proporcjonalnie do liczby etatomiesięcy; ilość sprzętu, materiałów musi się zgadzać ze średnioroczną liczbą etatomiesięcy zaangażowanych we wdrażanie PO IiŚ; komputery przenośne – o ile cena jest zbliżona do ceny komputera stacjonarnego istnieje możliwość zakupu dodatkowych komputerów wykorzystywanych na potrzeby kontroli lub działań info – promo;

46. KWALIFIKOWANE WYDATKI NA WDRAŻANIE, CD. serwisowanie sprzętu – o ile serwis jest zapewniany przez instytucję zewnętrzną, jeśli natomiast serwis wykonywany jest przez służby wewnętrzne to kwalifikowalny jest jedynie wydatek poniesiony na zakup części zamiennych do serwisowania sprzętu; Systemy informatyczne: budowa, utrzymanie, rozwój lokalnych systemów informatycznych, LSI, systemu finansowo – księgowego (w przypadku gdy system nie będzie wykorzystywany tylko do obsługi PO IiŚ wydatek związany z zakupem jest kwalifikowany proporcjonalnie do liczby etatomiesięcy wdrażających PO IiŚ w relacji do całkowitej liczby etatomiesięcy zaangażowanych w danej instytucji); infrastruktura informatyczna na potrzeby obsługi i utrzymania LSI; prace związane z aktualizacją LSI i/lub FK;

47. KWALIFIKOWANE WYDATKI NA WDRAŻANIE, CD. tworzenie lokalnego systemu przez kilka instytucji wdrażających PO IiŚ (budowa i obsługa proporcjonalnie do zakresu prac w danej instytucji); w przypadku posiadania systemu informatycznego przez instytucję kwalifikowalne będą jedynie wydatki związane z dostosowaniem systemu do obsługi PO IiŚ i dalszym rozwojem systemu na potrzeby PO IiŚ; szkolenia pracowników z zakresu obsługi LSI i FK (kategoria: podnoszenie kwalifikacji); Wydatki poniesione na usługi doradcze i inne usługi zewnętrzne niezbędne dla prawidłowej realizacji PO IiŚ: ocena i wybór projektów do dofinansowania w ramach PO IiŚ; kontrola realizacji PO IiŚ; przygotowanie i prowadzanie badań oraz opracowywanie odpowiednich ekspertyz, analiz, sprawozdań, studiów, koncepcji zorientowanych na wsparcie procesu zarządzania oraz realizacji programu;

48. KWALIFIKOWANE WYDATKI NA WDRAŻANIE, CD. Wydatki związane z organizacją i obsługą Komitetu Monitorującego oraz Podkomitetów Monitorujących PO IiŚ, grup i zespołów roboczych, w tym: usługi tłumaczeniowe, wynajem pomieszczeń, wypożyczenie sprzętu audiowizualnego i innego koniecznego wyposażenia, dostarczenie materiałów, opłaty za udział ekspertów, podróże, zakwaterowanie, wyżywienie uczestników, wydatki poniesione przez beneficjenta PT PO IiŚ- organizatora Komitetu Monitorującego, Podkomitetów Monitorujących PO IiŚ, grup i zespołów roboczych: dojazdy, zakwaterowanie członków zamieszkałych poza miejscem obrad, wydatki związane z przejazdami publicznymi środkami komunikacji, wydatki związane z przejazdami niepublicznymi środkami komunikacji – do wysokości kosztów przejazdu publicznymi środkami na danym odcinku, zakwaterowanie – do 350 zł za pokój za dobę. Zgodnie z nowymi Wytycznymi wydatek związany z noclegiem nie może przekroczyć 400 zł za pokój za dobę.

49. KWALIFIKOWANE WYDATKI NA WDRAŻANIE, CD. Wydatki związane z podróżami służbowymi, w tym: przejazdy i zakwaterowanie beneficjentów PT PO IiŚ do celów kontroli, uczestnictwa w szkoleniach, spotkaniach, komitetach, itp. wynikających z realizacji zadań związanych z PO IiŚ; zakwaterowanie – do 350 zł/dobę (w uzasadnionych przypadkach możliwe jest przekroczenie tej kwoty). W nowych Wytycznych jest to 400 zł za pokój, za dobę; podróże zagraniczne – koszty noclegu nie mogą przekraczać limitu hotelowego określonego przez dany kraj w sprawie należności z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju;

50. KWALIFIKOWANE WYDATKI NA WDRAŻANIE, CD. przejazdy samochodem prywatnym, służbowym, taksówką, przeloty samolotem – o ile wykorzystanie takiego środka transportu jest najbardziej efektywne i uzasadnione ekonomicznie: możliwości połączeń, skrócenie czasu podróży, kalkulacja kosztów; Koszty ogólne (w tym funkcjonowanie punktów informacyjnych PO IiŚ): wynajem, remont: powierzchni biurowych, magazynów, archiwów; opracowanie dokumentacji na potrzeby remontu (projekty architektoniczne); gdy pomieszczenia wykorzystywane będą również przez pracowników, dla których zadania związane z PO IiŚ stanowią tylko część obowiązków, za kwalifikowalną uznaje się tylko tę część wydatku, która odpowiada wykorzystaniu pomieszczeń na potrzeby PO IiŚ (proporcjonalną do liczby etatomiesięcy zaangażowanych we wdrażanie PO IiŚ w stosunku do ogólnej liczby etatomiesięcy wykorzystującej dane pomieszczenia;