WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES : od 2012-09-01 do 2012-11-30

Prawidłowe przygotowanie wniosku o płatność – projekty systemowe indywidualizacji nauczania w ramach Poddziałania 9.1.2

WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od 2012-09-01 do 2012-11-30 • okres za jaki składany jest wniosek MUSI BYĆ zgodny z przyjętym w umowie harmonogramem płatności. • data „od” w pierwszym wniosku o płatność MUSI być zgodna z datą rozpoczęcia realizacji projektu. • data „do” w końcowym wniosku o płatność musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu, płatności dokonane po tej dacie muszą dotyczyć okresu realizacji projektu. • okresy kolejnych wniosków o płatność NIE MOGĄ się „zazębiać”.

2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: IX. Rozwój wykształcenia i Kompetencji w regionach (3) Działanie: 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszenie różnic w jakości usług edukacyjnych (4) Poddziałanie: 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych (5) Nazwa projektu: Indywidualizacja procesu nauczania uczniów klas I-III szkół podstawowych w Gminie X (6) Nr umowy/decyzji: POKL.09.01.02-18-001/12-00 (7) Okres realizacji projektu od 2012-09-01 do 2013-06-30 (8) Płatność: zaliczkowa (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): 36 158,35 (10) Wnioskowana kwota (PLN): 150 000,00

Punkt 2 (6) – nr umowy: należy posługiwać się numeracją z umowy, a jeżeli jest podpisany aneks to numerem aneksu. (7) – okres realizacji projektu musi być zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie (punkt 1.8 z wniosku o dofinansowanie). (9) – wartość wydatków rozliczanych niniejszym wnioskiem. Kwota zgodna z wartością w tabeli 4 wniosku w kolumnie 3 „wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym” w wierszu „wydatki ogółem. (10) – planowana kwota wnioskowana zgodna z harmonogramem płatności będącym załącznikiem do umowy. Należy wpisać odpowiednią kwotę zgodną z pkt (10) wniosku (pierwszy wiersz kolumny „Planowana kwota wnioskowana”)

Nie należy uzupełniać szarych pól – uzupełnia je pracownik WUP

3_NAZWA BENEFICJENTA: ……………………………………………………………………………………… Adres siedziby: Ulica ……………………………………………………………………………………………………… Nr domu ………………………………………………………………………………………………… Nr lokalu ………………………………………………………………………………………………… Miejscowość ……………………………………………………………………………………………… Kod pocztowy ……………………………………………………………………………………………… Osoba przygotowująca wniosek beneficjenta o płatność A) W części dot. postępu finansowego Imię i nazwisko: ……………………………………………….. Telefon: …………………. Fax: ………………………….. E-mail: ……………………….. B) W części dot. postępu rzeczowego Imię i nazwisko: ……………………………………………….. Telefon: …………………. Fax: ………………………….. E-mail: ………………………..

4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU wnp 1

4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU wnp 2

5_POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU

Należy wyczerpująco opisać stan realizacji i przebieg działań w poszczególnych zadaniach projektu, w odniesieniu do których zostały wykazane wydatki w pkt 4 wniosku o płatność. Konieczne jest podawanie dokładnych danych (np. liczba przeprowadzonych godzin zajęć w poszczególnych zajęciach). Należy zwrócić uwagę na to, aby informacje zawarte w opisie stanu realizacji projektu były zgodne z harmonogramem oraz aby odzwierciedlały wydatki ujęte we wniosku o płatność. Opis zadań nie może być jednakowy w każdym kolejnym wniosku. • W opisie poszczególnych zadań realizowanych w projekcie należy podać informacje na temat działań podjętych w okresie rozliczeniowym na rzecz równości płci. Dotyczy to wszystkich projektów, które podlegały ocenie wg punktów standardu minimum i nie zostały uznane za wyjątek od standardu minimum.

6_UZYSKANY PRZYCHÓD w okresie objętym wnioskiem Należy wskazać każdy przychód uzyskany w ramach realizowanego projektu w okresie objętym wnioskiem zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Przychodem nie będą odsetki bankowe na rachunku wyodrębnionym na potrzeby projektu.

7_ KOREKTY FINANSOWE Tabelę wypełniają Beneficjenci w przypadku, gdy dostrzegli niekwalifikowalność wydatków wykazanych w złożonych już wcześniej i rozliczonych wnioskach o płatność. W kolejnych kolumnach tabeli należy wykazać: nr wniosku o płatność, w ramach którego rozliczony został wydatek będący przedmiotem korekty, nr dokumentu księgowego, którego korekta dotyczy (w przypadku, gdy jest to możliwe należy podać również liczbę porządkową w zestawieniu załączonym do wniosku), rodzaj wydatku niekwalifikowalnego, datę wykrycia korekty, wyjaśnienie powodu zaistnienia korekty, wysokość korekty oraz źródło, z którego zostały sfinansowane wydatki w ramach korekty uznane następnie przez beneficjenta/opiekuna za niekwalifikowalne.

8_ŹRÓDŁA FINANSOWANIA WYDATKÓW

Należy wskazać źródła finansowania wydatków w podziale na kwoty źródeł w okresie rozliczeniowym oraz narastająco, tj. od początku realizacji projektu, przy czym wartości narastające powinny wynikać z otrzymanych przez Beneficjenta Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność (bez wartości bieżącego wniosku). • W kolumnie od początku realizacji projektu uwzględnione tylko i wyłącznie wydatki zatwierdzone w poprzednich wnioskach o płatność (bez bieżącego wniosku). • W przypadku projektów systemowych indywidualizacji nauczania Beneficjent otrzymuje dotację w wysokości 100% wartości projektu (brak wkładu własnego) dlatego wszystkie wydatki należy wykazać w wierszu „budżet państwa”.

9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO** * w tym wysokość ostatniej transzy ** tabela wypełniana w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki

Tabelę należy wypełnić w kolumnie „dofinansowanie”. W kolumnie „ogółem” zsumowane są wszystkie wartości wykazane we wcześniejszych kolumnach. (1) Całkowita wartość projektu – należy uzupełnić zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie (2) Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki – łączna kwota otrzymanych przez beneficjenta transz dotacji rozwojowej na dzień sporządzenia wniosku wraz z ostatnią transzą. W przypadku dokonywania korekty wniosku o płatność, należy wpisać wysokość otrzymanych transz według stanu na dzień sporządzenia pierwotnej wersji wniosku.

(3) Kwota dotychczas rozliczonych środków – łączna kwota rozliczonych środków (narastająco) wykazanych w zatwierdzonych wnioskach o płatność (zgodnie z przekazanymi przez IP Informacjami o zatwierdzeniu wniosku o płatność). W pozycji tej nie uwzględnia się kwoty rozliczanej danym wnioskiem. • (4) Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem – należy wypełnić zgodnie z wydatkami wykazanymi w pkt (8), w wierszu „dofinansowanie” • (5) Procent rozliczenia – pole wyliczane automatycznie przez GWP. • (6) Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku – pole wyliczane automatycznie przez GWP.

10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE • Jako okres rozliczeniowy należy rozumieć okres rozliczeniowy wskazany w harmonogramie płatności załączonym do umowy o dofinansowanie. • W kolumnie Planowane wydatki należy przedstawić informacje o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie Beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach, aż do zakończenia realizacji projektu. • Kolumnę Planowana kwota wnioskowana wypełnia Beneficjent zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do umowy. Beneficjent może jednocześnie dokonać aktualizacji ww. harmonogramu podając nowe kwoty, przy czym instytucja weryfikująca wniosek może te zmiany odrzucić.

Uzupełniając harmonogram płatności należy zwrócić uwagę aby: • Suma planowanych wydatków oraz kwot dotychczas rozliczonych była równa całkowitej wartości projektu. • Suma planowanych kwot do wypłaty wraz z kwotą wnioskowaną z pkt 2(10) oraz otrzymanymi do tej pory transzami dotacji była równa kwocie dofinansowania. • Uzupełniając planowane wydatki trzeba pamiętać, że powinny być one zgodne z założonym harmonogramem realizacji projektu i zaplanowanym budżetem na poszczególne lata. • Przeliczając planowane wydatki, należy zwrócić uwagę na to, że otrzymanie kolejnej transzy uzależnione jest od wcześniejszego wydatkowania co najmniej 70% kwoty dotychczas wydatkowanej.

PRZYKŁAD:Beneficjent zawarł umowę o dofinansowanie na kwotę 108 tys. Okres realizacji 01.02-31.10.2013 r. zgodnie z poniższym harmonogramem. Harmonogram we wniosku o płatność * W przypadku pierwszej transzy w miejsce okresu za jaki składany będzie wniosek o płatność należy podać maksymalną datę, do której zostanie wypłacona pierwsza transza.

W punkcie tym należy zwięźle opisać planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność . Punkt ten należy wypełnić w przypadku problemów w realizacji projektu. Należy opisać istotę problemów oraz podjęte środki naprawcze. Beneficjent wyjaśnia również przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie. Należy również pamiętać, że umowa o dofinansowanie nakłada na Beneficjenta obowiązek informowania w formie pisemnej IP o problemach w realizacji projektu. Jeżeli nie występują problemy to należy wpisać „brak problemów związanych z realizacją projektu” Najczęściej pojawiającym się błędem w w/w punktach wniosku o płatność, to brak ich wypełnienia.

Poprzez zaznaczenie pola TAK lub NIE należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty (dot. zagadnień np.: rozwoju lokalnego, równości szans), do przestrzegania których Beneficjent zobowiązał się w umowie. • W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola NIE) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte zadania naprawcze. W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli wskazujących na naruszenie zasad polityk UE.

Osobą uprawnioną do podpisu wniosku o płatność jest osoba upoważniona do podejmowania decyzji wiążących w imieniu projektodawcy. Co do zasady jest to ta sama osoba, która podpisywała umowę o dofinansowanie. • W przeciwnym wypadku należy złożyć do IP stosowne pełnomocnictwo upoważniające inną osobę do podpisywania wniosku o płatność.

W GWP Beneficjent zaznacza odpowiednie załączniki dotyczące składanego wniosku o płatność.

Uwagi techniczne dotyczące sporządzenia wniosku o płatność: • Wniosek powinien być trwale spięty (np.: zszyty lub wpięty w skoroszyt). • Kopie wyciągów bankowych, raportów kasowych oraz pozostałych załączników powinny być czytelne, ułożone chronologicznie oraz opisane zgodnie z pozycjami z załącznika nr 1. • Zaznaczenie na wyciągach bankowych przy kwotach operacji (przelewów) pozycji tożsamej z numerem pozycji w załączniku nr 1 do wniosku o płatność znacznie ułatwi i przyspieszy weryfikację wniosku.

Do wniosku o płatność należy dołączyć: • Wyciągi bankowe (gdy na WB brakuje podstawowych informacji nt. dokonanych operacji, należy dołączyć również polecenia przelewów). Należy zachować ciągłość numeracji i okresów, które obejmują wyciągi. • Jeśli bank nie wystawia wyciągów bankowych, można dołączyć wygenerowane elektronicznie zestawienie operacji z rachunku bankowego (opatrzone pieczątką firmową i podpisane przez osobę upoważnioną).

w przypadku WB z rachunku podstawowego Beneficjenta (dokumentujących np. zapłatę składek zus, zaliczki na podatek dochodowy,) można dołączyć tylko część stron zawierających ww. operacje dotyczące projektu, saldo początkowe i końcowe. Wówczas na WB powinno się znaleźć oświadczenie gł. księgowego lub kierownika jednostki, iż pozostałe operacje nie dotyczą rozliczanego projektu. • Raporty kasowe (tylko w przypadku pełnej księgowości) lub zestawienia operacji gotówkowych zawierające m.in. okres za jaki jest sporządzone, podpis osoby sporządzającej, datę, podsumowanie, a także wyszczególnienie operacji tzn. data, numer dokumentu, kwota.

Wszystkie wydatki wykazane we wniosku o płatność muszą być rozliczone w całości. • Wydatki należy ponosić z wyodrębnionego na potrzeby realizacji projektu rachunku bankowego. Wyjątek stanowią np. składki ZUS, podatek dochodowy, które mogą być opłacone z rachunku podstawowego Beneficjenta, a następnie refundowane z konta projektowego. • W przypadku braku środków na rachunku projektu, należy uzupełnić rachunek środkami własnymi, następnie po otrzymaniu środków z IP zwrócić wcześniej przelaną kwotę z rachunku projektowego na rachunek podstawowy.

Datą zapłaty, która należy umieścić w Zestawieniu nr 1 do wniosku o płatność powinna być data faktycznej zapłaty dokumentu, a nie data refundacji. • Jeżeli na WB widnieją „daty księgowania” i „daty operacji”, to należy wpisać „datę operacji”. • Opis przelewu lub zapis w RK powinien zawierać pełny i prawidłowy numer dokumentu. W przypadku wynagrodzeń oprócz numeru listy płac należy wpisać również stanowisko oraz miesiąc lub okres, którego wynagrodzenie dotyczy. Opis wydatku powinien być zgodny z nazwą podkategorii szczegółowego budżetu projektu.

Dokumenty księgowe, które można ująć w Załączniku nr 1 do wniosku o płatność: • Faktury VAT, • Faktury VAT korygujące, • Faktury wewnętrzne VAT, • Rachunki wystawione przez podmioty gospodarcze, • Rachunki wystawione przez osoby fizyczne, • Listy płac, • Paragon - pod warunkiem, że spełnia wymagania określone w art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości,

Noty księgowe – zawierają wyłącznie operacje wewnętrzne podmiotu, np.: wynagrodzenie osoby, która jednocześnie jest właścicielem firmy prowadzącą działalność gospodarczą jako osoba fizyczna i jednocześnie pełni funkcję personelu zaangażowanego w realizacje projektu. • Delegacje personelu zatrudnionego u Beneficjenta: • Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) – osoba zatrudniona na umowę o pracę, • Rachunki – osoby zatrudnione na umowę cywilno-prawną. • Inne (zestawienia, potwierdzenia dojazdu BO, WB itp.) jeśli spełnione zostały warunki określone w art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości • Faktura pro forma – wystawiona jest jako podstawa do wpłaty zaliczki przez kontrahenta, czyli wystawiana nie jako dowód wykonania transakcji, lecz przed jej zawarciem, więc nie oddaje istoty rzeczywistych operacji gospodarczych.

Faktura korygująca: • Faktura dotyczy wydatku i jej faktura korygująca ujmowane są jako jedna pozycja (nie można wprowadzać faktury korygującej jako osobnej pozycji), • W kol. 1Nr dokumentu i kol. 2 Nr księgowy i ewidencyjny – wpisujemy numer faktury korygującej, • W kol. 3Data wystawienia dokumentu – pokazujemy datę faktury korygującej, (w GWP nie ma możliwości wpisania dwóch dat), • W kol. 4 Data zapłaty – przedstawiamy datę zapłaty faktury pierwotnej oraz – jeżeli na podstawie faktury korygującej konieczna była wypłata dodatkowych środków, wpisujemy tę datę. • Kol. 5Nazwa towaru lub usługi i kol. 6cross-financing T/N –bez zmian. • Kol. 7 Kwota dokumentu brutto, kol. 8. Kwota dokumentu netto, kol. 9 Kwota wydatków kwalifikowalnych, Kol. 10 w tym VAT i kol. 11 Źródła finansowania – powinny one pokazywać sytuację już z uwzględnieniem korekty.

Kwalifkowalność wydatków jest sprawdzana zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, weryfikacji wniosku o płatność, jak również na etapie kontroli. • Wydatki muszą być ujęte w budżecie projektu, muszą być zgodne z zadaniem oraz muszą spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami.

ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Wypełnianie załącznika nr 2 wniosku o płatnośćtab.7:

Wypełnianie Formularza PEFS

Przekazanie Formularza PEFS • Formularz PEFS przekazywany jest przez IP bezpośrednio każdemu Beneficjentowi wraz z loginem i hasłem (Beneficjent ma obowiązek zmiany loginu i hasła dla administratora (login: admin) oraz podania zmienianego hasła zgodnie z załącznikiem nr 4 do Instrukcji wypełniania PEFS 2007). • Przed złożeniem Formularza PEFS do WUP należy wyrejestrować wszystkich użytkowników PEFS oraz skasować ich konta (winien zrobić do Administrator Bezpieczeństwa Informacji lub ewentualnie Administrator Systemu, jeżeli został powołany). • PEFS przekazywany jest wyłącznie w wersji elektronicznej w postaci pliku zabezpieczonego hasłem.

Przekazanie Formularza PEFS • Hasło przekazywane jest odrębną przesyłką (najlepiej – w formie niemożliwej do odczytania – np. zaklejona koperta dołączona do pisma przewodniego). • Hasłowanie pliku: • na plik, który chcemy zahasłować klikamy raz prawym przyciskiem myszy, następnie najeżdżamy na opcję „IZ Arc” i wybieramy „Dodaj do pliku archiwum”, • Po pojawieniu się okna „Dodaj” w prawym dolnym rogu rozwijamy opcje w okienku „Szyfrowanie” i tu zaznaczamy np. „AES 256 bit”, • poniżej klikamy „Hasło” i wówczas pojawi się nam okienko, w którym wpisujemy wybrane przez nas hasło i zatwierdzamy „ok”, następnie pojawia się nam kolejne okienko, w którym ponownie wpisujemy to samo hasło i zatwierdzamy „ok”, • W opcji „Typ archiwum” wybieramy jeden z formatów, np. ZIP lub TAR, aby skompresować plik oraz klikamy „Dodaj”

Przekazanie Formularza PEFS • Formularz PEFS przekazujemy w tym okresie rozliczeniowym, w którym przynajmniej 1 szkoła zakończyła wszystkie działania projektowe. • Zgodnie z Instrukcją wypełniania PEFS 2007 w przypadku, jeżeli w okresie rozliczeniowym, za który składany jest wniosek Beneficjenta o płatność, dane osób bądź instytucji objętych wsparciem w żadnym z pól Formularz PEFS 2007 nie zmieniają się w stosunku do poprzedniego okresu rozliczeniowego, możliwe jest zaznaczenie zaistniałej sytuacji w piśmie przewodnim przekazującym wniosek o płatność bez konieczności przekazywania Formularza PEFS 2007

www.pokl.wup-rzeszow.pl1) Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO KL.2) Zasady dokumentowania wydatków ponoszonych w projektach realizowanych w ramach PO KL oraz wzory opisów dokumentów księgowych.3) Wzór minimalnego zakresu listy kontrolnej do weryfikacji wniosku o płatność.

Kwalifikowanie kwot ryczałtowych odbywa się na podstawie zrealizowanych zadań – w pkt. 4 WNP „Postęp finansowy realizacji projektu” wydatki wykazywane są dopiero po zrealizowaniu całego zadania objętego kwotą ryczałtową. • Beneficjent wykazuje w pkt. 4 WNP wydatki objęte cross-financingiem do wysokości limitu określonego w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. • Brak obowiązku załączania do WNP załącznika nr 1 oraz wyciągów bankowych – weryfikacji podlegają dokumenty wskazane w umowie o dofinansowanie. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem kwotami, przy czym kwota może być ustalona tylko na całość zadania lub kilka zadań.

W pkt. 5 Postęp rzeczowy realizacji projektu należy opisać działania podjęte w toku realizacji zadań objętych kwotą ryczałtową oraz wymienić dokumenty, które stanowią dowód wykonania zadań objętych wnioskiem o płatność. Jednocześnie dokumenty te załączane są do wniosku o płatność. W tym punkcie należy również zawrzeć informację o osiągniętych wskaźnikach. IP weryfikuje w oparciu o ww. informację oraz dokumenty, czy zadanie zostało zrealizowane prawidłowo i na tej podstawie podejmuje decyzję o kwalifikowaniu kwoty ryczałtowej. • W pkt. 10 Harmonogram projektu i tym samym w pkt. 2_(10) Wnioskowana kwota należy wpisać „0” ponieważ środki przekazywane są co do zasady jedną transzą.

Dziękujemy za uwagę Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie Wydział Rozwoju Kształcenia i Kompetencji ul. Poniatowskiego 10 35-026 Rzeszów Tel. (0-17) 850-92-92

WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES : od 2012-09-01 do 2012-11-30