Andrea Seiler SYSTEMS 2007 München, 24.10.2007

1. Andrea SeilerSYSTEMS 2007München, 24.10.2007 Einführung eines elektronischen Vergabe- und Beschaffungsmanagementsystems beim Freistaat Bayern

2. Rechtlicher Rahmen • Richtlinien der EU • GWB • VGV / Vergabegesetz • Verdingungsordnungen: VOL,VOB, VOF • Landesvorschriften (BayHO) • Verwaltungsvorschriften • Richtlinien dienen dem Schutz der Bieter • privatwirtschaftliche Verfahren können nicht 1:1 übernommen werden • auch freihändige Verfahren sollten nachprüfbar sein

3. Anforderungen an Öffentliche Auftraggeber • Vergaberechtskonformität/ Rechtssicherheit • Transparenz des Vergabeverfahrens • Dokumentation und Nachvollziehbarkeit • Gleiche Wettbewerbsbedingungen für Bieter • Vertraulichkeit • Einhaltung von Fristen • Authentizität • Wirtschaftlichkeit • "Neutrale" - Leistungsbeschreibungen

4. Ziele der Einführung • Vereinfachung von Ausschreibungsverfahren • Softwareunterstützung der Anwender zur rechtssicheren Durchführung von Ausschreibungen • Vereinfachung von Beschaffungen (Anwenderfreundlichkeit) • Erweiterung des Bieterkreises durch „webweite“ Veröffentlichung • Arbeitsabläufe optimieren zur Bündelung von Aufträgen • Schaffung zentraler Vergabestellen in den Ressorts

5. Probleme für anbietende Unternehmen? • Kosten- und zeitaufwändige Recherche von Ausschreibungen • Jeweilige Anforderung von Ausschreibungsunterlagen • Entgegennahme von Ausschreibungsunterlagen in Papier/ elektr. Form • Aufwändige Beurteilung der Ausschreibungsunterlagen • Aufwändige und fehleranfällige Übernahme von Daten • Gefahr der Nicht-Einhaltung des Submissionstermins • Versand des Angebots in Papierform • Ausschlüsse aufgrund formeller Fehler • Abgabe unvollständiger Angebote

6. Quantitative Vorteile für Unternehmen • ca. 70% des manuellen Aufwands entfallen! • Manuelles Durchsuchen von Ausschreibungspublikationen entfällt • Erhebliche Zeitersparnis durch Wegfall des Angebotsdruckes • Erhebliche Zeitersparnis durch Wegfall des Postversands! • Entfall der Kurierkosten bei ggf. verspäteter Angebotserstellung • Zeitdruck wird entschärft, durch Kollaborationsfunktion können mehrere Personen an einem Angebot parallel arbeiten • Kosten: bis zu 80% der Abonnementkosten für Ausschreibungsblätter können eingespart werden!

7. Qualitative Vorteile für Unternehmen • Sofortige Beurteilung der Ausschreibungsunterlagen durch Einsichtnahme in die Verdingungsunterlagen möglich • Bearbeitung der Leistungsverzeichnisse (GAEB-Format) im System • Vermeidung von Übernahmefehlern in die Kalkulation! • Bessere Einhaltung von Fristen möglich! • Geringere Fehlerquellen wegen z.B fehlender Unterschrift, falsche Vergabestelle etc. • Vollständigkeitsüberprüfung vor Angebotsabgabe • Elektronische Abgabe von Angeboten möglich! • „Habe ich etwas vergessen?“ (jetzt nicht mehr) • Zeitsparendes Verfahren • Fertige Angebote zum Ausdrucken für ihre Unterlagen

8. EU-Studie: Nutzen für Unternehmen EU-Studie: „Mehr als 70% der befragten Firmen sehen in der Online-Abgabe von Angeboten einen hohen Nutzen“

9. Die Softwarelösung des Freistaats Bayern -Überblick- • Medienbruchfreie Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses • Katalogbeschaffung / -management • elektronische Vergabe

10. eProcurement - Nutzungsvoraussetzungen

11. Die Softwarelösung des Freistaats Bayern -Beschaffungsprozess-

12. eProcurement – Suche im Katalog

13. eVergabe - Workflow

14. eVergabe - Bieterassistent

15. Vorläufiger Meilensteinplan

16. Weitere Informationen

17. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit,weitere Informationen erhalten Sie in Halle A2, Stand 201.