GOVERN Â NCIA em ORGANIZAÇ ÕE S COMUNIT ÁRIAS

1. GOVERNÂNCIA em ORGANIZAÇÕES COMUNITÁRIAS Community Solutions- NESB Community Safety Projecto de Desenvolvimento e Coordenação Sob os auspícios do Illawarra Forum Inc.

2. CONTEÚDO • Desenhando um mapa da sua organização. • Papéis e responsabilidades gerais do seu conselho de gestão. • Papéis e responsabilidades dos membros do conselho de gestão. • Comités.

3. O MAPA DA SUA ORGANIZAÇÃO • Desenhe um mapa que inclua: • Membros do conselho de gestão. • Objectivos e valores da organização. • Entidades de financiamento e outras fontes de fundos. • Membros da organização. • O gerente/coordenador, outro pessoal e voluntários. • Importantes organizações governamentais e não-governamentais. • Serviços fornecidos. • Projectos-chave. • Grupos-alvo e clientes que a organização serve.

4. CONSELHO DE GESTÃOPAPÉIS E RESPONSABILIDADES • Responsabilidade Geral • Legal • Financeira (incluindo planeamento) • Gerindo pessoal e voluntários • Políticas e procedimentos • Local de trabalho e equipamento • Advogacia e lobbying • Consultação comunitária

5. RESPONSABILIDADE GERAL O conselho de gestão é: • A entidade governante da organização. • Geralmente escolhido ou eleito numa Assembleia Geral Anual. • Legalmente responsável pelo funcionamento geral da organização.

6. RESPONSABILIDADES LEGAIS (1) Garantir que a organização: • Opera dentro da sua Constituição. • Cumpre com o NSW Association Incorporation Act 1984. • Opera dentro das leis e regulamentos dos governos Federal, Estadual e Local, por ex. • Protecção à criança • Direitos de autor • Segurança e Saúde Ocupacional (OH&S) • Impostos • Lei da privacidade

7. RESPONSABILIDADES LEGAIS (2) Garantir que a organização: • Cumpre com as responsabilidades legais como entidade empregadora. • Age de acordo com os acordos de financiamento assinados pela organização. • Demonstra responsabilidade através da manutenção de contas e boa prática. • Cumpre com o Dever de Cuidado para com os clientes e empregados.

8. RESPONSABILIDADES FINANCEIRAS (1) Garantir que a organização: • Possui fundos suficientes para operar. • Obtém financiamento regular: • governo/doações privadas, angariação de fundos, etc. • Cumpre com os acordos de financiamento: • Responsabilidade, fundos são gastos nos clientes/serviços/áreas geográficas, etc. a que são destinados.

9. RESPONSABILIDADES FINANCEIRAS (2) Garantir que: • Os planos financeiros e orçamentos são preparados e aprovados. • Existe um bom sistema de contabilidade e que os registos apropriados de rendimento e despesas estão actualizados. • Despesas são regularmente revistas e ajustadas, quando necessário. • Um Balanço anual de Rendimento e Despesas é preparado. • O Balanço anual de Rendimento e Despesas é auditado, como requerido pela lei e boa prática.

10. GESTÃO DE PESSOAL E VOLUNTÁRIOS (1) • Descrições actualizadas das funções de todo o pessoal. • Bons processos de recrutamento (EEO) e gestão de pessoal e voluntários. • Apoio, formação e supervisão para o pessoal e voluntários.

11. GESTÃO DE PESSOAL E VOLUNTÁRIOS (2) Responsável por garantir: • Condições de trabalho adequadas e seguras para o pessoal e voluntários. • Revisão de desempenho e procedimentos de queixas adequados. • Comunicação com os trabalhadores e voluntários. • Cumprimento com as concessões e legislação de trabalho relevantes.

12. POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS Garantir que: • Políticas e procedimentos padrão são desenvolvidos e actualizados, conforme necessário. • Políticas e procedimentos são apropriadamente implementados.

13. LOCAL DE TRABALHO E EQUIPAMENTO • Fornecer um local de trabalho, instalações e recursos físicos necessários. • Manter e gerir propriedade e recursos de acordo com as leis e regulamentos relevantes: • Legislação sobre Segurança e Saúde Ocupacional

14. ADVOGACIA E LOBBYING • Representar a organização na comunidade em geral. • Promover os objectivos, serviços e sucessos da organização. • Fazer lobby junto a políticos sobre assuntos-chave enfrentados pela organização e pelos clientes/grupos-alvo/comunidade aos quais as suas actividades são dirigidas.

15. CONSULTAÇÃO COMUNITÁRIA • Comunicar com as pessoas e grupos aos quais a organização presta serviços. • Colaborar no sector de serviços à comunidade. • Comunicar com pessoas-chave na comunidade local.

16. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES DOS MEMBROS DO CONSELHO DE GESTÃO

17. ESTRUTURA DOS CONSELHOS DE GESTÃO • Membros ordinários. • Executivo: • Presidente • Tesoureiro • Secretário • Oficial Público • Comités. • Comités para casos especiais ou forças-tarefa. • Comités Consultivos.

18. MEMBROS ORDINÁRIOS DO CONSELHO DE GESTÃO (1) • Apoiar os objectivos da organização. • Assistir regularmente às reuniões do conselho de gestão e contribuir para a discussão de assuntos. • Ser pontual e ler as actas, agendas e outra informação. • Assumir responsabilidade por tarefas específicas, como requerido. • Manter confidencialidade. • Compartilhar responsabilidade geral pela gestão da organização. • Participar no processo de planeamento e avaliação da organização.

19. MEMBROS ORDINÁRIOS DO CONSELHO DE GESTÃO (2) • Manter-se informado sobre assuntos relacionados com a organização. • Apoiar outros membros do conselho de gestão no seu trabalho. • Trabalhar dentro dos objectivos e quadro legal da organização. • Assistir a programas de formação/desenvolvimento. • Representar e promover a organização. • Fazer parte de delegações a entidades de financiamento e participar nos processos de lobbying.

20. PRESIDENTE • Gerir as actividades do conselho de gestão: • incluindo presidir reuniões, acompanhar o progresso das tarefas do conselho, assegurando que as regras da constituição são seguidas, falar em nome do conselho, etc. • Agir como representante oficial e porta-voz da organização. • Agir em nome do conselho de gestão e /ou da associação em emergências.

21. SECRETÁRIO • Lida com a correspondência enviada e recebida pela organização. • Assegura que os ficheiros e registos oficiais da organização estão actualizados, em ordem e disponíveis quando necessário. • Assegura que o conselho desenvolve políticas e procedimentos escritos apropriados para a organização e que estes são mantidos, actualizados e implementados.

22. TESOUREIRO • Prepara um orçamento • Controla orçamentos e fluxo de caixa • Assegura que as contas de valores recebidos e gastos são mantidas • Submete relatórios financeiros regulares ao conselho • Assegura que as contas anuais (Declaração de Rendimento e Despesas) são preparadas, auditadas e submetidas à Assembleia Geral Anual • Assegura que os fundos e bens não são mal geridos

23. OFICIAL PÚBLICO • Notifica o NSW Office of Fair Trading sobre quaisquer alterações dos assuntos oficiais da organização, da sua constituição e da sua posição financeira. • Mantém um registo dos membros do conselho de gestão. • Submete uma Declaração Anual de Rendimento e Despesas.

24. COMITÉS • Pequenos grupos de trabalho focalizados: • Formados para executar tarefas que requerem perícia ou tempo • Apresentam relatórios ao conselho de gestão • Pessoal, membros do conselho de gestão e outras pessoas podem fazer parte de comités a convite do conselho de gestão. • Subordinados às decisões do conselho de gestão.

25. COMITÉS PARA CASOS ESPECIAIS E CONSULTIVOS • Comité para casos especiais: • Criado para um propósito único • Lida com assuntos específicos • Age e é dissolvido • Comité Consultivo: • Age como observador ou perito • Produz recomendações para o conselho de gestão, para que este aja

26. RECURSOS (1) Para mais informação sobre: (todos visitados a 6 de Junho, 2005) • Regras Modelo www.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.html • Incorporaçãowww.fairtrading.nsw.gov.au • Dever de Cuidadowww.workcover.nsw.gov.auwww.ftmaustralia.org.au • Assuntos de empregowww.industrialrelations.nsw.gov.auwww.ja.com.auwww.employersfirst.org.au • Confidencialidade e Privacidadewww.privacy.gov.au/act/privacyact

27. RECURSOS (2) Para mais informação sobre: • Impostos, GST, declarações de actividade, ABN, etc. www.ato.gov.au • Assuntos relativos a políticas, procedimentos, governância e gestão em organizações comunitárias, assuntos financeiros e de planeamento - Illawarra Forum Inc. www.illawarraforum.org.au • Associação de Serviços à Comunidade Local.www.lcsa.org.au • Voluntários - Volunteering Illawarra tel. 4225 7812. • Financiamento e assuntos financeiros, liderança, assuntos relacionados com gestão, seguros e gestão de risco de organizações comunitárias. • Our Community (A Nossa Comunidade).www.ourcommunity.com.au