ARCHIVO EN EL AREA DE FACTURACION

1. ARCHIVO EN EL AREA DE FACTURACION

2. OBJETIVOS • Establecer recomendaciones para la organización, manejo y control • Proporcionar agilidad en la búsqueda de la información • Facilitar la elaboración de los reportes

3. ARCHIVO EN ADMISIONES Dependiendo de la clase de paciente y del tipo de riesgo, admisiones deberá clasificar en un archivo los documentos iníciales exigidos para el ingreso del paciente, los mismos que remitirá al archivo general de facturación.

4. ARCHIVO DE FACTURACION EN URGENCIAS • El archivo de urgencias es temporal y debe manejarse con rapidez. • Una vez recibidos los documentos soporte de la factura por paciente, deben ser revisados y archivados de acuerdo con el numero consecutivo asignado por el sistema. • Si los documentos recibidos en admisiones se encuentran archivados por mas de 6 horas, se debe indagar que pasó con el paciente?

5. ARCHIVO DE FACTURACION EN URGENCIAS • El archivo temporal de acuerdo al consecutivo de Historias Clínicas debe contener: copia de hoja de ingreso, hoja de procedimientos y consumos en urgencias, copia de ordenes de paraclínicos, copia de fórmulas, documento de identificación soporte por paciente, y listado de chequeo de facturación. • Una vez el paciente es hospitalizado o dado de alta, se envía la HC al respectivo servicio.

6. ARCHIVO GENERAL DE FACTURACION Este archivo debe manejar un archivo manual de documentos soportes, una base de datos sistematizada y la interrelación de información entre los diferentes servicios y el área de facturación. El archivo se debe manejar de acuerdo al número de Historia Clínica.

7. RECEPCION DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO GENERAL • Establecer horario de recepción por áreas. • El coordinador del área de cuentas deberá realizar auditoría previa a la documentación de soporte presentada. • Verificar nominación de todos los soportes, correcto diligenciamiento y completos. • Relacionar numero de HC con la clase de paciente para facilitar la ubicación.

8. RECEPCION DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO GENERAL • Devolver documentos con errores o incompletos. • El auditor médico realiza la pertinencia técnico-científica antes de armar la cuenta. • La coordinación debe elaborar listado de errores administrativos y médicos para retroalimentar al equipo de facturación.

9. ARMADO DE CUENTAS EN ARCHIVO GENERAL • Verificación diaria de cuentas entregadas por cada área funcional. • Recepción de listado de facturas emitidas por cada área para realizar cruce de egresos y atenciones. • Verificación de cuentas por cada entidad responsable. • Verificación de cumplimientos de requisitos por cada ente responsable. • Armado de paquete de cuentas del período a presentar por cada entidad.

10. ARMADO DE CUENTAS ARCHIVO GENERAL • Elaborar relación de facturas por pacientes enviadas a cada entidad en cada carpeta, en original y copia. • Elaborar cuenta de cobro por cada entidad, la cual debe contener además de los requisitos de la DIAN, el monto total a cobrar, el concepto, la atención y el período. • Elabora un cuadro de cuentas procesadas por facturación durante el período, que permita realizar cruce de información con el sistema de facturación y la radicación de cuentas.

11. PROCESO DE CARTERA • Generación de la cartera, incluye las actividades que se deben realizar a partir del momento de la facturación hasta la presentación de la cuenta de cobro: * Disposición de los documentos soportes * Elaboración de la cuenta de cobro * Auditoría administrativa de cuentas * Auditoría médica de cuentas de cobro * Presentación de cuentas de cobro

12. PROCESO DE CARTERA 2. Seguimiento y control de cartera, incluye las actividades encaminadas a brindar un conocimiento preciso del estado de las cuentas por cobrar de la institución: * Recepción, estudio, solución y respuesta de objeciones y glosas. * Seguimiento de la cartera generada.

13. PROCESO DE CARTERA 3. Recaudo de cartera, son las actividades que la empresa realiza para recuperar los dineros que le adeudan tanto en plazos corrientes como en períodos vencidos: * Monitoreo de las cuentas en cuanto a cumplimiento de pagos y comportamiento global de la cartera.

14. CUENTA DE COBRO La cuenta de cobro es un documento donde se registra el total de los servicios prestados a los usuarios en un período de tiempo, soportado por una relación de las facturas individuales ó documentos equivalentes, y demás documentos denominados documentos de soporte, (especificados en la contratación y/ó reglamentación), los cuales se generan en la prestación del servicio.

15. OPCIONES PARA REALIZAR EL COBRO • Varias liquidaciones individuales y un consolidado como factura de venta • Factura de venta individual por paciente, acompañada de documentos soportes • Relación valorizada con facturas de venta ó documento equivalente

16. CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE COBRO • IDENTIFICACION DEL PRESTADOR DE SERVICIOS * Código del prestador: 2 dígitos para el dpto, 3 dígitos para el mcpio y 5 dígitos para el prestador. * Número de la factura, que corresponda a una numeración consecutiva interna de la institución. * Nombre de la entidad que presta el servicio. * Dirección y teléfono del prestador. * Ciudad donde está ubicada la IPS * Nombre del cliente y código. * Nit de la entidad aseguradora * Responsable de la entidad, firma representante legal ó responsable de la liquidación. * Fecha de presentación.

17. CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE COBRO 2. IDENTIFICACION DEL ACTO DE COBRO * Número de la cuenta de cobro, factura de venta ó documento equivalente. * Fecha de elaboración de la cuenta de cobro. * Número del contrato. * Período cobrado. * Relación del número de las liquidaciones individuales. * Valor total de todos los servicios facturados. * Valor en letras del total de todos los servicios facturados. * Número de cuenta y entidad bancaria en donde se podrá hacer el pago de la cuenta.

18. CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE COBRO 3. RELACION DE SERVICIOS PRESTADOS: * Apellidos y nombres del usuario o paciente de acuerdo al número de documento de la factura. * Costo de cada uno de los documentos de la factura. * Detalle ó nombre del servicio prestado de acuerdo a los tipos de servicios recibidos. * Cantidad, registrar el número de actividades prestadas. * Valor total, multiplicación del valor unitario por la cantidad de actividades prestadas.

19. FACTURA FACTURAS POR TALONARIO O DE PAPEL, deberán contener los siguientes requisitos: • Denominarse expresamente factura de venta • Identificación del vendedor ó de quien presta el servicio • Identificación del adquiriente de los bienes y servicios, cuando se trate de un responsable con derecho a descuento • Numeración consecutiva • Fecha de expedición • Descripción de los servicios prestados • Valor total • Nombre o razón social y NIT del impresor • Calidad del agente retenedor de impuesto sobre las ventas • Discriminación del impuesto sobre las ventas

20. FACTURA FACTURAS POR COMPUTADOR, debe cumplir con los mismos requisitos señalados para la factura por talonario ó de papel, además debe: * Contar con autorización de la DIAN al software para facturación, (resolución 3316/97). * Inscripción del software de facturación ante la DIAN (resolucion 8998/98)

21. DOCUMENTOS CONSIDERADOS SOPORTES • Facturas ó documentos equivalentes • Registros individuales de prestación de servicios de salud-RIPS • Soportes administrativos (remisión, autorización de prestación de servicios, orden médica, constancia de atención de urgencias) • Historia Clínica, ordenes médicas y resultados de exámenes y procedimientos, epicrisis. • Soportes de usuarios especiales: Accidentes de trabajo y enfermedad profesional, Accidentes de tránsito, eventos catastróficos, desplazados, atención urgencias, población carcelaria.

22. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CUENTA El seguimiento incluye los procesos relacionados con el manejo de las objeciones, glosas, recaudo de los pagos y el control de la cartera. OBJECIONES, son inconsistencias presentadas a una cuenta, las cuales son devueltas por la entidad aseguradora para su respectiva corrección.

23. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CUENTA GLOSAS, son inconsistencias presentadas a una cuenta, las cuales pueden ser desde el momento de la presentación de la cuenta ó posteriores a la contestación de las objeciones, estas glosas son inconsistencias definitivas que no están sujetas a contestación.

24. GLOSAS MAS COMUNES • Documentos sin diligenciar ó mal diligenciados • Documentos enmendados • Inconsistencias en los soportes anexos • Cobros sin la comprobación de derechos al usuario • Falta de información estadística • Errores de cobros, tarifas mal aplicadas, sumas mal realizadas • Falta de la relación de pacientes • Falta de documentos • Prestación de servicios por fuera d elos planes de beneficios • Falta de pertinencia científica • Documentos sin firma del paciente

25. PRESENTACION DE GLOSAS REQUISITOS: la comunicación de la glosa debe contener relación de documentos equivalentes ó facturas glosadas, donde se especifica número de documento equivalente ó factura, nombre de usuario, servicio objetado, y causa de la objeción o glosa. Traer anexos los documentos equivalentes a facturas y soportes presentados por esos servicios. Se debe establecer el mecanismo de comunicación válido y aceptado por las dos partes para la notificación de las glosas. Constancia de recibido de la glosa, la cual debe guardar correspondencia con el establecido para la entrega de las cuentas de cobro.

26. PRESENTACION DE GLOSAS PLAZOS: si en el contrato de prestación de servicios no está establecido el plazo para la presentación de glosas, se adopta lo establecido en la normatividad vigente, es decir la EPS tendrá 30 dias calendario a partir del vencimiento del plazo para la entrega de cuentas de cobro para presentar las objeciones a la cuenta de cobro. La Aseguradora del SOAT, tien 15 das calendario. No está reglamentado el plazo para la presentación de glosas a las cuentas presentadas al FOSYGA, por atención de víctimas de accidentes de tránsito y eventos catastróficos.

27. TRAMITE DE OBJECIONES O GLOSAS • DISTRIBUCION: la distribución o remisión de la documentación aportada en la glosa y a la cual se solicita dar respuesta, debe ser realizada el mismo día de su recepción para que las diferentes unidades cuenten con el tiempo suficiente para el análisis y la realización del trámite requerido para su respuesta oportuna.

28. TRAMITE DE OBJECIONES O GLOSAS 2 . CORRECCION U ACLARACION: los funcionarios designados para analizar y hacer el trámite pertinente a las glosas presentadas, deben evaluar si las objeciones o glosas son o no pertinentes ó infundadas; si no es pertinente, se formula la respuesta sustentando la no pertinencia de las objeciones o glosa; si es pertinente, se procede a verificar si la causa de la objeción es subsanable o no, si lo es, se procede a su reparación (completar la documentación ó información requerida), si no es subsanable, se procede a informar la aceptación de la glosa. Las correcciones deben ser informadas, documentadas y entregadas a la Unidad encargada de dar repuesta institucional.

29. TRAMITE DE OBJECIONES O GLOSAS 3. EVALUACION DE LAS GLOSAS: es importante llevar un registro minucioso de las causas de las glosas y hacer evaluaciones periódicas para identificar la calidad ó déficit de algunos de los productos de las diferentes áreas de servicio, para la gestión empresarial.

30. TRAMITE DE OBJECIONES O GLOSAS 4.RESPUESTA DE OBJECIONES O GLOSAS: todas las objeciones ó glosas presentadas por las aseguradoras, deben ser respondidas por las IPS, la aceptación de la glosa no exime a la IPS de la obligatoriedad de dar respuesta. La no respuesta, además de las sanciones previstas por la Ley, evidencia un vacío administrativo que puede generar un desequilibrio económico en la empresa.

31. GRACIAS