Penyusunan Sub-Project Proposal Line of thought & Lessons learned

1. PenyusunanSub-Project ProposalLine of thought &Lessons learned M. Makin Ibnu Hadjar Dewan Pendidikan TinggiDirektorat Jenderal Pendidikan TinggiDepartemen Pendidikan NasionalMakassar, Yogyakarta & Jakarta September-Oktober, 2001

2. Environmental Context Available Resources Conclusion Problem Statement [Self-Evaluation Report, Chapter 3] [Proposed Plan, Chapter 2] Objective Improving Relevance Other Improve- ment Plan Proposed Invesment Budget Proposed Plan Line of Thought

3. External Environment (Local, National, Global) Trend Idiology Politics Culture Science Education System Stake-holders Students Academic Staff Users Government Job Market Industry Community Government Others Proposed Plan Opportunity & Threat Evaluation Analysis Interpretation Strength & Weaknesses Strategic Issues Problem’s Identification Alternatif for Solution Inception Plan Stake holder Cultur Resources Human Financial Physical Information Flow of Cooperation Process & Services Output & Outcome Internal Environment Objectives Mission Vision Mandate

4. Force-Field Analysis Restraining forces Aktivitas A.1 1 2 3 4 Aktivitas A.2 1’ 2’ 3’ 4’ Driving forces Penentuan Aktivitas • Solusi 1 : • Mengurangi faktor 2 • Mengurangi faktor 4 • Menambah faktor 2 • Solusi 2 : • …. • … • …

5. TPSDP Others INVESMENT : Procurement Laboratory equipment Resources Required • ACTIVITIES: • Research Staffs & Students • Improved supervision • Remedial courses INDICATOR: Base 4 smst Mid 2.5 smst Final 1.5 smst REDUCED DURATION OF SKRIPSI INVESTMENT AND ACTIVITIES IMPROVED EFFICIENCY

6. RESOURCES • Physical • Laboratories • Equipment • Textbooks • Journals • Funding • PROCESS • Teachers attendance • Teaching method • Scoring method • Curriculum (?) • Assignments • Exams ad tests • etc. • MANAGEMENT • Atmosphere • Leadership • Teaching load • Student load • Evaluation • etc. • INPUT • Student admission • Staff recruitment COMPREHENSIVENESS AND COHERENT ACTIVITIES IMPROVED GPA

7. PART I : General Information Sub-Project Proposal SE-Report PART II : Strengthening the Existing Study Program PART III : Inception Plan Lengkapi Chapter I : General Information Proposer Revisi Chapter II : Strengthening the Existing Study Program Chapter III : A. Summary of Revision B. Revised SE-Report Consolidated Reviewer’s Comments Katalog, harga barang. dsb Data baru & kelengkapan data : Tracer Study, TOEFL Score, Etc.

8. Summary of Revision ofThe Self Evaluation Report CONTOH

9. R A E A&E Oth Activity 1 Activity 2 Activity 3 ….. Activity n +++ + - .. ++ + + +++ .. + + +++ +++ … + + ++ + .. +++ + ++ ++ .. + Improving Relevance * Activity 1 Improving Academic Atmosphere * Activity 3 Improving Efficiency & Productivity * Activity 2 * Activity 3 (see Activity 3 in Improving Academic Atmosphere) UntukPenyusunan Aktivitas

10. Aktivitas 1 • Resources 1.1 Funding Agency A • Resources 1.2 Funding Agency B • Resources 1.3  DRK • Aktivitas 2 • Resources 2.1 Funding Agency A • Resources 2.2 Funding Agency B • Resources 2.3 Funding Agency B • Aktivitas n Vision Mission Project Proposal A Objective Project Proposal B Institutional Objective Objective Plan Project Proposal C Objective Self Evaluation Report

11. Current Future Situation Situation Revised Self-Evaluation Situational Directives & Future Position (SWOT) Assumptions Position Analysis (Ch III Session 2-12) (Ch II Session A) (Ch III Session 2-12) Strategic Objectives Conclusions Improving RAISE++ Issues (Ch II Section B) (Ch II Section B) Background Implemention Rational Assumptions Performance Programs Objective Indicators (Activities) Mechanism & (Ch II Section D) design (Ch II Section C) Performance Indicators Resources required ADB Project Resources Implementation Schedule (Ch II Section F & App.) DRK/DIP/DIK Sustainability Others Person in charge Proposal SubProject

12. Descriptionof Activity

13. Project Cost by Activities and Components

14. Kriteria Seleksi • Relevance (15) • Leadership (10) • Academic Atmosphere (15) • Internal Management and Organization (15) • Efficiency and Productivity (20) • Access and Equity (15) • Sustainability (10)

15. Berbagai Tingkat Kualitas Sub-Project Proposal • Tidak ada "benang merah" antara proposed activities (Chapter 2) dengan masalah yang ditemukan pada (Revised) Self-Evaluation Report (Chapter 3) • Ada "benang merah" tetapi uraian pada Rationale tidak dapat meyakinkan bahwa satu atau lebih proposed activity(ies) merupakan "obat pilihan" untuk memecahkan atau mengatasi masalah [umumnya bersifat sangat generik] • Ada benang merah dan proposed activity(ies) merupakan "obat pilihan" bagi suatu atau lebih masalah tetapi tidak tepat keterkaitannya dengan strategic issue yang dipilih • Ada benang merah, proposed activity(ies) merupakan "obat pilihan" bagi suatu atau lebih masalah dan sangat terkait dengan strategic issue yang dipilih

16. Lessons Learned(1 dari 4) • Kelengkapan Sub-Project Proposal, misalnya Summary of Revised SE-Report tidak ada • Deskripsi Activity(ies) pada Background gagal menggambarkan adanya "benang merah" antara proposed activity(ies) dengan masalah pada Revised SE-Report • Deskripsi Activity(ies) pada Rationale gagal mengungkapkan justifikasi bahwa proposed activity(ies) merupakan "obat pilihan" bagi "penyakit" atau masalah yang akan diselesaikan

17. Lessons Learned(2 dari 4) • Uraian pada Mechanism and design • Tidak mampu menjelaskan bagaimana proposed activity(ies) akan dilaksanakan • Uraiannya sedemikian rupa sehingga gagal memberikan pengertian (insight) yang cukup tentang proposed activity(ies) • Muncul satu atau lebih investment • Uraian pada Resources required • Tidak mampu mengungkapkan hubungan antara sumberdaya yang dibutuhkan dengan activity(ies), sub-activity(ies), atau sub-sub-activity(ies) yang diuraikan pada Mechanism and design • Tidak mampu menjelaskan sumberdaya yang dibutuhkan itu diharapkan dari mana (TPSDP, pada komponen apa; sumber lainnya, dari mana ?)

18. Lessons Learned(3 dari 4) • Performance Indicator(s) (PIs) • Merupakan out-put indicator(s) atau "investment indicators", bukan outcome indicator(s). "Investment indicators" tidak dapat digunakan untuk mengukur kinerja yang sebenarnya dari program studi pengusul • Gagal mengisi beberapa PIs utama untuk mid-term dan end-point (nilai ujian masuk atau nilai NEM, waktu tunggu lulusan untuk mendapatkan atau meng-create pekerjaan, gaji pertama, dsb. • Kelompok PIs : a. PIs untuk program studi dan untuk masing-masing proposed activity b. Main PIs dan Auxiliary PIs • Uraian proposed activity(ies) dalam Implementation Schedule gagal menjelaskan kapan proposed activity(ies), sub-activity(ies), dan sub-sub-activity(ies), baik dalam tahun pertama maupun konteksnya dalam empat tahun pelaksanaan program, akan dilaksanakan

19. Lessons Learned(4 dari 4) • Kebanyakan sustainability “hanya” dikaitkan dengan pendanaan. • Peningkatkan kualitas staff dengan mengirimkan sejumlah besar staff untuk belajar lanjut (S-2/S-3) [pengiriman staff ini investasi !, ya boleh saja asal tidak diklaim sebagai proposed activity(ies)] tanpa dipertimbangkan jumlah staff yang tinggal, apalagi program studi pengusul akan meningkatkan RAISE++ • PIC diisi dengan seluruh staf yang ada di Program Studi