Seis Sigma Programa de certificación de Black Belts ASQ

1. Seis SigmaPrograma de certificación de Black Belts ASQ 4. Gestión de proyectos P. Reyes / Octubre 2003

2. 4. Gestión de proyectos • Propuesta de proyecto y plan • Liderazgo de equipos • Dinámica de equipos y desempeño • Agente de cambio • Herramientas gerenciales de planeación

3. 4.A Propuesta de proyecto y plan • Elementos de la propuesta y plan • Herramientas de planeación • Documentación de proyectos • Negociación de la propuesta

4. 4A1. Propuesta del proyecto • Es un documento que define la misión del equipo, alcance de la operación, objetivos, programa y consecuencias, el cual es autorizado. Donde: • Propósito: Describe para qué se formó el equipo en línea con la misión y visión de la empresa • Objetivos: Que el equipo espera alcanzar en términos medibles • Alcance: límites donde operará el equipo • Soporte de la dirección: se establece por escrito este compromiso

5. 4A1. Propuesta del proyecto • Ventajas de contar con una propuesta del proyecto: • Elimina confusiones • Establece las fronteras de operación • Identifica las áreas que no serán atendidas • Identifica el producto resultante • Proporciona una base para que el equipo fije sus metas • Autoriza al equipo a colectar datos relevantes • Proporciona acceso a los recursos necesarios • Autoriza la dedicación de tiempo de los miembros para atender problemas

6. 4A1. Elementos del Plan del proyecto • Un proyecto es una serie de actividades y tareas con un objetivo específico, fechas de inicio y terminación y recursos consumidos (tiempo, dinero, personal y equipos). Su gestión se enfoca a lograr: • Las metas y objetivos específicos • En el desempeño o tecnología deseados • Dentro de las restricciones de tiempo y costo • Con los recursos asignados

7. 4A1. Elementos del Plan del proyecto • Las etapas de la gestión de proyectos son: • Planeación – decidir que hacer • Programación – decidir cuando hacerlo • Control - Asegurar que se obtienen los resultados planeados

8. 4A1. Elementos del Plan del proyecto • Los elementos clave del proyecto son: • Identificar límites de programación • Asignación de responsabilidades funcionales • Establecer reportes periódicos • Seleccionar metodologías aplicables de negociación • Medir logros contra planes • Identificación temprana de problemas • Aplicar acciones correctivas a problemas • Conocer cuando se alcanzarán o excederán los objetivos • Mejorar las habilidades para proyectos futuros

9. 4A1. Estructura detallada de trabajo (WBS) • Plan detallado que expande el proyecto (Statement Of Work) en una lista de actividades necesarias para terminar el proyecto, elaborado por el líder de proyecto • Cada proyecto se divide en actividades más pequeñas y después en elementos hasta que sea identificable la responsabilidad de su realización • Cada actividad es programada de acuerdo a su interrelación con otras. El programa balancea las restricciones de tiempo, recursos, restricciones y costo • Los retardos en tiempo requieren costos y recursos adicionales para mantener las fechas de terminación

10. 4A2. Herramientas de planeación • Después de la lista detallada de actividades, se usan técnicas como PERT, Gráficas de Gantt y CPM • La reglas para las técnicas de planeación de redes son: • Antes de que inicie una actividad, todas sus precedentes deben haber sido terminadas • Las flechas sólo indican precedencia, su tamaño no indica nada • Dos eventos cualquiera sólo pueden ser conectados por un actividad • Los números de los eventos son únicos • La red debe iniciar y terminar en un solo evento

11. 4A2. PERT (Program evaluation review technique) • Tiene los siguientes requerimientos: • Todas las actividades individuales deben ser incluidas • Los eventos y actividades deben estar en secuencia en la red para permitir la determinación de la ruta crítica • Se deben hacer estimados de duración para cada actividad en la red, estimados como: optimista, normal, pesimista • Se calculan la ruta crítica y tiempos de holgura para el proyecto. La ruta crítica es la que tiene la mayor duración. • Slack Time=Tiempos inicio tardío - temprano

12. 4A2. PERT (Program evaluation review technique) • Ventajas: • Se pueden identificar relaciones entre tareas y áreas problemáticas • Se puede determinar la probabilidad de alcanzar las fechas establecidas y en todo caso desarrollas planes alternos • Se puede evaluar el efecto de cambios en el proyecto • Representa una gran cantidad de información para tomar decisiones • Se puede usar en proyectos únicos no repetitivos • Desventajas • Su complejidad incrementa los problemas de implementación • Se requieren más datos como entradas a la red

13. 4A2. PERT (Program evaluation review technique) • Evento es cada punto de inicio o terminación de actividades, también se llama nodo • Los eventos se conectan con flechas con un número que indica la duración de la actividad • El tiempo estimado entre eventos es:

16. 4A2. CPM (Critical Path Method) • Similar a PERT (orientado a eventos) y CPM está orientado a la actividad • Se enfoca a las actividades • Se consideran factores de costos y duración en cada actividad • Sólo se contemplan las actividades que están en la ruta crítica • Se seleccionan primero las actividades con la menor aplicación de recursos y costos para acortarlas (por ahorro de tiempo incremental) • Conforme se acortan actividades, es posible encontrar una nueva ruta crítica

17. 4A2. CPM (Critical Path Method) • Para cada actividad hay un tiempo y costo requerido para su terminación • Para acortar una actividad se pueden asignar más recursos • Se calcula el incremento en costo para acortar cada una de las actividades en la ruta crítica, acortando primero la de menor costo y así sucesivamente hasta lograr la reducción de tiempo requerida

18. 4A2. Ejemplo de CPM

19. 4A2. Ejemplo de CPM

20. 4A2. Ejemplo de CPM

21. 4A2. Gráfica de Gantt • Muestra actividades o eventos en función del tiempo, cada barra horizontal inicia en la fecha de inicio de la actividad y finaliza en su fecha de terminación • Ventajas: • Fáciles de entender, una barra por actividad, es fácil de cambiar, usa pocos datos, muestra los avances • Desventajas, No muestra: • Interdependencia de actividades, el efecto de actividades retardadas, detalles de la actividad

22. 4A2. Gráfica de Gantt

23. 4A3. Documentación del proyecto • El documento inicial es la propuesta del proyecto para lograr un objetivo de mejora, incluye objetivos, plan del proyecto, presupuesto y aprobación • Revisión del proyecto por un comité específico, se revisa: • La adecuación del personal, tiempo, equipo y dinero • La efectividad del proyecto en base a información Interna y externa • La efectividad de acciones correctivas • El nivel real de calidad del producto o servicio generado

24. 4A3. Monitoreo del proyecto • El plan de monitoreo del proyecto debe atender: • Que se va a monitorear • El propósito del monitoreo • Frecuencia de reportes • Método para reportar (por escrito, verbal, resúmenes) • Procedimiento para solicitar asistencia • Criterio para reporte de eventos urgentes o anormales • A quienes se reportará y cómo • Asignación de responsabilidades en el ciclo cerrado • Acciones a tomar si el desempeño no es el esperado

25. 4A3. Evaluación del proyecto • El éxito o fracaso de un proyecto se mide con: • ¿Se lograron las metas y objetivos planeados? • ¿Se cumplieron las fechas de terminación? • ¿Dentro o por debajo de las restricciones de costo? • ¿Se utilizaron los recursos asignados? • Una respuesta positiva indica éxito del proyecto, o si los beneficios logrados son importantes no importa mucho si no se cumplieron algunos puntos anteriores • El desempeño se mide en los resultados no en el esfuerzo, el líder debió haber sorteado los obstáculos

26. 4A3. Métodos de gestión de proyectos • Ventajas del método manual : • Fácil uso, bajo costo, mejor para monitorear programas en vivo, fácilmente personalizado al proyecto y requiere mínima capacitación • Ventajas del método computarizado: • Modela escenarios “Qué pasa sí”, puede mostrar el impacto de opciones alternas • Puede presentar la información de diferentes maneras • Los programas se calculan automáticamente • Los reportes de avance son fáciles de generar • El personal puede alimentar información y consultarla desde diferentes localizaciones geográficas

27. 4A3. Reportes • Reporte de logro de metas intermedias • Permiten reenfocar prioridades para los objetivos a más largo plazo. A veces actúan como puntos de decisión para continuar o no el proyecto, son visibles • Reporte final • Reporte de cumplimiento de objetivos, comparación de beneficios y costos reales contra presupuesto y cumplimiento de metas intermedias • Análisis “Post Mortem”, que estuvo bien y que estuvo mal como herramienta de aprendizaje • Deben archivarse los reportes con el mismo tratamiento de los registros de calidad

28. 4A4. Negociación de la propuesta • La propuesta del proyecto puede ser generada por la dirección al equipo para su revisión y negociación en: • Objetivos: necesidad de rediseño • Alcance: el proyecto podría dividirse en partes • Fronteras: pueden ser necesarias áreas adicionales (ing., ventas) • Recursos: la dirección puede dar prioridad a los recursos asignados • Transferencia del proyecto: podría hacerlo otro grupo • Cierre del proyecto: la fecha de terminación se mueve • Las negociaciones sobre el proyecto pueden realizarse en cualquier etapa del proyecto

29. 4.B Liderazgo en los equipos • Iniciando equipos de trabajo • Selección de miembros del equipo • Etapas del equipo

30. 4.B Introducción • El estilo participativo de dirección asegura el involucramiento del personal en el proceso de mejora • Beneficios de los equipos de trabajo para la empresa: • La experiencia y habilidades de los diferentes empleados enriquece la del grupo y se tiene acceso inmediato • Pueden atacar problemas mayores que como individuos • Pueden comprender completamente el proceso a mejorar • El equipo se autosoporta y coopera en los proyectos

31. 4.B Introducción • Beneficios para los miembros del equipo • Entender mejor los problemas de su trabajo • Oportunidad de ser creativos y compartir ideas • Oportunidad de hacer mejores relaciones con los colegas • Oportunidad de aprender nuevas habilidades y enriquecer las actuales • Oportunidad de trabajar en un proyecto con el apoyo de la dirección • Satisfacción de resolver problemas crónicos que favorece la mejora de ingresos, satisfacción de clientes y reducción de costos

32. 4.B Introducción • Los miembros del equipo tienen control sobre su desempeño y comportamiento, también tienen acceso a información y a recursos, lo que les proporciona facultamiento o empowerment • La gerencia debe apoyar a los equipos, antes de implantarlos se deben preguntar: • ¿En la empresa se tiene el ambiente para que los equipos sobrevivan y se desarrollen? • ¿Los gerentes comprenden el valor de los equipos para guiarlos?

33. 4B1. Resumen de aplicación de equipos

34. 4B1. Papeles/roles en Seis Sigma • Comité directivo de Seis Sigma / Consejo de calidad • Fijar metas, identificar proyectos, seleccionar equipos • Soportar a los equipos: • Proporcionar capacitación de Black Belts y Green Belts • Proporcionar capacitación a miembros de los equipos • Proporcionar un líder de proyecto • Aprobar el proyecto y sus cambios • Apoyar al equipo en la solución de problemas • Apoyar con logística para las reuniones • Proporcionar expertos como BB • Comunicar los resultados a toda la organización • Monitorear los avances

35. 4B1. Papeles/roles en Seis Sigma • Propietario del proceso (responsable), es el promotor o champion del proyecto • Debe estar conforme con las habilidades del equipo • Creer en los objetivos del equipo • Soportar al equipo con recursos • Compartir información con el equipo • Comprender la misión del equipo • Participar en revisiones de proyectos • Creer que las metas personales están en línea con las de la empresa • Conocer la metodología Seis Sigma

36. 4B1. Papeles/roles en Seis Sigma • Líder del equipo (enfoque a los resultados) y facilitador (enfoque al proceso del equipo): • Proporciona guía y sugiere asignaciones • Facilita la comunicación con miembros y gerencias • Maneja los detalles administrativos: • Agendas, Reuniones, códigos, reglas, programas • Coordina acciones para asegurar el éxito • Facilita la participación, se preocupa por la gente • Acepta y tolera errores • Trabaja con y no sobre los participantes. No es el jefe • Es buen escuchador y tiene el objetivo claro

37. 4B1. Papeles/roles en Seis Sigma • Miembro del equipo: • Participa en la capacitación para ser efectivo • Atiende las reuniones del equipo conforme sea necesario • Completa sus asignaciones entre las reuniones • Participa activamente con ideas e información • Alienta la participación de otros miembros • Se beneficia de la experiencia, experiencia y perspectivas de los demás • Aplica los pasos del proceso de mejora

38. 4B1. Papeles/roles en Seis Sigma • Secretario: Mantiene minutas, agendas, reportes, etc. • Puede o no participar como miembro • Toma notas incluyendo las responsabilidades del proyecto • Publica y distribuye las minutas • Puede preguntar para clarificar conceptos • Tomador de tiempo: • Avisa al equipo del tiempo que queda para revisar el proyecto en las reuniones • Refuerza y recuerda cada vez que es necesario las normas del equipo

39. 4B1. Guías de operación de los equipos de trabajo • Agenda del equipo • Asistencia, ausencias sólo justificadas • Reuniones, duración, frecuencia, lugar • Proceso de decisiones, consenso, mayoría, colaboración • Minutas y reportes • Rol del líder y del facilitador

40. 4B1. Guías de operación de los equipos de trabajo • Normas de comportamiento, escucha, interrupciones, celulares, radios, no fumar, cortesía, retroalimentación positiva, etc. • Nivel de confidencialidad • Invitados • Auditorias a reuniones • Conflictos • Compromisos y recomendaciones

41. 4B1. Estructura de una reunión • Desarrollo de una agenda • Objetivos, temas, asistentes, duración • Distribuir la agenda por adelantado • Iniciar a tiempo • Asignar un secretario para la minuta • Usar ayudas visuales libremente • Reforzar: • Participación, consenso, solución de conflictos

42. 4B1. Estructura de una reunión • Resumir y repetir puntos clave • Poner puntos no concluidos en la siguiente agenda o “congelar” • Revisar asignaciones y fechas de compromiso • Terminar a tiempo • Distribuir minutas a tiempo • Criticar la efectividad de la junta o reunión periódicamente

43. 4B2. Seleccionar miembros del equipo • Para seleccionar un equipo la dirección toma en cuenta quienes están más asociados con el problema, para lograr resultados en corto tiempo: • Donde se observa el problema • Donde se pueden encontrar las causas o fuentes • Entre los que tienen conocimientos y habilidades especiales • En áreas que pueden útiles para desarrollar el remedio • Normalmente se forma un equipo multidisciplinario

44. 4B2. Seleccionar miembros del equipo • Para agregar un nuevo miembro se le debe pedir opinión al equipo, lo entrevistan, evalúan sus habilidades, esto asegura que el equipo se comprometa con la decisión tomada • Para remover un miembro primero de debe platicar con el y dar explicaciones al equipo, las razones son: • El miembro no tiene las habilidades requeridas y no tiene interés en desarrollarlas • Tiene problemas de personalidad con los demás • Tiene mucho trabajo y no puede atender al equipo

45. 4B2. Seleccionar miembros del equipo • El tamaño del equipo va de los 5 a los 15 miembros ya sea de un área o de varias áreas • Los participantes deben tener una diversidad de experiencias, habilidades y conocimientos para enriquecer al equipo

46. 4B3. Etapas de desarrollo del equipo • Formación (forming): • Expectativas no claras, los miembros prueban el agua • Las interacciones son superficiales • Los miembros exploran el comportamiento aceptable del grupo • Buscan al líder como un guía • Integración (storming): • Miembros confrontados, piensan en forma individual y aprenden roles, las lealtades están divididas • Se presentan conflictos, se sugiere hablar con hechos

47. 4B3. Etapas de desarrollo del equipo • Normandose (norming): • Hay cohesión de equipo • Se desarrollan normas para resolver conflictos • Los miembros aceptan a otros miembros • Los miembros cooperan, se enfocan a objetivos, tienen pocos conflictos • Desempeñandose (performing): • Los miembros son maduros, se enfocan a los procesos, alcanzan metas y operan coordinadamente

48. 4B3. Ciclo de vida del equipo • Fase de construcción (formación e integración): • Equipo inseguro, sin cohesión, líder con enfoque a la tarea, no es fácil lograr consenso • Fase de desarrollo (normativo): • Equipo integrándose, el líder se enfoca más bien a las relaciones, el grupo se enfoca a la tarea, a las relaciones y a las presentaciones

49. 4B3. Ciclo de vida del equipo • Fase de optimización (desempeño): • Los miembros dan prioridades y realizan tareas • Deciden en consenso • El conflicto se acepta pero se coopera • El equipo se enfoca a alta tarea / alta relación • EL líder más bien delega con poco enfoque a la tarea y relaciones • Desbandada: • Al finalizar el proyecto se puede desintegrar el equipo

50. 4B3. Reconocimiento a miembros del equipo • Al finalizar el proyecto Seis Sigma se debe dar un reconocimiento a los participantes: • Materiales • Cheque, viaje, bono • Despensa, comida, publicidad • Intangibles • Satisfacción, amistad, aprendizaje, agradecimiento, prestigio