Seis Sigma Programa de certificación de Black Belts ASQ

1. Seis SigmaPrograma de certificación de Black Belts ASQ 6. Metodología Seis Sigma - Medición P. Reyes / Octubre 2003

2. 6. Metodología Seis Sigma – Fase de Medición • A. Análisis del proceso y documentación • B. Colección y resumen de datos – DPU, DPMO • C. Probabilidad y estadística • D. Histogramas y distribución normal • E. Análisis de capacidad de proceso • F. Análisis de Sistemas de medición

3. 6A. Análisis y documentación del proceso • 1. Herramientas • 2. Entradas y salidas del proceso

4. P. REYES

5. 6A1. Las 7 herramientas estadísticas • Diagrama de Causa efecto – para identificar las posibles causas a través de una lluvia de ideas, la cual se debe hacer sin juicio previos y respetando las opiniones. • Diagrama de Pareto – para identificar prioridades • Diagrama de Dispersión – para analizar la correlación entre dos variables, se puede encontrar: • Correlación positiva o negativa • Correlación fuerte o débil • Sin correlación.

6. 6A1. Las 7 herramientas estadísticas • Hoja de verificación – para anotar frecuencia de ocurrencias de los eventos (con signos |, X, *, etc.) • Histogramas – para ver la distribución de frecuencia de los datos • Las cartas de control de Shewart – para monitorear el proceso, prevenir defectivos y facilitar la mejora • Cartas de control por atributos y por variables

7. 6A1. Las 7 herramientas estadísticas • Diagrama de flujo – para identificar los procesos, las características críticas en cada uno, la forma de evaluación, los equipos a usar, los registros y plan de reacción, se tienen: • Diagramas de flujo de proceso detallados • Diagramas físicos de proceso • Diagramas de flujo de valor O • Estratificación – para separar el problema general en los estratos que lo componen, por ejemplo, por áreas, departamentos, productos, proveedores, turnos, etc..

8. 6A1. Herramientas • Diagramas de flujo o mapas de proceso • Permiten comprender la operación del proceso • Normalmente representan el punto de inicio para la mejora • Pasos para elaborarlo (Símbolos ANSI Y15.3) • Organizar un equipo para examinarlo • Construir un diagrama de flujo representando cada paso • Discutir y analizar detalladamente cada paso • Preguntarse ¿Porqué lo hacemos de esta forma? • Comparar esta forma con la del proceso “perfecto” • Existe demasiada complejidad, duplicidad o redundancia • ¿Se opera el proceso como está planeado y puede mejorarse?

9. 6A1. Símbolos de diagrama de flujo

10. Símbolos para Diagramas de Flujo Iniciar/Detener Transmisión Operaciones (Valor agregado) Almacenar Decisión Entrada/Salida Inspección /Medición Retraso Transportación Líneas de Flujo

11. Inicio ¿Bueno? Fin 6.1 Mapa de Proceso: Es el diagrama de flujo de un proceso que muestra cómo se realiza un trabajo. Paso 1 Paso 2A Paso 2B Paso 2C Paso 3 No Sí Retrabajo

12. Diagrama de flujo / Análisis del valor Actividades con valor agregado Actividades sin valor agregado

13. ¿Cómo Ayuda un Mapa de Proceso? • Una vez que podemos ver las cosas -podemos hablar de ellas. • Los pasos que no agregan valor se hacen más evidentes. • El retrabajo y las reparaciones son obvias. • Se puede llegar a acuerdos.

14. Diagramas de Flujo Existentes • Creados para un propósito diferente. • Con frecuencia no reflejan los puntos de inicio y Fin adecuados. • No son “cómo es”. • “Quieren ser” • No señalan el desperdicio.

15. Aprovecha al Equipo • Haz recorridos, entrevistas y revisiones de los diagramas de flujo y los estándares existentes.

16. ¡Haz el Mapa del Proceso lo más Pronto Posible! El mapa de un proceso... • señala con claridad la región en la que el equipo se debe enfocar. • evita que el equipo salga de los límites del proyecto.

17. El Inicio y el Fin Se Deben Poder Medir • Selecciona los puntos de Inicio y Fin donde se llevan a cabo acciones que se pueden medir.

18. Ejercicio Rápido - Inicio y Fin

19. Proceso Inicio Fin Ensamble de Marco de metal Inspección Final Asiento puesto en línea Dibujos de Requerimientos Cliente Recibe Ingeniería del Cliente el Archivo CAD Manufactura en Operación de Inspección Final Riel de Asiento Pérfiles Estampados Cuentas por Recepción de la Depósito Pagar Factura del Electrónico Proveedor Ejemplos - Inicio y Fin

20. Permite que la Gente vea el Mapa del Proceso • De ser posible, la gente que trabaja en el proceso debe poder ver una copia grande a escala del mapa del proceso. • ¡Las revisiones, sugerencias y correcciones son bienvenidas!

21. Herramientas de un Mapa de Proceso • Rotafolios y Marcadores. • Hojas para Rotafolio y Notas Autoadheribles.

22. 1. Establezcan los puntos de Inicio y Fin del proceso. 2. Hagan una lista de los pasos del proceso mediante una tormenta de ideas. 3. Realicen el primer recorrido y entrevistas. 4. Elaboren una lista de los proceso clave en las notas autoadheribles. 5. Discutan, revisen y modifiquen. 6. Hagan un segundo recorrido y entrevistas. 7. Añadan pasos de inspección, retrabajo, reparación y desperdicio en las notas autoadheribles. 8. Elaboren un mapa de proceso “cómo es”. Pasos para Elaborar un Mapa de Proceso Como equipo...

23. ¡Hazlo fácil! • En este momento, el mapa de proceso “cómo es” debe ser de “alto nivel”, pero debe incluir todos los pasos primarios necesarios para obtener la mejora deseada (es decir, los pasos con valor agregado relativos a los CTQ, CTC, CTD). • Idealmente, muestra de cinco a diez pasos. • Agrega más detalles posteriormente.

24. Paso 1: Puntos de Inicio y Fin Declaración del Problema: El cliente espera los dibujos modificados demasiado tiempo. Proceso: Proceso de revisión de dibujos. Pregunta: ¿Cuál podría ser el punto de Inicio? Pregunta: ¿Cuál podría ser punto de Fin? • Revisen la declaración del problema. • Describan los procesos que causan el problema. • Comenten los puntos de Inicio y Fin que se pueden medir. • Pónganse de acuerdo y regístrenlos.

25. Puntos de Inicio y Fin • Declaración del Problema: “El Cliente espera demasiado tiempo los dibujos modificados.” • Proceso: Proceso de revisión de dibujos. • Inicio: El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos. • Fin: Se entrega el archivo de dibujos (CAD) al Cliente.

26. Paso 2: Tormenta de Ideas sobre los Pasos del Proceso Inicio: El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos. Pregunta: ¿Cuáles son algunos de los probables pasos del proceso entre los puntos de inicio y fin? Fin: El archivo CAD se entrega al Cliente. • Escriban Inicio y Fin donde todos lo puedan ver. • El equipo aporta ideas sobre los pasos del proceso que existen entre el inicio y el fin.

27. Pasos del Proceso • Inicio: El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos. • Pasos a seguir: • Bosquejar el cambio requerido. • Calcular el impacto del cambio. • Determinar cuáles dibujos necesitan cambiarse. • Cambiar los dibujos apropiados. • Fin: El archivo CAD se entrega al Cliente.

28. Paso 3: Primer Recorrido y Entrevistas • El equipo recorre el proceso existente. • Observen cómo se hace el trabajo. • Platiquen con la gente (entrevisten). • Tomen notas. • Enfóquense en los pasos del proceso.

29. Reunión con el grupo Encontrar Especif. Crear Boceto Hacer Café Cambiar Dibujos Localizar Archivos CAD Calcular Impacto CrearPaquete de Archivos Enviar al Cliente Paso 4: Notas Autoadheribles • Escriban los pasos del proceso en notas autoadheribles. • Coloquen las notas sobre la pared. • Por ahora sólo dejen las notas.

30. Paso 5:Comentar, Revisar, Modificar • Comenten, repasen y modifiquen el mapa del proceso en las notas autoadheribles. • Pónganse de acuerdo en los pasos que se deben conservar. • Pónganse de acuerdo en los pasos que se deben eliminar. • Retengan solo los pasos importantes del proceso.

31. Pasos “Importantes” del Proceso • Información suficiente para facilitar la mejora. • Resultados que se puedan medir. • Podrían producirse defectos (CTQ, CTC, CTD). • Un inicio y un fin definidos.

32. Reunión con el grupo Encontrar Especif. Crear Bósquejo Hacer Café Cambiar Dibujos Localizar Archivos CAD Calcular Impacto CrearPaquete de Archivos Enviar al Cliente Pasos Importantes • ¿Qué pasos podrían ser importantes en el mapa del proceso que aparece a la derecha?

33. Paso 6: Segundo Recorrido y Entrevistas • Vuelvan a recorrer el proceso. • Busquen pasos que hayan pasado por alto. • Revisen pasos de inspección, retrabajo, reparación y desperdicio. • Tomen notas.

34. Reunión con Ventas Crear Bósquejo Solicitud de Cambio del Cliente Cliente recibe archivos CAD Cambiar Dibujo Impacto ¿OK? Dibujo ¿OK? Calcular Impacto Crear paquete de archivos Enviar a Cliente Paso 7: Añadir Cambios • Agreguen notas autoadheribles. • Añadan inspecciones. • Añadan retrabajo y reparaciones. • Añadan desperdicio. • Por ahora dejen todas las notas. No Sí Sí No

35. Reunión con Ventas Crear Bósquejo Solicitud de cambio del Cliente Cliente recibe archivos CAD Cambiar Dibujo Impacto ¿OK? Dibujo ¿OK? Calcular Impacto Crear paquete de archivos Enviar a Cliente Paso 8: Mapa del Proceso “Cómo Es” • El equipo establece un mapa del proceso “tal cual”. • Tiene el detalle suficiente para incluir los pasos importantes. • Sin demasiado detalle para que se entienda rápidamente. No Sí Sí No

36. Cuándo Recolectar Datos • Durante la elaboración del mapa de proceso…. • Identifica los puntos para la recolección de datos, pero • ¡no recopiles los datos! • Después de haber creado el Mapa “Cómo Es” … • planea la recolección de datos sobre los pocas salidas vitales. Precaución • Generalmente, cuando se recolectan datos durante la elaboración del mapa, se toman datos sobre puntos equivocados. • ¡La recolección de datos se debe planear y enfocar sobre los factores de alta prioridad que son críticos para el cliente! (consulta el módulo “Planeación de la Recolección de Datos”)

37. Reunión con Ventas Crear Bósquejo Solicitud de cambio del Cliente Cliente recibe archivos CAD Cambiar Dibujo Impacto ¿OK? Dibujo ¿OK? Calcular Impacto Crear paquete de archivos Enviar al Cliente Mapa del Proceso “Cómo Es” No • Es la condición base del proceso. • Es el inicio de tu viaje hacia la mejora. • Es la oportunidad para la estrategia de impacto de Six Sigma. Si Sí No

38. Ejercicio 4.2 - Analiza tu Mapa 1. Consulta tu cuaderno de trabajo. 2. Usa el mapa de proceso “cómo es” que elaboraste para el proceso de la catapulta para identificar: • Productos comprobables • Otras salidas del proceso • Pasos del proceso sin valor agregado.

39. El Mapa de Proceso “Cómo Debe Ser” • Una vez que se identifiquen las soluciones durante la fase de MEJORA… • Crea el nuevo mapa de proceso. • El nuevo mapa muestra el flujo de trabajo mejorado que ahora tiene… • - menos pasos • - menos actividades sin valor agregado NOTA Este nuevo mapa muestra el proceso “cómo debe ser” que “será” una vez que se implementen todas las soluciones.

40. 6A1. Herramientas • Procedimientos escritos • Facilita la consistencia de realización del proceso, visualizado con el diagrama de flujo • Instructivos de trabajo • Proporcionan instrucciones de trabajo detalladas de la secuencia de actividades paso a paso • Se deben tener copias controladas en el área de uso • Las palabras y términos utilizados deben ser familiares a los empleados por el personal que realiza las tareas

41. 6A1. Herramientas • Entradas y salidas de procesos por medio de una matriz de causa y efecto • La matriz lista variables clave de salida del proceso en forma horizontal y las de entrada en forma vertical • Para cada variable de salida se le asigna una prioridad • Dentro de la matriz se asignan números que indican el efecto que tiene cada variable de entrada en las variables de salida • Se obtiene la suma producto de estos números internos por la prioridad de salida como resultados y se saca el porcentaje relativo

42. 6A1. Herramientas – Matriz de causa efecto • Matriz de causa y efecto

43. Hoja de verificación • Se utiliza para reunir datos basados en la observación del comportamiento de un proceso con el fin de detectar tendencias, por medio de la captura, análisis y control de información relativa al proceso DIA DEFECTO 1 2 3 4 TOTAL Tamaño erróneo IIIII I IIIII IIIII III IIIII II 26 Forma errónea I III III II 9 Depto. Equivocado IIIII I I I 8 Peso erróneo IIIII IIIII I IIIII III IIIII III IIIII IIIII 37 Mal Acabado II III I I 7 TOTAL 87 25 20 21 21

44. Hoja de verificación • Pasos para su elaboración • Determinar claramente el proceso sujeto a observación. Los integrantes deben enfocarse al análisis de las características del proceso. • Definir el período de tiempo durante el cuál serán recolectados los datos. Esto puede variar de horas a semanas. • Diseñar una forma que sea clara y fácil de usar. Asegúrese de que todas las columnas estén claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos. • Obtener los datos de una manera consistente y honesta. Asegúrese de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad.

45. Estratificación DEFINICION • Clasificación de los datos o factores sujetos a estudio en una serie de grupos con características similares.

46. Diagrama de Pareto • El Diagrama de Pareto se usa para: • Analizar un problema desde una nueva perspectiva • Enfocar la atención en problemas de orden prioritario • Comparar cambios de datos durante diferentes periodos de tiempo • Proporcionar una base para la construcción de una línea acumulada

47. Diagrama de Pareto- Ejemplo

48. Diagrama de Pareto • Lo primero es lo primero” es el pensamiento detrás del diagrama de Pareto. Enfocar los recursos al problema principal desde la izquierda y continuar hacia la derecha. • La línea acumulativa contesta la pregunta ¿Qué clases de defectos constituyen el 80%?

49. Diagrama de Pareto • EJEMPLO: Se tienen los defectos siguientes: • A. Emulsión 20 • B. Grasa 60 • C. Derrame 80 • D. Tapa barrida 30 • E. Mal impresa 10 • Construir un diagrama de Pareto y su línea acumulativa

50. 6A1. Herramientas • Diagrama de causa efecto o diagrama de Ishikawa • Permite dividir los problemas en partes más pequeñas • Despliega muchas causas en una forma gráfica • Muestra la interacción de las causas • Sigue las reglas de la tormenta de ideas • La sesión de causa efecto se divide en tres partes: • Tormenta de ideas • Asignar prioridades • Desarrollar un plan de acción