Module 1 et 2 : Organiser un événement musical (concert, stage, bal, festival)

1. Module 1 et 2 : Organiser un événement musical (concert, stage, bal, festival) Formation bénévoles CMTRA 13 avril 2013

2. Programme de la journée • Horaires : de 9h30 à 13h 30 et de 14h30 à 18h30 • Contenu prévu : • Construire sa programmation, • connaître les droits d’auteurs, • communiquer sur son événement, • être dans les règles, • bâtir des partenariats, • mobiliser ses bénévoles …

3. Programme de la journée • 10h : Présentation des intervenants • 10h15 : Tour de table des participants • 10h45 : Créer un événement : Les bonnes questions à se poser • 11h15 : Pause • 11h35 : Etude de cas : définir les objectifs des Jeudis des musiques du monde et de vos événements • 12h40 : Quelles sont les étapes de l’organisation ? • 13h30 : Déjeuner

4. Programme de la journée • 14h30 : Programmer un événement et gérer les artistes • 15h15 : Organisation, administration et sécurité d’un événement • 16h20 : Pause • 16h40 : Communiquer sur son événement • 17h45 : Bilan de la journée

5. Tour de table • Qui êtes-vous ? • Organisez-vous des événements ? • Si oui lesquels, quels sont-ils ? Quel est votre rôle spécifique ? • Qu’attendez-vous de la journée ? • Par rapport au programme prévu ? • Par rapport à votre (vos) événement(s) ?

6. Créer un événement les bonnes questions à se poser QPPOQC • Quoi ? quel type d’événement ? • Pourquoi ? quels objectifs ? quels résultats attendus ? • Pour qui ? quels publics visés ? Quelle participation du public ? • Où ? quel lieu ? • Quand ? quelle période ? quel jour ? • Comment ? quels besoins ? quelle organisation ? quel budget ? par qui ? avec qui ?

7. Créer un événement les bonnes questions à se poser • Fixer des objectifs clairs et simples • Des objectifs partagés par l’équipe d’organisation. • Plus les objectifs de votre événements seront bien énoncés mieux vous réussirez : • À les présenter à des partenaires • A mettre en place un événement qui réponde vraiment aux objectifs fixés • A faire évoluer l’événement s’il ne répond pas pleinement aux objectifs • A VOUS DE JOUER !

8. Les étapes de l’organisation • Préalable : il faut être une structure (association par exemple) • Réunir et animer une équipe d’organisation • Valider des objectifs partagés • Programmer un événement : cet après-midi • Prévoir le budget • Demander toutes les autorisations administratives : cet après-midi • Communiquer : cet après-midi • Prévoir la logistique et organiser le jour J : accueil des artistes, répartition des tâches, organisation des équipes…

9. Réunir et animer une équipe d’organisation • Partager des valeurs et un projet • Organiser les réunions = outil animer une réunion • Mobiliser les équipes (salariés ou bénévoles) • Planifier les actions = outil rétroplanning • Répartir les tâches

10. Réunir et animer une équipe d’organisation • Confier des responsabilités (même petites : restauration, billetterie, nettoyage, montage, démontage, transport des artistes, accueil hôtellerie, responsible des bénévoles, responsable des caisses et fonds de caisses, responsable sécurité, reponsable général…) • Former et accompagner les bénévoles : l’information partagée facilite l’engagement et la participation de tous • Informer sur les consignes de sécurité.  Prévoir au maximum tous les détails : plus on anticipe plus on est en capacité de gérer les imprévus

11. Prévoir le budget • Un budget doit être équilibré recettes / dépenses • Poste de dépenses : salaires organisateurs et techniciens, boissons et nourriture pour revente, spectacle, mission réception (hôtel, restauration artistes et organisateurs, transport), assurance, droits d’auteurs, communication, TVA si assujetti, location matériel,… • Poste de recettes : subventions, sponsors, mécénats, recettes billetterie ou coût de formation, recettes ventes (buvette, restauration…), prêt de matériel de la ville ou d’associations partenaires. • Valorisation des prêts ou don de matériel. • Penser également à la Trésorerie

12. Les partenaires • Les partenaires indispensables : prêt de matériel, de salles • Les associations • Les médias • Les financeurs  Ils sont indispensables et peuvent permettre de couvrir une partie des frais

13. Programmer un événement et gérer les artistes • Critères de programmation • Accueil des artistes • Contrat des artistes • Licences entrepreneur du spectacle ou licences occasionnelles.

14. Organisation, administration et sécurité d’un événement • Responsabilité de l’organisateur • Les différents codes appliqués • Dossier de sécurité : • Descriptif de l’événement • Indication des jauges public et des issues de secours • Indication des services d’ordre et secouristes • Descriptif des mesures de sécurité incendie • Autorisation préfecture • Autorisation ville • Licence boissons • Information des services de police • Autorisations de bon montage : scènes, chapiteaux, tentes, podiums, son… par les prestataires.

15. Organisation, administration et sécurité d’un événement • Spécificité des événements plein air • Assurance • Service d’ordre et Secouristes • Billeterie

16. Communiquer sur son événement • Supports de communications • Relations presse • Site internet et réseaux sociaux • Invitations