CRÉER ET ORGANISER UN EVENEMENT

1. CRÉER ET ORGANISER UN EVENEMENT Nadège Coucaud Nino Herrero Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

2. C’est à vous • Pour vous un événement pour un club cela peut-être quoi? Cela sert à quoi?

3. Faire connaître l’association, rechercher de nouveaux adhérents, créer et entretenir des liens, accroître ses ressources… de multiples raisons poussent les associations à mettre en place un événement. Si la définition des objectifs à atteindre est primordiale, rigueur et organisation sont aussi des gages de réussite : un peu de méthodologie s’impose. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

4. Organiser une manifestation cela demande de l’organisation et de la préparation. On peut utiliser la démarche de projet. Nous vous proposons de voir ensemble, les principales étapes de la démarche projet, ainsi qu’une méthodologie de la préparation d’une manifestation Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

5. Comment passer d’une idée à sa mise en action ? «  Comment passer d’une idée à sa mise en action ? » « Quelles sont les étapes indispensables pour en garantir le succès ? » Si les idées sont nombreuses et intéressantes, leur mise en œuvre se heurte souvent à des obstacles méthodologiques, administratifs ou financiers. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

6. C’est à vous • D’après vous quelles sont les étapes qui amènent / aboutissent à l’organisation d’un événement ? • 5 min et restitution par groupe à tour de rôle

7. 8 étapes pour organiser un événement • Etape 1: Clarifier et valider l’idée • Etape 2: Faire l’état des lieux • Etape 3: Formaliser le projet • Etape 4: S’organiser pour créer un événement • Etape5: Rechercher des partenaires • Etape 6: Communiquer sur l’événement • Etape 7: Réaliser l’événement • Etape 8: Evaluer et rendre compte Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

8. 1- Clarifier et valider l’idée • "Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement". • Loin d’être une perte de temps, déterminer clairement les axes de son projet est une étape indispensable pour le bon déroulement du projet. • Il faut prendre le temps de se réunir pour bien déterminer le rôle de chacun. • Bâtir un projet, c’est aussi un moyen de renforcer la cohésion entre les membres autour d’un but commun. Bien discuter en interne des objectifs et des moyens que l’on souhaite mettre en œuvre permet aussi d’adopter une stratégie cohérente vis-à-vis des intervenants extérieurs.

9. 1- Clarifier et valider l’idée Une conférence, une exposition, un repas dansant, un loto, un vide-greniers, une manifestation sportive, un gala... Quel événement choisir ? La première étape essentielle consiste à définir : • les objectifs : Quoi ? • les finalités : Pourquoi ? • la planification : Quand ? Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

10. 1- Clarifier et valider l’idée Les objectifs : Quoi Qu’est-ce que nous voulons faire en termes d’action et de résultat à atteindre ? L’objectif précise le plan d’action, les publics concernés (Pour qui ? Quelle cible?), les délais et les résultats attendus. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

11. 1- Clarifier et valider l’idée La finalité : Pourquoi ? Quel est le sens de notre projet, les buts et les intentions ? Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

12. 1- Clarifier et valider l’idée La planification : Quand ? L’événement est-il à planifier pour une date ou une occasion précise ? Y a-t-il un moment plus propice ? De combien de temps disposons-nous pour l’organiser ? Envisageons-nous un événement ponctuel ou récurrent ? Y a-t-il d’autres événements similaires à cette période ? Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

13. 2- Faire l’état des lieux Organiser un événement est un travail d’équipe qui demande des compétences multiples et nécessite organisation et management performants.. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

14. 2- Faire l’état des lieux 1 - Se documenter Se documenter permet de comprendre dans quel contexte je veux monter mon projet, de l’enrichir, l’argumenter et de repérer quels sont les acteurs en présence. Pour cela je peux aller découvrir d ’autres expériences, voir concrètement s’il existe des projets similaires et quels en sont les principaux enseignements Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

15. 2- Faire l’état des lieux Recueillir des données , puis les analyser: articles, revues de presse, rapports d’activité, études, documents de synthèse Ainsi je pourrai : - vérifier que mon projet est réalisable, trouver de nouvelles idées, - faire apparaître un ou plusieurs éléments d’opportunité ou de difficulté auxquels je n’avais pas pensé, - Formuler des hypothèses sur la construction de mon projet Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

16. 2- Faire l’état des lieux Conseils Lorsque l’on commence à se documenter, l’accumulation d’une masse trop importante d’informations est à éviter, au risque de ne plus pouvoir les traiter. Seules les informations pertinentes par rapport au projet sont à retenir. S’il est possible de se documenter en recueillant des données écrites, un échange direct avec d’autres porteurs de projet est également riche d’enseignements et permet d’approfondir certaines questions. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

17. 2- Faire l’état des lieux 2 – Faire un diagnostic : - Vérifier si le projet est adéquat et réalisable ou s’il mérite d’être éventuellement modifié par rapport au territoire, au public, au calendrier, aux moyens - Commencer à structurer le déroulement de mon projet, définir des priorités, le périmètre d’activité, les publics ciblés, les partenaires potentiels, le calendrier Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

18. 2- Faire l’état des lieux Aligner et juxtaposer des chiffres ne fait pas un diagnostic . Il est important de les croiser avec d’autres informations, pour pouvoir les interpréter. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

19. 2- Faire l’état des lieux Commencer à écrire dès la phase de diagnostic permet de garder trace de toutes les informations et réflexions réalisées à cette étape. Cela sera un support utile au moment d’écriture définitive de mon projet. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

20. 2- Faire l’état des lieux 3 - Evaluer les besoins et les ressources : une étape essentielle • les acteurs : Qui ? • les moyens : Avec quoi ? • le budget : Combien ? Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

21. 2- Faire l’état des lieux Les acteurs : Qui Qui sont les principaux acteurs ? Quel est notre capital humain : bénévoles et salariés ? De quelles compétences disposons-nous ? Qui sont les partenaires potentiels ? De quelles ressources utiles à notre projet disposent-ils ? Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

22. 2- Faire l’état des lieux Les moyens : Quoi Quelles sont les ressources matérielles et financières à réunir pour organiser l’événement et garantir sa bonne réalisation ? Quels sont les moyens dont nous disposons ? Ceux qui pourraient nous manquer ? Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

23. 2- Faire l’état des lieux Le budget : Combien? Quelles dépenses devrons-nous faire pour réaliser l’événement ? De quelles ressources disposons-nous ? Quelles recettes attendons-nous ? Utile pour savoir combien va coûter le projet et si l’association est en mesure de réunir les financements nécessaires, le budget prévisionnel est essentiel pour s’assurer de la faisabilité de l’événement. C’est un plan de financement qui évolue avec l’avancement du projet. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

24. Mise en situation • Vous êtes nouveaux dirigeants dans un club et vous allez découvrir les données relatives à votre structure • Vous pouvez me solliciter pour des informations complémentaires • Vous devez faire une analyse et faire ressortir les atouts, faiblesses et un début d’idée d’événement

25. 3- Formaliser le projet Je définis des objectifs Formuler des objectifs permet de concrétiser une idée en décrivant la marche à suivre pour atteindre le résultat visé. Pour cela je peux - Formuler des objectifs généraux: - Définir des objectifs opérationnels centrés sur l’action Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

26. 3- Formaliser le projet Objectifs généraux : Quels sont les buts, les intentions que je me donne ? Spécifique Mesurable Atteignable Réaliste Temps Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

27. 3- Formaliser le projet • Exercice SMART

28. 3- Formaliser le projet Objectifs opérationnels centrés sur l’action : - Ils précisent de manière très concrète le plan d’action, la (les) méthode(s) employée(s), les publics concernés, les délais et les résultats attendus . - Ils doivent renvoyer à des données observables , dans une durée précise, avec des conditions de réussite clairement énoncées Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

29. 3- Formaliser le projet Dans bon nombre de projets , les objectifs opérationnels sont confondus avec les objectifs généraux. Or construire un projet sur la seule base d’intentions ne permet pas de le préciser, de le mettre en oeuvre, ni de l’évaluer efficacement . Éviter, dans l’énoncé des objectifs opérationnels, les verbes trop généraux du type : favoriser, susciter, développer… Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

30. Mise en situation • En repartant de l’idée trouvée précédemment, vous devez rédiger les objectifs généraux et opérationnels liés à l’événement

31. 3- Formaliser le projet A ce stade de la réflexion, suffisamment d’éléments sont réunis pour écrire le dossier de présentation du projet. Bâti sur la trame des questions, il est évolutif en fonction des interlocuteurs. Le but de cette étape est de convaincre en interne, au sein de l’association d’abord puis en externe pour rechercher des partenaires. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

32. 3- Formaliser le projet • Quoi : Quel événement • Qui : Pour qui • Où : Lieu • Quand : Date / durée • Comment : organiser par qui • Pourquoi : Objectif final • Le Pourquoi peut aussi s’appliquer aux items Quoi Qui Où Quand Comment Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

33. C’est à vous • Sur la base du QQOQCP vous devez formaliser votre projet Quoi : nom et description de l’action en 25 mots Qui : quel public Où : lieu Quand : période – date - duréeComment : besoins matériels et humains Pourquoi : objectifs, résultats attendus Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

34. 4- S’organiser pour organiser un événement L’enjeu est à présent de clarifier la façon dont le projet peut être déployé pour atteindre les objectifs fixés. Qu’y a-t-il à faire ? Qui fait quoi ? Quand ? Comment ? Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

35. 4- S’organiser pour organiser un événement Cette phase est capitale pour organiser le travail en grandes étapes: • planifier les actions et activités dans le temps, • lister les moyens nécessaires pour garantir leur réalisation et déterminer la personne en fonction des compétences et intérêts de chacun. S’il donne l’avantage de visualiser l’état d’avancement du projet le tableau de bord permet également de s’assurer que chacun sait ce qu’il a à faire et le fait. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

36. PERT • GANTT

37. C’est à vous • Exercice gantt « Montage de stand » • Travail en binôme

38. 4- S’organiser pour organiser un événement 1 - Je détermine qui va porter le projet Déterminer le porteur du projet, c’est choisir quelle structure sera garante et responsable du projet et, éventuellement, porteuse de demandes de financements Deux cas de figure se présentent généralement : • Je monte mon projet au sein d ’une structure juridique qui existe déjà ( personne morale : association, service municipal…), c ’est elle qui va porter le projet . - Si plusieurs structures sont à l’initiative du projet, il est important de choisir l’une d’entre elles Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

39. 4- S’organiser pour organiser un événement • S’ il n’existe pas de structure juridique , suis-je obligé de créer une structure pour mettre en œuvre mon projet ? • Ou puis-je m’appuyer sur une structure partenaire de mon projet, déjà existante? Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

40. 4- S’organiser pour organiser un événement Quelques conseils • Celui qui assume la responsabilité juridique du projet est aussi souvent celui qui dispose d’une voix prépondérante dans la décision. • Travailler avec une autre structure, suppose de bien préciser les accords de partenariat en amont. • Certaines subventions ne peuvent être octroyées qu’à des associations et non à des communes, et souvent même uniquement à des associations agréées ou habilitées. • L’association étant à but non lucratif, il n’est pas possible de retirer des profits financiers personnels de l’action. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

41. 4- S’organiser pour organiser un événement 2 – Je concerte et fait des points d’étape • Comme dans le fonctionnement habituel d’une association, il est préférable que les décisions soient préalablement discutées et prises collégialement. • Les organisateurs devront mettre en place des rencontres régulières d’échange et d’information. • Créer des groupes opérationnels permet de définir les fonctions et les responsabilités qui y sont attachées, gage d’efficacité. • Le chef du projet assure coordination et organisation, les responsables s’impliquent personnellement sur des points précis Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

42. 4- S’organiser pour organiser un événement • L’équipe projet, et notamment le responsable sécurité, devra aussi intégrer les obligations légales : - demande d’ouverture d’un débit de boissons temporaire. - les autres formalités et autorisations (occupation d’un lieu public, Sacem...) - et sécuriser la manifestation (évaluation des risques, dossier de sécurité, assurance…). Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

43. 4- S’organiser pour organiser un événement 3- Je gère les formalités Ouvrir son événement au public le plus large possible est l’ambition de toute association. Dans ce cadre, il est impératif de respecter certains critères de sécurité et les formalités administratives en vigueur. Parfois réalisées en partie sur le domaine public, certaines manifestations associatives nécessitent des autorisations spécifiques d’occupation de la voie publique. L’aspect festif et décontracté ne doit faire oublier que l’association est responsable des incidents qui surviennent pendant ses activités. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

44. 5 - Rechercher des partenaires Organiser un événement, c’est également tisser des relations entre l’association et les acteurs locaux. Sans collaboration avec les collectivités locales, les autres associations et les entreprises du territoire, l’événement n’aura que peu de retentissement et ne disposera pas des moyens suffisants à la réalisation de ses ambitions. Il faut savoir frapper aux bonnes portes et multiplier les contacts en restant cohérent. Fixer clairement par écrit les avantages que tirent chacun des partenaires est nécessaire pour le respect des intérêts de chacun. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

45. 5 - Rechercher des partenaires Trouver des partenaires, c’est mobiliser et engager à mes côtés d’autres personnes ou structures qui vont s’impliquer pour que le projet réussisse. Je peux rencontrer les partenaires potentiels que j ’ai repérés lors de ma recherche documentaire ou de mon diagnostic , p o u r : • Leur présenter les objectifs du projet , • s’ assurer qu’ ils sont partagés , et que l ’intérêt pour le projet est commun - Définir ce sur quoi chacun s’engage sur le plan financier, matériel, humain… Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

46. 5 - Rechercher des partenaires Qu’est-ce que je peux apporter et attendre de l’autre ? Qu’est-ce qu’il attend de moi ? Formaliser ce partenariat par un compte - rendu, un courrier, une Convention Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

47. 5 - Rechercher des partenaires En construisant des partenariats , je vais pouvoir : - Enrichir l’action (l’union fait la force ) • Impliquer d’autres acteurs dans la mise en œuvre du projet Pour certains projets, avoir des relais et augmenter leur audience

48. 5 - Rechercher des partenaires Mise à disposition de locaux et de matériel, relais dans les supports de communication ou coup de pouce financier, les acteurs locaux incontournables sont les premiers interlocuteurs à consulter. Si le rayonnement de votre événement s’étend au-delà de la commune, votre Conseil Général et le Conseil Régional sont également à consulter . Les aides peuvent alors revêtir la forme de subventions à votre projet et d’aide à la communication autour de l’événement. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

49. 5 - Rechercher des partenaires Solliciter les collectivités locales Soucieuses d’animer leur territoire, les communes et communautés d’agglomération encouragent les événements associatifs. Il ne faut pas hésiter à prendre contact avec l’élu(e) ou le service chargé de la vie associative. Celui-ci vous indiquera si le projet lui semble opportun et la marche à suivre pour obtenir une aide municipale. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

50. 5 - Rechercher des partenaires L’aide des entreprises Si votre association compte de nombreux membres sur un territoire, il y a fort à parier que vous intéresserez certains acteurs économiques locaux. Les entreprises et les artisans peuvent avoir intérêt à acquérir un espace publicitaire au sein de votre événement en échange d’une aide financière ou en nature. Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014