1 / 18

INFORMACIJSKI SISTEM KOT PODPORA ZA VODENJE ZADEV IN DOKUMENTOV V ŠOLSKIH ZAVODIH

INFORMACIJSKI SISTEM KOT PODPORA ZA VODENJE ZADEV IN DOKUMENTOV V ŠOLSKIH ZAVODIH. Teja Šafranič. VSEBINA. SRC.SI Zakaj uvedba informacijskega sistema Prednosti uvedbe informacijskega sistema Postopki informacijskega sistema Elementi. SRC.SI.

reia
Download Presentation

INFORMACIJSKI SISTEM KOT PODPORA ZA VODENJE ZADEV IN DOKUMENTOV V ŠOLSKIH ZAVODIH

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. INFORMACIJSKI SISTEM KOT PODPORA ZA VODENJE ZADEV IN DOKUMENTOV V ŠOLSKIH ZAVODIH Teja Šafranič

  2. VSEBINA • SRC.SI • Zakaj uvedba informacijskega sistema • Prednosti uvedbe informacijskega sistema • Postopki informacijskega sistema • Elementi

  3. SRC.SI • SRC.SI – podjetje s 340 zaposlenimi z 10 letno prakso v javni upravi • Sposoben strokoven kader s področja upravnega poslovanja in zakona o upravnem postopku • Pomagamo organizirati delo in hkrati nudimo rešitve, ki se že 10 let uporabljajo v javni upravi • Rešitve se z leti spreminjajo in dograjujejo skladno z uredbo o upravnem poslovanju • Sama rešitev omogoča direktno navezavo na e-Upravo

  4. PROBLEMATIKA PAPIRNATE DOKUMENTACIJE • Večina pomembne dokumentacije je na papirju • Ogromne količine papirnate dokumentacije • 95% dokumentacije nastaja v e-obliki • V digitalni obliki shranjenih manj kot 3% dokumentov • Prostorske težave pri shranjevanju papirjev • Dislocirane enote ne morejo do dokumentov • Papir je najpočasnejši medij za prenos informacij • Procesi trajajo predolgo – izguba časa • Papirne dokumente težko sledimo na njihovi poti • Informacijo potrebujemo čim hitreje • Zamudno in naporno iskanje dokumentov v papirni obliki

  5. ZAKAJ SPIS • SPIS je celovit sistem za elektronsko upravljanje dokumentov saj omogoča učinkovito evidentiranje, pripravljanje in spremljanje dokumentacije organa v skladu s predpisi s področja upravnega poslovanja. • Kaj omogoča: • Enostavno evidentiranje vhodnih, izhodni in lastnih dokumentov (tako meta podatkov kot vsebine) ne glede na vrsto (faks, papir, elektronska pošta, e_vloga) dokumenta skladno z uredbo • Urejenost, preglednost zadev in dokumentov • Nadzorovan dostop do dokumentacije • Hitro in enostavno iskanje željenega dokumenta • Povezavo s sistemom za računalniško upodabljanje, obdelavo in arhiviranje dokumentov IMiS® • Digitalno podpisovanje dokumentov, e_vročanje in e_overitve • Povezava z elektronskimi storitvami javne uprave

  6. POSLOVNE PREDNOSTI UVEDBE SPISA • Večja učinkovitost: • Večja hitrost distribucije dokumentov • Večja preglednost • Centralizacija dokumentacije v informacijskem sistemu / arhiv • Olajšano delo s strankami in odločanje • Enostavnost vpogleda v druge evidence (CRP) • Enostavnost povezave z drugimi organi (UE) • Enostavnost dela z e-vlogami • Nižji stroški poslovanja: • Krajši postopki • Zmanjšanja količina papirja • Manj kopiranja

  7. SPIS • Rešitev SPIS je namenjena učinkoviti računalniški podpori pisarniškemu poslovanju skladno z Uredbo o upravnem poslovanju • Primeren pa je tudi za vsako organizacijo, ki želi imeti urejen sistem za upravljanje dokumentov

  8. ELEMENTI SPIS-a

  9. EVIDENTIRANJE DOKUMENTOV

  10. AKTIVNA ZBIRKA Evidentiranje zadev / dokumentnih seznamov • KLASIFICIRANJE • SIGNIRANJE • Evidentiranje vhodnih dokumentov • Uvrščanje dokumentov iz lastne elektronske pošte • Uvrščanje dokumentov iz poštnega nabiralnika • Evidentiranje lastnega dokumenta • Evidentiranje izhodnega dokumenta • Zahteva za odpremo • Odprema dokumentov • Evidentiranje povratnic • Tiskanje kuvert • Vodenje zadev (pisarniške odredbe) • Arhiviranje zadev v tekočo zbirko

  11. TEKOČA ZBIRKA • Rešene zadeve 2 leti po rešitvi • Pregled zadev po roku hrambe • Reaktiviranje zadev • Sprememba roka hrambe • Vpis oz. sprememba mesta hranjenja • Izločanje in odbiranje gradiva • Prenos v Stalno zbirko

  12. STALNA ZBIRKA • Pregled zadev po roku hrambe • Reaktiviranje zadev • Sprememba roka hrambe • Vpis oz. sprememba mesta hranjenja • Izločanje in odbiranje gradiva

  13. Šifrant pošt Šifrant držav Šifrant subjektov Razvid upravnih postopkov Razvid drugih upravnih nalog Šifrant vrst dokumentov Vhodne dokumente Izhodne dokumente Dokumente dokumentnega seznama ŠIFRANTI

  14. Notranje organizacijske enote in delovna mesta znotraj teh enot se določijo s signirnimi znaki v načrtu signirnih znakov. Signirni znak je številčna oznaka notranje organizacijske enote organa ali delovnega mesta javnega uslužbenca, ki zadevo rešuje. Signirni znaki so vezani na delovno mesto in ne na osebo. Služi tudi za dodeljevanje dostopnih pravic za delo z zadevami in dokumenti. SIGNIRNI NAČRT

  15. KLASIFIKACIJSKI NAČRT • Načrt klasifikacijskih znakov, ki služijo za vsebinsko razvrščanje zadev. • Vlada RS je predpisala obvezen okvir klasifikacijskih znakov. • Klasifikacijski znaki so samo številčni in se lahko izjemoma podrobneje razdelijo na največ petmestne znake.

  16. E-POŠTA • Zbirka e-Pošta služi kot uradni poštni nabiralnik organa • Elektronske vloge zahtevane iz portala E-uprava • Omogoča uvrstitev prispelih dokumentov v Aktivno zbirko v novo zadevo oz. obstoječo zadevo

  17. REFERENCE • Javni sektor • Vlada RS • Državni organi • Upravne enote • Državni zbor • Občine • 10 400 uporabnikov • 140 lokacij

  18. Več informacij: • Nataša Bogme Kirn, Teja Šafranič • Telefon: 01 244 88 00 • E-pošta: eposlovanjeJS@src.si

More Related