Chapter 3: Skimming

Chapter 3: Skimming

Skimming Schemes • Skimming makes up approximately 29% of cash frauds. • 316 cases of skimming were reported, with a median loss of $50,000.

What is Skimming? • Definition: theft of cash from victim organization before the cash hits the accounting system • Off-book fraud • No direct audit trail • Books stay balanced • Most common form of cash fraud • Definisi: pencurian tunai dari organisasi sebelum masuk sistem akuntansi • penipuan diluar pembukuan • Tidak ada jejak audit yang langsung • pembukuan tetap balance • wujud paling umum dari penipuan tunai

Deterrence Steps for Skimming • Identify all revenue sources • Determine where they enter the organization • Record accountability immediately • Restrictively endorse all checks “For Deposit Only” immediately • Include revenue sources in organization’s budget • Review budget versus actual revenue • Identify and investigate significant variances • Identifikasi semua sumber pendapatan • Tentukan di mana mereka masuk organisasi • rekam dengan segera • terbatas menguasakan cek “untuk deposit Saja” dengan segera • Termasuk sumber pendapatan di dalam anggaran organisasi • mereview Anggaran dengan aktual • Identifikasi dan selidiki perbedaan yang signifikan

Common Skimming Schemes • Sales skimming • Receivables skimming • Refunds and other skimming schemes

Skimming Schemes – Breakdown of Cases • Of 316 skimming schemes that were studied, 203 involved the theft of sales, as opposed to receivables. • Sales skimming is easier to conceal because payments are not expected.

Skimming Schemes -Median Losses

Sales Skimming • Unrecorded sales • Perp makes a sale • Pockets money • Never records sale • Understated sales • Perp pockets a portion of a sale • Either records sale at lower price or smaller quantity of goods sold Penjualan tidak tercatat • tersangka membuat suatu penjualan • Uang jajan • tidak pernah merekam penjualan Penjualan yang dikecilkan • Perp mengantongi sebagian dari penjualan • Mencatat penjualan dibawah harga atau mengecilkan barang yang dijual

Sales Skimming • Register manipulations • Cash register clerk rings “no sale” • Pockets money • Looks like transaction was recorded • Skimming during off-hours • Perps sell company merchandise on weekends or after hours Manipulasi pengawasan (register ) • Membuat cash register menjadi “tanpa penjualan” • Uang jajan • Kelihatan seperti transaksi direkam Skimming diluar jam kerja • Perps menjual barang dagangan perusahaan di akhir pekan atau sesudah jam kerja

Sales Skimming -Countermeasures • Surveillance of employees at point of sale • Maintain secure area for employees to store coats, purses, etc. • Look for coded markers near registers (e.g., employee who has stolen $500 from register keeps nickel by register to remind himself of the amount taken) • Investigate gaps in transaction sequence/pre-numbered receipts • Pengawasan dari karyawan pada poin penjualan • Pelihara kawasan pengamanan karyawan untuk daerah penyimpan pakaian, dompet, dll. • Menandai dekat pengawas /register (eg., karyawan yang sudah mencuri $500 untuk mengingatkan) • Selidiki gap dalam transaksi pre-numbered /nomor kritis

Sales Skimming - Countermeasures • Look for excessive non-sale transactions (voids, refunds) at cash registers • Encourage customers to request receipts (forces employees to ring up sales) • Rotate employee schedules, measure variances in revenue based on employee • Use a secret shopper service • Mencari transaksi bukan penjualan berlebihan (voids, refund) pada mesin kas • Dorong pelanggan untuk meminta uang kembalian (menekan karyawan u/ menekan rigister penjualan) • Jadwal shift karyawan, mengukur pendapatan berdasar pada karyawan • Gunakan layanan pembelanja yang rahasia

Skimming Off-Site Sales • Remote salespersons largely unsupervised • Common with insurance salespersons: • Sell a policy, policy never filed • Property managers: • Lease a property, list it as vacant • Pocket rents • Sales sebagian besar tidak disupervisi • Umumnya pada sales asuransi: - Menjual kebijakan, kebijakan tidak tertulis • Para manajer property: - menyewakan harta, dimasukkan daftar yang kosong - Menyewakan dalam sekala kecil

Skimming Off-Site Sales – Countermeasures • Require external sales staff to maintain activity logs • Spot-check activity log entries by independent personnel • Monitor customer complaints independent of sales staff • Conduct sales trend analysis on external salespersons • Minta staf penjualan eksternal untuk mencatat aktivitasnya • Spot-check aktivitas membukukan masukan-masukan oleh personil yang mandiri • Monitor Keluhan pelanggan tidak terikat pada staf penjualan • Analisis kecenderungan penjualan untuk para sales

Theft in the Mailroom • Mailroom employees steal incoming checks • Checks never logged • Usually occurs when one employee opens mail unsupervised • Karyawan Mailroom mencuri cek-cek yang datang • Cek-cek tidak pernah dibukukan • Biasanya terjadi ketika karyawan membuka surat yang tidak diawasi

Theft in the Mailroom - Countermeasures • Open mail in visible area with supervisory presence or video cameras • Use two employees to open mail • No purses or briefcases where mail is opened • Have incoming payments sent to lockbox • Mail marked checks to company, verify that they are logged • Buka surat di tempat sesuai dengan pengawasan atau camera • Gunakan dua karyawan untuk membuka pos • Tidak ada dompet atau tas kantor ketika surat dibuka • Segera pembayaran dikirim ke peti • Tandai cek-cek perusahaan, pastikan telah dibukukan

Receivables Skimming • More difficult to conceal than sales skimming • Incoming payments “expected” • Can result in delinquent customer accounts • Perp must take steps to conceal the fraud • Lebih sulit disembunikan dibanding penjualan • Pemasukan yang diharapkan • Dapat mengakibatkan pos langganan pelanggar • Perp harus bertahap untuk merahasiakan penipuan

Concealing Skimming • Destroy or alter transaction records • Lapping • Steal customer statements • False account entries • Inventory padding • Hancurkan/mengubah rekaman transaksi • Tukar menukar • Mencuri laporan keuangan pelanggan • Memasukkan pos palsu • Melapisi persediaan

Destroying/Altering Transaction Records • Salesperson discards records of stolen sale • Alter records to reflect lower sales price • Missing records can signal fraud • Sales menghapus rekaman atas penjualan yang dicuri • Mengubah rekaman untuk mencerminkan harga penjualan lebih rendah • Rekaman yang hilang merupakan sinyal penipuan

Lapping • Steal customer A’s payment • Apply customer B’s payment to A’s account, etc. • Most common concealment technique • Perp may keep 2nd set of books to track misapplications • Mencuri pembayaran pelanggan A • Menerapkan pembayaran pelanggan B kepada klien A, dll. • Merupakan teknik menyembunyikan yang paling umum • Perp mungkin menyimpan kedua buku untuk penyalahgunaan tadi

Lapping – Countermeasures • Watch for employees who put in a lot of time after-hours and on weekends (lapping schemes take a lot of work) • Enforce mandatory vacations • Spot-check daily deposits to accounts receivable, verify names on checks match postings • Compare a/r postings to dates payments were mailed by customers • Amati karyawan yang lembur dan akhir pekan (rencana skema penipuan dalam waktu tersebut) • Menguatkan/menyelenggarakan liburan-liburan wajib • Periksa penerimaan tiap hari ke piutang usaha, periksa nama dalam cek dengan yang dicatat • Bandingkan pencatatan A/R dg tanggal pembayaran yang dikirim pelanggan

Stealing Customer Statements • This is done when skimming causes a customer account to become delinquent • Usually change customer address in billing system • Replace real statements with counterfeits showing account current • Keeps customer from alerting company • Dilaksanakan ketika menyaring suatu rekening langganan untuk menjadi sasaran • Biasanya mengubah alamat pelanggan di dalam sistem penagihan • Gantikan laporan keuangan riil dengan memalsu menunjukkan yang baru • Membiarkan pelanggan dari peringatan perusahaan

Stealing Customer Statements - Countermeasures • Independent confirmations of aging a/r with customers • Separate collections department from sales, accounts receivable • Separate mail function from accounts receivable • Melakukan konfirmasi piutang kepada pelanggan • Memisahkan bagian penjualan dan piutang usaha • Memisahkan Fungsi surat menyurat dari piutang usaha

False Account Entries • Debit expense account instead of cash • Debit aging receivables or very large accounts • Write off accounts as bad debts • Create fraudulent “discounts” • Force account balances (add wrong) • Mendebit pos biaya dengan tunai • Menahan piutang atau dengan jumlahpos yang banyak • Menhapus perkiraan seperti hutang tak terbayar • Membuat kecurangan “diskon-diskon” • Membuat perkiraan tetap balance ( dg menambahkan kesalan)

False Account Entries – Countermeasures • Separate duties of receiving cash, posting payments, and reconciling accounts • Match deposit totals to a/r postings • Investigate shortages in cash account • Require supervisory approval for write-offs • Look for rising trend in write-offs, discounts • Look for large number of aging accounts • Memisahkan tugas penerima kas, posting pembayaran, dan rekonsiliasi perkiraan • Menyocokkan total masukan dengan A/R yang diposting • Selidiki kekurangan dalam perkiraan kas • Perlukan persetujuan pengawasan untuk penghapus bukuan • Mengamati tren kenaikan dalam penghapus bukuan, diskon-diskon • Mengamati sejumlah besar dari perkiraan yang sudah berumur

Inventory Padding • Unrecorded sales cause inventory shrinkage • Common concealment techniques: • Forced reconciliation of perpetual & physical inventory • False credits to inventory • Write off as lost, stolen, obsolete - Penjualan tak tercatat menyebabkan penyusutan persediaan - Teknik-teknik menyembunyikan umumnya: - Memaksa menilai persediaan dengan perpetual & pisikal - Kredit palsu untuk persediaan - Menghapuskan seperti hilang, dicuri, usang

Skimming Controls • Segregate all cash receipting functions • Supervise employees at all cash collection points • Supervise employees who open mail • Place restrictive endorsements on all checks received • Enforce mandatory vacations • Conduct surprise audits/cash counts • Beri tanda terima untuk semua fungsi penerimaan kas • Mengawasi karyawan dalam pengumpulan kas • Mengawasi karyawan bagian pembuka surat • Kuasa terbatar untuk penerimaan cek • Menguatkan/menyelenggarakan liburan-liburan wajib • Pemeriksaan tiba-tiba/penghitungan kas

Skimming Controls • Supervisory authority for all price modifications and write-offs • Independently confirm delinquent customer accts. • Random customer satisfaction surveys • Follow up on customer complaints • Otoritaskan semua modifikasi harga dan penghapus bukuan • Mengkonfirmasikan aktivitas pelanggaran pelanggan • Mensurvey acak Kepuasan pelanggan • Ikut menangani keluhan-keluhan pelanggan

Chapter 3: Skimming