Il percorso dell’Università di Bologna verso la contabilità economica

1. Il percorso dell’Università di Bolognaverso la contabilità economica Paola CassoneSSRD - Settore Contabilità Economico-patrimoniale e AnaliticaRimini, 27 Ottobre 2003

2. Le tappe verso la contabilità economica L'Università nel 1999/2000 ha avviato uno specifico progetto finalizzato a creare i presupposti contabili ed organizzativi per l’introduzione del sistema di controllo di gestione. Fase 1 E’ stato costituito un gruppo di lavoro che nei primi ha svolto un’attività di studio del contesto universitario e di analisi del modello organizzativo e delle connesse responsabilità. Fase 2 Parallelamente è stato progettato e sviluppato il nuovo sistema informativo contabile. Sono state definite le metodologie di rilevazione contabile in merito alla contabilità generale ed analitica al fine di ottenere informazioni finanziarie ed economico-patrimoniali a supporto delle decisioni Fase 3

3. Le tappe verso la contabilità economica Sono stati presentati agli organi accademici le scelte operate e i risultati. Fase 4 Attualmente l’attività è finalizzata alla verifica delle scelte fatte, testando il modello attraverso delle sperimentazioni su base volontaria. Fase 5 Obiettivo è la completa realizzazione del progetto al fine di ottenere maggiori informazioni fruibili sia dai responsabili gestionali e degli organi di vertice sia ai fini del controllo di gestione Fase 6

4. Il sistema informativo di Ateneo SISTEMA INFORMATIVO CONTABILE SISTEMA INFORMATIVO NON CONTABILE Contabilità finanziaria Contabilità economico-patrimoniale FOCUS Contabilità direzionale Sistema di budget Sistema di reporting Contabilità analitica

5. Il sistema informativo contabile …l’attenzione si è focalizzata sulla progettazione di un sistema di contabilità integrata (finanziaria, economico-patrimoniale e analitica)…

6. Il sistema contabile: il modello Dimensione tecnico-contabile Dimensione organizzativa ATENEO Amministrazione centrale Contabilità economico-patrimoniale Contabilità finanziaria Dipartimenti e strutture assimilate Contabilità analitica Centri di servizi SISTEMA DI BUDGETING SISTEMA DI REPORTING

7. Il sistema contabile: i risultati attesi Contabilità economico- patrimoniale Contabilità finanziaria e sistema di bilancio Determinazione del risultato economico d’esercizio e del capitale di funzionamento dell’ateneo Avviare studi e analisi sulle condizioni di equilibrio finanziario- economico e patrimoniale globali Decentramento e responsabilizzazione delle strutture al fine di favorire l’allocazione tempestiva delle risorse sulla base di programmi flessibili Contabilità analitica Risultati economici parziali per CDRE e linea di attività per apprezzare le condizioni di efficienza ed efficacia ..consente il governo e il monitoraggio di tutti gli aspetti della gestione, da quello finanziario a quello economico-patrimoniale.

8. Il sistema contabile: la struttura Contabilità finanziaria e sistema di bilancio Contabilità economico- patrimoniale Piano dei conti finanziario unico per l’intero Ateneo Piano dei conti economico- patrimoniale unico per l’intero Ateneo Piano delle unità organizzative, dei centri di responsabilità finanz. e dei progetti Contabilità analitica Piano dei centri di responsabilità economica (C. di costo) Pianodelle linee di attività

9. Il sistema contabile: la struttura Contabilità finanziaria Piano dei conti finanziario Entrate Spese Titolo I - Entrate correnti Titolo I - Spese correnti Entrate contributive corsi di laurea Spese generali di funzionamento Entrate contributive diplomi universitari Interventi a favore degli studenti Entrate contributive post laurea Interventi per la didattica Entrate contributive - altre contribuzioni Prestazioni conto terzi Entrate deriv. da trasf. correnti Titolo II - Spese in c/capitale Entrate per prestazioni conto terzi Interventi specifici per la ricerca Altre entrate Interventi per la didattica parte capitale Titolo II - Entrate in c/capitale Spese generali di investimento Entrate deriv. da trasf. in c/capitale Titolo III - Rimborso di prestiti Rimborso prestiti Titolo III - Alienazione beni patrim. e Riscoss. crediti Titolo IV - Partite di giro Alienazione beni patrim. e riscoss. crediti Titolo IV - Accensione di prestiti Titolo V - Partite di giro

10. Il sistema contabile: la struttura Contabilità finanziaria Piano delle unità organizzative e dei centri di responsabilità finanziaria Le unità organizzative rappresentano le strutture con autonomia di bilancio, i centri di responsabilità finanziaria rappresentano sotto articolazioni delle stesse. A.10 AMMINISTRAZIONE CENTRALE Unità organizzativa A.10.ECON AREA DEI SERVIZI ECONOMALI CDR (articolazione) A.10.PERS AREA DEL PERSONALE CDR ……………………………………………………. A.10PREST51A2 FACOLTA’ DI SCIENZE STATISTICHE CDR A.10.PRFAR15A3 FACOLTA’ DI FARMACIA CDR A.10.PRING20D1 FACOLTA’ DI INGEGNERIA CDR ……………………………………………………. A.C1 DIP. MED.INTERNA, CARDIOANG.,EPATOL. Unità organizzativa A.C1.SEZ1DIP.MED.INTERNA, CARD., EPAT. - SEZIONE 1 CDR A.A7 DIP. MEDICINA E SANITA' PUBBLICA Unità organizzativa ………………………………………………………. A.40 POLO DI FORLI Unità organizzativa A.39 POLO DI RIMINI Unità organizzativa A.C9 POLO DI CESENA Unità organizzativa A.D1 POLO DI RAVENNA Unità organizzativa Alcuni esempi I progetti Le diverse unità organizzative e i diversi centri di responsabilità possono distinguere, al loro interno, le risorse finanziarie in relazione a singoli progetti con durata determinata.

11. Il sistema contabile: la struttura Contabilità economico-patrimoniale Piano dei conti economico-patrimoniale Elaborato ispirandosi al dettato del Codice Civile, ai principi contabili predisposti dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri e alla normativa attualmente in vigore nei settori pubblici. Stato Patrimoniale Conto economico Costi Attività Acquisto beni di consumo Immobilizzazioni immateriali Acquisto di servizi Immobilizzazioni materiali Manutenzioni ordinarie Immobilizzazioni finanziarie Noleggi e locazioni Magazzino Utenze e canoni Crediti Costi per studenti, borsisti e assegnisti di ricerca Disponibilità liquide Costi per il personale Passività e netto Servizi di formazione al personale dipendente Patrimonio netto Costi per attività commerciale Fondi rischi Ammortamenti Debiti a lungo termine Altri costi Debiti a breve termine Proventi e ricavi Fondi di rettifica Contributi e proventi istituzionali Tasse e contributi studenteschi Recuperi e rimborsi istituzionali Ricavi per attività commerciale ...

12. Il sistema contabile: la struttura Contabilità analitica Piano dei centri di responsabilità economica/centri di costo I centri di R.E. o di costo sono unità organizzative i cui responsabili godono di autonomia decisionale e gestiscono le risorse impiegate nello svolgimento delle attività per il conseguimento degli obiettivi assegnati. Possono anche rappresentare semplici aggregati di costi e proventi (centri di costo fittizi). In generale sono individuati in coerenza con il piano delle unità organizzative e dei centri di responsabilità finanziaria. C.10 AMMINISTRAZIONE CENTRALE C.ECON AREA DEI SERVIZI ECONOMALI C.PERS AREA DEL PERSONALE ……………………………. C.10.PREST51A2 FACOLTA’ DI SCIENZE STATISTICHE C.10.PRFAR15A3 FACOLTA’ DI FARMACIA C.10.PRING20D1 FACOLTA’ DI INGEGNERIA …………………………... C.C1 DIP. MED.INTERNA, CARDIOANG.,EPATOL. C.A7 DIP. MEDICINA E SANITA' PUBBLICA C.81 DIP. MUSICA E SPETTACOLO ………………………………... C.40 POLO DI FORLI C.39 POLO DI RIMINI C.C9 POLO DI CESENA C.D1 POLO DI RAVENNA Alcuni esempi

13. Il sistema contabile: la struttura Contabilità analitica Piano delle funzioni obiettivo Le funzioni obiettivo esprimono le finalità o linee di attività dell’Ateneo ossia le funzioni istituzionali e le attività necessarie al miglior espletamento delle stesse. 1. Didattica 2. Didattica post lauream 3. Didattica formazione permanente 4. Ricerca istituzionale 5. Ricerca commerciale 6. Assistenza 7. Congiunta didattica e ricerca 8. Presidio - Servizi dell’Amministrazione 9. Prestazioni commerciali a carattere routinario 10 Prestazioni di servizi in genere 11. Sostegno diritto allo studio 12. Ricerca e sviluppo sperimentale in campo agricolo Ricerche finanziate dal MIUR Ricerche finanziate da U.E. Ricerche commissionate Borse di studio e altre liberalità erogate a favore degli studenti

14. Il sistema contabile: la struttura Logiche di raccordo tra contabilità finanziara e contabilità economica Contabilità finanziaria Contabilità economico-patrimoniale Contabilità analitica Unità org.ve Centri di resp.tà fin. Previsione Accertamento Riscossione Incasso Valori economici e valori finanziari Centro di responsabilità/costo Funzione obiettivo Entrate Unità org.ve Centri di resp.tà fin. Previsione Impegno Liquidazione Ordinazione Pagamento Valori economici e valori finanziari Centro di responsabilità/costo Funzione obiettivo Spese Scritture di assestamento per ricostruire la competenza economica

15. Il sistema contabile: la struttura Logiche di raccordo tra contabilità finanziara e contabilità economica

16. La documentazione informativa Per facilitare le operazioni il Settore fornisce periodica- mente ai diversi utenti: Tabella di raccordo tra capitoli finanziari e conti economico-patrimoniali Legenda delle principali nature bene/servizio Legenda delle funzioni obiettivo Circolari e note esplicative

17. Il sistema di reporting Contabilità economico-patrimoniale Destinatari 1. Stato Patrimoniale a livello di Ateneo Organi di governo 2. Conto Economico a livello di Ateneo Organi di governo da Programma CIA 3. Conto Economico a Valore Aggiunto a livello di ciascuna unità organizzativa Direttori/Dirigenti

18. Il sistema di reporting Contabilità analitica Destinatari 1.Prospetto di analisi per natura e centri di responsabilità economica a livello di Ateneo Organi di governo Schema di Conto Economico a valore aggiunto 2. Prospetto di analisi per natura e funzioni obiettivo sia a livello di Ateneo che a livello di singola unità organizzativa Organi di governo Direttori/Dirigenti 3. Prospetto di analisi per centri di responsabilità economica e funzioni obiettivo a livello di Ateneo Organi di governo

19. Le informazioni attualmente fruibili A livello di singole unità organizzative ogni responsabile ha una visione a 360° sull’attività svolta. Il nuovo sistema contabile consente l’accesso ad informazioni strutturate relative all’andamento della gestione. La gestione finanziaria è allineata per tutte le strutture con elaborazioni informative condivise improntate ad un sistema di regole unico Ogni struttura ha possibilità di vedere valorizzata la propria gestione in termini economici, verificando i propri costi/proventi nel prospetto di Conto Economico I dati analitici sono visibili dai prospetti analitici per nature e per funzioni obiettivo

20. Le attese a medio/lungo termine A regime, l’utilizzo dei nuovi strumenti consentirà: 1. ai responsabili di unità organizzative di • monitorare periodicamente la gestione • razionalizzare i costi in funzione dei risultati da raggiungere • migliorare l’attribuzione dei costi ai diversi sotto-centri di costo (es.: biblioteche, laboratori, ecc.) • assumere decisioni con un’ottica di medio/lungo periodo e secondo una dimensione globale riferita all’intera struttura

21. Le attese a medio/lungo termine 2. agli organi di governo dell’Ateneo di • effettuare una valutazione dell’efficienza e dell’efficacia dei centri di responsabilità con riferimento alle diverse linee di attività • comprendere il contributo di ciascun centro di responsabilità al perseguimento delle finalità istituzionali • migliorare il coordinamento delle attività e dei centri con diffusione di obiettivi particolari coerenti con obiettivi generali • migliorare la definizione di un sistema di allocazione delle risorse equo ed adeguato alle reali esigenze

22. L’impatto a livello operativo L’introduzione del sistema di contabilità economica richiede: l’adozione di logiche non più solo di tipo finanziario ma anche economico-aziendale nelle quotidiane attività amministrativo-contabili; la necessità di ridefinire le procedure rendendole consone alle nuove esigenze informative la necessità di una formazione/informazione capillare in merito alla nuova cultura gestionale …tutto questo è stato confermato dall’attività di sperimentazione svolta con il Polo scientifico-didattico di Rimini. Attività che ha richiesto una notevole sinergia tra il Settore competente dell’amministrazione centrale e l’amministrazione del Polo

23. Gli obiettivi a breve/medio termine Portare a regime il sistema di contabilità economica al fine di produrre informazioni significative a supporto dei processi decisionali Organizzare incontri e iniziative formative periodiche allo scopo di diffondere le nuove logiche di gestione Sperimentare il sistema di budgeting e di reporting analitico Sviluppare analisi di bilancio mediante l’elaborazione di un set di indicatori Predisporre un manuale operativo di contabilità economicaal fine di diffondere criteri uniformi in relazione all’individuazione e misurazione degli eventi che hanno un impatto sugli aspetti amministrativo-contabili