Dynasty 6.0 -ohjeet palvelukeskuksille

1. Dynasty 6.0 -ohjeet palvelukeskuksille Lisätietoja: Kirjaamo / Jani Hartonen (varahenkilö Marja Lehto) Ohje päivitetty 09/2014

2. Ohjeen sisältö • Hankehallinnon prosessi • Palvelukeskuksen huomioitava • Henkilökohtaiset asetukset • Oletusoikeudet • Hankkeen ensimmäisen asiakirjan tallentaminen • Perustietojen täyttäminen • Asiakirjan liittäminen • Asiakirjasta ilmoittaminen kirjaamoon • Muut asiakirjat liitteeksi ko. ensimmäiseen asiakirjaan • Projektinavaus- ja päättymistietojen täyttäminen mallipohjaan • Lisätietoja: • Oikeuksien lisääminen tai poistaminen dokumentista • Väärän asiakirjan poistaminen • Asiakirjojen etsiminen haku –toiminnolla • Tietojen siirtyminen DynastystaTUTKAan

3. Hankehallinnon prosessi • Rahoitushakemuksenskannaus jatallentaminen mahdollisine liitteineen(esim. hankeilmoitus/riskianalyysi, projektisuunnitelma). Hanke voi alkaa myös muulla asiakirjalla kuin hakemuksella (palvelukeskus) • Ilmoitus kirjaamoon Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla (palvelukeskus) • Asianavaus ja hakemuksen liittäminen asiaan (kirjaamo) • Rahoituspäätöksentallentaminen ja liittäminen asiaan (kirjaamo) • Ilmoitus rahoituspäätöksestä DynastynUusi viesti -toiminnolla palvelukeskukseen ja yliopistopalveluille(kirjaamo)=> rahoituspäätöksen perustietojen tarkistaminen (esim. saatu raha) (palvelukeskus) • Projektinavaustietojen täyttäminen mallipohjaan(palvelukeskus) • Ilmoitus Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla projektinavauslomakkeesta: dynprojekti@jyu.fi(palvelukeskus) • Projektinavauslomakkeentäydentäminenja projektitunnuksen lisääminenperustietojen otsikko-kenttään (yliopistopalvelut) • Ilmoitus kirjaamoon ja palvelukeskukseen projektinavauslomakkeesta Dynastyn Uusi Viesti -toiminnolla (yliopistopalvelut) • Projektinavauslomakkeenliittäminen asiaan (kirjaamo) • 5 . Projektin päättymistietojen täyttäminen mallipohjaan ja ilmoitus Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla dynprojekti@jyu.fi(palvelukeskus) • Kuten projektinavaustietojen osalta (yliopistopalvelut/kirjaamo)

4. Palvelukeskuksen huomioitava • Selvitä mitä hankkeesta on ensimmäiseksikirjattu • Voi olla hankeilmoitus/riskianalyysi, rahoitushakemus, rahoituspäätös, ilmoitus rahoituksen saapumisesta (TEKES) • Sen alle liitteeksi kaikki muut ko. hankkeeseen liittyvät dokumentit (=> klemmari -kuvake) • jos hakemusta ei ole (esim. lahjakirja, tilaustutkimussopimus), täytä vain rahoitushakemuksen perustiedot (tiedot eivät muutoin siirry TUTKAan)

5. Tarkistahenkilökohtaiset asetukset Dynastyssa • Klikkaa yläreunasta Käyttäjä: Oma nimi ja valitse Omat asetukset • Oletustiedot > Asiakirjat ja klikkaa Luokittelutietokenttien oletusarvot -otsikkoa • Tarkista seuraavat kohdat: • Yksikkö: jätä tämä kohta tyhjäksi, mikäli työhösi kuuluu useita eri laitoksia => jatkossa: valitse perustiedoissa Laitos -kohdan pudotusvalikosta oikea laitos

6. Oletusoikeuksien antaminen asiakirjoihin • Lisää oletusylläpitäjät laatimiisi asiakirjoihin (kertaluonteinen toimenpide) => etu: ei tarvitse lisätä jokaiseen asiakirjaan erikseen • Valitse alasvetovalikkoKäyttäjä: Oma Nimi ja valitse Omat asetukset • Valitse vasemmalta valikosta Oletustiedot ja Asiakirjat ja klikkaa keskeltä Muut asetukset. • KlikkaaHae –painiketta ja valitse vaihtoehto Ryhmittäin. Lisää se tiedekunta/laitos, jonka asioita käsittelet ja klikkaa Valitse-painiketta. Ryhmän valitsemisen myötä ylläpito-oikeudet välittyvät kaikille valittuun ryhmään kuuluville henkilöille eikä yksittäisiä henkilöitä tarvitse erikseen valita oletuksiin. • Oletusoikeudet asiakirjoihin tulee lisätä myös yliopistopalveluiden ryhmälle Dynprojekti (Tutkimus- ja innovaatiopalvelut, talouspalvelut) sekä kirjaamolle => katso seuraava dia. • Valitut ryhmät/nimet näkyvät ylläpito-oikeudet -kentässä. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta

7. Oletusoikeudet asiakirjoihin oman yksikön lisäksi yliopistopalveluille • Oikeudet lisätään valitsemalla ryhmistä Kirjaamo ja Dynprojekti • Tarvittaessa voit antaa tai poistaa yksittäisiä oikeuksia jälkikäteenasiakirjakohtaisesti Oikeudet -palkista: Hae / Poista 7

8. 1. Hankkeen ensimmäisen asiakirjan tallentaminen • Jos hankkeesta ei ole Dynastyssa mitään asiakirjoja, luo uusi asiakirja. • Asiakirjat -näkymässä: • Klikkaa yläreunasta Uusi-painiketta ja valitse Asiakirja. • Täytä ensin asiakirjan perustiedot

9. 2. Perustietojen täyttäminen 1. Täytä ensin asiakirjan Perustiedot: • Otsikko näin: esim.Rahoitushakemus, projektin nimi ja lyhenne sekä hakemuksen lähetyspäivämäärä • Oletuksena: kuluva luontipäivämäärä, oma nimi laatijana ja julkinen • Allekirjoitettu -valintaruudun voit jättää tyhjäksi • S/L/S kohtaan valitse Lähtevä ja kirjoita vastaanottaja -kohtaan rahoittajan nimi • Valitse yksikkö (laitos) ja asiakirjalaji, jonka jälkeen muut pakolliset kentät avautuvat täytettäviksi

10. 2. Peruskortin tietojen täyttäminen Tallenna. • Oikeudet-palkista voit tarvittaessa tarkistaa ne henkilöt/ryhmät, joilla on oltava oikeudet asiakirjaan

11. 3. Tallennetun asiakirjan liittäminen • Klikkaa Tiedostot -palkista Laadi uusi versio -painiketta • Valitse Hae levyltä… • Etsi oikea dokumentti ja paina Open-painiketta • Valitse väline tiedoston mukaan: jos PDF: Acrobat Readertai Word. Klikkaa OK. • Hakemus avautuu ko. ohjelmaan. Sulje ohjelmaikkunan rastista ilman tallennusta. • Palaat Dynastyyn, jossa klikkaat Tallenna-painiketta (!) • Jätä asiakirjan Tilaksi ”luonnos”. • Tallenna

12. 4. Viestin lähetys kirjaamoon 1(2) • Lähetä Dynastystaasiakirjan linkki kirjaamoon: • HUOM: Klikkaa yläreunastaUusi -painiketta ja valitse Viesti. • Valitse Sähköpostiviesti (Asiakirja linkkinä… -välilehti) • Klikkaa Lisää vastaanottaja -painiketta. • Kirjoita Nimija Sähköposti:kirjaamo@jyu.fija OK.* kirjoita Viesti –kenttään ”Paperiversio tulee” • Klikkaa Lähetä - painiketta.=> ”Viestin lähetysonnistui” -kuittaus • Lopuksi sulje asiakirja oikean yläkulman rastista

13. * Viestin lähetys kirjaamoon 2(2) • Voit lisätä tarvittaessa muitakin vastaanottajia • Otsikko tulee automaattisesti • Voit halutessasi täyttää viesti -kenttään lisää tekstiä • Kirjoita viestiin kirjaamolle ohjeet, mihin asiaan hakemus liittyy, jos asialla on jo diaarinumero • Ilmoita myös jos lähetät alkuperäiset asiakirjat kirjaamoon

14. Jatkossa: lisää muut asiakirjat ensimmäisen hankkeesta olevan asian liitteeksi • Klikkaa ensin Muokkaa-painiketta ja sitten asiakirjan Liitteet -palkkia. • Klikkaa Uusi -painiketta • Täytä perustiedot kuten edellä ensimmäisessä asiakirjassa ja hae levyltä tiedosto.

15. * Vapauta asiakirja muokattavaksi • Muista lopuksi vapauttaa asiakirja • klikkaa yläreunasta Vapauta -painiketta • muutoin Lukko -kuvake, jos asiakirja on vain tietyn henkilön käytössä

16. Projektinavauksen perustietojen täyttäminen 1(4) • Tiedot täytetään asiakirjamallipohjaan. Täyttöohjeita: www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/laitoksille/how-to/projektinavauslomake • Avaa ensimmäinen asiakirja hankkeesta. • Klikkaa Muokkaa-painiketta ja Valitse Liitteet –palkki sekä klikkaa Uusi -painiketta. • Täytä perustietoihin: • Otsikko: Projektinavauslomake, projektin nimi, lyhenne ja mahdollinen rahoittajan koodi • S/L/M: Muu ja Muu-kohtaan asianomainen palvelukeskus (esim. PAKE/KTK) • Valitse Yksikkö ja asiakirjanlajiksipudotusvalikosta:Projektinavauslomake

17. Projektinavauksen perustietojen täyttäminen 2(4) 4. Tämän jälkeen avautuvat muut pakolliset kentät täytettäväksi - Hankkeen alkamis- ja loppumispvm:t - Rahoituslähde 5. Tallenna

18. Projektinavaustiedot aina asiakirjamallipohjaan 3(4) • Klikkaa Tiedostot -palkkia ja Laadi uusi versio-painiketta. • Valitse Luo mallista… • Valitse Asiakirjamallit -ikkunassa Projektinavauslomake.(kun on valittu => teksti tummalla pohjalla) • Klikkaa Valitse -painiketta. • Dynasty avaa nyt automaattisesti mallipohjan Word -ohjelmaan: täytä lomakkeen tiedot. Sulje Word ruksista. Word kysyy: Haluatko tallentaa tehdyt muutokset? Kyllä.

19. Projektinavaustiedot aina asiakirjamallipohjaan 4(4) • Dynastyssa: klikkaa Perustiedot -näkymän yläreunasta Tallenna-painikettaHUOM: Jätä asiakirja luonnos -tilaan. • Lähetä viesti projektinavauslomakkeesta vain osoitteeseen dynprojekti@jyu.fiHUOM: Klikkaa Uusi… - painiketta ja valitse Viesti

20. Projektin päättymistiedot aina asiakirjamallipohjaan • Toimi kuten projektinavaustietojen täyttäminen asiakirjamallipohjaan 1-4(4) • Täytä ensimmäisen asian liitteeksi: valitse Liitteet -palkista Uusi • Perustiedoissa täytä otsikkoon: Projektin päättymisilmoitus ja projektin nimi • Valitse asiakirjalajiksi ”Projektin päättymisilmoitus” ja Tallenna. • Täytä tiedot asiakirjamallipohjaan • Lähetä viesti ilmoituksesta: dynprojekti@jyu.fi • Uusi…-painikkeestaViesti

21. Hankkeeseen liittyvät asiakirjatAsiat -näkymässä • Asiakirjat = ”oma työpöytä”, mutta voit halutessasi vaihtaa Asiat –näkymään, jossa näet kaikki hankkeeseen liitetyt asiakirjat • Napsauta Toiminnot –painiketta ja valitse Asiat

22. Lisätietoja

23. Oikeuksien lisääminen tai poistaminen yhdestä dokumentista • Oikeudet -palkista: • Hae -painikkeesta voit tarvittaessa lisätä uusia henkilöitä tai ryhmiä yksittäiseen asiakirjaan • tai: valitse hlö(t) listalta ja klikkaa Poista -painiketta

24. Asiakirjan poistaminen • Jos huomaat lisänneesi väärän asiakirjan, mutta haluat säilyttää jo täytetyt perustiedot: • Asiakirjat -näkymässä valitse ensin dokumentti aktiiviseksi (harmaa pohja) • Klikkaa yläreunasta Poista -painiketta ja valitse ”Asiakirjan versio 0.1” • Jos haluat poistaa myös perustiedot, rastita asiakirjan nimi • Klikkaa Poista -painiketta

25. Etsi asiakirjoja Haku -toiminnolla • Voit hakea Hakuehto –kentällä otsikon tietoja • Voit etsiä tarkemmin tietyt ehdot täyttäviä asiakirjoja: 1. klikkaa oikeasta reunasta Laajennettu haku –painiketta2. määrittele sopiva hakuehto/-ehdot ja klikkaa Suorita haku -painiketta • Lisää hakuehto -kohdasta saat uusia kenttiä ja voit valita esim. • Yksikkö (laitos tai tiedekunta) • Laatija • Asiakirjalaji (esim. Rahoitushakemus, Rahoituspäätös) • Huomioi haun päivämäärä riittävän kauaksi (Viimeksi muokattu) • Voit tarvittaessa myös tallentaa valitsemasi haku-ehdot seuraavaa kertaa varten Tallenna haku –painikkeella

26. Tietojen siirtyminen DynastystaTUTKAan Rahoitushakemus, Rahoituspäätös ja Projektinavauslomake asiakirjat pitää olla Dynastyssa hankkeen ensimmäisen asiakirjan liitteenä

27. Mistä kentistä hankkeen tiedot siirtyvät DynastystaTUTKAan? 1/3 • Rahoitushakemuksesta: • - Vastuullinen johtaja (Sukunimi Etunimi) • Haettu raha • Huom! Asiakirjalaji pitää • olla Rahoitushakemus, • muutoin tieto ei siirry • TUTKAan Huom!

28. Mistä kentistä hankkeen tiedot siirtyvät DynastystaTUTKAan? 2/3 • Rahoituspäätöksestä: • Lähettäjä (=rahoittaja), tarkista kirjoitusasu (TUTKA-rahoittajalistasta) • Yksikkö, Rahan 1. käyttövuosi, Päätös (myönteinen/kielteinen), • Saatu raha (=vain yliopiston ulkopuolinen rahoitusosuus)

29. Mistä kentistä hankkeen tiedot siirtyvät DynastystaTUTKAan? 3/3 • Projektinavauslomakkeesta: • Otsikko: Projektin nimi, projektin tunnus • Hankkeen alkamis- ja loppumispvm

30. Tiedot TUTKAan näin

31. Tietojen siirto DynastystaTUTKAan – tarkennuksia rahoitushakemuksen kirjaamiseen • Vastuullinen johtaja –kenttään saa kirjoittaa vain yhden nimen (Sukunimi Etunimi). Vastuullisen johtajan tulee olla Jyväskylän yliopiston henkilökuntaan kuuluva, vaikka koko hankkeen vastuullinen johtaja olisi toisesta organisaatiosta • Rahoitushakemuksen vastaanottaja-kenttään tulee kirjoittaa rahoittajan nimi, jolta rahoitusta haetaan (EI esim. ”MLTK-palvelukeskus” tai ”rahoittaja”) • Jos eri laitoksilta on kaksivastuullistatutkijaa, jotka hakevat rahaa samalle projektille, tulee rahoitushakemuksen lisäksi tehdä myös projektinavaukset molemmille laitoksille • Jos on kaksi rahoitushakemusta ja molemmissa sama laitos, oletetaan että uudempi on oikea. Kaksi saman laitoksen henkilöä ei voi saada nimeään yhteen rahoituspäätökseen TUTKAssa

32. Tietojen siirto DynastystaTUTKAan – tarkennuksia rahoituspäätöstenkirjaamiseen • Rahoituspäätös siirtyy TUTKAan vain jos sillä on projektinavauslomake Dynastyssa (edes perustiedot) • Mikäli JY:n rooli hankkeessa on alihankkija/osatoteuttaja, laitetaan rahoittajaksi pääsääntöisesti taho (tilaaja) jonka kanssa sopimus on tehty. Jos tilaajan alkuperäisessä sopimuksessa on mainittu JY alihankkijana, merkitään rahoittajaksi taho, jolta rahoitus alun perin tulee. • Esim. 1: Yhdellä päätöksellä tulee rahaa kolmelle laitokselle -> Päätös kirjataan kolmelle laitokselle ja kullekin tulee tehdä oma projektinavauslomake. Jos hakemus on vain kertaalleen pitää tehdä/kopioida hakemuksen perustiedot myös kolmelle laitokselle. • Esim. 2: Yhdellä päätöksellä tulee rahaa kolmelle hankkeelle -> Päätös kirjataan kolmena hankkeena ja kullekin tulee tehdä oma projektinavauslomake. Jos hakemus on vain kertaalleen, pitää hakemuksen perustiedot tehdä/kopioida kaikkiin hankkeisiin.

33. Tietojen siirto DynastystaTUTKAan – tarkennuksia rahoituspäätösten kirjaamiseen • Esim. 3: Eri rahoittajien päätöksillä tulee rahaa yhdelle hankkeelle (vain yksi projektinavauslomake) -> Hankkeesta on jo tehty ensimmäinen asiakirja, jonka liitteeksi muut asiakirjat tulevat. Oleellista on, että rahoituspäätöksissä on eri rahoittajat. JOS tulee samalta rahoittajalta, pitää tehdä uusi ensimmäinen asiakirja. Muuten vanha päätös ylikirjoitetaan TUTKAssa. • Esim. 4: Jos samalta rahoittajalta tulee samalle laitokselle, samalle käyttövuodelle useampi erillinen rahoituspäätös, tulee jokaisesta rahoituspäätöksestä viedä perustiedot Dynastyyn. Mikäli kaikki hankkeet avataan samalle projektinumerolle tulee kaikkien rahoituspäätösten liitteeksi tehdä saman projektinavauslomakkeen perustiedot ja myös hakemuksen perustiedot. • Esim. 5: Jos samalle hankkeelle tulee lisärahoitusta samalta rahoittajalta, eikä sille avata uutta projektinumeroa, laitetaan jatkorahoituspäätös liitteeksi samaan hankkeeseen, eri vuodelle (Rahan 1. käyttövuosi –kenttä). Jos jatkorahoitussumma sisältyy jo aiemmin tulleeseen rahoituspäätökseen, laitetaan asiakirjalajiksi muu, jotta rahoitus ei tule Tutkaan ylimääräisenä

34. Tietojen siirto DynastystaTUTKAan – tarkennuksia rahoituspäätöksenkirjaamiseen • Rahoituspäätös ei siirry TUTKAan mikäli rahoittajaryhmäksi on Dynastyssa valittu omarahoitus. TUTKAan tulee vain yliopiston ulkopuolinen rahoitus Tietojen siirto DynastystaTUTKAan – tarkennuksia projektinavauslomakkeen kirjaamiseen • Jos hanke saa jatkoaikaa (mutta ei rahaa) tai hankkeen kesto muuten muuttuu, pitää projektinavauslomakkeen perus- eli metatiedoissa olevat päivämäärätiedot käydä muuttamassa. • Projektinavauslomake jätetään ”Luonnos”-tilaan (ei laiteta ”Valmis”-tilaan)

35. Mitkä rahoituspäätökset käsin TUTKAan? • Vanhat ennen 1.1.2010 alkaneet rahoituspäätökset ja niiden muutokset (esim. jatkorahoitus) kirjattava käsin laitoksella TUTKAan. • Rahoitus, joka ei kulje yliopiston kirjanpidon kautta (esim. henkilökohtaisetapurahat) kirjattava käsin laitoksella. Huom! Vain jos liittyy omaan tieteelliseen asiantuntemukseen ja yliopiston toimintaan. Huomioi Rahaliikenne -valinta