CAHIER DES CHARGES INFORMATISATION URGENCES

1. CAHIER DES CHARGES INFORMATISATION URGENCES SFMU - GMSIH ANALYSE DES ASPECTS FONCTIONNELS Société Francophone de Médecine d’urgences Groupement de Modernisation des Systèmes d’Informatisation Hospitaliers

2. LES CHAPITRES • ASPECTS STRATEGIQUES • ANALYSE ORGANISATIONNELLE • ANALYSE FONCTIONNELLE • ANALYSE TECHNIQUE • DEPLOIEMENT

3. CADRE DU CHAPITRE FONCTIONNALITES • Suite aux deux premières étapes de la constitution : définition des aspects stratégiques, analyse fonctionnelle • Sert de support à l’élaboration de l’analyse technique

4. ANALYSE PONDEREE

5. FONCTIONNALITES • 1. Identification du patient • 2. Admission et orientation du patient aux urgences • 3. Observation médico – infirmière • 4. Localisation et tracking patient • 5. Demandes d’actes • 6. Prescription de médicaments • 7. Plan de soins • 8. Comptes-rendus de production de soins • 9. Comptes-rendus de reporting • 10. Gestion de la connaissance • 11. Plan blanc • 12. Communication interne • 13. Alerte sur données vitales et/ou pérennes • 14. Liste d’attente virtuelle • 15. Outil d’administration interne • 15. Annuaires • 16. Sécurité

6. ANALYSE Toujours le même plan : • Définition • Données • Traitements • Liens avec d’autres fonctions

7. IDENTIFICATION Assurer une identification fiable du patient au sein de l’établissement, conformément à la politique d’identification de l’établissement • Cf. Etude « Identification du patient », GMSIH, 2002 • Contraintes particulières pour le SI des urgences • Doit être adaptée au contexte particulier de ce service : patient inconscient, patient ne disposant pas des documents justifiant son identité, urgence de dispensation de soins… • (cf. « états » de l’identité et des rapprochements). • Le temps de création d’une identité ne doit pas dépasse deux minutes. • Doit fonctionner 24H/24, sans double saisie • Urgences sous-système du domaine d’identification de l’établissement. Identifiant du système des urgences = l’IPP de l’établissement Utilisation des services du domaine d’identification de l’établissement En cas de rupture de connexion avec le SIH : en mode dégradé en créant ses propres identifiants + rapprochement des identités dégradées. • Urgences domaine d’identification. Il produit un Identifiant « IdUrgences » grâce à ses propres services d’identification, Il rapproche cet identifiant avec celui de l’établissement « IPP » grâce aux services de rapprochement.

8. GESTION ACTES Différentier: • Cas 1 : le système des urgences est un sous-système du système de gestion de production de soins de l’établissement. Dans ce cas, la demande est créée directement dans ce système de gestion ; • Cas 2 : le système des urgences produit la demande et la transmet au système de gestion de production de soins de l’établissement ; • Cas 3 : le système des urgences produit la demande et la transmet aux systèmes de gestion des services prestataires. Respect des nomenclatures (CCAM)

9. OBSERVATION MEDICO-INFIRMIRERE • Intègre l’ensemble des éléments cliniques enregistrés pour le séjour. • Concept d’observation pré-formatée (travail SFMU en relation avec les protocoles). Nécessité de partage entre les professionnels. • Traçabilité : enregistrer les actions sur le dossier • Intégrer les contraintes de la Loi du 4 Mars : distinguer les données transmissibles et celles relevant des notes personnelles ou confiées par les tiers. • Cas particulier : vaccinations & allergies : fonctionnalité de «reminder» ; rappel de l’état vaccinal & allergies déjà enregistré.

10. TRACKING • Fonction permettant de localiser le patient et d'identifier, tout au long de son parcours de soins, les actes faits/à faire par un ensemble de professionnels de santé. Elle permet de plus un accès rapide aux autres fonctions SI disponibles aux urgences. Données • Identification des locaux du service des urgences (salle d’attente, accueil, boxes…) • Identité patient • Actes prévus / en cours / réalisés • Identité du professionnel en charge du patient • Identité du médecin responsable du patient (ayant réalisé l’examen clinique) • Les données relatives au déclenchement des alarmes • Dates des différentes localisations Traitements Visualisation Si l’utilisateur est un professionnel de santé du service des urgences : Afficher le plan du service des urgences permettant de visualiser :  Les locaux du service ;  L’identité des patients présents dans chaque local ;  Pour chaque patient : les symboles des actes prévus / en cours / à faire ;  Le temps d’attente du patient depuis le dernier acte réalisé ;  Les alarmes déclenchées. Choisir un patient sur le plan ;  Afficher le détail des informations concernant les actes prévus / en cours / à faire ;  Afficher la liste des fonctions du SI des urgences ;  Choisir une fonction dans la liste (cf. chapitres description des fonctions) Si le poste de travail est visualisable par un patient ou un accompagnant :  Ecran anonymisé au chois du service (écran de veille…) Déplacement du patient  Afficher le plan du service des urgences ;  Choisir un patient sur le plan ;  Déplacer le patient dans le local adéquat. Paramétrage des alarmes  Pour chaque acte (administratif, médical ou paramédical), définir :  Le temps minimum de dépassement du délai avant déclenchement de l’alarme (au choix du service paramétrage des bornes);  Le niveau d’alarme ;  Le poste de travail où l’alarme est visualisable. Liens avec d’autres fonctions Fonction identification du patient Fonction sécurité (gestion des autorisations) Fonction demande d’actes Fonction prescription Fonction compte-rendu de production de soins Fonction pilotage

11. COMPTE RENDUS DE PRODUCTION DE SOINS Fonction permettant : • Au niveau du service des urgences : o Production/mise à disposition du patient ou des professionnels de santé autorisés différents courriers et comptes-rendus ; o Visualiser les comptes-rendus produits par les unités de soins et / ou les plateaux médico-techniques de l’établissement, réalisés suite à une demande formulée par les urgences ou correspondant aux séjours précédents d’un patient pris en charge aux urgences ; • Au niveau des unités de soins et des plateaux médico-techniques : (produire et) mettre à disposition des professionnels autorisés les comptes-rendus textuels, les images éventuellement associées, les résultats d’examens ; (conformément aux dispositions de la loi du 4 mars 2002). Automatisation de certains courriers ou comptes-rendus à partir d'information déjà enregistrée, fiches paramétrables, questionnaires ou informations structurées produites notamment par les fonctions « admission et orientation du patient » et « observations médicales ». Traitements • Urgences sous-système du système de gestion de production de soins de l’établissement. o Création directement dans ce système de gestion ; o Mises à disposition, sous réserve d’autorisation, aux professionnels de santé des urgences. • Le système des urgences produit les informations administratives et médico-soignantes et les transmet au système de gestion de production de soins de l’établissement. Le système des urgences interroge le système de gestion de production de soins de l’établissement. Liens avec d’autres fonctions Fonction identification du patient Fonction sécurité (gestion des autorisations) Fonction admission et orientation du patient Fonction observations médicales Fonction observations infirmières Fonction demandes d’actes Fonction prescription de médicaments Fonction communication avec l’environnement (vers le DMP) Fonction pilotage

12. FONCTIONS PARTICULIERES • Plan Blanc : Identification,Traçabilité, lien fort avec le SIH, extractions multiples. • Liste d’attente : lien avec le centre 15, d’autres intervenants (Médecins Libéraux) • Outils d’administration : mise à jour des nomenclatures

13. Plan Blanc • Problème : afflux massif de victimes, admission en différents lieux avec éventuellement extension des zones d’accueil d’urgence. • En dehors des contraintes d’organisation : forte charge sur le SIU et le SIH • En pratique : • Possibilités d’admissions rapides • Déverrouillage des blocages et/ou insertion d’une saisie spécifique • Reporting évolué : marquage des malades, extraction permettant de retrouver à tout moment les admissions (dans et hors SIU): éditions de statistiques spécifiques pour la cellule de crise Attention : en cas de Plan Blanc, le premier élément défaillant est le système d’Information

14. FILES D’ATTENTE VIRTUELLE • Admissions «programmées»=> Centre 15=> SMUR=> Médecin Traitant/garde ….=> Mais aussi : saisie(s) par IOA avant l’admission administrative • Mêmes problèmes : données sans identification précise, saisies aléatoires, difficultés pour retrouver l’information • => Application de réception (C 15) et saisie (appel tél. et saisie IOA) avec fusion secondaire des dossiers

15. ALERTES SUR « données remarquables » • Commentaires (libres) insérés pour marquer des données sur un malade. • Caractéristiques/consignes pour les séjours suivants • Données NON INSEREES dans le dossier, marquage de l’auteur et date, retrouvées QUELQUE SOIT le motif d’admission d’un séjour ultérieur

16. MESAGERIE D’INFORMATION • Problème : difficultés de transmissions d’Information – équipes parfois «volumineuses» • Outil administré d’enregistrement de messages à destination d’une catégorie de personnel/message personnel affiché au log: lecture validée.

17. CONCLUSION • Fonctions non spécifiques mais architecture et ergonomie adaptée • NE PAS OUBLIER : LA MISE A DISPOSITION DES CR DE SEJOUR HOSPITALIER CONSTITUE POUR LES URGENTISTES LA PRIORITE PREMIERE • Cahier des charges évolutif : sera suivi. Nécessité d’un dialogue éditeurs-Urgentistes dans un cadre National