Utformningsprinciper Beställning till betalning i Winst

1. Utformningsprinciper Beställning till betalning i Winst Systemuppsättning och hantering av bokföring Version A 2013-08-15

2. Vad är Winst? • Winst är stadens system för att se avtal, göra, kontera och attestera beställningar och kontera och attestera fakturor. I Winst finns också funktioner för order- och abonnemangsmatchning, dvs en automatiserad hantering av fakturor som matchar attesterade beställningar och abonnemang. • Abonnemang är en funktion i Winst som har till syfte att möjliggöra att periodiska fakturor – som inte lämpar sig för ordermatchning – kan hanteras på ett enkelt och effektivt sätt. Grunden för abonnemangsmatchningen är att ett abonnemang sätts upp i Winst och till dessa kopplas kontering och beloppsvillkor. Det finns också möjlighet att ange med vilken frekvens fakturor mot detta abonnemang kan accepteras. • Även utbetalningsunderlag (utbetalningar från PC-lev, Bida och ProCapita) hanteras i Winst genom att de passerar Winst på sin väg till Horisonten. Det är dock endast de underlag som inte är attesterade som skall hanteras av användare i Winst, övriga passerar endast igenom utan att hanteras. • Bokföring, leverantörsreskontran och utbetalningshantering för fakturor och utbetalningsunderlag sker som tidigare i Horisonten (i avvaktan på att nytt ekonomisystem är implementerat). Winst skapar underlaget för bokföring (ankomst och slutbokning) och denna skickas till Horisonten för bokföring och uppdatering av leverantörsreskontran. Även information om makuleringar skickas över till Horisonten för bokföring och borttag i leverantörsreskontra. • Endast svenska leverantörsfakturor och utbetalningsunderlag hanteras i Winst. Utländska fakturor hanteras sidoordnat (manuell hantering på samma sätt som tidigare). • När betalning av leverantörsfakturor/utbetalningsunderlag sker i Horisonten görs en återrapportering till Winst så att man även i Winst kan se på en faktura/utbetalningsunderlag om det är utbetalat eller ej. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

3. Övergripande struktur i Winst • Övergripande systemstruktur • Alla förvaltningar ligger i samma ”installation” av Winst 2.0 och varje förvaltning (prefix) är en egen ”Organisation” i Winst. • De lokala användarna är kopplade till en organisation och kommer bara att se denna medan centrala systemadministratörer kommer att se alla organisationer och även de bolag och kommuner som använder Winst. • Användarna samordnas i grupper för att underlätta administrationen. Grupperna är unika per förvaltning men gruppstrukturen är gemensam. • Nummersättning • När en beställning som skapats i Winst skickas till leverantör blir den en order. Ordrar numreras löpande med en gemensam nummerserie för hela installationen. Ordernummer inleds med AA och därefter ett löpnummer på 7 siffror. Detta ordernummer är en mycket central identifierare mellan order och faktura. • Fakturan/utbetalningsunderlaget åsätts ett verifikationsnummer vid ankomstregistrering och samma nummer används sedan för slutbokföringen. Verifikationsnumren har en serie per organisation och är ett löpnummer som inleds med respektive förvaltnings prefix. Detta innebär att fakturor och utbetalningsunderlag inte kan åtskiljas via verifikationsnummer. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

4. Övergripande struktur i Winst, forts • Gemensamt leverantörsregister • För att kunna hantera en faktura eller ett utbetalningsunderlag i Winst måste leverantören eller betalningsmottagaren finnas i leverantörsregistret i Winst, dvs vara en fakturaleverantör. Detta register är gemensamt för alla förvaltningar och importeras från Horisonten. • I Winst kan behandlingsregler kopplas till fakturaleverantörer men eventuella regler kopplade till en leverantör kommer att gälla för alla förvaltningar eftersom fakturaleverantörsregistret är gemensamt. • Alla leverantörer och betalningsmottagare ligger i samma leverantörsregister och det är inte möjligt att selektera bara på den ena eller andra typen. • Det finns ingen motpartsinformation på leverantörerna i Winst. För att kunna hitta alla fakturor mot kommuninterna leverantörer kan organisationsnumret (som är samma för alla förvaltningar) användas för selektering. • Gemensamt avtalsregister • Alla avtal som läggs upp i Winst ligger i ett gemensamt register och är kopplade till en avtalsleverantör. Avtalsleverantör och Fakturaleverantör är två skilda register och de leverantörer, för vilka det finns avtal – och beställning kan göras i Winst, – ingår i båda dessa register och med två olika identiteter. Avtalsleverantören läggs upp när avtalen registreras av UHB. • Detta innebär i sin tur att när en faktura från en fakturaleverantör kommer med ett ordernummer angivet så sker matchning om ordernumret finns i Winst och ordern är leveranskvitterat. Det behöver dock inte innebära att avtalsleverantören är den samma som fakturaleverantören. Någon sådan kontroll kan inte göras av systemet. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

5. Överföring av fakturor till/från Winst • Inläsning av fakturor i Winst • Skannade fakturor och utbetalningsunderlag kommer att läsas in till Winst varje natt och 3 ggr under dagen. • E-fakturor kommer att läsas in i takt med att de anländer till staden. • Överföring av fakturor och bokföring till Horisonten: • Överföring till Horisonten av ankomst- och slutkonterade fakturor kommer att ske en gång varje natt. Detta gäller även för de dagar i ny månad som det är möjligt att bokföra på den gamla månaden. Dvs om en faktura attesteras under dessa dagar kommer kostnaden inte att finnas bokförd i huvudboken förrän nästkommande dag. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

6. Kommun- och förvaltningsinterna leverantörsfakturor • Processen för förvaltningsinterna fakturor kommer att förändras så tillvida att Giraff kommer att avvecklas. Förvaltningsinterna fakturor ska istället göras i webbFaktura och hanteras på samma sätt som fakturor mellan förvaltningar (eller via bokföringsorder om de inte är att betrakta som köp/sälj). I-motparter kommer att vara tillgängliga i webbFaktura. • Detta innebär att motpartsavstämning av motpart I blir än viktigare än tidigare eftersom även förvaltningsinterna transaktioner nu kommer att bokföras som fordran/skuld. • Processen för interna fakturor i webbFaktura kommer också att förändras och den koppling som funnits mellan säljarens och köparens kontering (periodisering) kommer inte längre att finnas kvar. På leverantörsfakturan kommer man dock att kunna se hur säljande part har periodiserat (i form av text på köparens fakturabild). För förvaltnings- och kommuninterna fakturor framgår även säljarens kontering som en textrad i fakturabilden. • För mer detaljer hänvisas till ”Övergångsprinciper” på hemsidan. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

7. Förfallodatum/Betalningsdatum • Förfallodatum • Förfallodatum kommer att sättas enligt följande: • Scannade fakturor – Fakturans ankomstdatum + 30 dgr blir förfallodatum – sätts vid scanningen. • E-fakturor – Det förfallodatum som angetts av leverantören blir förfallodatum • Utbetalningsuppdrag (PC-lev, Bida, ProCapita) – Förfallodag = angiven utbetalningsdag från försystemet. • När fakturan är Klar i Winst kommer den att vara klar för utbetalning i Horisonten. Det är fakturans förfallodatum i Horisonten som avgör när en faktura skall betalas. Det förfallodatum som finns på fakturan förs över till Horisonten vid ankomstbokningen av fakturan. Förfallodatumet kan ändras i Winst och det nya förfallodatumet kommer då att överföras till Horisonten vid slutkonteringen av fakturan. Förfallodatum kan också ändras direkt i Horisonten. Läs mer om hanteringen av detta i utformningsprinciper för Beställnings och fakturaflöden. • Det sker ingen kontroll i systemet av att av leverantören angiven förfallodag överensstämmer med avtalad. Kontroller av detta måste utföras sidoordnat av förvaltningsorganisationen. • Betalningsdatum • Normalt skall fakturan betalas på förfallodag men av olika anledningar kan betalning komma ske senare. Varje natt kommer uppgift att skickas från Horisonten till Winst om vilka fakturor som betalats. En betald faktura markeras med ett mynt i ”info” kolumnen i fakturavyn och om pekaren förs över myntet kommer faktiskt betalningsdatum att visas. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

8. Påminnelsehantering • Användaren får ett mail varje gång en faktura skickats för granskning eller attest. • Påminnelser utgår från fakturans förfallodatum. • Samma tider gäller för alla förvaltningar, med dagar avses kalenderdagar. • Påminnelser kommer att skickas till användaren enligt nedan • Påminnelse skickas ut 10 dagar före förfallodatum till den som har fakturan för granskning. (Gemensam parameter för hela installationen). • Påminnelse skickas ut 5 dagar före förfallodatum till beslutsattestant. (Gemensam parameter för hela installationen). • Påminnelse om leveranskvittens skickas till beställaren om leveranskvittens ej är gjord 5 dagar efter att fakturan har anlänt. (Parameter på fakturaleverantör). • Eftersom fakturan kan ankomma innan varorna levererats kommer en faktura att falla ut för avvikelsehantering först efter 7 dagar efter att fakturan anlänt. (Parameter på fakturaleverantör). Leveranskvittensen finns dock tillgänglig så snart ordern är skickad och påminnelse skickas efter 5 dagar (se ovan). OBS. Detta innebär att fakturan inte är synlig hos beställaren förrän leveranskvittens är gjord eller att 7 dagar har passerat sedan fakturan anlände. • Påminnelser om att leverantörsavtal närmar sig utgångsdatum skickas enligt av UHB uppsatta parametrar NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

9. Kontering i Winst • Kodsträngen i Winst innehåller följande koddelar: • Kodsträngen är gemensam för alla och alla koddelar visas även om förvaltningen inte använder vissa av dem. Konto och Ansvar är alltid obligatoriska koddelar som måste konteras för att beställningen eller fakturan skall gå att godkänna/acceptera. Motpart ingår ej. • ”Period fr o m” och ”Antal perioder” används för periodisering, giltiga värden för dessa läggs upp direkt i Winst av central systemadministration. Samma värden gäller för alla förvaltningar. • Koddelar per förvaltning/organisation • Koddelslistorna för de olika koddelarna är unika per organisation, dvs varje förvaltning äger sin egen kontoplan, objektlista, aktivitetslista etc. och användaren kommer bara att se dessa värden vid kontering. Sambandskontroller och annan konteringshjälp är också möjlig att sätta upp per förvaltning. • Koddelsvärden (exkl ansvar) för respektive förvaltning läses över från Horisonten varje natt via integration mellan Horisonten och Winst. Giltiga ansvar förs över till Winst varje natt genom en integration mellan Winst och Nekksus, tillsammans med attestreglerna. • För konto och verk kan förvaltningen genom underkoder i Horisonten styra vilka koddelsvärden som skall föras över till Winst, (samma som för Gasell och PC-lev). För övriga lokala koddelsvärden (exklansvar) förs alla giltiga värden över. (Särskilda regler vid månads/årsskiften – se vidare på bilder om bokföringsdatum.). • För lokala koddelar visas koddelsvärdena utan prefix för alla koder förutom för ansvar. För ansvar ingår prefixet som en inledande del av koden. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

10. Kontering i Winst, forts • Koddelsvärdena i Winst anges med beteckningarna F1-F7 och H1. F anger att de har en ”flat” struktur och H att den har en ”hierarkisk” struktur. • För varje organisation = förvaltning är F1-F7,H1 översatta till ”riktiga” koddelsnamn. Dessa är gemensamma för alla förvaltningar och motsvarar kodsträngen i GemHB. Koddelen Motpart visas ej utan sätts alltid vid inläsning i Horisonten. (Hämtas där från leverantörsuppgifter.) • Vid kontering framgår alltid det riktiga koddelsnamnet men i vissa fall, t ex vid förklaringar till sambandskontroller kommer begreppen F1-F7,H1 att visas istället. Som användare bör man därför känna till dessa. • ”Obligatorisk” anger om koddelen är obligatorisk i samtliga konteringar. Dessa inställningar kan vara olika för olika förvaltningar men minimum är att konto och ansvar skall vara obligatoriska för samtliga. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

11. Kontering i huvudbok • Ankomstkontering • Ankomstkontering i Horisonten sker när en faktura har passerat ankomsthanteringen i Winst, dvs när fakturan har passerat status ”Leverantör ej angiven” och ”Fakturainformation måste kontrolleras” och är klar för granskning. • Fakturan åsätts då också ett verifikationsnummer (en serie per organisation) som är ett löpnummer som inleds med respektive förvaltnings prefix. Verifikationsnumret finns noterat i ”fakturahuvudet” på fakturan i Winst. • Kontering sker av moms (1677), ankomstregistrerade lev-fakturor(1621) och levskuld (2511). Ingen av dessa konteringar innehåller ansvar utan ansvar kompletteras vid inläsning i Horisonten och sätts till förvaltningens prefix. • Vid inläsning i Horisonten sker också komplettering med motpart utifrån leverantör. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

12. Kontering i huvudbok • Slutkontering • Slutkontering sker när en faktura blir ”Klar”, (efter beslutsattest). • Verifikationsnummer vid slutkontering blir samma som vid ankomstkontering. • Vid slutkontering bokas beloppet på 1621 bort och ersätts med kostnadskontering från fakturan. • Vid inläsning i Horisonten sker, precis som vid ankomstkontering, komplettering med motpart utifrån leverantör. • I textfältet i Horisonten anges samma text som idag. • En eventuell förändring av förfallodag som gjorts i Winst går över till Horisonten i samband med slutkontering. • Information om att en faktura är makulerad skickas till Horisonten tillsammans med slutkonteringarna. • Leverantören antas vara den samma vid ankomst som vid slutbokföring. En faktura får därför aldrig byta leverantör i Winst efter att den blivit ankomstbokförd eftersom den då kommer att ligga kopplad till fel leverantör i Horisonten. Makulering och ny inläsning på korrekt leverantör skall alltid göras i Winst.. • En faktura som blivit inläst i fel organisation kan flyttas till rätt organisation genom att en administratör använder knappen ”Byt organisation”. Fakturan kommer då att makuleras i den felaktiga organisationen och automatiskt föras över till den nya som en nyinläst faktura. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

13. Periodisering i Winst • Periodisering beskrivs i Winst genom koddelarna ”Period from” och ”Antal månader”. Period from anges som 00 = Innevarande månad, 01=Start nästa månad, 02=Start om två månader. Antal perioder anges som antal 1-12. Periodisering kan göras över maximalt 12 månader. • Denna teknik innebär att det inte går att styra flera andelar till samma månad (ange att en månad skall ta en större del av kostnader) för samma konteringsrad. I så fall måste konteringen delas upp på flera rader. • I Horisonten och i webbFaktura kommer periodisering att göras på samma sätt som tidigare (med FPER). Översättning från Winst sätt att periodisera till Fper kommer att ske i Winst innan överföring till Horisonten. • På kommun- och förvaltningsinterna fakturor som kommer från webbFaktura kommer säljarens periodisering att visas (som periodisering 060708). Användaren måste då översätta denna till periodisering enligt regler i Winst. • Vid översättningen tar Winst hänsyn till bokföringsdatum enligt reglerna i stängningstabellen* vilket innebär att ”innevarande månad” alltid styrs av fakturans bokföringsdatum. En faktura kan därför aldrig få en ogiltig startperiod på vänteregistret men användaren behöver förstå reglerna för bokföringsdatum för att kunna avgöra i vilken månad fakturan kommer att periodiseras – se exempel på nästa bild. • I samband med varje stängningsdatum kan lokal systemadministratör ta ut en rapport där ej klarmarkerade fakturor vid stängning kan sökas ut och åtgärdas i de fall de har felaktig periodisering. • * Stängningstabellen beskrivs mer utförligt på kommande bilder NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

14. Exempel periodisering i Winst NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

15. Periodisering i Winst, forts • Sambandskontroller kan skapas mellan Konto och Period from så att vissa konton alltid kräver att periodisering sker när kontot används. Införs en sådan kontroll kommer den att gälla både beställning och faktura. Respektive förvaltning avgör om detta behov finns. • En gemensam sambandskontroll läggs in som förbjuder ”Period from” 00 i kombination med Antal perioder = 1. . Det är inte heller tillåtet att använda periodisering på en faktura som konteras på ett I-projekt. • Om en faktura inte kunnat ordermatchas kan beställaren (i sin roll som fakturagranskare) komplettera konteringen (från beställningen) med korrekt periodisering. För en vild faktura görs kontering av periodiseringen av fakturagranskaren. Attestanten skall i normalfallet inte ändra ”Period from” när han/hon gör beslutsattest(men har möjlighet att göra detta). • Det finns också utrymme för Period from och antal perioder i konteringen för beställning. Periodisering bör endast fyllas i för en beställning när beställaren är säker på att fakturan kommer att anlända så att startperioden inte blir i en kommande månad om leverantören inte fakturerar i tid. Attestanten kan ändra/lägga till periodisering om beställaren inte gjort detta. (Rutinen bör dock vara att skicka tillbaka för felrättning). NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

16. Bokföringsdatum från Winst • Huvudregel • Bokföring sker vid ankomst och vid slutkontering av fakturor och utbetalningsunderlag. Ankomstbokföring sker när formaliakontroll av fakturan/utbetalningsunderlaget har gjorts och slutbokföring sker när fakturan/utbetalningsunderlaget är ordermatchad/attesterad (klarmarkerad). • I normalfallet är det fakturans fakturadatum som blir bokföringsdatum för både ankomstbokföring och slutbokföring. Detta gäller både för e-fakturor och scannade fakturor. Undantag kan uppstå vid månadsskiften för fakturor som ankommer eller slutkonteras efter att Winst stängts. • Ankomstbokföring av fakturor i Winst utgår från fakturadatum och kopplas till kalendermånad. Detta innebär att fakturor med fakturadatum i gammal månad i normalfallet ankomstbokförs i gammal månad medan fakturor med fakturadatum i ny månad alltid ankomstbokförs i den nya månaden. En faktura som har fakturadatum i ny månad kommer alltså alltid att slutbokföras i ny månad – om kostnaden avser tidigare månad, måste en upplupet-bokning göras. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

17. Bokföringsdatum från Winst, forts • Stängningstabell • I Winst finns en stängningstabell där man för varje månad definierar vilken dag Winst stänger. Datumet anger: • vilken som är sista dag för ankomstbokföring i gammal månad för faktura med fakturadatum i gammal månad • vilken som är den sista dag som en faktura, som har ett fakturadatum i gammal månad, måste ordermatchas/attesteras för att slutkonteringen skall komma med i bokföringen i den gamla månaden. • Stängningstabellen är gemensam för samtliga förvaltningar och datum för respektive månad bestäms centralt. I följande exempel är antagandet att stängning sker den 3:e. (Horisonten kan vara öppen längre än detta datum). De stängningsdatum per månad som kommer att gälla för respektive år anges av Koncernredovisning i ekonomihandboken NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

18. Bokföringsdatum från Winst, forts • Konsekvenser vid månadsskiften • Leverantörsfakturor som har ett fakturadatum i den gamla månaden kommer att ankomstbokföras på den gamla månaden fram till dess Winst stänger, därefter kommer ankomstbokföring att ske i t ex maj trots att fakturan har ett fakturadatum i april. • Fakturor som ankomstbokförts i gammal månad och som slutkonteras innan Winst stänger kommer att slutbokföras på gammal månad. En faktura med fakturadatum i april som attesteras senast 3:e maj kommer att bokföras i april. Sker attestering den 4:e eller senare kommer denna istället att bokföras i maj. • Sker ankomst- eller slutkontering av en faktura med fakturadatum i gammal period efter att Winst har stängts blir bokföringsdatum alltid den första dagen som Winst öppnar i ny månad, dvs. dag 4. De datum som omfattas av stängningstabellen i Winst, dvs dag 1-3 i varje månad kommer alltså aldrig att kunna utgöra bokföringsdatum. • Bokföringsdatum på fakturan i Winst (syns i fliken fakturahuvud) sätts till fakturadatum när fakturas läses in. När sista attestant accepterar fakturan (när den blir klarmarkerad), uppdateras datumet utifrån stängningstabell enligt reglerna ovan. • Konsekvenser på kontering • Detta innebär också att konteringskoder som stängs vid ett månads/årsskifte måste skickas till Winst även under de dagar i ny månad som bokföring kan ske på gammal månad. Detta kan i sin tur innebära att användaren konterar med dessa koder på en faktura som avser ny månad. En sådan faktura kommer då att felfällas vid inläsningen i Horisonten och måste rättas där. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

19. Exempel bokföringsdatum Viktigaste skillnad mot idag Bokföringsdatum för ankomst och slutbokföring är samma om inte Winst är stängd. Förfallodatum för scannade fakturor kommer att räknas fram utifrån ankomstdatum. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

20. Bokföringsdatum från Winst, forts • Skillnad mot idag: • Förvaltningen kan inte styra bokföringsdatum • I Gasell finns möjlighet att välja bokföringsdatum i samband med utanordningen – I Winst styrs detta av fakturadatum och stängningstabell. Detta innebär att förvaltningen inte kan styra bokföringsdatum på en faktura även om Huvudboken i Horisonten är öppen. • Bokföringsdatum för ankomstbokföring är fakturadatum • I Gasell styrs bokföringsdatum för ankomstbokföring av fakturans registreringsdatum, förutom de tre första arbetsdagarna i ny månad då fakturan tillbakadateras till gammal månad. I Winst styrs detta av fakturadatum och det gemensamma regelverket för stängning. • Samma tidplan för alla • I Gasell kan förvaltningen ha avvikande tidplan för stängning. I Winst gäller samma stängningstabell för samtliga förvaltningar. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

21. Bokföringsdatum för kommun- / förvaltningsinterna fakturor • I samband med att första förvaltning går över till Winst (i september) gäller nedanstående för samtliga förvaltningar för att det inte ska uppstå differenser i interna mellanhavanden. • Kundfaktura till kommun- eller förvaltningsintern kund via (bland annat) webbFaktura måste överföras till FUPPS/GKR senast den näst sista arbetsdagen i respektive månad eftersom bokföringsdatum för leverantörsfaktura i Winst hos köpande förvaltning styrs av Winst tidtabell. Detta för att köparen skall hinna få fakturan på rätt månad. • I Winst är regelverket detsamma för alla leverantörsfakturor, vilket bland annat innebär att fakturadatum styr bokföringsdatum. En faktura med fakturadatum den första dagen i ny månad får alltid bokföringsdatum i den nya månaden (till skillnad från i Gasell där bokföringsdatum vid ankomstregistrering bakåtdateras under månadens första tre arbetsdagar). • Observera att detta är i linje med det regelverk som redan finns för kommuninterna mellanhavanden. Det är endast i de fall fakturering sker senare än sista datum enligt den officiella tidplanen - där brytdatum normalt ligger kring den 20:e i varje månad - som hänsyn behöver tas till ovanstående. För kommunintern fakturering gäller detta när överenskommelse träffats med motparten om att fakturera senare. • Observera också att tidplan för förvaltningsintern fakturering i webbFaktura kommer att styras enligt ovanstående. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

22. Momshantering • Kontering av moms • Fakturans moms (momsbelopp från e-faktura eller som skannats) syns som en konteringsrad på fakturan, konto 1677. Raden är låst och kan inte ändras vid kontering. Konteringen innehåller endast konto – inga andra koddelar kan förekomma. • Om momsbeloppet skall ändras – för att t ex endast halva momsen är avdragsgill - måste användaren som konterar lägga till en ny konteringsrad (minusrad) på konto 1677 på det belopp som momsen skall minskas med och lägga in motsvarande belopp på kostnadskonteringsraden. Ombokning av moms till 1671 görs på samma sätt, genom att det belopp som skall flyttas läggs in som en minusrad på 1677 och en ny rad läggs till på 1671. • Det är endast dessa två momskonton (1677 och 1671) som kan användas i Winst. 1677 kommer att vara tillgängligt för alla förvaltningar oavsett om kontot är markerat med underkod för Gasell/PC-lev men 1671 kommer bara vara tillgängligt för de förvaltningar som har markerat att detta konto skall föras över till Winst. • Konteringar på momskonton innehåller endast konto – inga andra koddelar kan förekomma. • När kontering av moms gjorts (bokning på 1677/1671) så att konterad moms på fakturan inte överensstämmer med momsbeloppet i huvudet på fakturan kommer fakturan att skickas till administratör för kontroll innan den blir Klar för slutbokning och betalning. • En beställning som avser kostnader där momsen kanske inte är fullt avdragsgill skall inte ordermatchas med automatik. Detta kan undvikas på flera sätt, antingen genom att ordern inte leveranskvitteras så att fakturan faller ut för avvikelsehantering eller genom markering på beställning/order att granskning av fakturan skall ske. Omkontering av moms kan då ske när fakturan hanteras. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

23. Momshantering, forts • Kontroll vid inläsning • Till varje leverantör kan en högsta och lägsta moms-% anges. En faktura som avviker mot denna kommer då att stoppas i ankomsthanteringen för kontroll. Dessa gränsbelopp är gemensamma per leverantör för hela installationen. Vid start har samtliga leverantörer gränserna lägst = 0% och högst = 26% angivna. • Avvikande gränser kan läggas in för specifika leverantörer om det är möjligt att identifiera regler som gäller för samtliga förvaltningar. T ex skulle fakturor utan moms kunna stoppas för vissa leverantörer – för att kunna identifiera fakturor med omvänd byggmoms. • Det är också möjligt att för en leverantör ange att endast en viss andel av momsbeloppet skall läggas ut som moms, dvs om det finns en leverantör vars moms alltid är avdragsgill till 50% kan detta läggas som en regel vid inläsningen. Gemensamma regler måste dock gälla för samtliga förvaltningar. • En faktura med 100% moms kommer på grund av ovanstående regler att stanna vid inläsningen och måste hanteras av en administratör. Denne kan då skicka fakturan till granskning hos den som är referens på fakturan eller själv göra kontrollattest. Fakturan är därefter klar – ingen attest krävs på moms-belopp. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

24. Kommentarer till beställning och faktura • Kommentarer till beställning och order: • I beställningar kan interna kommentarer kopplade till en beställning göras i ett fält som heter ”Beställningens syfte”. Det går dock inte att bifoga en fil (för internt bruk) till en beställning. (Material till leverantören kan bifogas beställningsformuläret.) • Beslutsattestanten kan också använda knappen ”kommentar” för att lägga in en kommentar till beställningen. Detta skall alltid göras när attestanten anger ”eget inköp”. Om knappen kommentar inte går att använda skall man trycka på knappen ”Utred” för att på så sätt få upp kommentarsrutan. • När beställningen skickas till leverantör blir den en order. Ordern avvaktar då leveranskvittens av beställaren. Beställaren kan se sina ordrar som avvaktar leveranskvittens under fliken Inköp – leveranskvittens. Beställaren kan lägga till en kommentar till ordern innan eller i samband med att leveranskvittens görs. Denna kommentar kommer att synas på fakturan om den måste hanteras som en avvikelse (ordermatchning krävs). NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

25. Kommentarer till beställning och faktura • Kommentar på faktura • På en faktura kan kommentarer lämnas - tryck på knappen ”Kommentar” och en kommentarsruta öppnas. Till en faktura kan också en fil bifogas(i kommentarsrutan). • Kommentaren skall användas för information till konteringen och fakturan men också som en flödeskommentar för att skicka meddelanden/frågor mellan personerna som hanterar en faktura. När en faktura skickas till annan person utanför det egentliga flödet eller bakåt i flödet är det obligatoriskt att skriva en kommentar (systemet kräver). Systemet kräver det inte när man ”Skickar till annan granskare” eller ”Returnerar till granskare” men man bör som användare tänka på att skriva en kommentar även i dessa situationer. • En kommentar som är gjord kan inte tas bort – den kommer att synas genom hela fakturaflödet. (En fil kan tas bort). En kommentar som skrivs på en order/faktura kommer inte att kunna ses i Nekksus medan en fil som bifogas en faktura kan ses i Nekksus. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

26. Krav på kommentar för vissa konton • För vissa konton och vissa typer av kostnader är det obligatoriskt att bifoga uppgift om syfte, deltagare etc. För de konton som kräver kommentar kommer en påminnelse att visas för användaren* om att kommentar måste lämnas, eller fil bifogas, när kontot används vid kontering av en beställning eller faktura. • Det finns ingen möjlighet att ange en radtext vid konteringen, utan kommentaren skall lämnas i kommentarsfältet • De konton som berörs av kommentarskravet är följande: • 7101 – Representation, 7051 – Hotell och Logi, 7059 – Övriga resekostnader • 7111 - Personalrepresentation/Uppvaktning, 7651 – Kurs och konferensavgifter • 7652 – Handledning anställda • Förvaltningen kan dessutom addera andra konton till denna lista. • Den kommentar som görs på en beställning följer inte med till fakturan och det är inte heller möjligt att bifoga en fil till en beställning som blir synlig tillsammans med fakturan. Detta innebär att beställningar som görs för den typ av kostnader som skall konteras på dessa konton (representation, etc.) skall hanteras med manuell granskning genom att rutan för granskning av faktura markeras. I samband med att fakturan då måste hanteras manuellt kan kommentar och/eller fil bifogas till fakturan. Det är också möjligt för beställaren att efter att beställningen har skickats till leverantör (efter attest), gå in och göra en kommentar på ordern (under leveranskvittens). Denna kommentar kan då fungera som påminnelse när fakturan skall hanteras. • * Påminnelsefunktionen levereras först senare under hösten. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

27. Vilken hjälp ger systemet till korrekt kontering • Beställaren - Kontrollattestant • Om leveranskvittens inte görs, om ordern markerats för fakturagranskning eller om ordermatchning ej är OK kommer fakturan tillbaka till beställaren som då • 1. kan skicka fakturan för extrakontroll till någon som kan hjälpa till med kontering eller • 2. överlåta kontrollattesten till någon annan • Fakturagranskare - faktura utan order • Kontrollattestant • Favoriter – varje användare kan ange de koddelsvärden som skall vara favoriter. Dessa läggs högst upp i listan. • Förval– varje användare kan lägga upp ett förvalt värde för respektive koddel som läggs ut i konteringen som förslag. • Sambandskontroller – endast giltiga kombinationer, kodkomplettering etc. (Definieras av respektive förvaltning) • Urval - endast de konton och verk som förvaltningen vill visa i Winst är synliga. • Påminnelse om att fylla i kommentar för vissa konton - säkerställer korrekt hantering av uppgifter kring representation etc. • Skicka fakturan på extrakontroll hos någon annan för att fråga om kontering • Överlåta kontrollattesten på någon annan granskare som gör konteringen. • Fakturan går till automatisk konteringskontroll efter beslutsattest om moms på fakturan avviker från konterad moms (momsändring). • Beslutsattestant • Beställaren/granskaren har haft konteringshjälp när de konterat beställningen/fakturan. • Skicka fakturan till annan person för extrakontroll - vid osäkerhet. • En attestant kan ändra en kontering (inkl. periodisering) som beställare eller fakturagranskare har gjort i samband med attesten. Bör dock som huvudregel skicka tillbaka fakturan. • Kopia av tidigare order kan användas för de vanligaste inköpen som innehåller korrekt kontering. • Mappning mellan konto och artikel (UNSPSC-koppling) • Favoriter – varje användare kan ange de koddelsvärden som skall vara favoriter. Dessa läggs högst upp i listan av valbara koder. • Senast använda kod - de senast använda koderna syns tillsammans med favoriter överst i listan för respektive koddel • Förval – varje användare kan lägga upp ett förvalt värde för respektive koddel som läggs ut i konteringen som förslag. • Sambandskontroller – endast giltiga kombinationer, kodkomplettering etc. (Definieras av respektive förvaltning) • Urval - endast de konton och verk som förvaltningen vill visa i Winst är synliga. • Påminnelse om att fylla i kommentar för vissa konton. Beställning Alla involverade måste ha god förståelse för kontering/periodisering! Inte bara ekonomiavdelningen.

28. Hur fungerar sambandskontrollerna? • Sambandskontroller i Winst: • Unika per förvaltning • Alltid mellan två dimensioner men kan kombineras att ge flera • Kan ej utgå från ”underkoder” i HorisontenTre regler • Förbjuder – spärrar ogiltig kombination • Kräver – om ”ett till ett” värde ger denna regel en automatkontering, • t ex ansvar ger verk. • Begränsar – ”får bara kombineras med” • Motpart ej med i kodsträng i Winst • Konto och ansvar alltid obligatoriska – utan sambandskontroll • Centrala sambandskontroller gör verk obligatorisk för konto 3-8 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

29. Kontroller av kontering i efterhand • För att i viss mån ersätta den konteringskontroll som i dag görs i samband med utanordningen kan följande teknik användas: • Lokala administratörer kan via ”Avancerad sökning” söka ut alla fakturor som är klarmarkerade under dagen (from – tom klarmarkering). Administratören ser då alla fakturor som har blivit beslutsattesterade och kan se hur de har konterats. Det går inte att rätta konteringen på faktura i Winst men rättning kan då göras omedelbart i huvudboken. (Kommentar skall skrivas på fakturan i Winst om att rättning skett.) • Det kommer också att skapas rapporter via rapportgeneratorn i Winst som administratörer kan använda för att ta ut alla fakturor och konteringar. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A

30. Rapporter • I samband med stängning av Winst (och tidigare) bör ett antal utdatarapporter tas ut som stöd för att avgöra om bokslutet har belastats med rätt kostnader. • Beställning/order som är leveranskvitterad men ej matchade mot faktura. • Ankomstbokförda ( i gammal månad) men ej slutkonterade fakturor. – Påminnelse/uppbokning av kostnader. • Att ta ut alla Beställning/order som ej är leveranskvitterad – kommer inte att vara så användbar eftersom den kommer att visa alla ej leveranskvitterade beställningar/order – inte bara de som är aktuella för bokslutet. (Rensningsrutin för beställningar/ordrar som ej leveranskvitterats – där fakturan har hanterats i manuellt flöde måste tas fram.) • Dessutom måste kontroller/uppföljning göras i Horisonten/Nekksus, bl a kontoanalys för att hitta kostnader som avser framtida perioder. NEKK BtB |Utformningsprinciper/Systemuppsättning och hantering av bokföring/Version A