Gestionnaires en Approvisionnement des Universités Québécoises

1. Gestionnaires en Approvisionnement des Universités Québécoises Approvisionnements Électroniques dans les Universités Canadiennes 2001-11-01

2. Agenda • Approvisionnements électroniques : Le point de vue de Gartner • Description du projet • Méthodologie • Résultats • Recommandations

3. Approvisionnements ÉlectroniquesPoint de vue de Gartner

4. E-Mail Telephone EDI POS EDI POS XML XML Web Sans-fil Approvisionnements Électroniques Le commerce électronique dans l’ère des Supranets Acheteur Détaillant Acheteur Distributeur Acheteur Détaillant OEM Distributeur Acheteur Détaillant Acheteur Courtier Fournisseur Distributeur Acheteur Courtier Entreprise Acheteur Fournisseur Courtier Distributeur Acheteur Acheteur Courtier Acheteur Distributeur Acheteur POS: Point of Sale EDI: Electronic Data Interchange XML: Extended Markup Language OEM: Office Equipment Manufacturer Acheteur Courtier Place d'affaire

5. Approvisionnements Électroniques Changements dans la relation client-fournisseur • Hypothèse stratégique • D’ici 2004, plus de 70 pour-cent des relations fournisseurs-acheteurs seront non-traditionnelles, - relations stratégiques à long terme pour les approvisionnements directs et relations à court terme, tactiques, pour les achats indirects. • Deux tendances en jeu • Les places d’affaires électroniques, les catalogues électroniques, les systèmes de négociation électroniques, les enchères et les engins de recherche créent un environnement d’approvisionnement ouvert à tous pour certaines catégories d’achats indirects et une tendance vers des achats tactiques, à courts termes, suivant les forces du marché. • Des tendances contraires accélèrent l’adoption de stratégies à long-terme, de collaboration directe et stratégique entre les acheteurs et fournisseurs, incluant : • Une migration d'un modèle d'affaire centré sur l’organisation à un modèle centré sur les clients • Augmentation de la compétition globale et la création de réseaux de distribution globaux. • Demande accrue de la clientèle pour un service plus rapide, moins dispendieux et un meilleur service.

6. Intégration de systèmes traditionnels E-P E-P Participation Multi-organisationnelle Place d'affaire Services ASP Approvisionnements Électroniques Différents modèles d’approvisionnements électroniques approvisionnements électroniques E-P: E-Procurement ASP: Application Service Provider

7. Approvisionnements Électroniques Des changements organisationnels majeurs sont requis pour atteindre le ROI désiré • À long terme, les approvisionnements électroniques auront un impact majeur sur les entreprises • Contrôle centralisé des catalogues et des prix pour les approvisionnements indirects • Implantation de règles informatiques pour gouverner les approvisionnements • Utilisation accrue des fournisseurs stratégiques • Diminution des méthodes traditionnelles d’approvisionnement • Compétences TI accrut au travers l’organisation • Rigueur accrue dans les processus d'autorisation • Amélioration des pratiques de livraisons • Meilleure visibilité sur les achats des individus et des unités d’affaires • Transition du rôle des acheteurs vers un rôle stratégique • Hypothèse stratégique • Implanter un système d’approvisionnement électronique peut prendre moins de 60 jours, mais d’ici 2004, atteindre le ROI voulu demandera une transformation des processus d’approvisionnements qui prendra plus de deux ans à accomplir.

8. Approvisionnements Électroniques Le coût reliés aux approvisionnements électroniques

9. Approvisionnements Électroniques Les organisations demandent aux fournisseurs de payer les frais reliés aux approvisionnements électroniques • Effet sur les Fournisseurs • Les entreprises peuvent choisir entre un nombre de standards pour les approvisionnements électroniques • Aucun standards dominera le marché avant 2002 • Par conséquent, les fournisseurs devront supporter plusieurs standards pour chacun de leurs clients • Les fournisseurs seront forcés à adopter les standards de leurs plus gros clients (effet WalMart) • Avec le temps, ces coûts additionnels seront inclus dans le prix des produits • Certains vendeurs risquent d’être incapables de subir ces charges • Mesure à prendre • Au début du cycle de planification, les entreprises doivent identifier la capacité des fournisseurs clés à intégrer leurs systèmes • Les entreprises devront planifier pour les dépenses additionnelles reliées à la subvention des fournisseurs aux prises avec de problèmes d'adhérence aux standards choisis, ou encore à la sélection de nouveaux fournisseurs.

10. Approvisionnements Électroniques Des initiatives plus stratégiques sont souvent ignorés • Les approvisionnements électroniques sont un engagement en termes de temps et de ressources • Les ressources initiales et continues nécessaires à l’implantation d’un système d’approvisionnements électroniques peuvent priver d’autres projets, plus stratégiques à l’organisation, de ressources humaines et financières. • Plusieurs fournisseurs ont mis l ’accent sur les approvisionnements “cols-blancs”, mettant sur la glace les initiatives d’intégration de la chaîne d’approvisionnement, ignorant le problème plus grand des approvisionnements cols-bleus. • Les entreprises sont encouragées à évaluer la valeur d’initiatives plus stratégiques • Les relations avec les fournisseurs peuvent être affectées négativement par les initiatives mettant l’accent sur les coûts seulement • Les approvisionnements électroniques peuvent mettre l’emphase sur le dénominateur commun (les prix), ignorant les méthodes plus créatives de collaboration.

11. Approvisionnements Électroniques Alternatives aux approvisionnements électroniques • ASP des vendeurs de système d’approvisionnement électroniques • Approprié pour les budgets plus limités • Moins d’intégration, moins de personnalisation • Les coûts totaux varient selon les besoins • Marchés électroniques • Coût moins élevé • Potentiel d’implication des fournisseurs plus élevés • Risque de prolifération des applications d’approvisionnement électroniques • Dépendance sur les processus d’affaires du fournisseur • Cartes d’approvisionnements • American Express ou MasterCard • Les fournisseurs peuvent être inclus ou exclus • Consolidation des rapports à la fin du mois • Aucun besoin de gestion des catalogues

12. Approvisionnements Électroniques Aucun vendeur de systèmes a présentement une offre de service couvrant l’entièreté des besoins • Les organisations auront un portfolio de stratégies d’approvisionnements • Aucun système d’approvisionnement électronique est le “bon” système pour une organisation • Les vendeurs qui visent la satisfaction de l’entièreté des besoins n’émergeront pas à court terme • Hypothèses stratégiques • Les systèmes d’approvisionnements électroniques qui couvriront plus de 40% des achats n’émergeront pas avant 2001 (0.8 probabilité) • Les systèmes d’approvisionnements électroniques simple-vendeur qui couvrent plus de 30% des types d’achats ne seront pas disponibles avant 2003 (0.8 probabilité)

13. Approvisionnements Électroniques Le futur des approvisionnements électroniques • Les places d’affaires électroniques espèrent générer des revenus au moyen de frais de transactions sur de larges volumes d’affaires. • Une compétition intense risque de faire écrouler les modèles de revenus et de faire disparaître les frais de transaction • Hypothèse stratégique • Les modèles de revenus des places d’affaires changeront d’ici 2003 (probabilité 0.9) • Les places d’affaires qui réussiront seront ceux qui diversifieront leur modèle de revenu pour inclure des frais d’inscription, et des services à valeur ajoutée (probabilité 0.8) • D’ici 2003, les organisations doivent s’attendre que l'offre de services des différents sera de plus en plus difficile à différencier • La disparition et la consolidation de plusieurs vendeurs suivra.

14. Approvisionnements Électroniques Le futur des approvisionnements électroniques • D’ici 2004, les vendeurs d’application offriront des logiciels qui permettront d'interagir avec plusieurs place d’affaires, ou encore ces logiciels seront offerts gratuitement par les vendeurs pour s’inscrire à leur place d’affaire. • Hypothèse stratégique • D’ici 2004, les vendeurs d’application d’approvisionnements électroniques convergeront soit vers les vendeurs de systèmes ERP ou encore vers les marchés électroniques.

15. Approvisionnements Électroniques Sommaire • Les applications d’approvisionnements électroniques vont migrer des achats cols-blancs vers les achats cols-bleus • Un portfolio de système sera nécessaire, dans le court terme, pour adresser tous les types d’approvisionnements électroniques • Les approvisionnements électroniques sont d’abord et avant tout un changement organisationnel et non pas un produit technologique. • Les coûts reliés à l’implantation de systèmes d’approvisionnement électroniques sont typiquement 5 à 10X les coûts des logiciels. • La plupart des projets d’approvisionnements électroniques n’atteindront pas un ROI positif dans les 2 premières années. • Les approvisionnements électroniques forceront des coûts considérables sur les fournisseurs, causés surtout par les frais reliés à la gestion des catalogues. • Les frais de transaction tendront à disparaître à long terme. • Plusieurs autres options peuvent être considérées pour les organisations avec des budgets plus modestes, les cartes d’achats par exemple. • D ’ici 2004, les systèmes d ’approvisionnements électroniques feront parti des systèmes ERP.

16. Description du Projet

17. Description du Projet • Le comité d’approvisionnement National de l’ACPAU a pour mandat de: • Assurer et promouvoir l’échange d’information sur les activités d’approvisionnements • au niveau national, régional et institutionnel • dans les domaines tels que les commodités, les prix, les règles gouvernementales et l’identification des meilleures pratiques. • Au travers ses activités, le CAN (NPC) s’est intéressé dans l’utilisation des TI pour supporter les activités d’approvisionnements des universités canadiennes. • Les universités sont déjà engagées dans les activités de commerce électroniques traditionnelles telles que l’EDI. • Certaines universités ont acquis des systèmes de gestion des ressources organisationnelles (ERP) et étudient les possibilités d’utiliser les fonctions d’approvisionnements électroniques • D’autres ont démontré de l’intérêt à participer dans les places d’affaires sur le Web (privées ou public) • Et certaines publient leurs demandes de service sur le Web.

18. Description du Projet • Par contre, le contexte universitaire rend l’adoption des nouvelles technologies plus difficiles. • Les universités ont souffert de plusieurs coupures budgétaires au cours des dernières années, obligeant les universités à ralentir leur adoption des nouvelles technologies. Les universités de plus grande taille sont en général plus enclines à investir dans les TI. • De plus, malgré que les grandes universités achètent plus que les plus petites universités, leur pouvoir d’achat reste tout de même relativement petit. • Comparées aux institutions financières et aux entreprises manufacturières, les universités ne récupèrent pas facilement les investissements au niveau des approvisionnements électroniques individuellement. • En regroupant le pouvoir d’achat, les projets d’approvisionnements électroniques auraient une meilleure chance de justifier les investissements. • Ainsi, il est logique pour le NPC essaie de déterminer le rôle qu’il pourrait jouer afin de rassembler le pouvoir d’achat des universités canadiennes au sein d’une plate-forme de commerce électronique afin de réduire les coûts de transaction et pour obtenir des meilleurs prix.

19. Description du Projet • L’ACPAU à donc demandé à Gartner de conduire l’étude suivante : • L’identification de l’intérêt des universités canadiennes envers les projets d’approvisionnements électroniques, incluant les cartes d’achat, les sites des fournisseurs et la publication sur le Web des demandes de services. • La détermination des perceptions des universités envers les programmes communs d’approvisionnements. • La recommandation d’un plan d’action pour le futur.

20. Méthodologie

21. Méthodologie Groupes de travail Entrevues téléphoniques Questionnaire d’entrevue Ontario Pacifique Québec Atlantique Les discussions étaient de nature informelle afin d’obtenir une idée générale de la situation au sein des universités. Discussion avec les analystes de Gartner Analyse et Recommandations

22. Bénéfices / inconvénients d’un système d’acquisitions électroniques Coûts de déploiements Formation Culture de l’organisation Économies Simplification des processus d’affaires Initiatives d’acquisitions électroniques (solo / partenariat) Échéanciers Si non,pourquoi pas? Conditions de participation Technologie Partenaires Réalités régionales Considérations spéciales Modèles pour une initiative d’approvisionnement électronique ASP Interne Produit commercial Types d’achats Produits généraux Produits spécialisés Services Processus d’approvisionnement Centralisé Vs décentralisé Vendeurs préférentiels Achats de groupe Système ERP Systèmes commerciaux (SAP etc) ou internes Problèmes avec les processus actuels Coûts de transaction Niveau d’interaction humain Cartes d’achats Usage Bénéfices Méthodologie Entrevues Processus actuels Approvisionnements électroniques

23. Résultats

24. Résultats Processus actuels • Types d’achats • Les types d’achats sont constants d’une université à l’autre. Ils consistent surtout de produits opérationnels avec différents niveaux d’achats spéciaux • Différents types de services sont achetés, surtout sur une base spéciale (au besoin) ou pré-négociée. • Processus d’approvisionnement • Le niveau de centralisation diffère d’un établissement à l’autre. Certaines universités délèguent l’autorité sur les achats aux usagers directement alors que d’autres sélectionnent les vendeurs de façon centralisée pour chaque achat. • En tous les cas, les départements d’approvisionnements sont responsables des tâches administratives reliées aux achats • Systèmes ERP • La plupart des universités ont soit un système en place, ou encore prévoient en implanter un dans les prochaines années.

25. Résultats Processus d’affaires • Problèmes avec les processus actuels • Amélioration de processus : Les inefficacités reliées aux processus manuels sont le problème numéro un mentionnés par les universités sur les processus actuels. Le département d’approvisionnements passe une grande partie de leur temps à traiter des transactions de faible valeur alors qu’ils devraient gérer les contrats, les fournisseurs et négocier de meilleurs prix. • Délais dans les commandes : Le deuxième problème le plus fréquemment mentionné est les délais reliés au traitement des achats, les commandes pouvant prendre plusieurs semaines avant d’être traitées. • Cartes d’achats • Déploiement : La plupart des universités ont déjà des programmes d’utilisation de cartes d’achats ou encore prévoient le faire dans les prochaines années. • Transactions à faible valeur : Les cartes d’achats ont été utilisées avec beaucoup de succès pour réduire le nombre de transactions manuelles sur les articles à faible valeur. • Tendances • Consultation VS contrôle : Les départements d'approvisionnement se positionnent de plus en plus comme une organisation facilitante plutôt qu’un organisation de contrôle. Ils agissent comme consultant pour aider les universités à mieux gérer leurs achats. • Négociateur institutionnel : La deuxième tendance est pour les départements d’approvisionnement de négocier des accords pour l’établissement entier, allant d’un rôle réactif à un rôle proactif.

26. Résultats Intérêt envers les approvisionnements électroniques • Bénéfices / inconvénients d’un système d’approvisionnement électronique • Amélioration des processus: Le consensus général est que le bénéfice principal d’un système d’approvisionnements électroniques vient de l’amélioration des processus internes, réduisant ainsi les coûts opérationnels. • Réduction des prix: La plupart des universités ne croient pas que l’utilisation d’un système d’acquisitions électroniques ou la participation dans une place d’affaire entraînera une réduction des coûts d’achats, la plupart croyant qu’ils obtiennent déjà des bons prix. • Coût des systèmes: La plupart des universités croient que les investissements dans les systèmes d’approvisionnements électroniques généreront un bon ROI, sans toutefois pouvoir le quantifier. • Initiatives d’approvisionnements électroniques en cours - Solo, Partenariat • Taille de l’université: Les universités de plus petite taille ont tendance à avoir des projets très limités en ce qui concerne les approvisionnements électroniques. Plusieurs solutions commerciales (tel que le site de Barnes & Nobles) sont utilisées. Les universités de plus grande taille ont tendance à avoir des projets plus agressifs. • Projets communs: Il y a très peu de projets communs en cours. Plusieurs raisons ont été mentionnées, tel que la disparité entre les systèmes informatiques et les règles d’approvisionnements différentes par exemple. Ceci contraste avec la quantité de projets dans les approvisionnements traditionnels, tel que les achats regroupés par exemple.

27. Résultats Intérêt envers les approvisionnements électroniques • Conditions de participation à des projets d’approvisionnement électroniques • Technologie: Ceci représente un facteur majeur pour les universités. La plupart des universités ont déjà investit des sommes majeures dans leur infrastructure et systèmes ERP, alors il est essentiel que les solutions proposées soient compatibles. • Réalités locales: Certaines universités doivent contribuer davantage que d’autres à leur communauté en favorisant l’économie locale ou encore en profitant des achats regroupés locaux. • Retour sur l’investissement: avant que les universités se lancent dans un tel projet, le ROI devra être démontré de façon claire, plusieurs étant sceptiques sur les bénéfices potentiels. • Modèles pour une initiative d’approvisionnement électronique • Les universités étaient ouvertes à tous les modèles. Le modèle ASP semblait attrayant, ne requérant pas d’investissements initiaux. • Tendances • Cartes d’achats: Les cartes d’achats sont souvent perçues comme étant le première étape vers les approvisionnements électroniques. Elles ont aussi comme avantage de réduire le travail manuel considérablement pour un coût d’implantation très faible. • Sites vendeurs: Les sites de vendeurs (Barnes & Nobles par exemple) sont souvent utilisés comme première étape vers les approvisionnements électroniques. Ils demandent un investissement très faible et donnent d’excellents bénéfices aux universités et aux usagers.

28. Résultats Moteur des approvisionnements électroniques • Réduction des coûts • Réduction des coûts associés au traitement des transactions • Réduction des coûts associés aux acheteurs délinquants • Simplification des processus d’affaires • Simplification du processus d'approvisionnement, en donnant aux acheteurs les outils dont ils ont besoin • Simplification du processus de facturation, réduction de la quantité de factures • Orientation client • Permet aux acheteurs de choisir pour eux-même, en leur donnant les outils dont ils ont besoin • Réduire les délais dans le cycle d ’approvisionnement.

29. Résultats Cycle d’adoption des systèmes d’approvisionnements électroniques Interne Système manuel (papier) Réconciliation manuelle des différentes unités (finance, comptabilité, etc) Système manuel Automatisation du contrôle des inventaires Automatisation des processus financiers et comptables Ré-ingénierie des processus d’affaires ERP Externe Automatisation des commandes Délégation de l’autorité aux acheteurs approvisionnements électroniques Achats de produits et services en groupe Accès à plusieurs fournisseurs à partir d’un point commun Place d'affaire

30. Résultats Défis Tous ne sont pas au même niveau! Papier ERP BPR Approvisionnements électroniques Place d'affaire Petites universités Moyenne et grosses universités Ontario, Alberta Il faut établir un dénominateur commun avant de procéder

31. Résultats Défis • Taille de l’université Les plus grandes universités ont tendance à avoir de meilleures infrastructures technologiques, leur permettant d’adopter de nouvelles tendances beaucoup plus facilement. Les universités plus petites suivent encore un système manuel de traitement des commandes, rendant difficile pour eux de: • Justifier l’investissement vers un système d'approvisionnement électronique ; • Justifier un tel système pour leur faible niveau d’achats. • Certaines universités considèrent les systèmes d’approvisionnements électroniques sans système ERP • Il sera difficile pour ces universités de réaliser les bénéfices reliés à la simplification de processus.

32. Tendances Dans Les Universités Américaines Résultats provenant de 203 Universités Américaines 27 d’entre eux participent dans une place d’affaire électronique

33. Approvisionnements électroniques aux États-Unis Pourcentage d’universités qui utilisent les systèmes d’approvisionnements électroniques 13% L’utilise Ne l’utilise pas 87%

34. Approvisionnements électroniques aux États-Unis Échanges Privées Des universités utilisant les approvisionnements électroniques: Échanges Privées 50% 40% 30% 2000 % des organisations 2001 20% 10% 0% 0% 0% to 2% 2% to 20% 20% and + % des achats sur une échange privée

35. Approvisionnements électroniques aux États-Unis Places d’affaires Des universités utilisant les approvisionnements électroniques: Places d’affaires 60% 50% 40% 2000 % des organisations 30% 2001 20% 10% 0% 0% 0% to 2% 2% to 20% 20% and + % des achats effectués sur une place d’affaires

36. Approvisionnements électroniques aux États-Unis Moteurs pour les approvisionnements électroniques Mandat gouvernemental Source de revenue Source de levier pour les négociations Nouveau canal d’achat Achats regroupés Réduction des coûts Réduction des délais de livraison Amélioration des processus internes 1 2 3 4 5 6 7 Least Most

37. Approvisionnements électroniques aux États-Unis Inhibiteurs aux approvisionnements électroniques Solution non-adaptée Manque de standards Fonctionalités réduites ROI nébuleux Manque de support exécutif Sécurité Frais de transaction Viabilité des vendeurs Coûts d’intégration 1 2 3 4 5 6 7

38. Approvisionnements électroniques aux États-Unis Achats les plus fréquents sur les places d’affaires services Livres Équipement Logiciels Papeterie Ordinateurs 1 2 3 4 5 6 7

39. Approvisionnements électroniques aux États-Unis Tendances aux États-Unis • Pour l’instant, il y a très peu d’achats effectués sur les places d’affaires électroniques, et le rythme de croissance est très faible • Très peu d'institutions utilisent des systèmes d’approvisionnements électroniques • Le premier obstacle au commerce électroniques est les coûts d’implantation • Le moteur premier est le désir de réduire les frais de transaction et non de réduire les coûts des produits et services.

40. Recommandations

41. Sommaire des recommandations • Approvisionnements électroniques • Amassez les meilleures pratiques des universités canadiennes • Développez des exemples d’amélioration de processus faciles : • Cartes d’achats • Sites vendeurs • Identifiez les partenariats potentiels • Places d’affaires • Surveillez l’évolution des technologies • Gardez un œil sur les places d’affaires commerciales (Bellzinc, TD MarketSite) • Ne procédez pas à une initiative à l’échelle canadienne à court terme. • Encouragez les investissements non-technologiques • Réduction du nombre de fournisseurs • Amélioration des processus d’affaires • Formation des usagers sur les processus d’achats

42. Contacts

43. Contacts Simon Chapleau, MBA, PMP Consultant, Gartner Consulting Gartner 3773 Côte-Vertu Ouest, Bureau 320 Ville St-Laurent, QC, Canada H4R 2M3 Tel.: 514.331.7488 ext. 230 Fax: 514.331.4427